Акт об утере книги (журнала) учета трудовых книжек

Акт об утере книги (журнала) учета трудовых книжек

Согласно трудовому законодательству, все работодатели обязаны заводить для своих работников трудовые книжки. Это необходимо, если у работника ее не было ранее или в случае утраты имевшейся ранее. Выдача бланка фиксируется выдавшей организацией в журнале учета движения. Но бывают случаи утраты самого журнала учета, а также когда документация вообще не велась должным образом. Для решения этой проблемы следует составить акт об утере книги учета трудовых книжек.

Не существует нормативного решения проблемы с утратой книги учета трудовых. Значимые источники информации рекомендуют поступить аналогично, как при массовой утрате книжек работодателем в связи с форс-мажорными обстоятельствами.

Как и в случае утери книжек, следует создать комиссию, для чего руководитель организации издает приказ. Результатом ее работы должен стать акт об утере учетного документа, в данном случае, книги учета трудовых книжек.

Состав комиссии

В состав комиссии должны входить руководящие лица организации, лицо, уполномоченное вести работу с трудовыми книжками и ответственное за надлежащее хранение кадровых документов. Необходимо также пригласить ответственных или заинтересованных лиц, чтобы численно комиссия насчитывала пять человек – это является общепринятым стандартом, хотя нигде не прописано нормативно.

В случае необходимости это могут быть и работники органов правопорядка, охраны или пожарного надзора. Результатом совместной работы членов комиссии будет являться акт об утере книги учета движения трудовых книжек.

Суть работы комиссии

Представленная комиссия должна провести расследование по факту утери журнала движения трудовых книжек на данном предприятии. В том числе, получить от сотрудника, ответственного за работу с ними в организации, объяснительную записку с указанием причин происшедшего.

Строгой формы для составления акта нет. Пишется он примерно таким образом: «Мы, нижеподписавшиеся (перечисляются фамилии), составили данный акт о том, что в связи с (указать причину) была утеряна книга учета движения трудовых книжек в организации (указать название)».

Результат работы

Результат проделанной комиссией работы оформляется в акт об утере книги движения трудовых книжек. На основании данного акта руководство организации издает приказ о создании нового журнала (книги) учета движения бланков взамен утраченного.

Действия по аналогии с массовой утратой трудовых книжек подразумевают и аналогичный результат – заведенный, взамен потерянного, новый журнал учета должен являться дубликатом предыдущего, о чем в правом верхнем углу должна свидетельствовать соответствующая надпись. Ведь совершенно очевидно, что в одной организации не может быть двух журналов учета движения трудовых – один из них должен быть дубликатом. Тем не менее, консультанты по кадровым вопросам считают надпись «Дубликат» необязательной и в ее отсутствии не усматривают нарушений.

Ответственность виновных лиц

Полную ответственность за работу, связанную с ведением и хранением трудовых книжек в организации, несет лицо, назначенное на эту работу прямым приказом руководителя организации.

Соответственно, за нарушения, допущенные при работе с ними и сопутствующими документами, должностное лицо несет ответственность, предусмотренную законодательством. Человек может быть привлечен к дисциплинарной или материальной ответственности. Вместе с тем, в зависимости от обстоятельств, виновный может быть привлечен к гражданской, административной и даже уголовной ответственности.

Какая информация заносится в дубликат журнала учета?

Если с восстановлением информации утраченной трудовой книжки не возникает никаких вопросов – информация должна быть восстановлена в полном объеме, опираясь на справки и выписки с предыдущих мест работы, архивов и других мест, способных данную информацию предоставить, – то с новым журналом учета не все так однозначно.

Нормативные документы не оговаривают, необходимо ли восстановить информацию журнала полностью или ограничиться только сведениями текущего дня по сотрудникам, работающим в организации в данный момент. Действительно, в реальности невозможно восстановить журнал учета, который велся на протяжении десятилетий.

Но если журнал был заведен не очень давно и существует возможность его восстановить, имеет смысл приложить силы и время для этого. Ведь нормативно прописанные сроки хранения журнала учета трудовых составляют 75 лет.

Читайте также:
Порядок действий, если сотрудник принят по срочному трудовому договору, и как сделать запись в трудовую книжку

Грамотное ведение журнала учета бланков

С целью обезопасить учетный документ от несанкционированных изъятий или вложений, следует расчертить и пронумеровать сразу все страницы книги учета. После их нужно прошить и на концы завязанного шнурка поставить пломбу. Рядом с ней сделать надпись «Прошнуровано и опломбировано (столько-то) листов». Далее ставится подпись руководителя организации, так как только он имеет право заверить книгу учета, и печать отдела кадров или организации. Книга готова к работе.

Нормативные документы не предъявляют каких-либо специальных требований к ведению журналов учета движения бланков трудовых книжек, но сложились определенные стандарты, придерживаться которых не обязательно, но желательно.

К ним относятся:

  • вести записи чернилами рекомендованного цвета;
  • не допускать в журнале пропущенных строк;
  • не использовать замазку-корректор;
  • не делать зачеркиваний;
  • исправления вносить так же, как и в трудовую книжку – путем признания записи недействительной и внесения новой записи с правильной информацией.

Когда журнал будет заполнен, на его обложке пишут дату завершения журнала и отправляют на хранение в архив.

В связи с тем, что журнал учета содержит конфиденциальную информацию, работать с ним может весьма ограниченный круг лиц. К нему относятся лицо, назначенное приказом ответственным за работу с трудовыми книжками и сопутствующей документации (обычно именно этот сотрудник и ведет журнал учета), главный бухгалтер и руководитель организации.

Вносить записи в журнал имеет право только ответственное за его ведение лицо, а в случае, если необходима подпись сотрудника, он может расписаться в журнале учета только в присутствии ответственного сотрудника.

Как заверить книгу учета движения трудовых книжек : Видео

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

Больше материалов по теме «Трудовая книжка» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Принцип организации учета
  2. Оформление книги учета
  3. Правила заполнения регистра
  4. Если в журнале допущена ошибка

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

  • составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
  • оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

  • облачить журнал в жесткий переплет;
  • пронумеровать по возрастающей;
  • прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.
Читайте также:
Запись в трудовой книжке для индивидуального предпринимателя: правила заполнения

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Правила заполнения регистра

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

    в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

  • в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
  • колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  • столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
  • столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
  • столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);
  • столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
  • колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
  • графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;

    Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

  • колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
  • В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

    Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

    Если в журнале допущена ошибка

    Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

    • перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
    • оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

    Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

    • на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
    • полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

    Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

    Как восстановить утерянную или поврежденную книгу учета движения трудовых книжек

    Каждый работодатель и индивидуальный предприниматель обязаны учитывать движение не только трудовых книжек, но и прилагающихся вкладышей. Для этого в любой организации ведется специальная книга учета. Хранится такая книга в течение 75 лет, поэтому у нее должна быть плотная обложка и хороший переплет. Будет сложно восстановить учет движения всех книжек, если раньше не велись записи надлежащим образом. Перед тем, как восстановить книгу учета движения трудовых книжек, надо собрать все номера трудовых и подписи уволенных работников. Поэтому лучше заведите новый журнал (книгу).

    Читайте также:
    Как оформлять трудовую книжку впервые: порядок ведения записей

    Не забудьте проинформировать своего руководителя об этом, желательно в письменной форме – докладной записке. Лучшим вариантом будет создание комиссии, проведение расследования и составление соответствующего акта. Руководитель, в свою очередь, обязан издать приказ: «Об утере (или пришедшей в негодность) книги (или журнала) учета и начале ведения новой книги».

    Как оформить книгу или журнал учета

    Правительство РФ утвердило Постановление «О трудовых книжках» (с последующими изменениями), что отмечено в пункте 40, под № 225 от 16.04.2003 г., Правила ведения, а также хранения трудовых книжек и изготовления бланков трудовой книжки, обеспечения работодателей ими.

    Не допускается ведение учета в свободной форме. Для этого разработана и утверждена особая форма книги. Она обязательно будет пронумерована на каждом листе, прошнурована. В конце документа должна быть поставлена подпись руководителя предприятия и пломба (лучше сургучной печатью). Если нарушены правила ведения книги или она отсутствует, то это обнаружится при первой же проверке Гострудинспекцией. В таком случае работодатель привлекается к административной ответственности с наложением штрафа от 500 до 50 000 рублей, вплоть до дисквалификации от года до трех лет.

    Для чего нужна такая книга?

    В данной книге следует вести регистрацию всех трудовых книжек и вкладышей, обязательно нужно указывать серию и номер. При увольнении работник обязан поставить подпись в личной карточке и книге (журнале) учета. Если вкладыш оформлен на другом предприятии, то оформляется только трудовая книжка.

    Несколько правил заполнения журнала

    В книге учета имеется 13 столбцов. Заполняя их, важно не нарушить последовательность:

    1. Порядковый номер записи.
    2. Число принятия на работу сотрудника (указать двухзначное число).
    3. Месяц принятия на работу (указывается числом).
    4. Год принятия на работу (четырехзначное число).
    5. ФИО сотрудника.
    6. Серия, номер книжки. Если книжка не имеет таких данных, то обязательно ставится прочерк.
    7. Должность работника.
    8. Название отдела, где будет числиться работник.
    9. Номер регистрации приказа (о приеме, об увольнении).
    10. Подпись кадровика.
    11. Цена вкладыша или трудовой книжки, если они оплачены работником. Когда работнику организация предоставляет трудовую книжку и вкладыш, то в этой графе обязательно ставится прочерк.
    12. Дата увольнения работника.
    13. Подпись уволенного работника.

    Исправления в книге учета допускаются только определенным образом. Нужно перечеркнуть ошибочно заполненные данные, рядом написать правильные данные и фразу: «Запись ошибочна» или «Исправленному верить», поставить подпись. Книга учета заполняется до использования полностью всех страниц. Обычно ее хватает на долгое время (до нескольких лет).

    Если надо восстановить книгу учета движения трудовых книжек, следует начать с заполнения титульного листа учетной книги. Номер пломбы вписывается в нужную строку.

    Кто ведет учет заполнения журналов

    Заполнение журнала учета движения книжек и вкладышей в них обычно выполняет кадровый специалист, бухгалтер или секретарь. Для ведения учета вкладышей, трудовых книжек, бланков существуют две книги:

    1. Книга приходно-расходная. В ней ведется учет получения и выдачи бланков и вкладышей. Это операция финансовая, поэтому учетом занимается бухгалтерия.
    2. Книга учета движения трудовых книжек, а также вкладышей в них. В книгу заносятся сведения о приеме и увольнении работника, о получении и выдаче трудовой книжки уволенному сотруднику. Это обязанность инспектора отдела кадров. Каждый месяц кадровый сотрудник обязан представить в бухгалтерию отчет о сумме, полученной за трудовые книжки, и количестве полученных бланков. К отчету прилагается приходный ордер.

    Если книга порвана, пришла в негодность (по каким-либо причинам), не велись учетные записи или до сих пор действует старый образец книги, утилизировать ее не рекомендуется. Лучше завести новый журнал, так как восстановить книгу учета трудовых книжек не представляется возможным. Можно купить готовую книгу в магазине канцтоваров или сделать своими руками – это потребует некоторых затрат сил и времени.

    Читайте также:
    Можно ли законно делать исправления в трудовой книжке?

    Переносить все записи в новую книгу не нужно. Начните ведение учета с новой даты. Обязательно укажите причину завершения работы в старой книге, чтобы не было неприятностей во время аудита.

    Журнал учета трудовых книжек – скачать образец заполнения

    • Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
    • Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: форма и образец заполнения с 01.09.2021
    • Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения до 01.09.2021
    • Итоги

    Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

    Если на работу приходит новый сотрудник с бумажной трудовой, он отдает ее в отдел кадров, и работодатель вносит в нее запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, с 2021 года бумажная трудовая на него не заводится, а сведения о работе ведутся в электронном виде.

    Любой работодатель должен вести учет всех поступивших к нему книжек. Для этого ему необходимо назначить своим приказом уполномоченное лицо, которое и будет осуществлять ведение, хранение, учет и выдачу ТК (п. 42 Порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н).

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки трудовых и вкладышей к ним (п. 39 Порядка ведения).

    Для осуществления такого учета нужно вести:

    • книгу (журнал) учета бланков трудовой книжки и вкладышей;
    • книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей.

    О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».

    Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: форма и образец заполнения с 01.09.2021

    Действующий с 01.09.2021 Порядок ведения трудовых книжек № 320н предписывает работодателям разработать формы книг по трудовым книжкам самостоятельно (п. 40 Порядка).

    Нужно ли успеть утвердить новые журналы и перейти на них к 1 сентября и как быть со старыми книгами, которые еще не закончились? На этот вопрос ответил Роструд. Ответ ведомства смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

    В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

    В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

    Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

    Рекомендуем воспользоваться образцом книги, который подготовили эксперты КонсультантПлюс. Скачать его можно бесплатно, оформив пробный доступ к К+:

    Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения до 01.09.2021

    До 01.09.2021 действует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Если она вам нужна, можете скачать бланк и образец у нас на сайте:

    Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки. Правила заполнения формуляра смотрите в постановлении от 10.10.2003 № 69, которым он утвежден.

    Как быть, если вы пришли в организацию, в которой не велась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Нужно ли ее заводить и восстанавливать все записи и как это сделать? Ответы на все эти вопросы есть в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и переходите к Путеводителю по трудовой книжке.

    Читайте также:
    Как восстановить утерянную или поврежденную книгу учета движения трудовых книжек

    Итоги

    С 1 сентября 2021 года формы книг по учету трудовых книжек разрабатываются работодателями самостоятельно. Ведение книг учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства. Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек и вкладышей к ним, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно.

    Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?

    Автор: Панина Д. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

    Новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приложение 2 к Приказу Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н) (далее – Порядок) вступает в силу с 01.09.2021. Также скорректирована форма трудовой книжки (Приложение 1 к Приказу № 320н). Представляем вашему вниманию обзор наиболее значимых изменений.

    Представляем вашему вниманию обзор наиболее значимых изменений.

    Приказ № 320н, утвердивший Порядок, отменяет с 01.09.2021 следующие документы:

    Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50;

    Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69;

    Приказ Минтруда РФ от 31.10.2016 № 588н, внесший изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек.

    Однако обратите внимание на то, что Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей – далее Правила) Приказом № 320н не отменено. Более того, данный документ включен в перечень НПА, на которые не распространяется требование об отмене с 01.01.2021, установленное Федеральным законом от 31.07.2020 № 247-ФЗ. Соблюдение обязательных требований, содержащихся в этом документе, оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора), а игнорирование этих требований может стать основанием для привлечения к административной ответственности (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2467).

    Форма трудовой книжки

    В новой форме трудовой книжки меньше разворотов, где отражаются сведения о награждении, но больше разворотов, куда вносятся сведения о работе. Как изменилась структура трудовой книжки (вкладыша) – покажем в таблице.

    Содержание

    Было (развороты)

    Стало (развороты)

    Сведения о награждении (трудовая книжка)

    Сведения о работе (вкладыш)

    Сведения о награждении (вкладыш)

    Порядок ведения трудовой книжки

    Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.

    Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).

    Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).

    В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).

    А вот запись о незаконченном образовании соответствующего уровня вноситься не будет – информации об этом в Порядке нет.

    Все записи о поступлении на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях работодатель должен вносить в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента события, а об увольнении – в день увольнения. Записи производятся на основании изданного до того приказа (о приеме, переводе, награждении и пр.) или документа о получении квалификации и должны точно соответствовать тексту этого приказа, документа (п. 9 Порядка).

    К сведению: информацию о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, это противоречит ч. 4 ст. 66 ТК РФ.

    Пункт 11 Порядка регламентирует особенность заполнения «трудовика» совместителя. По желанию такого работника запись в документ сведений о работе по совместительству может производиться по месту основной работы – при условии, что будет предоставлен документ, подтверждающий работу по совместительству.

    Читайте также:
    Как можно восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд

    Если нужно внести запись о работе по совместительству и работник при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он может обратиться к работодателю, у которого он трудился по совместительству.

    Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении работодатель может вносить в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о расторжении данного трудового договора.

    Если работник трудился по совместительству на другом месте до того, как устроился на постоянную работу, то последний работодатель может внести запись об этом в трудовую книжку данного работника.

    То есть «постоянный» работодатель имеет право делать записи о совместительстве в трудовую книжку штатного работника – при условии, что тот предоставил подтверждающие документы. Но и работодатель по месту совместительства вправе внести в «трудовик» соответствующую информацию.

    Обращаем ваше внимание на п. 14 Порядка, регламентирующий ведение так называемых служебных трудовых книжек. Так, записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения службы.

    Сведения о трудовой деятельности, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено соответствующими федеральными законами.

    Уменьшилось количество «наградных» разворотов, зато тематика сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги конкретизирована. В трудовую книжку вносится информация о награждении: государственными наградами, в том числе о присвоении почетных званий; наградами Президента РФ и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов; почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями, – а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 25 Порядка).

    Порядок также разъясняет ситуацию, когда организация была переименована, а запись об этом в трудовой книжке оказалась с ошибкой.

    Итак, если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была совершена ошибка. В этот дубликат переносятся все записи, за исключением неверной, а неточность заменяется правильной формулировкой.

    Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление делает ее правопреемник, а если организация ликвидирована – то ситуацию исправляет работодатель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующего документа (п. 30 Порядка).

    Порядок выдачи трудовой книжки

    При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Читайте также:
    Как сделать необходимую запись в трудовой книжке о переводе сотрудника с неполного рабочего дня на полный

    Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.

    Порядок хранения трудовых книжек

    Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.

    Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.

    При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.

    При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).

    Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.

    Как вести и хранить трудовые книжки с 1 сентября 2021 года: инструкция для кадровика

    Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» утверждены новая форма трудовой книжки и новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Документ вступит в силу первого сентября текущего года и будет действовать на протяжении шести лет до 2027 года.

    Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК. А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.

    В связи с этим Минтруд России решил обновить бланки БТК. Вместе с тем отменяются устаревшие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкция по заполнению книжек. Вместо них первого сентября 2021 года вступит в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

    Читайте также:
    Как внести запись в трудовую книжку о переименовании подразделения

    Что изменится согласно новому порядку

    Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.

    По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.

    В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.

    Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:

    • основное общее;
    • среднее общее;
    • среднее профессиональное;
    • высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

    Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.

    Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.

    Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.

    Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.

    С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

    Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения БТК (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). В них в обязательном порядке необходимо будет указывать дату приёма БТК и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении БТК. При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать , достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).

    Когда и кому выдавать новые бланки БТК

    Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.

    Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.

    Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.

    В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.

    В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.

    Читайте также:
    Порядок действий, если сотрудник принят по срочному трудовому договору, и как сделать запись в трудовую книжку

    Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:

    • если сотрудник брал БТК для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде;
    • если трудовая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
    • по требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.

    Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.

    Ирина Тымчук — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

    Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более десяти лет.

    Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

    Книга учета движения трудовых книжек в 2020 году

    При работе с трудовыми книжками работодатель ведет книгу учета движения трудовых книжек. В связи с переходом в 2020 г. на электронные трудовые книжки появились некоторые особенности заполнения данного журнала.

    Для чего нужна книга учета движения трудовых книжек

    Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 каждый работодатель обязан вести учет всех принятых на хранение трудовых книжек. Для этого используется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой регламентирована Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69. В данном нормативно-правовом акте содержится рекомендованная форма этого журнала, которая может использоваться работодателями и при необходимости дополняться какими-то нужными сведениями.

    Книга учета движения трудовых книжек представляет собой журнал, в который вносится информация по трудовым книжкам и вкладышам к ним при передаче их работником в компанию или выдаче документов человеку на руки. Книгу должны вести и юридические лица, и предприниматели, если они являются работодателями.

    В книге необходимо отражать следующую информацию:

    • поступление трудовой книжки от нового сотрудника;
    • оформление новой трудовой, если для работника данная компания – это его первое место трудовой деятельности;
    • выдача дубликата книжки (при необходимости);
    • оформление вкладыша в трудовую книжку, если пустые листы в ней закончились;
    • выдача трудовой книжки сотруднику, если он увольняется;
    • выдача трудовой книжки работнику, если он написал заявление на ведение документа в электронном формате.

    Журнал хранится в том отделе, который обязан вести работу с трудовыми книжками. Как правило, это отдел кадров, но иногда книга хранится в бухгалтерии или у секретаря.

    Внимание! Неверное заполнение журнала, ошибки в нем, а также отсутствие документа в организации – прямое нарушение законодательства, за которое работодатель несет административную ответственность.

    Правила заполнения книги учета движения ТК

    Заполнение книги должно осуществляться с учетом конкретных требований, к которым относятся такие моменты:

    • сведения нужно вносить строго в хронологическом порядке;
    • журнал необходимо прошить и опломбировать, а его страницы пронумеровать. Директор должен проставить заверительную запись, в которой указать наименование документа, количество пронумерованных листов, дату оформления журнала, а также ФИО, должности и подписи директора и сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек;
    • желательно, чтобы книга имела твердую обложку, поскольку документ, как правило, используется достаточно длительный период времени, а после его окончания передается на хранение в архив.
    Читайте также:
    Неправильное оформление и ведение трудовой книжки: как исправить ситуацию?

    Важно! Нарушением считается, если книга заверяется не директором, а другим сотрудником – кадровиком, главным бухгалтером или иным должностным лицом.

    Заполнение книги проводится построчно с включением информации по следующим графам:

    • гр. 1 – порядковый номер записи;
    • гр. 2, 3, 4 – дата заполнения трудовой книжки или приема сотрудника на работу. Если даты не совпадают, рекомендуется ставить дату начала трудовых отношений, поскольку оформлять записи в трудовой книжке разрешено в течение 5-ти дней;
    • гр. 5 – полные ФИО работника;
    • гр. 6 – серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней;
    • гр. 7 – должность, профессия, специальность работника;
    • гр. 8 – название места работы сотрудника (отдел, подразделение, служба);
    • гр. 9 – дата и номер приказа о приеме сотрудника на работу;
    • гр. 10 – подпись кадровика или иного уполномоченного лица;
    • гр. 11 – сумма в рублях, которая получена за заполнение трудовой книжки. Если плата не взимается, в графе ставится прочерк;
    • гр. 12 – дата выдачи трудовой книжки работнику на руки при прекращении трудовых отношений. Здесь же целесообразно указать дату, с которой трудовая книжка будет вестись в электронном виде, а потому бумажный документ будет передан сотруднику на хранение;
    • гр. 13 – подпись работника при получении трудовой книжки на руки.

    В журнале нужно отражать информацию не только по заполненным трудовым книжкам, но и по пустым бланкам книжек, которые в последующем будут оформлены на сотрудников. Непосредственный бухгалтерский учет этих бланков нужно проводить через программу 1С: Бухгалтерия в качестве товарно-материальных ценностей на счете 10.

    Особые моменты ведения и хранения книги учета движения трудовых книжек

    При ведении и хранении книги необходимо особое внимание уделять таким моментам:

    • срок хранения журнала составляет 75 лет;
    • после заполнения всех листов книга должна храниться в архиве либо другом отделе, выполняющем функции по хранению документов;
    • журнал необходимо заполнять вручную;
    • при ошибках в книге их нужно исправлять следующим образом: в строке под неверной записью поставить отметку, что “Запись под номером. считать недействительной”, а затем написать правильную информацию. Исправление обязательно нужно заверить ФИО и подписью сотрудника, внесшего корректировку, с указанием даты.

    Важно! Прямого запрета в законодательстве на ведение книги в электронном виде нет. Однако такое действие не представляется возможным, поскольку и сам работник, и ответственный сотрудник должны ставить свои подписи при приеме или выдаче трудовой книжки.

    Ответственность за ошибки или отсутствие книги

    Если работодатель нарушит законодательство по вопросу ведения книги, например, не будет ее заполнять или же допустит ошибки в документе, к нему применяются меры административной ответственности в виде штрафов. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ их размеры составляют:

    • 1 000 – 5 000 руб. для должностных лиц и ИП;
    • 30 000 – 50 000 руб. для компаний.

    Совет! Если книга ранее не велась, при обнаружении данного факта нужно сразу же оформить документ по всем правилам во избежание штрафных санкций или с целью уменьшения их размера.

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: