Документы, которые понадобятся соискателю в 2021 году

Документы при приёме на работу

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ
  2. На работу впервые в жизни
  3. Дополнительные документы в связи со спецификой работы
  4. Работодатель может попросить

Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.

Вопрос: Какие документы об образовании возможно потребовать при приеме на работу медицинского работника для проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей?
Посмотреть ответ

Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.

  1. Документ, удостоверяющий личность соискателя. Обычно это паспорт. В законе допускается предоставление иных документов, удовлетворяющих той же цели, но не раскрывается, каких именно. На практике в качестве такого удостоверения могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основные сведения о нем:
    • заграничный паспорт – примут у иностранных граждан или нерезидентов России;
    • свидетельство о рождении – если по каким-либо причинам трудоустраивается ребенок до 14 лет;
    • военный билет – для военных, начиная со звания прапорщика или мичмана;
    • удостоверение беженца – для людей, утративших документы в результате общественных катаклизмов, которые получили документ иммигранта путем ходатайства о признании беженцем;
    • справка об освобождении из мест заключения – если трудоустраивается работник, вышедший после тюремного срока;
    • свидетельство, что в России предъявителю предоставлено временное убежище;
    • водительские права – в некоторых случаях могут заменить паспорт.

ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.

Документ воинского учета понадобится, если соискатель является военнообязанным или подлежит призыву в ряды Вооруженных сил. Для тех, кто прошел военную службу и пребывает в запасе – это военный билет или удостоверение, выданное взамен него. Будущие призывники предъявляют удостоверение о том, что они подлежат призыву на военную службу. Если такого документа соискатель предоставить не может, ему не должны отказать в трудоустройстве по этой причине. Кадровик имеет право сделать соответствующую отметку в личном деле и проинформировать военкомат о трудоустроенном потенциальном призывнике.

Эксперты поясняют, почему работодатель не может отказать в трудоустройстве соискателю, если он предъявил удостоверение личности военнослужащего, а не военный билет.

Документ, свидетельствующий о пройденном обучении (диплом, сертификат, свидетельство о повышении квалификации, могут попросить и лист-вкладыш с оценками). Нужен для того, чтобы подтвердить квалификацию и профессиональный уровень будущего работника, когда работа требует специальной подготовки.

К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.

  • Трудовая книжка. Нужна, если человек меняет работу. Трудовой книжки может не быть на руках, если:
    • это первое официальное трудоустройство гражданина;
    • человек устраивается на работу по совместительству;
    • трудовая книжка утеряна или повреждена.
  • Карточка СНИЛС – свидетельство, содержащее номер СНИЛС, если человек зарегистрирован в системе пенсионного страхования. В отдельных случаях предоставить ее не получится:
    • СНИЛС ранее не оформлялся (человек официально нигде не работал);
    • карточка утрачена;
    • со времени выпуска карточки изменились персональные данные (фамилия).
  • ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.

    На работу впервые в жизни

    Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:

    • трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
    • СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).

    ВАЖНО! Рекомендации по оформлению первичной трудовой книжки в 2020 г. от КонсультантПлюс доступны по ссылке.

    Дополнительные документы в связи со спецификой работы

    Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

    • водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
    • медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
    • разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
    • свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
    • справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

    Работодатель может попросить

    В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?

    1. Заявление о приеме. Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
      • ФИО и должность работодателя;
      • ФИО будущего сотрудника и его адрес;
      • заглавие документа – заявление;
      • просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
      • особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
      • подпись и расшифровка ФИО;
      • дата написания.

    Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.

  • Фотографии (обычно просят 3 шт. формата 3х4) потребуются для оформления личного дела, личной карточки сотрудника, рабочего пропуска и т.п.
  • Анкета – заполняется также в процессе оформления. Может быть нужна для внутреннего пользования.
  • Справка о заработной плате с предыдущего места работы. Предоставление этого документа целиком в интересах соискателя, поскольку, если он уйдет на больничный при минимальном стаже на новом месте, он может получить повышенные выплаты в связи с расчетом по предыдущим заработкам.
  • Характеристика от прежнего работодателя, особенно представляющая соискателя в выгодном свете, повысит его шансы на трудоустройство и лучшие условия работы при прочих равных обстоятельствах.

    Зачастую бывшие работодатели оформляют характеристику по такой форме.

  • Дополнительные свидетельства квалификации: сертификаты соответствующих курсов, справки о прохождении аттестации, свидетельство об ученой степени и т.п.
  • Документы о составе семьи бывают нужны для дополнительных гарантий работодателя или предоставления сотруднику определенных льгот (например, материальной помощи, дополнительных отпусков и т.п.).
  • Любые документы, могущие повлиять на социальные льготы и начисление компенсаций:
    • справка о беременности;
    • удостоверение многодетной семьи;
    • справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
    • справка о донорстве;
    • свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
    • государственные награды и т.п.
  • Часто необоснованно требуют

    Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:

    • ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
    • постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.

    Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.

    Перечень документов при приеме на работу

    Перечень необходимых документов при приеме на работу:

    • паспорт;
    • трудовая книжка;
    • СНИЛС;
    • военный билет;
    • диплом о профессиональном образовании.

    В некоторых случаях список расширяется с учетом актуальных законодательных норм.

    Документы, которые обязательно просят при поступлении на работу по ТК РФ

    Список обязательной документации, которую необходимо предоставить при заключении трудового договора (ТД), указан в ст. 65 ТК РФ. В эту статью за последнее время несколько раз вносились изменения. Вот последний перечень необходимых документов при приеме на работу в 2021 году с учетом изменений законодательства:

    1. Удостоверение личности.
    2. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности после перехода на ЭТК.
    3. Подтверждение регистрации в системе персонифицированного учета — форма АДИ-РЕГ. Эта форма заменила СНИЛС, но тем, у кого на руках старое свидетельство, менять его не надо — оно действует наравне с новым.
    4. Военнообязанные и призывники — удостоверение призывника или военный билет.
    5. Подтверждение образования и квалификации, если трудовые функции требуют специальных знаний, — дипломы, аттестаты, свидетельства о прохождении курсов, повышении квалификации.

    Если соискатель трудоустраивается в первый раз в 2021 году, работодатель самостоятельно оформляет ему ЭТК и уведомление АДИ-РЕГ.

    Документы, которые работодатель вправе попросить дополнительно

    Работодатель вправе расширить список документов при приеме на работу и потребовать у соискателя предоставить дополнительные бумаги. Так, если будущая служба сопряжена с запретом допуска судимых или подвергавшихся уголовному преследованию или наказанию лиц, соискатель предъявляет справку о судимости или ее отсутствии.

    Еще один документ, который часто запрашивают, — справка об отсутствии наказания за употребление психотропных и наркотических средств. Ее потребуют при трудоустройстве в качестве охранника или в транспортной сфере.

    Какие бумаги требуют необоснованно

    Часто работодатель требует принести свидетельство ИНН. Это требование необоснованно, поскольку в обязательные документы для трудоустройства на работу по ТК РФ законодатель его не включил. Тем более, вам не вправе отказать в приеме на работу без предъявления идентификационного номера.

    Не относятся к обязательному перечню документов, необходимых для заключения трудового договора, такие бумаги:

    • свидетельство о разводе или браке;
    • о рождении детей;
    • справки о предыдущих зарплатах;
    • характеристики с прежних мест работы;
    • справки о регистрации местожительства.

    Прямым нарушением является требование сведений о членстве в партиях, религиозных организациях, политических пристрастиях, вероисповедании и других личных данных.

    Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы должен предоставить принимаемый на работу по совместительству. Используйте эти инструкции бесплатно.

    Дополнительная документация в связи со спецификой трудовой функции

    С учетом специфики будущей деятельности перечень, какие документы нужны для трудоустройства на работу, расширяется, и отдел кадров вправе затребовать:

    • медицинскую книжку;
    • заключение врачей о том, что противопоказания к работе отсутствуют;
    • справки о прохождении медосмотра;
    • удостоверение водителя.

    Иностранцы и соискатели без гражданства обязательно предъявляют при приеме на работу:

    • медицинский полис;
    • разрешение работать или патент;
    • разрешение на ВП или вид на жительство.

    Если компания принимает в штат работника с инвалидностью, в список, какие документы нужны при устройстве на работу, включают еще один обязательный документ — программу реабилитации. Если инвалид отказывается предъявить ИПР, отказ оформляется письменно.

    От будущего руководителя федерального ГУП потребуют справку о доходах его и супруги, детей.

    Когда принимают на службу несовершеннолетнего до 14 лет, обязательно требуют разрешение его родителя или опекуна и органа опеки и попечительства. Помимо этого, требуют справку по форме № 086/у.

    Если понадобятся сведения личного характера, кроме перечня, утвержденного законом для выполнения трудовой функции, работник заполняет согласие на обработку ПД.

    Иногда работодатель требует заполнить заявление о приеме. Это требование обязательно, если соискатель претендует на государственную гражданскую (муниципальную) службу. В остальных случаях заполнять его следует только в том случае, если такое требование утверждено локальным актом организации.

    Документы при приеме на работу в 2021 году

    • 1 Три основных документа при приеме на работу
    • 2 Перечень дополнительных документов при приеме на работу
    • 3 Дополнительные документы для определенных категорий работников
    • 4 Документы при приеме на работу дистанционного работника
    • 5 Какие документы оформляет работодатель при приеме сотрудника на работу
    • 6 Какие документы запрещено требовать от работника при поступлении на работу
    • 7 Подводим итоги

    Стремительное внедрение во все сферы жизни электронного документооборота затронуло и такую процедуру, как представление документов при приеме на работу. Как в 2021 году выглядит перечень таких документов? Какие из документов теперь можно представлять работодателю в электронном виде, а какие только на бумаге? Что включается в обязательный набор документов для соискателя и какие справки и сведения потребуются дополнительно? Какие документы с 2021 года нужны при приеме на работу дистанционного работника? На все эти вопросы ответим в статье.

    Три основных документа при приеме на работу

    Стандартный минимальный обязательный набор документов при приеме на работу в 2021 году:

    • Паспорт.

    Поступающий на работу должен предъявить работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (ч. 2 ст. 65 ТК РФ). Вместо паспорта соискатель может предъявить временное удостоверение личности гражданина, выдаваемое на срок оформления паспорта гражданина РФ по форме, утв. Приказом МВД России от 16.11.2020 № 773.

    Иностранцы предъявляют при приеме на работу паспорт или иной документ, предусмотренный законом или международным договором (п. 1 ст. 10 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ»).

    • СНИЛС.

    Это может быть привычная пластиковая зеленая карточка СНИЛС или форма АДИ-РЕГ, утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п, которая предъявляется работодателю на бумаге или в форме электронного документа. Оба этих документа содержат идентичные сведения (страховой номер лицевого счета, ФИО, дату и место рождения, пол и дату регистрации в ПФР).

    Если СНИЛС отсутствует у дистанционного работника, при поступлении на работу получать АДИ-РЕГ он должен самостоятельно в территориальном отделении ПФР по месту жительства.

    • Трудовая книжка.

    Бумажная трудовая книжка постепенно уходит в прошлое из-за перехода на электронные трудовые книжки. С 2021 года на новичков, впервые поступивших на работу, бумажные трудовые книжки не оформляются и не ведутся (п. 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений…»).

    Если соискатель у прежнего работодателя отказался от ведения бумажной трудовой книжки, при приеме на работу он предъявляет новому работодателю сведения о трудовой деятельности по форме, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н:

    • СТД-Р (выдает прежний работодатель при увольнении работника или по его заявлению);
    • СТД-ПФР (выдает непосредственно ПФР, также можно получить через МФЦ или сайт госуслуг).

    Работодателю желательно зафиксировать перечень предъявленных будущим работником документов в журнале регистрации (учета) документов, предъявленных работников при приеме на работу. Это не обязательный для ведения журнал, но он поможет доказать, какие документы предъявлял работник при устройстве на работу, если возникнет трудовой спор.

    Перечень дополнительных документов при приеме на работу

    В определенных случаях при приеме на работу могут потребоваться дополнительные документы:

    • Военный билет или временное удостоверение призывника.

    Документы воинского учета обязаны предъявлять работодателю военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу.

    • Документ об образовании и/или квалификации.

    Если работа требует специальной подготовки или особых знаний, при приеме на работу предъявляется диплом об образовании, сертификаты, свидетельства о прохождении обучения, другие документы, подтверждающие квалификацию или наличие специальных знаний.

    • Справка об отсутствии судимости.

    Форма такой справки утверждена Приказом МВД России от 27.09.2019 № 660. Ее полное название — «Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования». Справку предъявляют работодателю в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного УКЭП уполномоченного должностного лица МВД России.

    Предъявление такой справки может понадобиться при поступлении на работу, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергавшиеся уголовному преследованию (при трудоустройстве в судебную систему, органы МВД, в качестве аудиторов или на ведущие позиции в банковском секторе и т. д.).

    • Справка об отсутствии взысканий за употребление наркотиков.

    Форма справки утверждена Приказом МВД России от 24.10.2016 № 665. Она свидетельствует о том, подвергался или нет гражданин административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ.

    Такую справку должны предъявлять работодателю лица при поступлении на работу, к которой не допускаются лица, подвергнутые такому наказанию (например, принимаемые на должности специалиста авиационного персонала или на должности, связанные с обеспечением транспортной безопасности).

    • Медицинская книжка.

    Личные медицинские книжки выдаются лицам, поступающим на работы, связанные с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения (воспитателям, поварам, продавцам продовольственных товаров и т. д.).

    Дополнительные документы для определенных категорий работников

    При заключении трудового договора в определенных случаях потребуются следующие документы (ч. 3 и 4 ст. 63, ст. 213, 283, 324, 327.3 ТК РФ, п. 4 ст. 13, п. 1 ст. 13.3 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ, постановления Правительства РФ от 22.07.2013 № 613, от 09.02.2021 № 142 и др.):

    • Справка о характере и условиях труда по основному месту работы — для внешних совместителей при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда.
    • Полис ДМС, а также разрешение на работу или патент – для временно пребывающих в РФ иностранных граждан и лиц без гражданства (за некоторыми исключениями).
    • Разрешение на временное проживание или вид на жительство — соответственно для временно или постоянно проживающих в РФ иностранных граждан (за некоторыми исключениями).
    • Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера — для лиц, привлекаемых на работу на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях.
    • Иные документы: характеристики с прежних мест работы, письменное согласие одного из родителей (попечителя) на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 15 лет, сведения о доходах и имуществе (своих, супруги (супруга), несовершеннолетних детей) — для лиц, претендующих на замещение должностей в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством РФ (их перечень приведен в Постановлении Правительства РФ от 09.02.2021 № 142) и др.

    Документы при приеме на работу дистанционного работника

    При приеме на работу дистанционного работника и заключении с ним трудового договора необходимо учесть следующее (ст. 312.2 ТК РФ):

    • Документы, которые работник обязан предъявить работодателю при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, документы воинского учета, документ об образовании и т. д.), могут быть направлены работодателю в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законом.
    • Работник обязан представить нотариально заверенные копии указанных выше документов на бумажном носителе, если работодатель потребует это.
    • Законодательство позволяет заключить трудовой договор путем обмена электронными документами. Бумажный экземпляр трудового договора нужно отправить дистанционнику не позднее 3 календарных дней с момента получения от него письменного заявления.
    • Для подписания трудового договора работодатель применяет УКЭП. Работник вправе использовать для этого УКЭП или усиленную неквалифицированную электронную подпись.
    • Новички, заключающие трудовой договор впервые и делающие это посредством обмена электронными документами, оформляют СНИЛС самостоятельно — получают и передают работодателю документ, подтверждающий регистрацию в ПФР.

    Какие документы оформляет работодатель при приеме сотрудника на работу

    При приеме на работу документы требуются не только от соискателя, но и от работодателя. Состав документов, оформляемых работодателем при приеме на работу сотрудника:

    • Трудовой договор — его можно оформить до выхода сотрудника на работу или в течение 3 рабочих дней после ее начала (ст. 67 ТК РФ).
    • Приказ о приеме на работу — издайте приказ на основании заключенного трудового договора не позднее 3 рабочих дней со дня выхода сотрудника на работу (ст. 68 ТК РФ).
    • Запись в трудовой книжке о приеме на работу — запись производится, если работник принес трудовую книжку. Если в трудовой книжке записано, что работник выбрал электронную форму ведения книжки на предыдущем месте работы, новый работодатель не вправе брать бумажную книжку на хранение и вносить в нее записи.
    • Личная карточка — для оформления используйте собственную утвержденную форму или унифицированный бланк Т-2.
    • Письменное согласие на обработку персональных данных — получите его от будущего сотрудника в соответствии со ст. 88 ТК РФ (п. 1 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
    • Форма СЗВ-ТД — представьте ее в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.
    • Уведомление военкомата — если принятый на работу сотрудник является военнообязанным, в течение 2 недель отправьте в военкомат необходимые сведения (ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 № 53 «О воинской обязанности…»).

    Кроме того, при приеме на работу работодатель обязан ознакомить сотрудника под роспись с локальными нормативными актами компании (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

    Полезная информация от КонсультантПлюс

    Образцы перечисленных документов и записей вы можете увидеть в материалах справочно-правовой системы.

    Какие документы запрещено требовать от работника при поступлении на работу

    Работодателю не разрешается требовать от поступающего на работу человека документы помимо тех, что указаны в ТК РФ, иными федеральными законами, президентскими указами и постановлениями Правительства РФ (ст. 65 ТК РФ).

    При этом соискатель может предоставить работодателю документы по своей инициативе:

    • Свидетельство о присвоении ИНН — его работодатель будет указывать в налоговой отчетности (в сведениях об отдельных физических лицах – получателях доходов). Хотя и без ИНН физлиц налоговики не вправе отказать в приеме такой налоговой отчетности (Письмо МНС России от 27.02.2001 № БГ-6-12/169@).
    • Справка с прежнего места работы о сумме заработка — на основании данных из этой справки будет рассчитываться пособие по временной нетрудоспособности (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…»).
    • Свидетельства о рождении детей — без них работник не сможет получать налоговые вычеты по НДФЛ, пользоваться гарантиями и компенсациями, предусмотренными для работников, имеющих детей.
    • Заключение МСЭ об установлении инвалидности — она позволит работнику претендовать на льготные условия труда, а работодателю сэкономить на страховых взносах.

    Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

    С 1 января 2021 произошли значительные изменения в различных сферах законодательства РФ, в т.ч. в Трудовом и Налоговом Кодексах, в порядке и сдаче отчетности, и многие другие. Выделим несколько основных моментов для контроля в работе кадровика, чтобы в начале года вы ничего не упустили из виду, все сделали вовремя и правильно.

    Электронные трудовые книжки. Заявления о выборе и другие важные моменты

    Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

    В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

    • работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
    • на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
    • на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
    • лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.

    Обратите внимание, что данный список является открытым.

    Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

    С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

    К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

    В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:

    • вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
    • устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.

    Заявления на стандартные вычеты

    Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

    В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

    • в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
    • изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

    А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

    В начале года кадровику надо собрать заявления на стандартные вычеты с сотрудников:

    • указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
    • у которых изменились обстоятельства получения вычета;
    • устроившихся к вам на работу в новом году.

    С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

    График отпусков для новых сотрудников

    В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

    Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников , поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.

    На практике этот вопрос решается двумя способами:

    • никакие изменения в действующий график отпусков не вносятся, а новый работник при желании уйти в отпуск просто пишет заявление о предоставлении отпуска и согласовывает его с руководителем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
    • к действующему графику отпусков оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 куда включаются сведения об отпусках новых работников. Приложение утверждается в том же порядке, что и график.

    Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.

    Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.

    Самозанятые

    Привлекая для некоторых видов работ самозанятых, компания может сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Рассмотрим, когда это будет правомерно, и не несет рисков для организации.

    После введения Налога на профессиональный доход (далее — НПД) у многих работодателей может возникнуть соблазн оформлять штатных или вновь принятых работников как самозанятых. Самозанятыми могут быть как физические лица без статуса ИП, так и ИП.

    Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее — Закон о самозанятых) устанавливает для работодателя обязанность уплачивать НДФЛ и страховые взносы в случае привлечения в качестве самозанятых своих действующих или бывших работников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона о самозанятых).

    Таким образом, законом установлен прямой запрет на привлечение в качестве самозанятых исполнителей действующих или бывших сотрудников в течение двух лет с даты увольнения.

    Компании заключают с самозанятыми исполнителями гражданско-правовые договоры подряда или возмездного оказания услуг в порядке, установленном ГК РФ, поэтому выводы судов о переквалификации гражданско-правового договора (далее — ГПД) в трудовой, можно применить и к отношениям с самозанятыми.

    По мнению Верховного Суда РФ, сам по себе факт заключения между организацией и физическим лицом ГПД, еще не говорит об отсутствии трудовых отношений . В Определение № 66-КГ17-10 от 25.09.2017 Верховный Суд определил ключевые отличительные признаки ГПД от трудового. Для удобства приведем их в Таблице 1.

    Таблица 1. Ключевые отличительные признаки ГПД от трудового договора

    Например, если вы нанимаете программиста для выполнения разовой работы — создания сайта в Интернете, вы можете заключить договор с самозанятым исполнителем. А если вам нужен программист для ежедневного выполнения текущих задач, который должен всегда находиться на рабочем месте, работать по графику и подчиняться внутреннему трудовому распорядку, вы принимаете его на работу по трудовому договору.

    Если вы привлекаете самозанятого исполнителя, обратите внимание на следующие моменты:

    • проверяйте его регистрацию на сайте ФНС: https://npd.nalog.ru/check-status/ . Если регистрация в налоговом органе отсутствует, компании придется на выплаченные вознаграждения начислить НДФЛ и страховые взносы;
    • запрашивайте у исполнителя чек из приложения «Мой налог» на каждую оплату работ/услуг, он нужен для подтверждения расходов статуса самозанятого;
    • включайте в договор условие об обязанности сразу сообщить при утрате права применения НПД;
    • вы не должны являться единственным заказчиком работ/услуг.

    Последствия переквалификации ГПД с самозанятым в трудовой договор:

    • штраф по статье 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц от 10 до 20 тысяч руб.; для ИП от 5 до 10 тысяч руб.; для организаций от 50 до 100 тысяч руб.;
    • доначисление НДФЛ и страховых взносов как за работника;
    • начисление штрафов за неуплату налогов и страховых взносов;
    • оплата больничных, отпусков и иных компенсаций, которые были бы положены по трудовому договору.

    Обратите внимание, что все вышесказанное о переквалификации ГПД в трудовой договор справедливо и для самозанятого ИП, а не только для плательщика НПД без статуса ИП. Об этом свидетельствует Определение Верховного Суда № 302-КГ17-382 от 27.02.2017.

    Аналогичными будут и последствия для организации при переквалификации ГПД с самозанятым ИП в трудовой договор: придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, штрафы и пени; ответственность по статье 5.27 КоАП РФ; выполнить обеспечение социальных гарантий.

    Поэтому будьте бдительны и привлекайте самозанятых исполнителей только в случаях, когда это правомерно и соответствует сути гражданско-правовых отношений, а не трудовых.

    Проверьте наличие регистрации у самозанятых на сайте ФНС, с которыми вы уже заключили договор или планируете заключить в январе 2021 , попросите предоставить справку, подтверждающую постановку на учет. Самозанятый может распечатать ее из мобильного приложения «Мой налог» или Личного кабинета на сайте ФНС.

    СЗВ-М на физических лиц, работающих по ГПД

    Сразу скажем, что в СЗВ-М включать самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ваша компания не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 419 НК РФ.)

    Напомним, что сведения о застрахованных физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.

    Внутри компании организуйте документооборот так, чтобы информация обо всех сделках с физическими лицами, работающих по ГПД была у сотрудника ответственного за подготовку и сдачу СЗВ-М.

    СЗВ-ТД

    Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

    • при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
    • при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.

    Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

    Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

    С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

    Удаленная работа. С 1 января 2021 действуют новые правила

    Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

    • теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
    • время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
    • уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
    • не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
    • не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
    • подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
    • взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
    • компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
    • определены два вида временной дистанционной работы:
    • непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
    • периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
    • режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
    • на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
    • в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

    Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта , в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

    Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

    Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

    В начале года кадровику надо проверить условия трудовых договоров в части соответствия поправкам в ТК РФ об удаленной работе, при необходимости внесите в них изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.

    Какие еще изменения законодательства с 01 января 2021 надо взять на заметку

    С нового года произошло еще много изменений в законодательстве РФ о которых надо знать кадровику для наглядности приведем их в Таблице 2.

    Как перейти на электронный кадровый документооборот

    юрист, эксперт-консультант по кадровому учету и трудовым спорам, научный редактор журнала «Кадровые решения»

    Принятый в ноябре закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям

    Что изменилось

    Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи, которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО, правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

    • работодателей,
    • работников,
    • соискателей.

    Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

    Какие документы переходят в цифровой формат

    Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

    Только на бумаге

    На бумаге или электронно — по желанию работника

    Можно только электронно — по решению работодателя

    Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)

    Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров

    Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1

    Заявление о выдаче документов, связанных с работой

    Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО

    Локальные нормативные акты

    Приказы (распоряжения) о увольнении работника

    Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению

    Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы

    Журналы и ведомости инструктажей по охране труда

    Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы

    Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

    Каковы права и обязанности работодателей и работников

    Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

    Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

    • Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо. Вы обязаны только проинформировать их, что используете систему электронного кадрового документооборота.

    Как обмениваться документами

    Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

    1. ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
    2. ИС работодателя, если она позволяет:
    • подписывать и хранить электронные документы;
    • фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

    Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

    • письменно,
    • через ИС работодателя,
    • по электронной почте,
    • через ЕЦП «Работа в России».

    Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

    Как перейти на электронный кадровый документооборот

    Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

    В этом документе надо указать:

    • сведения об используемых ИС;
    • порядок доступа к ИС работодателя;
    • перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
    • перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
    • срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
    • сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
    • сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
    • порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
    • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
    • процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

    В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

    Как подписывать электронные документы

    Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

    • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
    • усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
    • простая электронная подпись.

    Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

    • усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
    • простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).

    Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

    В конце статьи есть шпаргалка

    Для подписания документов работодатель может использовать:

    • УКЭП;
    • УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
    • УНЭП, полученную через электронное правительство.

    Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.

    Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.

    Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:

    • договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
    • дополнительных соглашений к договору;
    • приказов о дисциплинарных взысканиях,
    • уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

    Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

    • договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
    • дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
    • заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
    • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
    • ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

    Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

    ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Значит, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

    Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

    С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

    Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

    Сторона ТД Вид документов ИС работодателя ИС ЕЦП «Работа в России»
    Работодатель Документы из особого списка УКЭП УКЭП, УНЭПгос
    Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос
    Работник Документы из особого списка УКЭП, УНЭП, УНЭПгос УКЭП, УНЭП, ПЭПгос
    Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос, ПЭП

    ЭКДО при форс-мажоре

    В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот. В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

    Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

    Шпаргалка

    В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

    Памятка по видам электронных подписей 640.4 КБ

    Как оформить иностранца на работу и не получить штраф – пошаговая инструкция

    На сегодняшний день в России сформировалась тенденция привлечения иностранной рабочей силы работодателями – все чаще организации из самых разных отраслей хотят, чтобы на них работали иностранные мигранты.

    При этом некоторые работодатели просто не могут позволить себе иностранных рабочих только потому, что банально не знают, как правильно оформить мигранта на работу. Или у них нет миграционных и кадровых специалистов. Или боятся получить штраф, случайно нарушив миграционное законодательство. А штрафы действительно страшные – до 1 000 000 рублей за каждого нелегала, то есть за каждого неоформленного или неправильно оформленного иностранца на объекте.

    Скачать таблицу штрафов можно здесь.

    Мы же считаем, что это не повод отказываться от иностранных рабочих раньше времени, и поэтому делимся нашей инструкцией по оформлению безвизовых иностранцев из ближнего зарубежья на работу, которую нам помогло составить кадровое агентство «ЗаШтатом», специализирующееся на работе с мигрантами.

    Способы оформления мигрантов на работу

    Итак, есть 2 способа легализовать труд мигранта, приняв его на работу:

    • официально оформить в штат организации;
    • официально оформить за штат организации.

    Инструкция по приему и оформлению мигрантов на работу в штат вашей организации

    Скачать инструкцию можно здесь.

    1. Встать на учет в ГУВМ МВД в качестве работодателя мигрантов.

    Юридическое лицо или ИП подает пакет документов в территориальное отделение ГУВМ МВД на аккредитацию в качестве работодателя мигрантов.

    2. Определить статус иностранного гражданина.

    Порядок и правила оформления иностранца на работу зависят от его статуса в РФ. Их (статусов) три:

    • Временно пребывающий в РФ – гражданин другой страны, приехавший по визе либо без визы и находящийся в стране на основании патента или разрешения на работу.
    • Временно проживающий в РФ – гражданин другой страны, которому было предоставлено разрешение на временное проживание.
    • Постоянно проживающий в РФ – гражданин другой страны, которому был предоставлен вид на жительство сроком на 5 лет или на основании договора ЕАЭС.

    Далее мы подробно рассмотрим правила оформления на работу иностранцев в статусе «временно пребывающий», как наиболее многочисленной и распространенной группы.

    3. Определить гражданство и режим пребывания в РФ.

    Безвизовый режим пребывания в РФ – для граждан следующих стран: Белоруссия, Южная Осетия, Абхазия, Армения, Азербайджан, Казахстан, Киргизия, Молдавия, Таджикистан, Украина, Узбекистан. Визовый режим пребывания в РФ – для граждан всех остальных стран.

    4. Проверить и оформить недостающие миграционные документы.

    У иностранного гражданина должны быть следующие документы:

    Для оформления мигрантов из стран с визовым режимом

    • Загранпаспорт
    • Миграционная карта
    • Разрешение на работу
    • Регистрация
    • ИНН
    • Полис ДМС
    • СНИЛС (оформляет работодатель)

    Для оформления мигрантов из стран с безвизовым режимом

    • Загранпаспорт
    • Регистрация
    • Патент на работу
    • Миграционная карта
    • ИНН
    • Полис ДМС
    • Чек об оплате патента
    • СНИЛС (оформляет работодатель)

    Для оформления граждан Белоруссии, Киргизии, Армении и Казахстана (ЕАЭС)

    • Загранпаспорт
    • Миграционная карта
    • Регистрация
    • ИНН
    • Полис ДМС/ОМС
    • СНИЛС (оформляет работодатель)

    Важно! Все документы должны быть действительны весь период работы сотрудника в организации.

    Важно! В случае приема на работу иностранца, у которого нет полного пакета разрешительных документов или мигранта с просроченными документами, работодателю грозит штраф до 1 000 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.

    5. Оформить сотрудника в штат.

    5.1. Получить письменное согласие на обработку персональных данных.

    5.2. Ознакомить работника с локальными нормативными актами (ЛНА) работодателя:

    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • коллективный договор;
    • иные локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о защите персональных данных сотрудника, должностные инструкции, положение об организации работы по охране труда в организации, программа вводного инструктажа, программа первичного инструктажа на рабочем месте, вводный инструктаж по ГО и ЧС и пр.).

    Важно! Работник должен ознакомиться под роспись с ЛНА до подписания трудового договора.

    5.3. Заключить трудовой договор с иностранным гражданином. Разъяснить условия (основания) расторжения трудового договора.

    Данные о работнике в трудовой договор рекомендуется вносить из разрешения на работу или патента, где информация указана на русском языке.

    Важно! Имя иностранца в трудовом договоре и разрешении на работу или патенте на работу должны совпадать. В противном случае сотрудники ГУВМ МВД расценят расхождение как привлечение мигранта к работе без разрешительного документа и оштрафуют организацию на сумму до 1 миллиона рублей или приостановят деятельность компании на срок до 90 суток.

    В договор обязательно должны быть внесены сведения о патенте/разрешении на работу: серия, номер, дата выдачи, срок действия, кем выдан.

    В договоре также должны быть реквизиты полиса ДМС или договора о медицинских услугах.

    Договор должен быть оформлен на неопределенный срок. Оформлять срочный контракт можно только в случаях, перечисленных в ст. 59 ТК РФ, например, при сезонных работах. То, что патент/разрешение на работу действует ограниченное время, не дает право работодателю оформить с иностранцем срочный договор. Это прописано в ст. 327.1 ТК РФ.

    Важно! Когда срок действия разрешительных документов истечет, мигрант должен быть незамедлительно уволен, иначе будет штраф за каждого нелегала до 1 миллиона рублей.

    5.4. Издать приказ о приеме работника на работу и ознакомить с ним работника под роспись.

    5.5. Провести инструктажи по охране труда (ОТ), ознакомить со специальной оценкой условий труда на рабочем месте (СОУТ).

    5.6. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку иностранца.

    Важно! Если у мигранта нет трудовой книжки установленного образца, то выдать ее должен работодатель.

    5.7. Оформить личную карточку работника (форма Т-2).

    В ней работник ставит свою подпись в подтверждение того, что он ознакомлен с записью в трудовой книжке.

    5.8. Провести инструктажи по ГО и ЧС, ППБ и пр.

    6. Уведомить ГУВМ МВД о заключении трудового договора с иностранцем.

    Работодатель обязан уведомить ГУВМ МВД о заключении трудового договора или гражданско-правового договора с иностранным гражданином не позднее трех рабочих дней с даты подписания договора иностранцем.

    Важно! Неуведомление или несвоевременное уведомление ГУВМ МВД (ФМС) ведет к штрафу до 1 миллиона рублей или приостановке деятельности организации на срок до 90 суток.

    Скачать бланк уведомления можно здесь.

    7. Начислить и выплатить налоги и взносы с зарплаты мигранта.

    За трудоустроенного иностранного гражданина, находящегося в статусе временно пребывающего, прибывшего на территорию РФ в порядке, не требующем получения визы, работодателю необходимо ежемесячно перечислять следующие налоги и страховые взносы:

    • НДФЛ – 13%
    • Взносы в ПФР – 22%
    • Взносы в ФСС – 1,8-2,9%
    • Взносы в ФФОМС – 0-5,1%

    Важно! Заработная плата сотрудника должна быть не ниже среднеотраслевой ставки или установленного в регионе минимума (МЗП). Для Санкт-Петербурга в 2019 году МЗП составляет 18 000 рублей в месяц при полной занятости.

    Кроме того, нельзя платить разную зарплату иностранцам и россиянам, находящимся на одинаковой должности. В противном случае зарплатные комиссии заставят доначислить заработную плату сотрудникам, выплатить все «сэкономленные» налоги и выставят штраф 20% от суммы невыплаченных налогов.

    Важно! Все налоги и отчетности должны быть сданы вовремя и в правильной форме. И стоит помнить о том, что отчетности для российских и иностранных граждан отличаются.

    Кроме того, фамилия иностранного гражданина в СНИЛС и патенте зачастую пишется разными способами. ГУВМ МВД (ФМС) и налоговая требуют, чтобы в их документации запись фамилии иностранного гражданина была идентична записи в патенте или разрешении на работу, а вот ПФР требует, чтобы написание совпадало с записью в СНИЛС.

    Это вызывает массу сложностей для бухгалтера, так как часть отчетов приходится исправлять вручную и проставлять другое написание фамилии.

    8. Проверить чеки мигрантов об уплате НДФЛ по патенту на работу и регистрацию.

    Ежемесячно мигрант должен вносить авансовый платеж по патенту, при просрочке оплаты даже на 1 день патент автоматически аннулируется, и сотрудник становится нелегалом, не имеющим право осуществлять трудовую деятельность на территории РФ.

    После каждого нового чека об оплате патента мигрант должен продлевать миграционный учет на период оплаты патента на работу, поэтому этот документ тоже нужно внимательно отслеживать.

    9. Уволить иностранца с работы.

    1. Рассмотреть основания прекращения трудового договора.
    2. Издать приказ об увольнении/расторжении трудового договора иностранного гражданина, в котором иностранный работник ставит свою подпись.
    3. Иностранный гражданин ставит подпись в карточке сотрудника (Т-2) в разделе XI.
    4. Сделать в трудовой книжке запись об увольнении иностранного гражданина с работы.
    5. Получить подпись работника в журнале, подтверждающую получение трудовой книжки на руки. Выдать трудовую книжку иностранному гражданину.
    6. Выдать в день увольнения иностранному гражданину справки о получении заработной платы за весь период его работы, в т.ч. дополнительные документы по запросу работника.
    7. Произвести в день увольнения полный расчет заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск, если таковой имеется.

    10. Уведомить ГУВМ МВД об увольнении иностранного сотрудника.

    Работодатель обязан уведомить ГУВМ МВД о прекращении действия трудового договора с иностранцем не позднее трех рабочих дней со даты расторжения договора.

    Важно! Неуведомление или несвоевременное уведомление ГУВМ МВД (ФМС) ведет к штрафу до 1 миллиона рублей или приостановке деятельности организации на срок до 90 суток.

    Скачать бланк уведомления можно здесь.

    Ответственность и риски оформления мигрантов в свой штат

    Поскольку мигранты оформляются в штат компании работодателя, у него будет полный контроль над кадровым, налоговым и миграционным документооборотом иностранцев, однако компания же и будет нести полную юридическую ответственность за работников перед госорганами.

    Поэтому любая малейшая ошибка в документах, нарушение процедуры оформления, просроченные документы сотрудников, нарушение сроков подачи документов на иностранных работников в госорганы и прочие риски могут навлечь на компанию миллионные штрафы и даже приостановку деятельности организации на срок до 90 суток, не говоря уже о риске депортации работников.

    Инструкция по приему и оформлению мигрантов на работу за штат (аутстаффинг)

    Самый простой, быстрый и безопасный способ оформить мигранта на работу – это оформить его за штат – в штат кадрового агентства. Сделать это можно буквально за 1 день.

    В этом случае кадровое агентство заключает трудовой договор с иностранцами и становится их официальным работодателем, полностью избавляя заказчика от всех рисков, штрафов и ответственности перед госорганами за мигрантов.

    Как официальный работодатель, именно кадровое агентство занимается миграционным, кадровым и налоговым документооборотом работников, заказчик же просто использует труд внештатных сотрудников по договору предоставления персонала.

    Инструкция по оформлению иностранных рабочих за штат выглядит так просто только из-за того, что всю головную боль, связанную с официальным оформлением мигрантов, берет на себя кадровое агентство.

    Чтобы оформить мигранта за штат нужно:

    1. Обратиться в кадровое агентство аутстаффинга.
    2. Предоставить документы на сотрудников.
    3. Заключить договор о предоставлении труда персонала.
    4. Беззаботно пользоваться трудом мигрантов без рисков, ответственности и штрафов.

    Все остальное вместо заказчика будет делать кадровое агентство, в штат которого оформляются иностранцы, а именно:

    • заключение трудовых договоров (дополнительных соглашений) и оформление трудовых книжек;
    • отслеживание сроков действия документов мигрантов;
    • подача уведомлений в госорганы;
    • оплата налогов и взносов;
    • выплата заработной платы;
    • прохождение проверок и взаимодействие с сотрудниками госорганов;
    • оплата штрафов.

    Ответственность и риски оформления мигрантов за штат

    Поскольку мигранты оформляются за штат – в штат кадрового агентства, именно оно выступает в роли официального работодателя, а значит, и несет полную ответственность за кадровый, налоговый и миграционный документооборот иностранных рабочих.

    Заказчик же полностью защищен от всех кадровых и миграционных рисков и застрахован от штрафов и других санкций со стороны госорганов, поскольку просто привлекает к работе внештатный персонал.

    Подробнее о переводе за штат вы можете узнать здесь.

    Скачать необходимые документы для оформления мигрантов

    Вам точно пригодятся эти материалы, если вы оформляете мигрантов на работу в свою компанию

    • таблица штрафов работодателю за мигрантов в 2019 году;
    • бланк уведомления о приеме на работу иностранного сотрудника;
    • бланк уведомления об увольнении иностранного сотрудника;
    • образец политики обработки персональных данных;
    • образец положения об оплате труда;
    • образец правил внутреннего трудового распорядка.

    Скачать документы вы можете на этой странице.

    Подробности по телефону +7 (812) 243-15-23

    (только для Санкт-Петербурга и Ленинградской области)

    ВНИМАНИЕ!

    Завтра на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

    • Длительность 120 часов за 1 месяц
    • Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
    • Выдаем Удостоверение о повышении квалификации
    • Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

    Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу

    Как принять на работу иностранца

    Законное оформление иностранцев — это головная боль, и многие ищут пути попроще, вплоть до найма нелегалов. Это небезопасно для бизнеса, фирме могут грозить большие штрафы. О том, что у вас работает неоформленный иностранец, до контролёров может донести кто угодно: от налоговой до раздражённого покупателя. Да и сама миграционная служба часто устраивает проверки по выявлению нелегальных иностранных граждан.

    Миграционный учет и статус иностранца

    Иностранные граждане подлежат в России миграционному учету. Для этого иностранец при въезде через границу получает и заполняет миграционную карту. Копию миграционной карты он передает принимающей стороне в России.

    Вы уведомляете МВД о прибытии иностранца, только если являетесь принимающей стороной, например, предоставлете будущему сотруднику жилье. Это нужно сделать не позднее тридцати рабочих дней со дня прибытия иностранца из страны-члена ЕАЭС, пятнадцати рабочих дней, если прибывает иностранец из Таджикистана и семи рабочих дней со дня прибытия иностранца из других стран. Уведомление заполняется на каждого иностранца по специальной форме. К уведомлению приложите копию документа, удостоверяющего его личность (паспорт), и копию его миграционной карты.

    Порядок оформления на работу и расчётов зависит от статуса иностранного гражданина. Статусов — три:

    • постоянно проживающие — самые «обрусевшие» иностранцы с видом на жительство;
    • временно проживающие — имеют разрешение на временное проживание;
    • временно пребывающие — работают по визе, миграционной карте или на основании патента.

    А теперь расскажем про каждый статус поподробнее, а также вы узнаете, что нужно проверить и как оформлять иностранных граждан к себе на работу.

    Как оформить постоянно и временно проживающих

    Чаще всего на работу принимаются иностранцы из стран СНГ и иностранцы, проживающие в РФ временно или постоянно. Они устраиваются на работу так же, как и граждане РФ. Для их оформления вам не нужно разрешение на привлечение иностранных работников.

    При приеме на работу постоянно проживающего иностранца запросите вид на жительство и проверьте срок действия. Этот документ выдается на 5 лет, а затем может быть продлен. Иностранцы с ним могут работать на всей территории России.

    При приеме на работу временно проживающего иностранца запросите разрешение на временное проживание. Иностранец может работать только в том регионе, где он получил разрешение на временное проживание. Его выдают сроком на 3 года, как отметку в документе, удостоверяющем личность, или в виде отдельного документа. Когда срок разрешения заканчивается, иностранец получает вид на жительство или покидает страну.

    Работники из Беларуси по трудовому статусу приравнены к гражданам нашей страны и при трудоустройстве предъявляют те же самые документы, кроме документов воинского учета. Правила приема на работу граждан Казахстана, Армении и Киргизии тоже были упрощены — они могут трудиться в России без разрешения на работу или патента.

    Важно: граждане Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии, как и остальные иностранные граждане, подлежат миграционному учету.

    Новым ИП — год Эльбы в подарок

    Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

    Как оформить временно пребывающих без визы

    Безвизовый въезд установлен для граждан всех стран СНГ, кроме Туркмении, а так же для граждан иных государств, например, Турция, Израиль.

    Такие иностранцы, с 2015 года принимаются на работу на основании патента. До 2015 года для трудоустройства выдавались разрешения на работу. Они остаются действительными до истечения срока их действия.

    Патенты на работу иностранцам выдаются на срок от 1 до 12 месяцев. Чтобы оформить патент, в течение 30 дней со дня въезда в РФ иностранец должен подать заявление в МВД. При себе ему нужно иметь документ, удостоверяющий личность, документ, подтверждающий владение русским языком, знание истории России и основ законодательства РФ (сертификат) и другие документы .

    Размер платы за патент зависит от срока его действия и региона, в котором иностранец собирается трудиться.

    Патент действует только в том субъекте РФ, где был получен. Если в нем будет указана профессия, иностранный гражданин не сможет работать в этом регионе по другой специальности.

    Как оформить временно пребывающих на основании визы

    Сложнее всего трудоустроить временно пребывающего иностранца на основании визы. До заключения договора вам нужно будет оформить объемный пакет документов. Если вашей фирме очень нужно принять на работу такого иностранца, давайте посмотрим, что нужно сделать.

    Прежде чем вы решите заключить договор с иностранцем, временно пребывающим в России, подготовьте для него разрешение на привлечение и использование иностранных работников. Без этого разрешения вы не в праве принимать на работу иностранных граждан временно пребывающих в РФ на основании визы.

    Разрешение оформляется в отделении МВД России на 1 год, срок оформления 30 дней. Придётся заплатить госпошлину в размере 10 000 на каждого работника и подать пакет документов, состав которого перечислен в п. 45 Административного регламента.

    После того как получите разрешение на привлечение иностранных работников, оформите иностранцу приглашение на въезд в Россию для получения визы и разрешения на работу. Это оформляется миграционной службой при подаче документов:

    • ходатайство на русском языке;
    • документ, удостоверяющий личность работодателя (приглашающей стороны);
    • копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
    • гарантийные письма приглашающей стороны о принятии на себя обязательств по материальному, медицинскому и жилищному обеспечению приглашаемого иностранного гражданина на период его пребывания в России;
    • документы для оформления разрешения на работу. Пакет таких документов подается в отношении каждого иностранного работника одновременно с ходатайством о выдаче приглашения на въезд. Список документов перечислен в п. 27 Административного регламента. Для получения разрешения необходимо заплатить госпошлину 3500 рублей.

    Размер госпошлины за оформление приглашения на въезд для иностранного гражданина, вне зависимости от типа приглашения, составляет 800 руб.

    Вы получите приглашение и разрешение на привлечение иностранца или уведомление об отказе в течение 20 рабочих дней со дня подачи ходатайства.

    По общему правилу рабочая виза оформляется сотруднику на срок действия трудового договора или гражданско-правового договора, но не более чем на один год.

    Итак, оформление временно пребывающего на основании визы иностранца займет больше двух месяцев, вам придется потратить как минимум 10 тысяч рублей на госпошлину и несколько раз посетить миграционную службу.

    После выполнения этих формальностей вы можете заключать договоры с иностранными гражданами и оформлять их на работу.

    Документы для оформления трудового договора

    При приеме на работу иностранные граждане должны предоставить практически те же документы, что и российские. Для оформления трудового договора запросите документы с работника:

    • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (разрешение на временное проживание, вид на жительство и иные);
    • миграционная карта, виза, разрешение на работу или патент (для временно пребывающих иностранцев);
    • трудовая книжка, если нет — оформите её;
    • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.
      Если это первое место работы у иностранца, то вы, как работодатель, должны оформить страховое свидетельство;
    • договор (полис) добровольного медицинского страхования, действующий на территории РФ (для временно пребывающих иностранцев). Этот документ не нужен, если работодатель заключил с медицинской организацией договор о предоставлении работнику-иностранцу платных медуслуг;
    • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

    Получить ИНН обязаны все лица, работающие на территории России, в том числе, иностранные граждане. Но сделать это иностранец может и после заключения трудового договора. Поэтому нет обязанности требовать от иностранца свидетельства ИНН — его отсутвие не мешает вам выполнять обязанности налогового агента.

    Документы воинского учета у иностранных граждан не требуются. Для договора ГПХ запрашиваются те же самые документы, кроме трудовой книжки.

    О заключении и прекращении трудовых договоров и договоров ГПХ с иностранными гражданами необходимо уведомить МВД не позднее трех рабочих дней с даты заключения или расторжения договора. Формы уведомлений утверждены приказом МВД РФ от 30.07.2020 N 536 .

    Выплата заработной платы иностранцу

    Когда все формальности выполнены, документы оформлены и сотрудник принят, вы можете рассчитывать и выплачивать ему заработную плату. Но здесь есть один очень важный нюанс.

    Согласно закону о валютном регулировании и валютном контроле иностранцы, не имеющие вид на жительство (временно пребывающие и временно проживающие в Российской Федерации), считаются нерезидентами. Выплата в пользу нерезидента рублевых сумм, включая зарплату, считается валютной операцией. Это значит, что расчёты должны производиться только в безналичной форме, то есть через банковские счета в уполномоченных банках (ст. 14 Закона № 173-ФЗ; Информация Росфиннадзора).

    Выдавать зарплату наличными деньгами временно пребывающим и временно проживающим в РФ нельзя. Работодателю за это грозит штраф от Росфиннадзора в размере от 75 до 100% выплаченной суммы.

    Налоги и взносы с зарплаты иностранного сотрудника

    Порядок обложения выплат налогами и взносами также зависит от статуса иностранца.

    Для того чтобы определить размер НДФЛ, проверьте является иностранец налоговым резидентом или нерезидентом РФ. Если в течение 12 месяцев подряд иностранец пробыл в России 183 дня и больше, то он является налоговым резидентом. С его зарплаты удержите НДФЛ в размере 13%. Если пробыл меньше 183 дней — 30%.

    Особенность — иностранцы, работающие в России на основании патента платят НДФЛ по ставке 13%. Сумма авансового платежа, уплаченного работником по патенту, уменьшает сумму НДФЛ, который работодатель удерживает с него в текущем месяце. Работодателю нужно получить в ИФНС уведомление о праве уменьшения НДФЛ сотрудника на сумму аванса, который он уже заплатил в счет будущего налога.

    Другое исключение для граждан республики Беларусь, Казахстана, Армении и Киргизии — ставка НДФЛ всегда 13%.

    Страховые взносы с выплат иностранным сотрудникам начисляются в соответствии с их статусом.

    • Зарплата постоянно проживающих и временно проживающих иностранцев облагается взносами на пенсионное, медицинское и социальное страхование в общем порядке по тарифу организации.
    • С выплат временно пребывающим иностранцам исчисляются взносы только на пенсионное страхование по тарифу организации и на временную нетрудоспособность по тарифу 1,8%. Взносы на медицинское страхование не начисляются и не уплачиваются. Исключение — граждане Белоруссии, Казахстана, Армении и Киргизии. Страховые взносы за них отчисляются так же, как и за российских сотрудников по общим тарифам организации.

    Иностранцы, являющиеся налоговыми резидентами РФ, имеют право на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ.

    А Эльба поможет?

    Эльба умеет работать с иностранными сотрудниками: считать зарплату, налоги, взносы и отправлять отчёты в налоговую и фонды онлайн.

    Статья актуальна на 27.01.2021

    Получайте новости и обновления Эльбы

    Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

    Читайте также:
    Требования к безопасности в компании, или разновидности инструктажей при приеме на работу
    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: