Для чего и кому может понадобиться копия трудовой книжки

Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году

Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2021 году. Поэтому заверять трудовую книжку в 2021 году надо по-новому.

В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек в 2021 года

Уже достаточно долго для верного заверения трудовой книжки работодатели руководствуются нормами, описанными в ГОСТ Р 6.30-2003.

Но теперь действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.).

Изменений не так много, но одно существенное все же есть. Нужно указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации.

Для чего необходимо заверение копии

За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.

Заверить трудовую книжку и выдать копию на руки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней с момента его обращения. Такой срок предусмотрен в ст. 62 ТК РФ.

Также заверенная копия трудовой книжки может понадобиться и самому работодателю – при подаче документов в соцстрах на возмещение расходов по выплаченным пособиям. По данным из трудовой подтверждается стаж, который используется для расчета пособий.

Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2017 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.

На какие данные обратить внимание перед тем, как заверить копию трудовой

Перед тем как заверить копию трудовой книжки, надо проверить полномочия лица, который планирует подписать документ.

Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую. Дописывать такие сведения на уже сделанной копии недопустимо.

Как заверить трудовую книжку в 2021 году: основные правила

Правила заверения трудовой книжки, как уже сказано, пока применяются те, что прописаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Они требуют, чтобы заверительная надпись содержала такие обязательные пункты:

слово «Верно» или аналогичная ему словоформа;

должность лица-представителя работодателя, который заверил копию трудовой;

подпись и расшифровка подписи;

дата заверения копии документа.

Желательно еще внести запись о том, что работник трудоустроен по сегодняшний день. Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен.

Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2021 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию.

Место хранения подлинника

Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.

Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.

Образец заверения трудовой книжки по-новому Исходя из действующих правил, так должна выглядеть запись для заверенной копии трудовой книжки:

«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле №29 за 2021 год».

Менеджер по кадровому делопроизводству Алиева (Алиева В.А.) 20.03.2021» Обращаем внимание, что данную запись можно делать и до 1 июля, нарушением это не будет

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Как оформить выход работника на пенсию

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Основная информация
  2. Что делать работодателю
  3. Выплаты, полагающиеся сотруднику

Выход работника на пенсию – это дело не только работника, но и его работодателя. Последний должен документально оформить выход на пенсию, сделать все требуемые выплаты. Руководитель фирмы не должен добиваться получения пенсии трудящимся. Но при этом у него остается ряд обязанностей.

Вопрос: Должен ли работник предупреждать работодателя об увольнении по собственному желанию за две недели, если причиной увольнения является выход на пенсию?
Посмотреть ответ

Основная информация

Оформление пенсии – это дело сотрудника. Именно работник идет в ПФР с соответствующим заявлением. Основание – пункт 1 статья 18 ФЗ №173 «О пенсиях» от 17 декабря 2001 года.

Читайте также:
Делаем правильную запись в трудовой книжке о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю

Вопрос: Следует ли в отношении работника, уволившегося в связи с выходом на пенсию, представлять форму СЗВ-СТАЖ по окончании года, если ранее форма уже была представлена?
Посмотреть ответ

Различают пенсию по возрасту и досрочные пенсии. В первом случае на пенсию выходят женщины, достигшие 55 лет, и мужчины, достигшие 60 лет. Пока этот возраст таков. Но с 2018 года он будет постепенно повышаться. Если сотрудник работал на вредном производстве, он получает привилегию: досрочный выход на пенсию.

Вопрос: Как отразить в учете организации начисление и выплату материальной помощи бывшему работнику, уволившемуся в связи с выходом на пенсию по возрасту?
Сумма единовременной материальной помощи бывшему работнику составила 20 000 руб. Иная материальная помощь в текущем году бывшему работнику не выплачивалась. Выплата производится на основании приказа руководителя из кассы организации.
Посмотреть ответ

Иногда пособие оформляется за выслугу лет. Получить пособие могут эти лица:

  • Работающие в армии не по контрактной службе.
  • Космонавты.
  • Сотрудники авиации.
  • Служащие госорганов.

Все эти лица должны пробыть на службе не меньше 15 лет. Для гослужащих этот срок составляет 12 лет. Другие лица, имеющие право на досрочную пенсию:

  • Женщины, воспитывающие более 5 детей.
  • Лица, получившие травму в процессе военных действий.
  • Лица с инвалидностью по зрению.
  • Люди, служащие на Крайнем Севере.
  • Лица, занятые на горячем производстве.
  • Сотрудники образовательных и медицинских учреждений.
  • Женщины, занятые в текстильном производстве.
  • Мореплаватели.

Существует стандартный возраст выхода на пенсию. Однако во многих случаях работники могут получать пособие досрочно.

Что делать работодателю

Пенсия – личное дело сотрудника. Но занимается ее оформлением в том числе работодатель. Он должен проводить сотрудника на пенсию, выдать ему все необходимые документы. Рассмотрим ключевые действия со стороны работодателя.

Выдача трудовой книжки

Трудовая книжка – это главная бумага, подтверждающая стаж сотрудника (статья 66 ТК РФ). А стаж, в свою очередь, является основанием для начисления пенсии. Бумага находится у работодателя. То есть последний должен выдать сотруднику оригинал документа. Рекомендуется выдать именно оригинал, а не копию, так как оригинал может быть затребован при оформлении пенсии на основании письма ПФР №25-19/14554 от 29 декабря 2005 года.

Но здесь есть подводные камни. По закону оригинал книжки выдается работнику только при его увольнении. Основание – раздел 4 Правил №225 от 16 апреля 2003 года. Если сотрудник потеряет оригинал книжки, ответственность за это возлагается именно на работодателя. Связано это с тем, что именно последний отвечает за хранение и ведение трудовых книжек (основание – письмо Роструда №656-6-0 от 18 марта 2008 года).

Следовательно, оригинал может быть выдан руководителем, но это крайне рискованное решение.

1 января 2015 года были внесены изменения в статью 62 ТК РФ, которые определили порядок выдачи книжки. Теперь работодатель должен выдать оригинал по заявлению сотрудника. Работник должен вернуть бумагу в течение 3 суток после подачи книжки в ПФР.

Создание справки о заработке

Для определения размера пенсии нужны сведения о средней ЗП сотрудника. Пенсионный фонд может получать требуемые сведения из собственной базы персонифицированного учета. Это стандартный порядок. Однако иногда его невозможно воплотить в жизнь. В этом случае в целях подтверждения средней ЗП используется справка. Она охватывает заработок за последние 5 лет. Справка предоставляется работодателем при наличии этих обстоятельств:

  • За последние 5 лет сотрудник работал в компании и получал ЗП.
  • Требуется подтвердить стаж работы.

Вовсе не обязательно, чтобы трудящийся работал в течение 5 лет в одной и той же компании. Если он менял службы, придется просто обращаться к нескольким фирмам.

ВАЖНО! Если сотрудник запросил у работодателя справку, она должна быть предоставлена в течение 3 суток с даты получения соответствующей заявки от работника (статья 62 ТК РФ). Справка оформляется в свободной форме. Но в ней должны быть все обязательные сведения.

Предоставление персонифицированных данных

Работодатель также по письменному запросу сотрудника обязан предоставить персонифицированные данные. Форма заявления сотрудника не оговорена нормативными актами. То есть запрос может быть составлен в свободном виде. Однако работодателю рекомендуется попросить сотрудника указать в заявлении планируемую дату выхода на пенсии.

После того как работодатель получил заявление от работника, он должен в течение 10 суток подать в ПФР:

  • Данные о страховом стаже работника, предоставленные в документе, составленном по форме СПВ-2.
  • Опись данных, направленных в ПФР. Предоставляется в виде документа, составленного по форме АДВ-6-1.

Соответствующий порядок действий работодателя оговорен пунктом 36 Инструкции №987н от 14 декабря 2009 года. Копию документа, составленного по форме СПВ-2, нужно предоставить сотруднику в течение 10 суток со дня подачи заявления.

Другие важные моменты

При оформлении пенсии нужно помнить также о следующих моментах:

  • Оформление пенсии – это ответственность сотрудника, а вовсе не работодателя. То есть работник не может требовать от отдела кадров позаботиться об его пенсии.
  • Документ по форме СПВ-2 с персонифицированными сведениями нужно направлять в ПФР и по работникам, присутствующим в компании на основании гражданско-правовых соглашений, если на основании этих соглашений выплачиваются вознаграждения.
  • У работодателя могут запросить документы по форме СЗВ-К. На основании этой формы определяется размер пенсий.
  • Трудящийся может запросить у руководителя фирмы справки, подтверждающие стаж работы. Они нужны для подтверждения записей в трудовой книжке, которые не были заверены подписью. Подобные справки требуются и тогда, когда сотрудник выходит на досрочную пенсию.
Читайте также:
Место, где должны храниться трудовые книжки

Достижение почтенного возраста не предполагает увольнения. Уход из компании – это дело работника. Однако, если сотрудник решит уволиться по достижении возраста, руководитель не может ему препятствовать в этом. Представители отдела компании обязаны расторгнуть трудовое соглашение в сроки, прописанные в заявлении сотрудника (основание –статья 80 ТК РФ). Если работник увольняется в связи с пенсией, он не обязан уведомлять работодателя о своем увольнении за 2 недели.

Выплаты, полагающиеся сотруднику

Работодатель обязан рассчитать трудящегося при его увольнении. Это следующие обязательные выплаты:

  • ЗП за отработанный период.
  • Компенсация за неиспользованный отпуск.
  • Компенсации, необходимость в выплате которых оговорена во внутренних актах компании.

Работодатель может по своему желанию выплатить сотруднику единовременное поощрение. Размер этой выплаты устанавливается руководителем компании. Размер поощрения входит в расходы на оплату труда. С выплаты нужно уплатить налог на прибыль. С поощрения уплачиваются также страховые взносы.

Однако работодатель может оформить поощрение как материальную помощь. Такие суммы в пределах 4 000 рублей страховыми взносами не облагаются. Кроме того, по закону выплаты сотруднику, уходящему на пенсию, не будут облагаться НДФЛ, если они не превышают трехкратный объем месячной ЗП.

Увольнение пенсионера: как не нарушить закон

Трудовой кодекс наделяет сотрудников-пенсионеров некоторыми преимущественными правами. В частности, при увольнении по собственному желанию им не нужно, в отличие от остальных, отрабатывать две недели. Также по письменному заявлению работодатель обязан отправлять пенсионеров в отпуск без сохранения заработной платы.

В течение этого года было принято несколько законов, которые защищают трудовые права пенсионеров и граждан предпенсионного возраста. В связи с этим требования к работодателям ужесточились, вплоть до уголовной ответственности. В частности, принятый Федеральный закон от 03.10.2018 № 352-ФЗ ввел в Уголовный кодекс ст. 144.1, которая предусматривает строгие санкции к работодателям за увольнение предпенсионеров, а также необоснованный отказ в приеме на работу человека по мотивам достижения им предпенсионного возраста. За нарушение может грозить штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо обязательные работы на срок до 360 часов.

Кроме того, сейчас рассматривается законопроект № 269898-7, который вносит поправки в ст. 356-357 ТК РФ. Чиновники хотят расширить полномочия трудовой инспекции в сфере защиты трудовых прав работников, то есть наделить этот орган правом обращения в суд от имени работника и представления его интересов в суде. Соответственно, если закон будет принят, то работники-пенсионеры тоже могут воспользоваться новыми возможностями за защиты своих прав.

Еще одно новшество: Роструд подключил трудовые инспекции к организации проведения ежеквартального мониторинга сведений о работодателях и численности работников-предпенсионеров (Письмо Роструда от 25.07.2018 № 858-ПР). Форму нужно сдавать начиная с 1 октября 2018 года, в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Более подробно о законодательных нововведениях и инициативах мы писали ранее.

Очевидно, что государство предпринимает попытки законодательно защитить сотрудников старшего возраста. Понимая это, бизнес, который работает с такой категорией сотрудников, в ответ на новые законы выдвинул требования со своей стороны: он просил о преференциях — снижении взносов, введении налоговых льгот в том случае, когда работодатель инвестирует деньги в переквалификацию и повышение квалификации предпенсионеров и т.д. Однако их обращение не было удовлетворено.

Поэтому с учетом новых требований начиная с 2019 года работодателям стоит быть особенно осторожными в отношении работников-пенсионеров и предпенсионеров и стараться не нарушать нормы трудового законодательства.

Каким может быть увольнение пенсионера

Прежде всего нужно отметить, что достижение пенсионного возраста не является основанием для увольнения. Работник, оформивший пенсию, может либо продолжать работать дальше и уволиться тогда, когда ему захочется, либо захотеть уволиться сразу, в связи с выходом на пенсию. В зависимости от обстоятельств действуют разные сценарии увольнения.

  • Сотрудник уже вышел на пенсию, продолжает работать в компании, но в определенный момент решает уволиться

В этом случае основание для увольнения — собственное желание сотрудника. Это общее основание, обозначенное в ст. 77 ТК РФ, поэтому о своем намерении покинуть компанию работник должен письменно предупредить работодателя за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). И эти две недели сотрудник должен отработать в компании.

В этом случае в трудовой книжке делается запись: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

  • Сотрудник увольняется в связи с выходом на пенсию

Расторжение трудовых отношений между работодателем и работником в связи с выходом последнего на пенсию имеет особенность, которая отражена в ч. 3 ст. 77 ТК РФ. Она подразумевает расторжение трудового договора в срок, указанный в заявлении работника. То есть работодатель не вправе требовать от работника двухнедельной отработки.

В этом случае запись в трудовой книжке будет такой: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Порядок увольнения работника в связи с выходом на пенсию

Если работник, собравшийся уходить на пенсию, решает уволиться, то алгоритм его действий будет следующим.

1. Работник пишет заявление об увольнении по собственному желанию в произвольной форме.

В это заявление важно включить следующую информацию:

  • ФИО;
  • должность;
  • основание увольнения («по собственному желанию»);
  • причину увольнения («в связи с выходом на пенсию»);
  • дату увольнения.
Читайте также:
Зачем нужно ставить печать в трудовой книжке при приеме на работу
Сколько раз может уволиться сотрудник в связи с выходом на пенсию?

На официальном сайте Роструд высказывает четкую позицию по этому вопросу. Если работник однажды воспользовался формулировкой «в связи с выходом на пенсию», то второй раз уволиться по этой же причине он не имеет права. При этом не имеет значения, работал ли он до увольнения «в связи с выходом на пенсию» у того же работодателя или у другого.

Таким образом, если у работника-пенсионера уже есть в трудовой книжке запись об увольнении в связи с выходом на пенсию, то впоследствии он может уволиться только с формулировкой «по собственному желанию». При этом он должен предупредить о своих планах работодателя за две недели (если у него нет другой уважительной причины, не связанной с выходом на пенсию) и, соответственно, отработать этот срок.

2. Работодатель готовит следующий пакет документов:

При оформлении приказа следует учитывать несколько нюансов. В строке «основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» нужно указать основание увольнения согласно п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ и причину увольнения («в связи с выходом на пенсию»).

В строке «номер документа» и «дата составления» указываются реквизиты заявления работника. Далее работник знакомится с приказом под роспись.

Если работник просит выдать копию приказа, то работодатель обязан это сделать, заверив документ надлежащим образом (ст. 84.1 ТК РФ). Если приказ об увольнении невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ставить под ним роспись, то на документе производится соответствующая запись.

  • делает запись в трудовой книжке

В трудовой книжке указываются основание и причина увольнения — они должны соответствовать тексту приказа.

3. Работодатель осуществляет необходимые выплаты работнику.

Ст. 140 ТК РФ обязывает работодателя при расторжении трудового договора выплатить сотруднику все причитающиеся суммы в день увольнения. Если в этот день человек не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

При увольнении по собственному желанию в связи с выходом на пенсию работнику выплачивается зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и иные суммы, которые могут быт предусмотрены коллективным договором или отраслевыми соглашениями.

Если работодатель своевременно не выплатил суммы в связи с тем, что не оформил увольнение в день, указанный в заявлении, то есть без отработки, тогда ему придется выплатить сумму с процентами, согласно ст. 236 ТК РФ.

Увольнение пенсионера при сокращении штата

Увольнение пенсионера по причине сокращения штата происходит на общих основаниях. При этом согласно ст. 179 ТК РФ преимущественное право на оставление на работе имеют специалисты с более высокой производительностью и квалификацией.

Работодатель обязан предупредить сотрудника о предстоящем сокращении за два месяца – письменным уведомлением. В нем должно быть указано, что работник увольняется в связи с сокращением штата по истечении указанного срока, со дня получения уведомления, а также сведения об отсутствии вакансий, в связи с чем он не может быть переведен на другую работу. С этим документом сотрудник знакомится под роспись.

Работодатель может предложить сотруднику расторгнуть трудовой договор до истечения срока уведомления, если будет готов выплатить ему дополнительную компенсацию. Размер компенсации составляет средний заработок, который исчисляется пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.

При сокращении штата работодатель обязан предложить сотруднику другую имеющуюся у него в данной местности работу — вакантную должность или работу, соответствующую его квалификации, а также вакантную нижестоящую должность или работу. С этими предложениями работник знакомится под роспись. Он может взять время на размышления о предложении работодателя — до истечения срока предупреждения об увольнении.

Со стороны работодателя также издается приказ о сокращении штата работников в произвольной форме. В документе обязательно указывается следующая информация:

  • основание сокращения (решение собственника, реорганизация или другое);
  • должности, какое количество штатных единиц подлежат сокращению;
  • дата введения изменений (с учетом срока предупреждения работников об увольнении).

Если работник-пенсионер был уволен досрочно, дав на это согласие, то в приказе отражаются реквизиты письменного согласия (оно может быть зафиксировано прямо на приказе). Роструд советует прикладывать подлинник письменного согласия сотрудника на досрочное увольнение, а заверенную копию приобщать к личному делу. С приказом сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.

В трудовой книжке делается запись о расторжении трудового договора в связи с сокращением штата (основания п. 2 ст. 81 ТК РФ), ставятся подпись и печать работодателя и подписью увольняемого сотрудника.

В день увольнения сотрудник получает от работодателя:

  • трудовую книжку;
  • все выплаты. Если сотрудник в этот день не работал, то суммы выплачиваются не позднее дня, следующего после предъявления уволенным работником требования о расчете;
  • справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы;
  • заверенные копии документов, связанных с работой (если сотрудник затребовал их по письменному заявлению).
Сколько выходных пособий обязан выплатить работодатель при сокращении работника-пенсионера?

Работодатель обязан выплатить одно выходное пособие и сохранить за работником средний заработок на период поиска новой работы (ст. 178 ТК РФ).

Выходное пособие при сокращении штата выплачивается в размере среднего месячного заработка. Если в течение двух месяцев после увольнения человек не устраивается на другую работу, ему выплачивается еще один средний месячный заработок. Чтобы его получить, человек пишет заявление и обращается с ним к работодателю, а также предоставляет ему свою трудовую книжку.

Читайте также:
Обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек

В некоторых случаях средний месячный заработок сохраняется в течение третьего месяца со дня увольнения. Но это зависит от решения службы занятости — при условии, если человек обратился в эту организацию в двухнедельный срок после увольнения и ему не смогли помочь с трудоустройством.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как уволить пенсионера на законных основаниях

  • Увольнение пенсионера по инициативе работодателя
  • Увольнение пенсионера по соглашению сторон
  • Увольнение пенсионера по собственному желанию
  • Возможно ли повторное увольнение по собственному желанию пенсионера без отработки
  • Можно ли отозвать заявление, если увольнение в связи с выходом на пенсию уже состоялось
  • Итоги

Увольнение пенсионера по инициативе работодателя

Работающий пенсионер никак не ограничен в правах по сравнению с другими категориями работников. Возраст — это не причина для увольнения при отсутствии иных претензий к деловым качествам человека (ст. 3 ТК РФ). Это значит, что зарплата работающему пенсионеру должна продолжать начисляться в полном объеме в соответствии с трудовым договором.

ВНИМАНИЕ! Увольнение в связи с выходом на пенсию против воли сотрудника является дискриминацией его трудовых прав. За принуждение к увольнению в связи с выходом на пенсию работодателю грозит штраф.

Увольнение работающего пенсионера, как и любого другого работника компании, на законных основаниях возможно если:

  1. Фирма ликвидируется. Подробно об этом читайте в материале «Процедура увольнения в связи с ликвидацией».
  2. Работодатель сокращает штат. Подробности читайте здесь.
  3. Работник не соответствует занимаемой должности.
  4. Меняется собственник организации (уволить можно только руководящий состав).
  5. Доказана вина работника (например, за появление на рабочем месте в состоянии опьянения и т.п. согласно пп.5,6 ст.81 ТК РФ).
  6. Работник утратил доверие работодателя (например, если в результате его действий компании причинен ущерб).

Как уволить работника по всем вышепоименованным основаниям читайте в материале “Порядок увольнения работника по инициативе работодатля”.

Увольнение пенсионера по соглашению сторон

В случае, когда работодатель заинтересован в увольнении пенсионера, а тот уходить не хочет, возможен компромисс в виде увольнения по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ).

Сотрудник и работодатель должны определить условия, приемлемые для обеих сторон. Рекомендуем до издания приказа подписать двухстороннее соглашение, в котором зафиксировать, что стороны достигли взаимного согласия, а также указать дату предстоящего увольнения и прочие условия.

Образец соглашения о расторжении трудового договора см. здесь.

Нужно ли облагать НДФЛ и взносами выплаты при расторжении трудового договора по соглашению сторон, вы узнаете из публикации «Увольнение по соглашению сторон: НДФЛ, взносы».

Увольнение пенсионера по собственному желанию

По собственному желанию сотрудник-пенсионер может уйти с работы в любое время. Для этого ему достаточно написать заявление, в котором указать, с какой даты он намерен прекратить трудовые отношения.

Правило заблаговременного (за 2 недели) предупреждения к пенсионеру не применяется, если основанием для увольнения является выход на пенсию (ч.3 ст.80 ТК РФ). То есть уволить сотрудика нужно в дату, указанную в его заявлении на увольнение.

Образец оформления заявления сотрудника в связи с выходом на пенсию см. в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Увольнение в связи с выходом на пенсию оформляется приказом. В трудовой книжке делается запись: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ».

В форме СЗВ-ТД в графе «Причина увольнения» также зафиксируйте запись «В связи с выходом на пенсию»

Возможно ли повторное увольнение по собственному желанию пенсионера без отработки

Часто после ухода на заслуженный отдых пенсионеры снова устраиваются на работу и, расторгая трудовые отношения в очередной раз, в заявлении снова указывают причину: «В связи с уходом на пенсию». В этом случае независимо от того, что написано в заявлении, увольнение происходит уже по общим основаниям. Если основание для увольнения в заявлении указано некорректно, надо попросить работника его переписать. Если же увольняемый откажется это сделать, руководитель, проставляя визу на заявлении, должен написать: «Не возражаю, уволить по общим основаниям с отработкой 2 недели».

Если работающий пенсионер уйдет без отработки, а работодатель уволит его за прогул, суд, вероятнее всего, примет сторону фирмы (апелляционное определение Московского городского суда от 26.07.2017 по делу N 33-29119/2017).

Как оформить документы при увольнении рабюотника в связи с выходом на пенсию, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Можно ли отозвать заявление, если увольнение в связи с выходом на пенсию уже состоялось

Написав заявление, сотрудник добровольно уволился на пенсию. В организации издали приказ и уволили его с даты, указанной в заявлении. Через некоторое время человек передумал и написал новое заявление, теперь уже об отзыве предыдущего.

В данной ситуации работодатель имеет право отказать пенсионеру, так как трудовые отношения с работником уже прекращены. Отозвать собственное заявление об увольнении можно только в течение 2-недельного предупредительного срока. В данном случае сотрудник как пенсионер увольнялся сразу, без предупреждения.

Как вернуть уволенному пенсионеру излишне удержанный налог, можно узнать, прочитав статью «Ст. 231 НК РФ : вопросы и ответы».

Итоги

При увольнении в связи с выходом на пенсию главное — помнить, что сделать это можно только по желанию будущего пенсионера и только 1 раз. Наличие письменного подтверждения волеизъявления сотрудника поможет работодателю в конфликтных ситуациях.

Читайте также:
Как делают бухгалтерский учет бланков и вкладышей трудовых книжек

Как оформить выход сотрудника на пенсию: документы и проведение в 1С

Работник, при достижении пенсионного возраста, может не расторгать трудовой договор и продолжать свою трудовую деятельность. Согласно ТК РФ, в такой ситуации специалиста можно уволить на общих основаниях, например, по собственному желанию или по соглашению сторон. Фирма не вправе принуждать пенсионера к увольнению. Если же сотрудник при достижении пенсионного возраста принимает решение уйти на заслуженный отдых, работодателю нужно это верно оформить.

Порядок действий

Однако для пенсионеров сделано исключение: руководство обязано расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении. Работодатель не вправе требовать от сотрудника, уходящего на заслуженный отдых, отработки в две недели (ч. 3 ст. 80 ТК РФ). Датой увольнения будет являться день, указанный на бумаге.

После получения заявления, в день прекращения трудового договора работодатель должен издать соответствующий приказ и выдать сотруднику трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). В приказе следует указать опять же ту дату, которую сотрудник указал в заявлении. Строку «Основание прекращения трудового договора» необходимо заполнить в соответствии с ТК РФ – например, так: «инициатива работника» или «собственное желание». С приказом об увольнении пенсионер должен быть ознакомлен под роспись.

На основании приказа нужно сделать запись в трудовой книжке. При увольнении сотрудника в связи с его выходом на пенсию обычно делается запись «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, в связи с выходом на пенсию, п. 3 части первой статьи 77 ТК РФ».

Основанием увольнения может служить также соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ). В этом случае приказ издается на основании договоренностей, к которым пришли руководитель и пенсионер, в трудовой книжке нужно сделать запись «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ». Запись заверяет своей подписью сотрудник кадровой службы или руководитель организации. Не забудьте поставить печать. На основании данных из приказа об увольнении в личной карточке работника нужно сделать «завершающую» запись.

В последний рабочий день увольняющийся должен получить все положенные ему выплаты: заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии, если они предусмотрены коллективным договором. Если сотрудник уже был в оплачиваемом отпуске, то организация вправе произвести удержание за использованный авансом отпуск.

Однако следует иметь в виду, что согласно статьям 137, 138 ТК РФ, организация не вправе удерживать более двадцати процентов из суммы выплат. Работодателю при оформлении сотрудником трудовой пенсии в территориальный орган ПФР следует представить данные персонифицированного учета.

СЗВ-СТАЖ

На подготовку и передачу в орган ПФР формы СЗВ-СТАЖ у работодателя три календарных дня с момента подачи заявления сотрудником.

Законодательством не установлена унифицированная форма заявления застрахованного лица о представлении по нему сведений для установления пенсии, поэтому заявление может быть составлено в произвольной форме.

Документ необходимо заполнять, в том числе, и на граждан, работающих по гражданско-правовому договору; его должен подписать руководитель, и на нем нужно поставить печать фирмы.

Оформление в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ формируются отчетом «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ». Для этого зайдите в раздел «1C-Отчетность» и нажмите на кнопку «Создать» и выберите документ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ». В поле «Тип сведений» укажите «Назначение пенсии».

Чтобы перейти непосредственно в сформированные сведения, щелкните дважды по строке с сотрудником. В результате открывается форма «Сведения о стаже». В форме указывается стаж сотрудника с начала календарного года по дату предполагаемого выхода на пенсию. Если в это время у сотрудника были особые периоды стажа (временная нетрудоспособность, отпуск без сохранения заработной платы, периоды работы в особых условиях, дающие право на досрочное назначение пенсии, и т.д.), их необходимо указать (заполняются автоматически). При изменении или дополнении данных необходимо нажать на кнопку ОК.

Далее в форме документа нажмите на кнопку «Записать», расположенную в верхней командной панели формы. Перед передачей сведений рекомендуется проверить их на соответствие требованиям ПФР. Для этого нажмите на кнопку «Проверить». В этом случае отчет проверяется по встроенному в программу «1С» алгоритму проверки. Кроме того, проверку сведений можно произвести с помощью сторонних программ, которые должны быть предварительно установлены на компьютере (по кнопке «Да» в сообщении, которое выводится на экран после встроенной проверки сведений).

Если сведения передаются в ПФР без использования онлайн-сервисов, то по кнопке «Печать» можно сформировать печатную форму сведений «СЗВ-СТАЖ», а также опись передаваемых документов по форме ОДВ-1. С помощью кнопки «Выгрузить» производится выгрузка пакета (форм СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1) в указанный каталог для передачи в территориальный орган ПФР в электронном виде. Имена файлам программа присваивает автоматически.

Если организация подключена к сервису «1С-Отчетность», то документы можно отправить непосредственно из программы. Перед отправкой рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения форм. Для этого нажмите на кнопку «Отправить» и выберите действие «Проверить в интернете». Для отправки данных нажмите на кнопку «Отправить» и выберите действие «Отправить в ПФР».

После принятия сведений ПФР документ следует защитить от изменения с помощью флажка «Документ принят в ПФР (не редактируется)», после этого его провести. Отредактировать документ после этого можно только сняв указанный флажок.

Читайте также:
Вкладыш на трудовую книжку и написание заявления на его получение

Многие работодатели при увольнении сотрудников в связи с выходом на пенсию выплачивают им единовременное поощрение за добросовестный труд. Эти деньги включаются в расходы на оплату труда при расчете налогооблагаемой прибыли (ст. 255 НК РФ). Такие выплаты облагаются страховыми взносами и должны учитываться при расчете суммы пенсии. Их необходимо включать в другие расходы, связанные с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ).

При этом если единовременная выплата оформлена как материальная помощь, то в пределах 4000 руб. за год страховыми взносами она не облагается (ст. 9 Закона № 212-ФЗ). При выдаче выходных пособий установлена льгота по НДФЛ. Выплаты, производимые при увольнении сотрудника на пенсию, освобождаются от обложения НДФЛ в сумме, не превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Что делать после выплат

В последний рабочий день увольняющийся должен получить все положенные ему выплаты, а к заявлению в ПФР приложить документ, удостоверяющий личность (паспорт) и СНИЛС.

По дополнительному запросу могут потребоваться документы, подтверждающие страховой стаж: трудовая книжка, трудовые договоры, выписки из приказов, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы, справки о периоде работы и т. д. Также сюда относится справка о среднемесячном заработке за 2000–2001 гг. или за любые 60 месяцев подряд за период до 1 января 2002 г. в течение трудовой деятельности и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Как видно из приведенного списка, некоторые бумаги придется оформлять работодателю.

При необходимости ПФР может потребовать у пенсионера дополнительные документы: например, об изменении фамилии, об установлении инвалидности и степени ограничения способности к трудовой деятельности и др. Сотрудники ПФР проверят все сведения, представленные сотрудником, оформят выписки из его лицевых счетов, рассчитают размер трудовой пенсии и подготовят пенсионное удостоверение. После получения этого документа пенсионеру нужно обратиться в управление соцзащиты населения по месту проживания для оформления мер социальной поддержки.

Однако работодатель к этому уже не имеет никакого отношения.

ВНИМАНИЕ!

Скоро на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

  • Длительность 120 часов за 1 месяц
  • Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
  • Выдаем Удостоверение о повышении квалификации
  • Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу

Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец

Несмотря на постепенный перевод записей о трудовой деятельности в электронный формат, традиционная бумажная трудовая книжка сохраняет статус основного документа работника. Но отвечает за правильное оформление этого документа работодатель (организация или ИП). Не допустить ошибок при заполнении трудовой книжки в 2021 году поможет наша статья. В ней, в частности, рассказано, как оформить новую трудовую книжку, как правильно вносить сведения о работе, в каком порядке нужно исправить допущенную ошибку, выдать сотруднику копию книжки или сделать ее дубликат. Также приведены примеры корректных записей об увольнении.

  1. Основные требования при оформлении трудовой книжки
  2. Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу
  3. Изменение титульного листа
  4. Сведения о приеме на работу
  5. Заполнение трудовой книжки при увольнении
  6. Как исправить ошибку в трудовой книжке
  7. Как заверить копию
  8. Дубликат трудовой книжки

Основные требования при оформлении трудовой книжки

Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69; далее — Инструкция).

С 1 сентября 2021 года начнет действовать новый порядок ведения трудовых книжек (утв. приказ Минтруда от 19.05.21 № 320н; далее — Порядок). С этой же даты утратит силу Инструкция. Но основные положения (за некоторым исключением), сохранятся. Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб‑сервисе

Во-первых, все записи вносятся ручкой. Она может быть шариковая, гелиевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. При этом н ужно следить, чтобы чернила не выцветали со временем, поскольку трудовая книжка должна служить работнику до самой пенсии. Есть одно исключение — первоначальную запись о работодателе в раздел «Сведения о работе» можно внести путем проставления соответствующего штампа (письмо Роструда от 19.08.15 № 1922-6-1).

Справка

Новый Порядок допускает использование при заполнении трудовой книжки принтеров, факсимиле и штампов, в том числе при внесении записей о приемах, переводах и увольнениях (п. 3 Порядка). Об этом и других изменениях, которые нужно учитывать при ведении трудовых книжек после 1 сентября, см. в статье « Утвержден новый порядок ведения трудовой книжки ».

Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).

Читайте также:
Какая дата указывается в трудовых книжках при приеме на работу?

В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника. Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.

В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 38 Правил).

Внимание

С 2020 года работникам дано право отказаться от привычных трудовых книжек, оформляемых на бумажном носителе. В таком случае сведения о работе будут «копиться» исключительно в базе данных ПФР, без дублирования в традиционной трудовой книжке. Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через работодателя. Подробнее см. « Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику » и « Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р? »

Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность Попробовать бесплатно

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу

До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.

Составить и распечатать трудовой договор

Изменение титульного листа

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.

О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».

Сведения о приеме на работу

Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».

Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.

Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.

Внимание

Напомним, что с 2020 года работодатели обязаны сдавать форму СЗВ-ТД, если произошло любое из следующих кадровых событий: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, подача сотрудником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная). Также см. «Новая СЗВ‑ТД: как с 1 июля заполнять поле «код выполняемой функции»».

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.

В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи). В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8). Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул .

В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

Важно

В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.

Читайте также:
Как получить в пользование новую трудовую книжку

В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).

После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. На следующей строчке должен поставить свою подпись увольняемый работник.

Примеры записей об увольнении

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.

В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».

В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

Важно

Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).

Как заверить копию

Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).

Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Дубликат трудовой книжки

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).

Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.

Читайте также:
Правильное заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.

Внимание

Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.

Далее на титульном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.

Раздел «Сведения о работе» дубликата заполняется следующим образом.

В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или прежней трудовой книжки, если она не утрачена.

Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.

После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.

Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2021 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие (в тех случаях, когда ее ведение обязательно) санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.

Как грамотно выполнить оформление трудовой книжки при выходе сотрудника на пенсию

Само понятие пенсии подразумевает под собой получение денежной выплаты на протяжении всего периода жизни по достижении определенного возраста. Проблема пенсии с каждым годом продолжает волновать население все больше, особенно в плане того, как производится само оформление трудовой книжки при выходе на пенсию.

Трудовым законодательством установлен возраст, по достижении которого человек имеет полное право на прекращение своей профессиональной деятельности: так, женщина может уйти на пенсию, достигнув 55 лет, а мужчина – 60 лет. Но, несмотря на это, исключения из правил все же существуют. К ним относятся обстоятельства назначения пенсии:

  • военнослужащим>
  • населению, которое проживает на территориях, затронутых авариями>
  • лицам, осуществляющим профессиональную деятельность на Крайнем Севере и подобных ему территориях>
  • лицам, выполняющим трудовые функции на вредном и опасном производстве.

Именно для этого контингента людей законодательство значительно снизило возраст выхода на пенсию.

Проблем, с которыми можно столкнуться при уходе на пенсию, не так уж и много, но они есть. Сама по себе процедура выхода на заслуженный отдых многим кажется простой и легко осуществимой. Но это не всегда так. Кроме вопроса, делается ли запись в трудовой книжке при уходе на пенсию, у людей возникает масса других, не менее важных. К примеру: а стоит ли отрабатывать положенные две недели в связи с увольнением> возможен ли повторный выход на заслуженный отдых и должно ли это как-то отмечаться в документах.

Порядок оформления выхода на пенсию

Всем известно, что возможность ухода на пенсионный отдых появляется у лиц, которые попадают в соответствующую группу при выполнении следующих обязательных условий:

  • достижение работником положенного возраста>
  • наличие в профессиональной деятельности застрахованного сотрудника тех периодов, за которые происходили начисление и выплата взносов за страхование в Пенсионный фонд, а также засчитываемых в его страховой стаж.

Несмотря на это, любой работник вправе выйти на заслуженный отдых раньше положенного срока. Подобное разрешено лицам, имеющим такие особенности в рабочих периодах, как:

  • условия работы на особых территориях>
  • особые условия трудовой деятельности>
  • иные условия, требующие выхода на отдых раньше срока.

Каков же порядок всего процесса ухода на заслуженный отдых, в связи с которым осуществляется оформление записи в трудовой книжке по выходу на пенсию?

  • Как только работник достигнет того возраста, когда пора идти на пенсию, организация, в которой он выполнял профессиональную деятельность, обязана собрать всю информацию о сотруднике и передать ее в специальное отделение Пенсионного фонда, но этим может заняться и сам служащий. Что касается перечня документов, который необходимо доставить работникам отделения, в него входят:
  1. данные о начислении и уплате всех взносов, относящихся к обязательному страхованию и стажу служащего в формах СЗВ-6-1 и СПВ-1>
  2. список всех документов, которые будут переданы в фонд в форме АДВ-6-2.
Читайте также:
Как делают бухгалтерский учет бланков и вкладышей трудовых книжек

Но прежде чем заниматься этим, работник обязан представить работодателю соответствующее заявление в письменном виде о достижении положенного возраста и о том, что организация должна приготовить личные сведения на него. Кроме того, в документе должно быть отмечено, что пенсионер увольняется в связи с уходом на заслуженный отдых. Только после этого он может рассчитывать на правильное и своевременное оформление. Законодательством не предусмотрены четкие правила составления подобного заявления, поэтому сотрудник может написать его в любой форме. Единственное, о чем следует помнить будущему пенсионеру: письменное обращение подается заранее, желательно месяца за два, а не в тот день, когда ему исполняется определенное число лет.

Вместе с тем, от самого сотрудника потребуются дополнительные документы:

  • паспорт гражданина РФ или иной документ, подтверждающий личность, место жительства, возраст, гражданство>
  • иногда нужны документы, которые подтверждают статус работника в правовой системе.

К документам, доказывающим правовой статус, относится, к примеру, удостоверение участника Великой Отечественной войны. Эти лица, как правило, имеют право на предоставление им определенных льгот.

После того, как все необходимые документы собраны, организация может смело передавать их на проверку в отделение Фонда и решать все возникающие вопросы, связанные с тем, как заполнить трудовую книжку при выходе на пенсию.

Именно отделение Пенсионного фонда занимается изучением всей предоставленной информации: проверяет правильность заполнения документов, сравнивает их и регистрирует полученное заявление в специальном журнале. Затем на основании имеющихся подлинников осуществляется оформление индивидуального пенсионного дела сотрудника, включающего в себя:

  • документ, содержащий решение о том, что сотруднику назначена пенсия>
  • документ, который содержит в себе информацию, связанную с переводом с пенсии на пенсию>
  • приказ или распоряжение о произведении перерасчета, индексации и необходимой корректировке величины пенсии>
  • документ, содержащий решение и приказ о том, что либо выплата пенсии приостановлена, либо прекращена, либо продлена или возобновлена>
  • все документы, которые должны быть переданы в полное распоряжение органам фонда от иных органов и компаний.

Все ценные бумаги хранятся в пенсионном деле.

  • После того, как сотрудниками фонда будут проверены все документы, они должны сообщить о своем решении: о назначении либо об отказе в назначении пенсии и последующего заведения лицевого счета работника. Время, которое может быть затрачено на принятие решения, регулируется правилами: оно не должно превышать двухнедельного срока с того момента, когда поступило заявление от служащего.

Будущему пенсионеру следует помнить о том, что письменное обращение с просьбой об оформлении выхода на заслуженный отдых необходимо подавать вместе с другими документами. Иначе процесс может затянуться, и могут возникнуть проблемы, связанные с тем, как сделать запись в трудовой книжке в связи с выходом на пенсию. То есть сотрудники Фонда имеют право начать заниматься проверкой только после того, как заявитель передаст им абсолютно все необходимые документы.

На тот случай, если отделением Фонда было принято решение об отказе в предоставлении работнику пенсии, то об этом сообщается не позже одной рабочей недели. Вообще, получить отрицательный отзыв ответственному служащему довольно сложно. Причинами могут быть ситуации, когда будущий пенсионер:

  • передал в отделение не все документы>
  • представил недействительные сведения.

Так, сотруднику передаются абсолютно все собранные им документы, а также один экземпляр с решением, в котором содержится отказ в оформлении выхода на заслуженный отдых. Если работник не забирает документы лично, они отправляются ему по почте.

  • Если все прошло успешно, и сотрудник получил одобрение, то проблем с тем, как внести необходимую информацию в трудовую книжку не будет. Так, вначале работник представил заявление с собственным увольнением, а также с просьбой оформить для него выход на пенсию. В Трудовом кодексе РФ отсутствует какая-либо информация на этот счет. Поэтому в трудовую книжку можно смело вносить запись о расторжении договора по решению сотрудника. Не забудьте, что необходимо указать причину ухода работника, она отмечается также в документе о профессиональной деятельности пенсионера. Так как выход на пенсию – уважительный повод для прекращения действия трудового договора, льготы должны выплачиваться.

От чего зависит размер пенсионных выплат

В своем решении члены фонда обязаны отметить и сумму установленной выплаты работнику, которая исчисляется строго в соответствии с нормами, регулируемыми Законом о трудовых пенсиях. Размер ежемесячных выплат зависит от особенностей пенсионного дела сотрудника.

Фонд имеет право на установление определенного срока, на который может быть назначена пенсия, зависящего от ее характера, к примеру:

  • денежные выплаты семьям, оставшимся без кормильца>
  • пенсия на случай выслуги лет>
  • пенсия в связи с инвалидностью.

И в заключение: прежде чем торопиться с обращением в органы для оформления пенсии, тщательно перепроверьте присутствие всех необходимых документов и их достоверность. А на случай отказа, у вас всегда есть шанс исправить свои ошибки либо обжаловать решение Фонда в суде или в иных органах.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: