Для чего нужно заявление на отправление трудовой книжки по почте?

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку

Уведомление о получении трудовой книжки — это документ, в котором отражено требование в адрес уволенного сотрудника забрать из Отдела кадров формуляр в связи с прекращением отношений.

Когда нужно направить уведомление

В СССР отношение людей к рабочим документам было трепетным. Их бережно хранили и относились к ним с большим уважением. От них зависела карьера, а порой и судьба человека. Ситуация, когда кадровый аппарат направлял письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку, была немыслима. Людям в голову не приходило уволиться, не забрав у прежнего работодателя документ, без которого на работу нигде не возьмут. Невероятным было, листая архивное личное дело, обнаружить там уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (копию), или какие-либо иные свидетельства того, что работодатель разыскивал работника. Кадровики не консультировались друг с другом, как поступить со строптивым работником, не ломали голову, как достучаться до того, кто ничего не хочет ни слышать, ни понимать. Такие ситуации встречались, но это были исключительные случаи.

Постсоветское время многое поменяло. У людей появилось недоверие к главному рабочему документу, которое бросается в глаза многим кадровикам. Бывает, что уволенные сотрудники оставляют или забывают их в отделе кадров. Иногда они отказываются их забрать. Тогда отказ актируется в присутствии свидетелей. Вот как он выглядит:

Такое случается, когда сотрудник:

  • заболел;
  • был уволен по «нехорошей статье»;
  • устроился к новому работодателю и приехать к старому нет времени;
  • готов пренебречь стажем, поскольку он очень мал;
  • обижен и с прежним работодателем не хочет иметь никаких дел;
  • пропал по неизвестной причине.

Во всех этих случаях у граждан проблем не будет, они заявят, что раньше нигде не работали. А вот у кадровика начнутся хлопоты. Документ важно выдать в день увольнения. Если сделать это не представляется возможным, следует оформить уведомление сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку или дать согласие на отправку ее почтой. Об этом сказано в статье 84.1 ТК РФ и постановлении правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, кто и как спекулируют на задержке трудовых книжек. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить уведомление о необходимости забрать ТК

Оформляем уведомление сотрудника об увольнении и необходимости забрать трудовую книжку в свободной форме в виде письма. Указываем дату составления, имя и адрес работника, название и само обращение. В обращении пишем номер договора, когда составлен и прекращен, причину расторжения, объясняем, почему не смогли выдать документ вовремя. Предлагаем сделать выбор — забрать его лично или указать адрес и разрешить выслать почтой. Напоминаем, что без письменного разрешения мы не сможем ничего переслать, поэтому письмо от сотрудника с согласием обязательно. Отмечаем, что автоматически перестаем отвечать за опоздание с выдачей документа после почтового отправления письма с этой информацией.

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

тел./факс (812) 545-2121; 493-0787

ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001

01.12.2020 18:30 Субъект РФ

работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой

или дать согласие на отправку ее по почте

Уважаемая Ирина Леонидовна, договор № 462, заключенный с Вами 01.09.2020, расторгнут 01.12.2020 по инициативе работодателя в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 ТК РФ.

По неизвестной причине в день увольнения Вы не пришли на работу, поэтому тр. книжка Вам выдана не была.

На основании статьи 84.1 ТК РФ, просим Вас явиться за документом в отдел кадров ООО «Ppt.ru» по адресу: 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1 в рабочие дни с 9:00 до 18:00, либо выслать по указанному адресу Ваше письменное согласие на отправку ее по почте с указанием адреса доставки.

Генеральный директор___________________/Петров Н.Г./

Каким образом передать работнику

Звонки, СМС-сообщения, телефонограммы не считаются должным уведомлением. Так что идем на почту сами и отправляем документ заказным письмом с уведомлением о вручении по всем адресам, указанным в личном деле или в других источниках. Обязательно делаем опись. Помним, что высылаемое нами уведомление работнику об отправке трудовой книжки отправить заказным письмом очень важно. Работодатель получит квитанции с указанием всех адресов и сможет доказать, что сделал все возможное для извещения «потеряшки». Почта же несет ответственность за пересылку и гарантирует вручение писем бывшему работнику под подпись.

Читайте также:
Как правильно заменить книгу учета движения трудовых книжек

Возникает вопрос: когда отправлять уведомление о явке за трудовой книжкой, чтобы не пропустить положенные сроки, часто обозначенные в законе. Ответы на него на просторах интернета разные. Где-то сказано про три дня, где-то расчет идет неделями. Закон указывает, что отправлять сообщение необходимо в день увольнения.

Если хозяин не объявится и согласия на пересылку нет, храним документ до востребования (п. 43 правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Если вели его в электронном виде и в день увольнения человека нет, оформляем отсутствие и высылаем сведения о работе по форме СТД-Р заказным письмом с уведомлением по известным адресам без запроса разрешения на пересылку (ст. 84.1 ТК РФ).

Если работник — иностранец

Часть первая ст. 3 закона СССР от 24.06.1991 № 2261-1 запрещает вывоз и пересылку за границу рабочих документов, военных билетов и удостоверений личности. Тут все предельно ясно: высылаем информационное письмо по указанным иностранным гражданином адресам о необходимости забрать документ лично, объясняем, почему не можем его переслать. И храним до востребования.

Для чего нужно заявление на отправление трудовой книжки по почте?

Действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения, возникающие между работодателем и его сотрудниками, установлено, что трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. В случае его отсутствия или невозможности получения основного документа о трудовой деятельности самостоятельно, увольняемый должен написать заявление на отправку трудовой книжки по почте.

Причины направления трудовой книжки по почте

Существуют случаи, когда работник, а в предусмотренных законом случаях – его родственники или доверенное лицо, могут получить основной документ о трудовой деятельности, не посещая место нахождения организации-работодателя. Это происходит в следующих случаях:

  1. уволенный сотрудник отсутствует в день увольнения на рабочем месте>
  2. работник не находится в месте, где расположена организация-работодатель, и не может забрать трудовую книжку лично>
  3. болезнь работника не позволяет ему прийти и получить трудовую самостоятельно>
  4. конфликт между сотрудником организации и работодателем>
  5. доверенное лицо не имеет возможности прийти в организацию>
  6. у родственников умершего работника нет моральных и материальных сил получить трудовой документ.

В этой связи возникает закономерный вопрос, как получить трудовую книжку по почте. Ответ прост – дать свое письменное согласие на совершение данного действия работодателем и направить его на фактический адрес работодателя.

Форма заявления об отправке трудовой книжки по почте

Заявление, свидетельствующее о согласии уволенного работника на получение своей трудовой по почте, должно быть составлено в письменной форме. Однако законодательство не прописывает его содержание. Поэтому оно может быть составлено произвольно.

Самый простой вариант заявления выглядит следующим образом: «Даю свое согласие на пересылку трудовой книжки по почте», дата и подпись уволенного работника.

Вместе с тем, в него целесообразно включить следующие сведения:

  • дату увольнения>
  • причину, по которой не удалось самостоятельно получить трудовую книжку>
  • просьба или согласие на получение трудового документа по почте>
  • адрес, на который следует выслать трудовую книжку>
  • дата составления>
  • подпись уволенного работника и ее расшифровка.

Одновременно с этим заявлением целесообразно направить работодателю письменное заявление об окончательном расчете с указанием банковских реквизитов.

Пошаговая инструкция для уволенного работника, как забрать трудовую книжку по почте

  1. Получить уведомление от работодателя, в котором он просит забрать трудовую книжку лично или предлагает получить ее по почте.
  2. Составить ответное письмо и направить его на фактический адрес организации-работодателя.
  3. Дождаться заказное письмо с объявленной ценностью, в котором будет находиться трудовая книжка.
Читайте также:
Как сделать необходимую запись в трудовой книжке о переводе сотрудника с неполного рабочего дня на полный

Направление уведомления работнику – это непосредственная обязанность предприятия-работодателя. Однако в целях ускорения получения трудового документа можно проявить инициативу и, не дожидаясь такого письма, направить соответствующее заявление.

Если же работодатель в течение длительного периода времени не присылает такое письмо, а у ответственного лица за выдачу трудового документа на руках нет квитанции об оплате почтовых услуг и описи ценности, уволенный сотрудник получает право предъявить работодателю иск о возмещении материального вреда за задержку в выдаче трудового документа.

Как оформить трудовую документацию при отправке трудовой книжки по почте

По общему правилу, получая трудовую книжку самостоятельно непосредственно в месте нахождения организации, работник обязан расписаться в трудовой книжке под подписью сотрудника отдела кадров и печатью работодателя. Кроме того, его подпись должна стоять в личной карте и в книге учета движения документов о трудовой деятельности. А поскольку трудовая книжка была направлена работнику по почте, сотрудник кадровой службы вместо росписи указывает дату отправления письма с объявленной ценностью и дату его получения адресатом. При этом квитанции об оплате почтовых услуг и уведомление о доставлении трудовой книжки адресату должны быть приложены к личной карточке работника и храниться у работодателя.

Кадровому работнику следует помнить, что в случае, если ни сам работник, ни его доверенное лицо, ни близкие родственники умершего не обратились к работодателю с просьбой выдать им трудовую книжку, она подшивается к личной карточке уволенного и хранится в архиве до востребования, но не менее 50 лет.

Инструкция: готовим уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление о получении трудовой книжки — это документ, который отправляет работодатель уволенному сотруднику с требованием забрать ТК из отдела кадров. Работодатель не вправе задерживать выдачу документов после расторжения договора с работником, за это ему грозят штрафные санкции.

Когда готовят уведомление

По закону, работодатель обязан выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ), отметив это действие в специальном журнале учета трудовых книжек.

Но на практике часто случается, что человек не пришел в последний рабочий день и не взял необходимые бумаги. Это происходит по разным причинам:

  • работник оказался в больнице;
  • забыл;
  • переехал на новое место жительства и нет возможности быстро приехать;
  • пропал без вести;
  • внезапно возникли срочные семейные и другие обстоятельства, не позволяющие прийти вовремя.

Часто человек отказывается забирать формуляр из-за конфликта с руководством компании, например, если с ним расторгли договор за прогул, пьянку или другие нарушения. В этой ситуации необходимо составить акт об отказе получить документы в день увольнения.

После этого закон обязывает выслать уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и пункт 36 правил, утвержденных постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003). Дальнейшие действия компании зависят от отклика сотрудника на письмо. Если никакой реакции не последовало, и согласия на почтовую пересылку формуляра нет, то документ оставляют в компании, пока за ним не придут (п. 43 правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225).

Если согласие получено, то придется уведомление работнику об отправке трудовой книжки отправить заказным письмом с описью вложения с извещением о вручении. Это необходимо, чтобы важные документы дошли до адресата.

Чтобы кадровик имел возможность выслать трудовую почтой, понадобится заявление от бывшего коллеги. Это необходимо указать в письме. Если увольняемый знает, что не придет в день увольнения в компанию, то он вправе написать запрос заранее. Такое случается, например, если до этого он находится в отпуске или на больничном. Если он желает получить документ не лично, а через доверенное лицо, то обязан отметить это в заявлении.

Читайте также:
Как правильно сделать запись в трудовой книжке, что сотрудник работает по настоящее время

Вот пример заявления:

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от преподавателя верховой езды

Прошу отправить мне по почте трудовую книжку в связи с увольнением и невозможностью получить ее на руки на следующий адрес: 350000, г. Москва, ул. Победы, д. 1, кв. 75.

Петров Петров П.П.

Если трудовая ведется в электронном виде, процедура выдачи аналогична — в последний день его присутствия на рабочем месте. Отличие лишь в том, что отдать необходимо не привычный бланк, а форму СТД-Р (приложение № 1 к приказу Минтруда № 23н от 20.01.2020). В ней указывают информацию только за период деятельности в этой компании. Эту справку вправе предоставить или на бумаге, заверенной директором, или переслать в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.7 порядка заполнения СТД-Р). Бумажную форму высылают заказным письмом с уведомлением о вручении, не спрашивая предварительно о согласии на пересылку (ст. 84.1 ТК РФ).

Содержание и структура уведомления

Ни в Трудовом кодексе, ни в правилах, установленных постановлением правительства № 225, не предусмотрена единая форма извещения. Пишут его в свободном виде на листе А4 или официальном бланке. По общим правилам ст. 84.1 ТК, в письме работнику о необходимости забрать трудовую книжку необходимо указать:

  • личные данные работника — Ф.И.О., адрес проживания;
  • наименование предприятия, направляющего сообщение;
  • сведения о расторжении контракта;
  • сообщение о готовности работодателя выдать сведения о рабочей деятельности;
  • предложение выбрать способ получения — лично или предоставить разрешение на почтовую пересылку;
  • подпись директора или начальника отдела кадров организации;
  • исходящий номер и дату.

Чтобы в дальнейшем не возникло вопросов о ненадлежащем оповещении работника, целесообразно указать подробную информацию о том, куда явиться или отправить ответ. Отметить точный адрес, режим работы, кабинет, ответственное лицо.

Это пример такого оповещения о необходимости работнику, уволенному за прогул, забрать документы с работы:

Как отдать уведомление работнику

Если работодатель не выдаст рабочий документ уволенному вовремя, то ему грозит наказание по ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей. В такой ситуации возникает вопрос, когда отправлять уведомление о явке за трудовой книжкой, — рекомендуется не затягивать, а отправлять как можно быстрее, желательно в день увольнения или на следующий день. Иначе придется возместить еще и материальный ущерб бывшему работнику за каждый день неполученного им заработка с момента расторжения контракта до выдачи формуляра (ст. 234 ТК РФ).

Передать уведомление сотруднику об увольнении и необходимости забрать трудовую книжку при помощи телефонного звонка или СМС не получится. Это не засчитывается контролирующими органами в качестве должного оповещения. Извещение станет официальным только при отправке по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Отправляем на все адреса, которые указаны в личном деле, контракте и других бумагах сотрудника. Не забываем про опись вложений. Эти действия и квитанции с указанием адресов на руках у ответственного за пересылку сотрудника станут доказательством, что руководство компании приняло все необходимые меры.

Что делать, если работник — иностранный гражданин

Если работник — иностранец, передать документ о рабочей деятельности все равно придется. Если он уехал на родину, забыв формуляр, порядок отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку аналогичный. В день увольнения отправляем его по почте. Но содержание письма несколько меняется. Дело в том, что по действующему ныне закону СССР от 24.06.1991 № 2261-1 (часть первая ст. 3), отправлять за пределы государства личные документы и бумаги о рабочей деятельности запрещено.

В такой ситуации в письме следует попросить иностранного гражданина забрать документы только лично. Разъяснив причины отказа переслать книжку по почте, придется хранить ее до тех пор, пока человек не приедет за ней.

Как вернуть трудовую книжку по почте?

Согласно закону, трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. Но как быть, если в последний рабочий день человека либо нет на месте, либо он демонстративно отказывается забрать документ?

Читайте также:
Как можно восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд

Согласно требованиям абзаца 4 статьи 84.1 ТК РФ, трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. При этом, вопреки устоявшемуся бытовому мнению, не важно – рассчитался ли он с бухгалтерий и отметил ли весь «обходной лист».

Однако бывают ситуации, когда у работодателя не по его вине не получается передать документ. Это случается, например, тогда, когда увольняющегося человека в последний день нет на работе, или если он по какой-то причине отказывается ее забрать. Тогда на помощь руководителю и кадровику приходят правила абзаца 6 статьи 84.1. ТК. Согласно данной норме, если в день прекращения рабочего договора выдать трудовую книжку сотруднику невозможно, работодатель обязан инициировать процедуру отправки документа по почте.

Не смотря на то, что основной алгоритм действий при пересылке вышеуказанного документа законодательно установлен, на практике такая процедура все равно порождает массу вопросов. Поэтому в данной статье я постараюсь указать некоторые «подводные камни», которые могут встретиться на «пути» работодателя при «заочной» передаче трудовой книжки.

Разговор с «несогласным»

Если сотрудник в свой последний рабочий день присутствует в компании, но отказывается получить трудовую книжку, его отказ следует тут же зафиксировать. Для этого можно составить акт, где будет четко указано место, дата и точное время, когда увольняющемуся было предложено забрать документ. Там же следует записать, чем бывший работник мотивировал свой отказ. Далее, нужно указать, в присутствии каких именно сотрудников это произошло, и попросить свидетелей инцидента поставить в акте свои подписи. Завизировать документ должен и увольняющийся. Если же он откажется подписывать акт, об этом также следует поставить отметку.

Период взыскания среднего заработка за задержку выдачи трудовой книжки определяется, начиная со даты прекращения трудового договора и оканчивая днем направления уволившемуся работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

После того, как бывший работник навсегда покинет компанию, кадровику нужно в этот же день направить ему по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. При этом работодатель для собственного же блага должен соблюсти два правила. Во-первых, уведомление должно быть в письменной форме. Поэтому следует избегать таких неоднозначных способов извещения, как телеграммы, или, тем более, устные пояснения. Во-вторых, извещение должно быть направлено таким способом, чтобы при необходимости вы могли подтвердить, что отослали именно уведомление и именно в день отказа сотрудника от лично получения трудовой книжки. Для этого нужно зарегистрировать извещение в журнале исходящей корреспонденции и там же хранить его копию, а отправить его надежнее всего письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Кроме того, позаботьтесь, чтобы отправка была по всем известным вам адресам бывшего работника. При возникновении каких-либо вопросов это будет дополнительным доказательством вашей добросовестности и осмотрительности.

Обратите внимание, компания освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки именно со дня направления уведомления (ч. 6 ст. 84.1. ТК РФ).

«Бывают случаи, что письмо с «призывом о получении» возвращается обратно из-за истечения срока хранения на почте или отсутствия адресата, – предупреждает московский адвокат Сергей Воронин. – Однако это не должно вас волновать. Ведь именно факт вашей отправки (а не факт получения вашим бывшим сотрудником конверта!), является обстоятельством, освобождающим от материальной ответственности». Это подтверждает и судебная практика. Определение СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 25 июля 2012г. № 33-6464, апелляционные определения СК по гражданским делам Белгородского областного суда от 18 сентября 2012 г. № 33-2937 и СК по гражданским делам Иркутского областного суда от 19 июля 2012 г.

После отправки уведомления фирме остается только ждать. В течение всего времени ожидания трудовая книжка должна храниться в компании, ведь выслать документ хозяину без его ясно выраженного согласия предприятие не имеет права (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных ПП РФ от 16.04.2003г. № 225.)

Читайте также:
Есть ли ответственность за подделку трудовой книжки?

«Оставляя трудовую книжку «до востребования» в вашей организации, обязательно сохраняйте и акт ее «хозяина» об отказе забрать документ, и квитанцию об отправке ему уведомления, и опись этого письма, и само уведомление, если оно к вам вернулось», – рекомендует Светлана Виканова, менеджер по персоналу одного из подмосковных складских комплексов, – Потому что если при проверке на предприятии обнаружатся трудовые книжки людей, которые там уже не работают, и фирма не сможет предъявить законных оснований для их хранения, работодателя могут оштрафовать (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)».

При увольнении – отсутствовал

Теперь рассмотрим ситуацию, когда владелец трудовой книжки действительно не имеет возможности самостоятельно ее забрать в последний день работы по причине отсутствия. Здесь возможны следующие варианты. Во-первых, работник мог заранее оформить свое согласие на пересылку ему трудовой книжке. Тогда компания без всяких затруднений вправе выслать ему документ по адресу, указанному в этом в согласии. Обратите внимание, после получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение трех рабочих дней.

Если же в день увольнения в организации нет ни самого сотрудника, ни его письменного согласия на пересылку трудового документа, то работодателю следует действовать, также как и в случае с личным отказом. Тут же составляется и направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой или выслать согласие на ее пересылку, и т.д. Здесь тоже существует несколько вариантов развития событий. Вариант первый – бывший работник ответит на ваше письмо и согласиться получить трудовую книжку по почте. Тогда отправлять ее лучше, опять же, письмом с описью вложения. При этом в личной карточке уволившегося и напротив его данных в книге учета движения трудовых книжек сотрудник кадровой службы предприятия должен указать дату отправления ценного письма. А после «прихода» уведомления о вручении – дату получения книжки адресатом.

«Совершая пересылку столь серьезного документа, – рассказывает Светлана Виканова, – я на всякий случай снимаю копию со всех его страниц. Ведь теоретически при пересылке может произойти что угодно вплоть до утери. И в экстренных случаях подобная предусмотрительность будет очень кстати».

Вариант второй – человек может предложить выдать книжку его доверенному лицу. В этом случае последний должен иметь нотариально оформленную доверенность от «хозяина» документа. В ней следует зафиксировать право доверенного лица на получение книжки доверителя, а также на выполнение иных действий, связанных с этим поручением (например, поставить свою подпись в книге учета движения трудовых книжек).

И вариант третий – письмо с уведомлением не получает ответа. В этом случае трудовая книжка должна остаться на хранение в организации.

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>

Если у Вас есть вопрос – задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Выбор читателей

Что такое реформация баланса и что получается в результате?

Образцы документов для повышения зарплаты с 2022 года

Изменения в учетной политике арендатора и проводки в учете при переходе на ФСБУ 25/2018 в 2022 году

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Читайте также:
Внесение в трудовую книжку записи о совместительстве

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Материал по теме С 1 июля меняется стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

  1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
  2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
  3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
  4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
  5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
  6. Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
  7. Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
  8. Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

  • Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
  • Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
  • Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
  • При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
  • Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Больше материалов по теме «Трудовая книжка» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Зачем может понадобиться копия трудовой
  2. Кто вправе заверять трудовую книжку
  3. Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом
  4. Где заверить копию трудовой неработающим
  5. Не допускайте этих ошибок

Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.

Зачем может понадобиться копия трудовой

Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:

  1. Профилактика утери или порчи оригинала. Всегда полезно иметь копию такого важного документа. Ведь, несмотря на то что работодатель отвечает за сохранность вашей трудовой, не исключены непредвиденные ситуации, когда она будет испорчена или утрачена, будь то вследствие человеческого фактора или чрезвычайной ситуации. Восстановление данных из трудовой – довольно трудоемкая и продолжительная процедура, так что заверенная «на всякий случай» копия – страховка от возможных неприятностей.
  2. Трудоустройство по совместительству. Если совмещение должностей внутреннее, вопрос трудовой не актуален. Ведь работодатель, а значит, и кадровая служба одни и те же. Но если сотрудник совмещает должности в разных организациях, то для предоставления другому работодателю ему понадобится дубликат этого документа.
  3. Поиск новой работы. Если человек планирует поменять место своего трудоустройства и подыскивает новую работу до увольнения, то для составления резюме, а также на собеседованиях ему может понадобиться указанная копия.
  4. Для банковских организаций. Банки требуют эту бумагу в случаях, когда человек рассчитывает на кредит либо собирается выступить поручителем при выдаче кредита другому лицу.
  5. При оформлении заграничного паспорта. Гражданин РФ, заполняя заявление об изготовлении загранпаспорта, должен указывать данные о своей профессиональной занятости так, как они сформулированы в трудовой. Пусть даже по закону саму копию предоставлять для этого не обязательно, иметь ее перед глазами в этом случае будет гораздо удобнее.
  6. В органах социальной защиты трудовую книжку или ее копию попросят предъявить при назначении субсидии, пособия или других выплат, для которых имеет значение трудовой стаж. Неправильно заверенная копия заставит снова проходить через тяжелую процедуру ожидания в очереди к инспектору.
  7. Для получения визы в отдельные государства. Некоторые консульства предпочитают получить среди прочих документов на предоставление визы и сведения о трудовом стаже выезжающего гражданина.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.

Кто вправе заверять трудовую книжку

Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.

Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом

Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.

  1. Обращение за заверением. Закон не предусматривает письменной просьбы – заявления о предоставлении требуемой копии. Достаточно устного обращения в отдел кадров, в бухгалтерию или прямо к руководству. Но в крупных компаниях с разветвленной структурой может быть принят порядок письменного обращения. В этом случае его нужно адресовать на имя начальника отдела кадров либо же генерального директора. Копию должны выдать не позже, чем в трехдневный срок.
  2. Подготовка копии. Не имеет значения, каким образом будет снята копия с документа. Чаще всего используется ксерокс, но можно применить сканер, фотографию или распечатать текст из книжки на компьютере. Последний способ особенно удобен тогда, когда записи в книжке сделаны не вполне разборчивым почерком или не получается качественный ксерокс. Разрешается даже сделать выписку от руки.

ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.

  1. На всех страницах копии поставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
  2. После записи «Верно» заверяющее лицо отмечает свою должность и подписывается, расшифровывая фамилию.
  3. Тут же проставляется дата заверения.
  4. Каждая страница заверенной копии скрепляется печатью организации. Печать должна находиться не на пустой части листа, а располагаться так, чтобы хотя бы частично задевать текст копии.

ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.

Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.

Альтернативный способ заверения копии

Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.

Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.

К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.

Где заверить копию трудовой неработающим

Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:

  • у последнего нанимателя, если тот согласен (в конце копии уполномоченное лицо укажет причину, по которой человек больше не является сотрудником данной организации);
  • у любого нотариуса (они уполномочены удостоверять копии любых документов при наличии оригинала, содержание при этом не проверяется).

Не допускайте этих ошибок

Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:

  • отсутствие копии титульной страницы с личными данными;
  • наличие отметки «Копия верна», подписи, даты и печати не на всех страницах копии (для утраты актуальности достаточно отсутствия любого из этих элементов);
  • в сброшюрованном варианте не указано количество листов копии;
  • печать не захватывает текста копии, а стоит на пустом поле под ним.

ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.

Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году

Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2021 году. Поэтому заверять трудовую книжку в 2021 году надо по-новому.

В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек в 2021 года

Уже достаточно долго для верного заверения трудовой книжки работодатели руководствуются нормами, описанными в ГОСТ Р 6.30-2003.

Но теперь действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.).

Изменений не так много, но одно существенное все же есть. Нужно указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации.

Для чего необходимо заверение копии

За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.

Заверить трудовую книжку и выдать копию на руки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней с момента его обращения. Такой срок предусмотрен в ст. 62 ТК РФ.

Также заверенная копия трудовой книжки может понадобиться и самому работодателю – при подаче документов в соцстрах на возмещение расходов по выплаченным пособиям. По данным из трудовой подтверждается стаж, который используется для расчета пособий.

Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2017 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.

На какие данные обратить внимание перед тем, как заверить копию трудовой

Перед тем как заверить копию трудовой книжки, надо проверить полномочия лица, который планирует подписать документ.

Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую. Дописывать такие сведения на уже сделанной копии недопустимо.

Как заверить трудовую книжку в 2021 году: основные правила

Правила заверения трудовой книжки, как уже сказано, пока применяются те, что прописаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Они требуют, чтобы заверительная надпись содержала такие обязательные пункты:

слово «Верно» или аналогичная ему словоформа;

должность лица-представителя работодателя, который заверил копию трудовой;

подпись и расшифровка подписи;

дата заверения копии документа.

Желательно еще внести запись о том, что работник трудоустроен по сегодняшний день. Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен.

Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2021 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию.

Место хранения подлинника

Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.

Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.

Образец заверения трудовой книжки по-новому Исходя из действующих правил, так должна выглядеть запись для заверенной копии трудовой книжки:

«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле №29 за 2021 год».

Менеджер по кадровому делопроизводству Алиева (Алиева В.А.) 20.03.2021» Обращаем внимание, что данную запись можно делать и до 1 июля, нарушением это не будет

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: