Для чего нужна расписка в получении работником трудовой книжки

Ведение трудовых книжек: памятка нанимателю

У каждого работника должна быть трудовая книжка. Это его главный документ о трудовой деятельности. А обязанность завести и заполнить трудовую книжку, как правило, лежит на нанимателе. Рассмотрим основные правила ведения, хранения и учета трудовых книжек в организации.

Получение (заведение) и регистрация трудовой книжки

Принимая на работу нового сотрудника, наниматель еще до заключения трудового договора (контракта) должен потребовать у него трудовую книжку. Исключением являются лица, принимаемые на работу впервые, и совместители. В первом случае наниматель самостоятельно заводит на работника новую трудовую книжку установленного образца. Во втором случае сведения о работе по совместительству в трудовую книжку новым нанимателем не вносятся. Их могут внести в организации, являющейся основным местом работы, по желанию сотрудника .

На заметку
Чтобы приобрести новые бланки трудовых книжек, организации надо обратиться в местный исполком (в г. Минске — в местную администрацию района) по своему месту нахождения. Это целесообразно сделать заранее, чтобы иметь такие бланки в запасе. В дальнейшем расходы, затраченные организацией на приобретение бланков, возместят работники, для которых они приобретались .

Если у работника по какой-либо причине нет трудовой книжки, то наниматель по его письменному заявлению заводит новую трудовую книжку (например, если у работника имеется трудовая книжка иностранного государства) или выдает ему дубликат трудовой книжки (например, в связи с ее утратой, повреждением). Отметим, что оформление дубликата не всегда обязанность нового нанимателя. В частности, если после увольнения не прошло шести месяцев, работник обращается за дубликатом к предыдущему нанимателю .

Обратите внимание!
При заключении с лицом гражданско-правового договора трудовая книжка не требуется .

О том, что трудовая книжка (или ее дубликат) принята, наниматель делает запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее — книга). При этом наниматель выдает сотруднику расписку о получении трудовой книжки, составленную в произвольной форме. В ней указываются реквизиты организации, а также проставляется печать нанимателя. После получения расписки работник ставит в книге свою подпись . Отметим, что в книге регистрируются трудовые книжки всех работников, в том числе тех, кто принят на работу впервые.

Заполнение трудовой книжки

При приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), увольнении трудовая книжка заполняется в течение 7 календарных дней со дня издания приказа, на основании которого вносятся соответствующие записи .

Записи в трудовой книжке необходимо делать аккуратно, на русском или белорусском языке, без сокращений. Все даты указываются в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Например, 22.08.2017 .

Если в трудовой книжке не хватает места для внесения записей, то в нее необходимо добавить вкладыш. Он приобретается организацией в том же порядке, что и бланк трудовой книжки. Вкладыш вшивается в трудовую книжку между ее последним листом и правой обложкой .

Сведения, которые наниматель должен внести в трудовую книжку, а также места их заполнения указаны в таблице 1.

ЧТО ВНОСИТЬ КУДА ВНОСИТЬ
Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность) Указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче вкладыша в трудовую книжку или дубликата трудовой книжки
Сведения о работе (прием на работу, заключение трудового договора (контракта), в том числе на условиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постоянную работу, присвоение категории (разряда, класса), а также увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта)) В раздел «Сведения о работе» на основании распорядительного документа нанимателя
Сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» на основании распорядительного документа нанимателя
Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке или переподготовке В раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» на основании документа о подготовке, повышении квалификации, стажировке или переподготовке
Сведения о лишении работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью В раздел «Сведения о работе» на основании вступившего в силу приговора суда
Сведения о периоде военной службы, службы в ОВД, ОГБ и иных госорганах В раздел «Сведения о работе» на основании документа воинского учета
Сведения о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме, дополнительного образования взрослых В раздел «Сведения о работе» на основании документа об образовании
Читайте также:
Правильное заполнения трудовой книжки сотрудника при смене фамилии

Исправление и дополнение записей в трудовой книжке

На практике нередко требуется внести изменения или дополнения в трудовую книжку. Они вносятся на основании документов, подтверждающих такую необходимость, и заверяются подписью и печатью нанимателя. Типичные ситуации, при которых следует внести изменения (дополнения), а также порядок их оформления в трудовой книжке рассмотрены в таблице 2.

СУТЬ ИЗМЕНЕНИЯ (ДОПОЛНЕНИЯ) КТО ВНОСИТ КАКИМ ОБРАЗОМ
Изменение ФИО, даты рождения Наниматель по последнему месту работы или наниматель при приеме на работу На первой странице (титульном листе) сведения зачеркиваются и над ними пишется измененный вариант. Ссылка на подтверждающий документ указывается на внутренней стороне обложки
Дополнение сведений об образовании, профессии, специальности Наниматель по последнему месту работы или наниматель при приеме на работу На первой странице (титульном листе) вносится дополнительная запись без зачеркивания предыдущих сведений. Ссылка на подтверждающий документ указывается на внутренней стороне обложки
Внесение пропущенной записи Наниматель, допустивший пропуск, или наниматель по новому месту работы В разделе «Сведения о работе» в графе 3 указывается полное наименование нанимателя, допустившего пропуск, в графе 1 — порядковый номер записи, в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 — производится пропущенная запись, в графе 4 — номер и дата распорядительного документа, на основании которого указанные дополнения произведены
Исправление (дополнение) записи в разделе «Сведения о работе» Наниматель, допустивший ошибку, или наниматель по новому месту работы В разделе «Сведения о работе» в графе 1 указывается порядковый номер вносимой записи, в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 — «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант записи, в графе 4 — дата и номер распорядительного документа, на основании которого вносится запись

Хранение и учет трудовой книжки

В период работы трудовая книжка сотрудника хранится у нанимателя . Как было указано ранее, все трудовые книжки, а также их дубликаты регистрируются в книге. Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя .

Обратите внимание!
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним в книге не регистрируются.

И книга, и трудовые книжки хранятся в одном месте. Как правило, в отделе кадров. Данные документы должны находиться в специально оборудованных местах. Например, в несгораемых шкафах, сейфах .

На заметку
Если работник по какой-либо причине не получил при увольнении свою трудовую книжку, то она остается у нанимателя и хранится отдельно от трудовых книжек работающих сотрудников в течение двух лет. По истечении данного срока она передается в архив организации, где хранится еще 50 лет, а затем уничтожается .

Выдача трудовой книжки

При увольнении сотрудника наниматель обязан вернуть ему трудовую книжку, содержащую все необходимые записи, заверенные подписью и печатью нанимателя. Для этого наниматель в день увольнения (последний день работы) должен :

— выдать трудовую книжку на руки либо

— направить сотруднику заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за трудовой книжкой (если работник не явился за трудовой книжкой или отказывается ее получить).

Читайте также:
Можно ли сотруднику приносить свою новую трудовую книжку

Трудовую книжку можно выслать работнику по почте. Но только если на это есть письменное заявление работника с указанием адреса. Трудовая книжка в таком случае должна быть отправлена не позднее следующего дня после получения заявления .

Обратите внимание!
В случае отказа работника от получения трудовой книжки наниматель должен оформить акт с указанием присутствующих при этом свидетелей .

В книге в обязательном порядке отражается информация о выдаче трудовой книжки. Если работник забирает ее лично, то он ставит в книге подпись и дату получения. Если трудовая книжка высылается сотруднику по почте, то наниматель проставляет в книге соответствующую отметку . Например, в виде записи «Трудовая книжка направлена по почте 30.08.2017». Вместе с тем нанимателю следует сохранить письменное заявление работника и почтовое уведомление с отметками о вручении как доказательство отправления трудовой книжки работнику.

Отметим, что нанимателю очень важно вовремя вернуть уволенному работнику трудовую книжку или предпринять все необходимые для этого меры. Ведь если он этого не сделает, ему грозит ответственность в виде выплаты работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула .

Примечание
Подробнее об ответственности нанимателя за задержку выдачи трудовой книжки работнику см. статью «Наниматель задержал выдачу трудовой книжки: что ему грозит?» (автор Тимина М.А.).

На заметку
Иногда работнику может понадобиться трудовая книжка в процессе работы. В таком случае наниматель на основании письменного заявления выдает ему подлинник или копию трудовой книжки. Если сотруднику выдается оригинал, то у нанимателя остается расписка работника, в которой указывается получение трудовой книжки на руки, дата получения и обязательства возврата трудовой книжки. Отметим, что выдача оригинала ограничена сроком — не более чем на пять календарных дней .

Инструкция: как правильно оформить дубликат трудовой книжки

Как оформить дубликат трудовой книжки:

  1. Получить заявление от сотрудника.
  2. Оформить приказ (не обязательно).
  3. При необходимости собрать документы, которые подтверждают стаж.
  4. Заполнить новый бланк трудкнижки.

Когда выдают дубликат

Инициатором оформления выступает:

  • работодатель;
  • сотрудник.

Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.

Трудовая книжка потеряла целостность, порвалась — блокнот и часть сведений использовать невозможно

Сведения для восстановления записей собирает виновная сторона.

Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.

Кто выдает

Правила ведения и хранения трудкнижек регулируют, когда и как происходит оформление дубликата трудовой книжки при утере. Они утверждены постановлением правительства № 225 от 16.04.2003. Обязанность по оформлению возложена на работодателя:

  • бывшего, если вы не работаете после увольнения;
  • настоящего, если вы уже работаете.

Дается ему на это 15 дней (п. 31 правил). Но документы вы собираете сами. Работодатель лишь содействует в предоставлении и получении информации для подтверждения стажа (п. 7.2 правил). Часть информации содержит лицевой счет ПФ (СЗВК-4). Не стоит надеяться на него полностью. Для многих занятых там есть сведения о суммарном стаже работы и отсутствует детализация по периодам и работодателям. Запись в трудкнижке на этой основе не сделать. Иногда не удается подтвердить отдельные места работы — новый документ имеет хронологические разрывы.

Какие документы пригодятся для восстановления

Доказательства действительных трудовых отношений в прошлом:

  • реквизиты распоряжений о приеме и увольнении, переводе с должностей;
  • приказы (распоряжения) и выписки их них;
  • справки, содержащие информацию о причине их выдачи;
  • лицевые счета;
  • личные дела и карточки;
  • бухгалтерская документация об оплате труда;
  • профсоюзный билет и т. д.;
  • архивные справки, если организации уже нет; решения суда об установлении стажа.
Читайте также:
Заверяется ли печатью запись о переименовании предприятия в трудовой книжке?

Основные правила

Дубликат — документ, идентичный подлиннику. Он является повторным экземпляром без существенных различий (п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (приказ Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013)). Для изготовления используется бланк ТК, утвержденный пунктом 1 постановления правительства № 225 от 16.04.2003.

Перечислим, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

  • он не является копией, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
  • исключение — в новый вариант не вносятся сведения, оказавшиеся недостоверными;
  • вносится персональная информация о работнике;
  • перечисляются занимаемые должности и позиции;
  • фиксируются внутренние переводы, переименования, награждения и взыскания;
  • заносятся сведения о локальных документах-основаниях для изменения и прекращения отношений найма.

В новую трудкнижку не вносят данные:

  • которые нет возможности подтвердить документально;
  • неточные, ошибочные и недостоверные.

Руководство обязано предпринять все необходимые действия и в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 правил):

  1. Подготовить новый бланк.
  2. Правильно внести подтвержденные записи.

Оформление дубликата трудовой книжки

Вот инструкция, как правильно заполнить дубликат и не допустить ошибок.

Шаг 1. Для получения работнику следует обратиться к прежнему работодателю с заявлением в произвольной форме — в содержательной части указывается причина утраты. Вот так выглядит образец заявления на дубликат трудовой книжки:

Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ, но на практике его используют крупные организации. Это позволяет:

  • кадровой службе соблюсти нормативные сроки оформления;
  • обосновать использование формуляра и сделать запись в книге учета;
  • руководителю и организации избежать административной ответственности за нарушение законодательства (ст. 5.27 КоАП).

Шаг 2. При заполнении нового формуляра помните о правилах внесения данных в титульный лист и остальные разделы. На титульном листе нового бланка:

  • напишите «Дубликат» (правый верхний угол);
  • в левом верхнем углу делается заверенная подписью ответственного лица и печатью отметка о дате выдачи, причине (утрата) и серийном номере оригинала (например, «Дубликат выдан 12.05.2019 в связи с утратой трудовой книжки АТ № 123456765»);
  • внесите актуальную на день оформления информацию — фамилия, имя, отчество и пр. (данные о прежних изменениях вносить в дубликат нет необходимости (п. 2.1 инструкции)).

На оригинале (если он сохранился) сделайте запись, что взамен нее выдан дубликат (например, в ситуации признания недействительной одной из записей). Проставьте его серию и номер (п. 1.2 инструкции).

Вот так выглядит образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере и другим причинам:

В разделе «Сведения о работе» (ч. 2 п. 7.2 инструкции):

  • рассчитайте суммарно за весь период работы общий стаж;
  • интервал работы на вашем предприятии в него не включайте;
  • даты приема и увольнения ставятся в графе 2, порядковый номера записи — в графе 1;
  • в хронологическом порядке поочередно вносите сведения о каждом подтвержденном месте работы (графа 3);
  • сведения о работе на вашем предприятии внесите по общим правилам;
  • в графу 4 впишите данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация.

Еще несколько правил о том, как сделать дубликат трудовой книжки при утере и другим причинам:

  1. Каждая внесенная запись подписями уполномоченных лиц не заверяется.
  2. Написание дат, цвет пасты и чернил соответствуют инструкции.
  3. Последующие данные о занятости у текущего работодателя вносятся в общем порядке.

Шаг 3. Выдайте документ заявителю, соблюдая следующий порядок:

  1. Внесите сведения о выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
  2. Снимите с учета оригинал (при необходимости).
  3. Выдайте новый бланк владельцу под расписку.

Стоимость оформления

Стоимость бланка не взимается в случаях:

  • массовой утраты оригиналов при чрезвычайных ситуациях;
  • если ошибки допущены ответственным работником при первичном заполнении;
  • порчи не по вине работника.
Читайте также:
Что подразумевают под правильностью заполнения трудовой книжки

Вместо испорченного кадровик обязан бесплатно заполнить работнику другой бланк трудкнижки. Во всех остальных случаях расходы возмещает работник при получении замены (п. 47 правил).

Можно ли иметь две

Нет прямого запрета на одновременное существование двух трудовых. ПФР предупредил: при совпадении нескольких периодов стажа учтется только один по выбору застрахованного (п. 2 ст. 16 ФЗ-255).

Законодательная база

Трудовая книжка подтверждает трудовую деятельность (ст. 66 ТК). Форма, заполнение, хранение, кто делает дубликат трудовой книжки и по каким правилам, ответственность должностных лиц — эти вопросы регулируются законодательством:

  1. ТК РФ — ст. 66.
  2. Правила ведения. утв. постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003.
  3. Инструкция по заполнению. утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10.10.2003.

Руководитель назначает ответственное лицо за работу с книжками и соблюдение правил их хранения (ст. 62, 66 ТК, п. 45 Правил от 16.04.2003 № 225). За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи должностные лица организации несут ответственность, установленную законодательством РФ (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 140, 292, 293 УК).

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения 2021

  • Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки
  • Как сделать дубликат трудовой книжки
  • Как оформить дубликат трудовой книжки – образец
  • Итоги

Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.

С 01.01.2023 нужно применять трудовые книжки нового образца. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 27, 30, 31 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее Правила):

  • оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);

Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?».

  • книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
  • если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.

В первых двух случаях дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы, в последнем по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, кроме случаев, когда этот работодатель закрылся.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Выдать дубликат нужно в течение 15 рабочих дней.

Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам (в 2021 году они обновлены).

Как по-новому вести трудовые книжки с 1 сентября 2021 года, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Во-первых, в правом верхнем углу первой страницы дубликата необходимо сделать запись: «Дубликат». (п. 31 Правил).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию и номер нового документа.

Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.

Читайте также:
Как внести недостающую или пропущенную запись в трудовую книжку

После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.

ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 29 Правил).

Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 29 Правил).

Об общем порядке внесения сведений в трудовую книжку см. статью «Инструкция по заполнению трудовых книжек»

Как оформить дубликат трудовой книжки – образец

Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.

При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.

Готовый образец заполнения с 01.09.2021 дубликата трудовой книжки вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:

Итоги

Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Больше материалов по теме «Трудовая книжка» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. В каких ситуациях возможна выдача дубликата
  2. Документы для указания записей о стаже
  3. Как заполняется документ
  4. Какая плата взимается за выдачу документа

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

Читайте также:
Есть ли ответственность за подделку трудовой книжки?

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.
Читайте также:
Закончилась трудовая книжка: как правильно сделать запись дальше?

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

  • бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
  • неправильно заполнен бланк (титульный лист);
  • предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Дубликат утерянной трудовой книжки оформляется по последнему месту работы

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Елены (г. Москва)

Утеряна трудовая книжка. Что делать? Многих фирм уже нет. Как правильно восстановить или оформить новую трудовую книжку.

Читайте также:
Как оформить запись в трудовой книжке при переводе с работы по совместительству на основную работу

Если вы хотите восстановить утерянную трудовую книжку (весь предыдущий трудовой стаж), вам нужно по последнему месту своей работы оформить дубликат трудовой книжки. Из п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. следует, что работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно (письменно) заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи заявления.

Основанием для оформления дубликата помимо заявления работника служат документы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности (трудовой стаж) у данного работодателя, а также у прежних работодателей. Периоды трудовой деятельности у данного работодателя подтверждаются трудовым договором и приказами. Периоды работы у предыдущих работодателей подтверждают, в частности, следующие документы:

  • приказы о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, изданные прежними работодателями (выписки из указанных приказов либо заверенные копии);
  • справки с прежних мест работы (например, справка об общем стаже);
  • справки из архивных учреждений, подтверждающие трудовой стаж работника в ситуации, когда организация, в которой он работал ранее, была ликвидирована;
  • трудовые договоры, заключенные с прежними работодателями (письменные экземпляры);
  • трудовые книжки колхозников;
  • лицевые счета (например, по форме № Т-54, № Т-54а);
  • ведомости на выдачу зарплаты;
  • решение суда об установлении трудового стажа.

Если работник представляет копии документов, подтверждающих его трудовой стаж, они должны быть заверены надлежащим образом тем работодателем, который выдал документ (п. 31-32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 6 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 555 от 24 июля 2002 г.). Если документы, которые представил работник, не содержат полных сведений о его стаже, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые имеются в представленных документах (абз. 6 п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г., абз. 5 п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.)

Работник должен сам собрать документы, подтверждающие периоды его трудовой деятельности у прежних работодателей. При этом работодатель, который оформляет работнику дубликат трудовой книжки, обязан оказать ему содействие в получении необходимых документов (абз. 7 п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.). Например, он может направить прежнему работодателю запрос с просьбой выслать соответствующие документы (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

Если вы не обращаетесь за оформлением дубликата трудовой книжки, для ведения дальнейшей трудовой деятельности при новом трудоустройстве вам будет оформлена новая трудовая книжка, которая начнется с записей о работе у текущего работодателя (ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ). Но тогда весь предыдущий трудовой стаж будет потерян. Поэтому рекомендуем вам заняться оформлением дубликата трудовой книжки.

Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто – нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

ВНИМАНИЕ!

Скоро на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

  • Длительность 120 часов за 1 месяц
  • Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
  • Выдаем Удостоверение о повышении квалификации
  • Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу

Оформляем дубликат трудовой книжки с 1 сентября 2021: можно без комиссии

С 1 сентября 2021 года действуют новые правила ведения трудовых книжек. В том числе, они обновили и порядок выдачи дубликата трудовой книжки. Минтруд в письме 28.09.2021 г. № 14-6/ООГ-9180 разъяснил нюансы этого порядка.

Читайте также:
Порядок оформления трудовой книжки при приеме на работу

Когда оформляют дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки надо оформить, если:

  • работник потерял трудовую книжку;
  • трудовая книжка сотрудника пришла в негодность. Например, обгорела, была порвана или испачкана;
  • в его трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе, которую признали недействительной.

Если сотрудник потерял свою трудовую книжку, то должен подать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. В таком случае организации отведено 15 рабочих дней со дня получения заявления от сотрудника. Но предварительно сотрудник должен запастись документами с предыдущих мест работы, которые подтвердят периоды его трудовой деятельности.

Подробнее о том, как выдать дубликат трудовой книжки читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

В том случае, когда представленные работодателю документы не содержат полностью сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки надо внести только имеющиеся в документах сведения.

Для чего нужна комиссия при оформлении дубликатов трудовой книжки

В случае массовой утраты трудовых книжек вследствие чрезвычайных ситуаций работодатели обязаны выдать дубликаты трудовых книжек работникам.

Дубликат оформляется на основании акта комиссии, создаваемой органами исполнительной власти региона, в состав которой включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов.

Факта работы, сведения о профессии, должности и периодах работы комиссия устанавливает на основании документов, которые есть у работника. Например, сведения о трудовой деятельности, он может получить у работодателя, из информационных ресурсов ПФР. Если таких данных нет, можно опираться на показания 2-х и более свидетелей, которые знают работника по совместной с ним работе у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составит акт. В нем она укажет периоды работы, профессию или должность сотрудника и продолжительность трудового его стажа. На основании акта комиссии работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В таком же порядке работодатель должен выдать сотруднику дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка или вкладыш пришли в негодность – обгорели, порваны или испачканы. Такое правило установлено абзацем 7 пункта 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Поэтому, можно прийти к выводу, что при оформлении дубликата трудовой книжки сотрудника взамен испорченного, работодателю также надо основываться на акте специальной комиссии.

Но это не так. Такой вывод сделал Минтруд в письме в письме 28.09.2021 г. № 14-6/ООГ-9180. Поскольку акт комиссии нужен только в случае, когда дубликат трудовой книжки выдают при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.

В случае, если трудовая книжка работника пришла в негодность или утрачена, работник вправе обратиться к работодателю для выдачи дубликата трудовой книжки в порядке, установленном пунктом 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. То есть книжку ему оформят в течение 15-ти дней со дня подачи заявления.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Как заверить трудовую книжку в 2021 году

kak_zaverit_trudovuyu_knizhku_v_2021_godu.jpg

Похожие публикации

Заверение трудовой книжки в 2021 году осуществляется по нормам ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 г. № 2004-ст). Работник вправе получить от работодателя копию трудовой книжки на основании ст. 62 ТК РФ для любых целей. Для реализации такого права достаточно обратиться к работодателю с заявлением произвольной формы. Наниматель не может требовать от сотрудника расшифровки причин запроса копии трудовой (это делается заявителем по собственному желанию). В трехдневный срок требуемые копии должны быть оформлены соответствующим образом и выданы заявителю.

Читайте также:
Внесение в трудовую книжку записи о совместительстве

Как заверить трудовую книжку (2021) – образец

Визировать копии кадровых документов вправе руководитель предприятия или назначенный ответственным за кадровое делопроизводство сотрудник. В последнем случае необходимо, чтобы соответствующие обязанности были возложены приказом руководителя.

Порядок действий при подготовке документов зависит от формата ведения трудовой книжки – бумажный или электронный.

Как заверить ЭТК

Если работник перешел на ведение электронной трудовой книжки (ЭТК), бумажный ее вариант выдается сотруднику на руки по запросу и при увольнении.

Как заверить трудовую книжку в 2021 году при электронном способе ведения документа:

  • В заявительном порядке у работодателя можно получить «Сведения о трудовой деятельности» (оформляется форма СТД-Р), но в документе будут отражены сведения только о последнем месте работы. Форма может быть выдана на бумажном носителе – она заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой и печатью (при ее наличии), ставится дата заполнения. Документ в электронном виде визируется квалифицированной ЭЦП уполномоченного лица.
  • Для получения полной выписки из электронной трудовой с указанием всех мест работы необходимо обратиться в Пенсионный фонд, который выдаст форму СТД-ПФР. Подать заявку можно через отделение ПФР, а также МФЦ (выписка будет предоставлена на бумажном носителе) или портал Госуслуг (доступна только электронная форма выписки). В копии электронной трудовой указываются сведения о работнике (ФИО, его дата рождения и номер СНИЛС), формат оригинала документа (электронный или бумажный), сведения о работе. В разделе с информацией о трудоустройстве указываются наименования работодателей, виды кадровых перемещений, название и код трудовой функции, причины прекращения трудовых отношений и документальные основания для увольнения. Подготовленная выписка заверяется подписью уполномоченного должностного лица ПФР.

Заверение копии бумажной трудовой

Как заверить копию трудовой книжки, если документ ведется в бумажном формате:

1. С оригинала трудовой книжки делаются копии всех заполненных страниц, включая титульный лист и вкладыш.

2. Далее возможны два варианта:

  • заверение только последнего листа копии с изнаночной стороны, но при этом все страницы должны быть прошиты между собой;
  • заверение каждого листа отдельно – тогда прошивать страницы не надо.

Если копия подается в другую организацию, заверительная надпись должна содержать информацию о месте хранения подлинника. Дополнительно можно указать, что сотрудник работает на указанной должности по настоящее время (этот реквизит не относится к числу обязательных). Также надо проставить дату выдачи копии.

Какой должна быть надпись, которой производится заверение трудовой книжки в 2021 году – образец:

  • указывается слово «Верно», что свидетельствует об идентичности копии с оригиналом;
  • указывается местонахождение оригинала трудовой – рекомендуется прописать не только наименование работодателя, но и то, что документ находится в конкретном отделе (запись о месте хранения составляется в произвольном виде, фразу разрешается менять по усмотрению нанимателя; без нее можно обойтись, если копия нужна для внутреннего пользования, но при выдаче документа с целью предъявления в другие организации этот реквизит обязателен);
  • название должности ответственного за кадровое делопроизводство лица, его подпись с расшифровкой;
  • дата оформления копии и печать.
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: