Как делается запись в трудовой книжке о переводе к другому работодателю

Внутренние переводы: оформляем правильно

Правила перевода на другую работу

Общие правила

П еревод на другую работу – это постоянное или временное изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором трудится сотрудник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ст. 72.1 ТК РФ). Переводы могут быть временные и постоянные, по инициативе работника и по инициативе работодателя, с согласия работника и без его согласия.

В данном случае под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 г. № 2).

Учтите, что перевод на другую работу допускается только с письменного согласия сотрудника (ст. 72.1 ТК РФ). Исключение составляют некоторые случаи временного перевода, на которые мы далее обратим особое внимание. При этом соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора должно быть заключено в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

Отметим, что не потребуется согласия работника на его перемещение у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме либо агрегате, если это не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора.

Во всех случаях запрещается переводить и перемещать сотрудника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Также по письменной просьбе работника или с его письменного согласия может быть осуществлен перевод работника на постоянную работу к другому работодателю 1 .

Обратите внимание: в случае признания перевода на другую работу незаконным сотрудник должен быть восстановлен по прежнему месту деятельности. При этом орган, рассматривающий индивидуальный трудовой спор, принимает решение о выплате такому лицу разницы в заработке за все время выполнения нижеоплачиваемой работы. Также суд вправе по требованию работника вынести решение о взыскании с работодателя денежной компенсации морального вреда, причиненного указанными действиями (ст. 394 ТК РФ). Причем в случае задержки работодателем исполнения решения о восстановлении сотрудника на прежней работе орган, принявший решение, выносит определение о выплате данному гражданину разницы в заработке за все время задержки (ст. 396 ТК РФ).

Постоянный перевод

В данном случае речь идет о постоянном изменении трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) (ст. 72.1 ТК РФ).

С просьбой о переводе может обратиться любой работник (см. Пример 1).

Далее при согласии сторон с переводом следует внести изменения в трудовой договор посредством подписания дополнительного соглашения (см. Пример 2).

Для оформления перевода применяют форму № Т-5 либо форму № Т-5а (см. Пример 3), утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1).

На основании приказа о переводе работника на другую работу делаются отметки в разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» в личной карточке сотрудника (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)) (см. Пример 4) и лицевом счете (форма № T-54 или № Т-54а).

При оформлении приказа о переводе работника на другую работу (форма № Т-5, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты») у кадровиков часто возникает вопрос: «Какой документ следует указывать в строке «Основание: изменение к трудовому договору от….»? Реквизиты самого трудового договора или реквизиты дополнительного соглашения к трудовому договору?

Отвечает Владимир Пирогов, юрист ООО «Никлайн»:

В строке «Основание: изменение к трудовому договору от….» следует указывать реквизиты дополнительного соглашения к трудовому договору. Объясним свою позицию.

В соответствии со ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. А место работы и трудовая функция работника являются обязательными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Статья 72 ТК РФ гласит, что изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, которое заключается в письменной форме.

Следовательно, основанием для издания приказа о переводе будет являться изменение к трудовому договору, подписанное обеими сторонами, а именно – дополнительное соглашение.

А в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 06.10.1992 г.) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ сведения о переводах на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку сотрудника (см. Пример 5). При этом запись о переводе оформляют не позднее недельного срока на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – Постановление № 225).

Читайте также:
Работодатель отказывается отдавать трудовую книжку

Временный перевод

В данном случае речь пойдет о временном изменении трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ). При этом временные переводы на другую работу регламентируются ст. 72.2 ТК РФ.

Итак, по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, сотрудник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года.

Обратите внимание: если по окончании срока перевода прежняя работа сотруднику так и не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.

Когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, то он действует до выхода данного сотрудника на работу.

Процедура временного перевода похожа на ту, которая действует при постоянных переводах. Исключение состоит в том, что при временных переводах запись в трудовую книжку работника не оформляется.

В каких случаях перевод становится обязательным

Перевод по инициативе работника

В некоторых случаях сотрудник вправе требовать от работодателя временного перевода на другую работу.

Например, при отказе работника от выполнения работ в случае возникновения опасности для его жизни и здоровья работодатель обязан предоставить такому сотруднику другую работу на время устранения опасности (ст. 220 ТК РФ).

Беременные женщины и кормящие мамы не могут привлекаться к следующим работам:

В данном случае беременные женщины в соответствии с медицинским заключением и по их заявлению переводятся на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе. До предоставления беременной женщине другой должности она подлежит освобождению от работы с сохранением среднего заработка за все пропущенные вследствие этого дни. Между тем женщины, имеющие детей в возрасте до полутора лет, в случае невозможности выполнения прежней работы переводятся по их заявлению на другую работу с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежнему месту деятельности до достижения ребенком возраста полутора лет (ст. 254 ТК РФ). Также беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, не могут привлекаться к работам, выполняемым вахтовым методом (ст. 298 ТК РФ).

Перевод по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон

В некоторых случаях трудовое законодательство допускает увольнение сотрудников, только когда невозможно перевести их на другую имеющуюся у работодателя работу, которую гражданин сможет выполнять с учетом состояния своего здоровья. Речь здесь идет как о вакантных должностях или работе, соответствующей квалификации работника, так и вакантных нижестоящих должностях или нижеоплачиваемой работе. При этом следует заручиться согласием сотрудника. Учтите, что работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, только если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ст. 81, 83 и 84 ТК РФ). Речь здесь идет об увольнении работников в случаях:

  • сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ст. 81 ТК РФ);
  • несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ст. 81 ТК РФ);
  • восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ);
  • дисквалификации или иного административного наказания, исключающего возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору (п. 8 ст. 83 ТК РФ);
  • истечения срока действия, приостановление действия на срок более двух месяцев или лишение работника специального права (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права) в соответствии с законодательством, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору (п. 9 ст. 83 ТК РФ);
  • прекращения допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует такого допуска (п. 10 ст. 83 ТК РФ);
  • нарушения установленных законодательством правил заключения трудового договора, если это нарушение допущено не по вине работника и исключает возможность продолжения работы (п. 11 ст. 77 ТК РФ).

Также напоминаем, что сотрудника, нуждающегося в переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением, с его письменного согласия работодатель обязан перевести на другую имеющуюся у него работу, не противопоказанную данному гражданину по состоянию здоровья. Между тем если указанное лицо нуждается во временном переводе на срок до четырех месяцев, отказывается от перевода либо соответствующая работа отсутствует, то работодатель должен на этот срок отстранить сотрудника от работы с сохранением места работы (должности). При этом в период отстранения заработная плата работнику не начисляется. В то же время, если сотрудник нуждается во временном переводе на срок более четырех месяцев либо в постоянном переводе, то при его отказе от перевода либо отсутствии у работодателя соответствующей работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ (ст. 73 ТК РФ).

Читайте также:
Как сделать вкладыш в трудовую книжку?

Как правило, во всех вышеуказанных случаях работодатель направляет работнику соответствующие уведомление либо предложение о переводе сотрудника на имеющиеся у него вакантные должности (см. Пример 6).

Как правило, согласие либо несогласие сотрудника в переводе оформляют отдельным документом либо прописывают в самом предложении о переводе на другую работу (см. Пример 7).

Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?

Автор: Панина Д. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приложение 2 к Приказу Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н) (далее – Порядок) вступает в силу с 01.09.2021. Также скорректирована форма трудовой книжки (Приложение 1 к Приказу № 320н). Представляем вашему вниманию обзор наиболее значимых изменений.

Представляем вашему вниманию обзор наиболее значимых изменений.

Приказ № 320н, утвердивший Порядок, отменяет с 01.09.2021 следующие документы:

Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50;

Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69;

Приказ Минтруда РФ от 31.10.2016 № 588н, внесший изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Однако обратите внимание на то, что Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей – далее Правила) Приказом № 320н не отменено. Более того, данный документ включен в перечень НПА, на которые не распространяется требование об отмене с 01.01.2021, установленное Федеральным законом от 31.07.2020 № 247-ФЗ. Соблюдение обязательных требований, содержащихся в этом документе, оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора), а игнорирование этих требований может стать основанием для привлечения к административной ответственности (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2467).

Форма трудовой книжки

В новой форме трудовой книжки меньше разворотов, где отражаются сведения о награждении, но больше разворотов, куда вносятся сведения о работе. Как изменилась структура трудовой книжки (вкладыша) – покажем в таблице.

Содержание

Было (развороты)

Стало (развороты)

Сведения о награждении (трудовая книжка)

Сведения о работе (вкладыш)

Сведения о награждении (вкладыш)

Порядок ведения трудовой книжки

Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.

Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).

Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).

В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).

А вот запись о незаконченном образовании соответствующего уровня вноситься не будет – информации об этом в Порядке нет.

Все записи о поступлении на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях работодатель должен вносить в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента события, а об увольнении – в день увольнения. Записи производятся на основании изданного до того приказа (о приеме, переводе, награждении и пр.) или документа о получении квалификации и должны точно соответствовать тексту этого приказа, документа (п. 9 Порядка).

К сведению: информацию о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, это противоречит ч. 4 ст. 66 ТК РФ.

Пункт 11 Порядка регламентирует особенность заполнения «трудовика» совместителя. По желанию такого работника запись в документ сведений о работе по совместительству может производиться по месту основной работы – при условии, что будет предоставлен документ, подтверждающий работу по совместительству.

Если нужно внести запись о работе по совместительству и работник при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он может обратиться к работодателю, у которого он трудился по совместительству.

Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении работодатель может вносить в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о расторжении данного трудового договора.

Если работник трудился по совместительству на другом месте до того, как устроился на постоянную работу, то последний работодатель может внести запись об этом в трудовую книжку данного работника.

Читайте также:
Можно ли пропускать строки при заполнении трудовой книжки

То есть «постоянный» работодатель имеет право делать записи о совместительстве в трудовую книжку штатного работника – при условии, что тот предоставил подтверждающие документы. Но и работодатель по месту совместительства вправе внести в «трудовик» соответствующую информацию.

Обращаем ваше внимание на п. 14 Порядка, регламентирующий ведение так называемых служебных трудовых книжек. Так, записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения службы.

Сведения о трудовой деятельности, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено соответствующими федеральными законами.

Уменьшилось количество «наградных» разворотов, зато тематика сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги конкретизирована. В трудовую книжку вносится информация о награждении: государственными наградами, в том числе о присвоении почетных званий; наградами Президента РФ и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов; почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями, – а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 25 Порядка).

Порядок также разъясняет ситуацию, когда организация была переименована, а запись об этом в трудовой книжке оказалась с ошибкой.

Итак, если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была совершена ошибка. В этот дубликат переносятся все записи, за исключением неверной, а неточность заменяется правильной формулировкой.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление делает ее правопреемник, а если организация ликвидирована – то ситуацию исправляет работодатель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующего документа (п. 30 Порядка).

Порядок выдачи трудовой книжки

При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.

Порядок хранения трудовых книжек

Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.

Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.

При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).

Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.

Заполнение трудовой книжки: основные правила

Кто должен быть ответственным за ведение трудовых книжек? Какие сложности возникают при заполнении титульного листа? Как внести запись путем переноса красителей? Попробуем разобраться в этих и других вопросах с учетом тех изменений, которые вступили в силу с 1 сентября.

Читайте также:
Несколько вариантов, как отменить запись в трудовой книжке правильно

До 31 декабря 2020 года у работников была возможность подать заявление работодателю о переходе на электронную трудовую. Для тех, кто решил не цифровизировать информацию о своей трудовой деятельности, книжку оставили в бумажном виде. Стоит отметить, что таких работников пока большинство. По данным Пенсионного Фонда РФ, лишь 6 млн человек выбрали электронную книжку взамен обычного формата.

Таким образом, у работодателей по-прежнему остается обязанность правильно вести и хранить бумажные трудовые.

Какой документ установил новые правила ведения трудовых

С 1 сентября 2021 года начал действовать Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н (далее – Приказ Минтруда). Он утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Срок действия документа – до 1 сентября 2027 года.

В основном Приказ содержит положения Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу. При этом в новом документе появились важные изменения.

Также утратило силу Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69, которое содержало инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Когда использовать новую форму трудовой книжки

  • Трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 года. Но такая необходимость может возникнуть только в двух случаях – если книжка была утеряна или испорчена. Тем сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются, нужно сразу заводить электронные трудовые.
  • Имеющиеся трудовые книжки старого образца остаются действительными и обмену на новые не подлежат.
  • Имеющиеся бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца могут использоваться без ограничения срока.

Ответственный за ведение трудовых книжек

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Приказа Минтруда уточняется, что уполномоченное лицо назначается приказом работодателя.

Приказ можно подготовить в произвольной форме. При этом в нем важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначено отдельным приказом. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто эту работу поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Учет трудовых книжек

На работодателе лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

С этой целью он должен самостоятельно разработать книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых.

В п. 40 Приказа Минтруда уточняется, что обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и печатью. При этом с 1 сентября 2021 года отменяются требования по сургутной печати и опломбированию.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Приложении 2 к Приказу Минтруда. В частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование световодостойких чернил (паста, краска, гель);
  • цвет чернил — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются.

Запись в трудовой путем переноса красителей

Новый порядок ведения трудовых книжек предусматривает возможность внесения записи путем переноса красителей.

В Письме Минтруда РФ от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976 уточняется, что имеется в виду под этим способом внесения записей. Это значит, что они могут производиться с использованием технических средств, например, принтера.

Запись в трудовой с помощью печати

Можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации?

До 1 сентября 2021 года такой способ внесения записей не соответствовал установленным требованиям. Хотя за это ГИТ, как правило, не привлекала работодателей к ответственности.

С 1 сентября 2021 года в правила заполнения трудовых книжек были внесены изменения. Теперь записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска печати.

Как заполнить титульный лист трудовой

ФИО и дата рождения заполняются на основании документа, удостоверяющего личность. Отчество указывается при его наличии.

Информация об образовании вносится на основании документа об образовании. Если в документе указаны магистратура или бакалавриат, то можно писать «Высшее – бакалавриат» или «Высшее – магистратура».

В строке «профессия, специальность» нужно указать профессию, специальность, квалификацию. Если в документе об образовании указано только направление, то сроку можно не заполнять.

Больше всего вопросов возникает о подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В практику прочно вошла привычка указывать ФИО. Эксперты Роструда считают, что именно так и надо делать: на титульном листе вписать фамилию лица, ответственного за ее ведение.

Читайте также:
Как оформить и заполнить трудовую книжку иностранному гражданину

Однако если ориентироваться на ГОСТ р 7.0.97-2016, то подпись должна включать:

  • наименование должности лица, подписывающего документ;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Но очевидно, что формат трудовой книжки не позволит уместить всю эту информацию в одну строчку.

Обратите внимание, что в новом бланке трудовой на титульном листе появляются указания, что печать нужна при ее наличии.

Сведения о работе в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности. Заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами, также вносится сокращенное наименование (при его наличии).

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер вносимой записи. В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графу 4 вносится информация о приказе (дата и номер), на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

Что делать, если сотрудник сменил фамилию?

Записи в трудовых о фамилии, имени, отчестве и дате рождения можно изменить только на основании соответствующих документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.

В новых правилах подробно расписано, как именно это нужно делать:

  • изменения вносятся на титульный лист;
  • одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные;
  • ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

Как вносить изменения об образовании и профессии

Способ внесения изменений и дополнений относительно образования отличается от поправок, которые работодатель делает, когда у сотрудника меняется фамилия.

В данном случае изменение тоже вносится на титульном листе трудовой. При этом ничего зачеркивать не нужно. Правила позволяют лишь дополнить имеющиеся записи или заполнить строки без зачеркивания ранее внесенных записей.

Заполнение сведений по дистанционному сотруднику

В новых правилах появились уточнения, как вносить записи по удаленщикам. Сведения об их трудовой деятельности вносятся:

  • по их желанию;
  • при условии, что для этого они предоставили трудовую (она может быть направлена по почте заказным письмом с уведомлением).

Сведения о переводах

Предыдущие правила предусматривали внесение в трудовую книжку записей только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадали.

В правилах, действующих с 1 сентября, прописано, как вносить записи в случае признания временного перевода постоянным.

Следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 раздела «Сведения о работе» — указываем порядковый номер записи.

В графе 2 — проставляем дату перевода, то есть фактического начала исполнения работником обязанностей.

В графе 3 — делаем запись наименования структурного подразделения с указанием должности (работы), специальности, профессии («Переведен(а) »). Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

Запись о времени военной службы

Согласно п. 14 Приказа Минтруда записи о военной службе и госслужбе иных видов вносятся по месту прохождения службы.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Как это делать правильно, сформулировано в п. 15 Приказа Минтруда.

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Работник уволен или трудовой договор расторгнут?

Ст. 84.1 ТК РФ, регламентирующая порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так:

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

При этом п. 17 Приказа Минтруда обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. Примеры: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие, и непонятно, как действовать на практике. Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Приказа Минтруда будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Приказ Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Читайте также:
Внесение записи в трудовую книжку о назначении директором

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 17 Приказа Минтруда на этот счет есть разъяснение:

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ч. 1 ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 ч. 1 указанной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (п. 36 Приказа Минтруда). Подпись работника под записью об увольнении с 1 сентября 2021 года не требуется.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, если все страницы одного из ее разделов заполнены.

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому без нее он недействителен. Его оформление так же регламентировано правилами, подобно трудовой.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш», указывается его серия и номер.

Эту запись нужно делать на титульном листе трудовой. Но может случиться так, что место для записи о выдаче последующего вкладыша уже не будет. Тогда запись вносится на титульный лист первого вкладыша.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как вести и хранить трудовые книжки с 1 сентября 2021 года: инструкция для кадровика

Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» утверждены новая форма трудовой книжки и новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Документ вступит в силу первого сентября текущего года и будет действовать на протяжении шести лет до 2027 года.

Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК. А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.

В связи с этим Минтруд России решил обновить бланки БТК. Вместе с тем отменяются устаревшие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкция по заполнению книжек. Вместо них первого сентября 2021 года вступит в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Что изменится согласно новому порядку

Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.

По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.

В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.

Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:

  • основное общее;
  • среднее общее;
  • среднее профессиональное;
  • высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.

Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.

Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.

Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.

С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения БТК (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). В них в обязательном порядке необходимо будет указывать дату приёма БТК и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении БТК. При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать , достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).

Читайте также:
Как заверить последнюю страницу копии или оригинала трудовой книжки

Когда и кому выдавать новые бланки БТК

Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.

Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.

Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.

В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.

В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.

Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:

  • если сотрудник брал БТК для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде;
  • если трудовая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
  • по требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.

Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.

Ирина Тымчук — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более десяти лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

Границы ответственности работодателя за ведение трудовых книжек

Трудовая книжка считается одним из самых важных и необходимых документов для каждого гражданина. За ведение, хранение и заполнение трудовой должно нести ответственность уполномоченное лицо. Им выступает непосредственный работодатель и уполномоченный им отдел кадров или отдел управления персоналом. Ответственность работодателя за ведение трудовых книжек велика. От того, насколько корректно и правильно велась трудовая книжка, зависит трудовое будущее, гарантия социальных выплат и сохранение трудового и страхового стажа сотрудника.

Только грамотный менеджер в лице руководителя организации должен не только рационально распределять материальные и нематериальные ресурсы, но и сохранять баланс между своими полномочиями и ответственностью. Сейчас основные положения о полномочиях и ответственности работодателя прописаны в Трудовом кодексе РФ, в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, в КоАП и др. В этих нормативных документах сказано, что ответственность за организацию проведения мероприятий, связанных с оформлением и хранением трудовых книжек, возлагается именно на высшее руководство предприятия.

Начальство не может осуществлять множество не связанных между собой функций, поэтому назначает себе помощников, заместителей, ответственных за ту или иную составляющую часть делопроизводства.

ТК РФ содержит в себе основные положения, установленные Правилами ведения и хранения бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки. Перечислим некоторые из них:

  1. Если работодателем выступает не юридическое, а физическое лицо, то оно ни в коем случае не имеет права оформлять трудовую книжку, делать в ней записи, если для работника это место работы стало первым в жизни.
  2. Закон обязывает работодателя заводить трудовые книжки на сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте более пяти дней. Правило действует, если человек работает на постоянной основе.
  3. Трудовая книжка сотрудника должна содержать в себе основные сведения о работнике, информацию о его образовании, награждениях, повышениях, переводах на новое место работы, увольнениях. В последнем случае нужно указывать причину прекращения трудового договора.
  4. Если работник увольняется, то, помимо записи об уходе с работы, в трудовой книжке должны содержаться ссылки на соответствующие статьи ТК РФ или иные федеральные нормативно-правовые акты, соответствующие причинам увольнения. Отсутствие таких записей является грубейшим нарушением ведения трудовых книжек.
  5. В трудовой книжке необходимо записывать факты награждения сотрудника. Если имели место дисциплинарные взыскания, то они также должны быть записаны. Исключение – взыскания, которые поспособствовали увольнению. Они отмечаются в приказе по увольнению.
  6. Прекращение трудового договора должно сопровождаться выдачей работодателем трудовой книжки уволенному сотруднику. День увольнения соответствует последнему рабочему дню на текущем рабочем месте.
  7. Если по каким-либо объективным или субъективным причинам сотрудник в день увольнения не может явиться к работодателю для получения трудовой книжки, последний обязан направить уволенному официальное извещение о том, что ему необходимо забрать свою трудовую книгу.
  8. Если в день увольнения сотрудник не получил трудовой книжки по вине бывшего руководства, что повлекло за собой невозможность устроиться на новое место работы и получать заработную плату, работодатель обязан выплатить денежную компенсацию за дни вынужденного «простоя».
Читайте также:
Оформляем запись в трудовой книжке о внутреннем совместительстве

Частый вопрос: нужен ли приказ на ответственного за ведение трудовых книжек?

Любые реформы в структуре предприятия, любые хозяйственные, административные и экономические изменения должны быть удостоверены необходимыми документами. Понятие «рациональная бюрократия» понимается как четкое осмысленное толкование действий или событий на фирме. Ведь не зря существуют должностные инструкции. Это все для того, чтобы каждый сотрудник, включая руководство, прекрасно знал и понимал все возложенные на него профессиональные обязанности.

Трудовое законодательство предусматривает издание приказа об ответственности конкретного лица за ведение трудовых книжек в обязательном порядке. Данный сотрудник является подотчетным высшему руководству компании.

Руководство также обязано издавать приказ о назначении, временном замещении другим уполномоченным сотрудником лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, в случаях, если тот отсутствует на рабочем месте по ряду причин. Например, таких:

  • по причине болезни;
  • ухода в плановый оплачиваемый, бесплатный или декретный отпуска;
  • по семейным обстоятельствам.

Кто будет отвечать в случае допущения ошибок во время заполнения или хранения трудовых книжек?

Ответственность за нарушение ведения записи в трудовой книжке, за отсутствие на предприятии приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, книги, содержащей учетные данные о движении трудовых книжек на предприятии, возлагается на должностных лиц предприятия и их уполномоченных по вопросам ведения и хранения трудовых книжек.

Многие ошибки в записях в трудовых книжках влекут за собой долгосрочные судебные тяжбы. Яркий пример: если сотрудник, получив в день увольнения свою трудовую книжку, обнаружил, что в соответствующей графе не указаны причины увольнения и нет ссылок на статьи ТК РФ, в которых эти причины подробно расписаны, то сотрудник имеет право требовать у работодателя немедленного исправления недочетов.

Если работодатель намеренно отказывается это делать, то сотрудник имеет право обратиться за защитой своих прав в суд. Если будут предоставлены необходимые доказательства того, что из-за допущенных ошибок в записях трудовой уволенный сотрудник не смог трудоустроиться на новое место, то суд может обязать руководство предприятия выплатить материальную и моральную компенсацию пострадавшему работнику.

Ответственность при нарушении правил ведения трудовых книжек и обязанность выплатить необходимые компенсации возлагается на работодателя в случае, если:

  • сотрудник был незаконно уволен, переведен с работы или отстранен от своих профессиональных обязанностей;
  • работодатель отказывается восстановить в должности сотрудника, который по заключениям уполномоченного органа по решению трудовых споров и государственного инспектора труда был уволен незаконно из-за недобросовестного внесения записей в трудовую книжку;
  • работодатель отказывается в указанные трудовым законодательством сроки выдать уволенному работнику трудовую книжку, вносит в трудовую неправильную формулировку причины увольнения или допускает иные ошибки, которые впоследствии могут привести к тому, что трудовая книжка сотрудника на новом месте работы или при оформлении пенсионных/страховых выплат будет признана недействительной.

За осознанное внесение ложной информации в трудовую книжку, отказ выдавать уволенному сотруднику собранную о нем за время работы информацию, ущемление прав и свобод человека и гражданина должностное лицо может быть обязано судом выплатить пострадавшему сумму в размере до 200 тыс. рублей, или вышестоящие органы могут лишить виновного права занимать определенные должности на протяжении от 2 до 5 лет.

Как для работодателя, так и для его уполномоченного по вопросам ведения трудовых книжек несоблюдение трудового законодательства может обернуться весьма серьезными последствиями.

Наказание может последовать только в том случае, если будет доказана вина начальства или уполномоченных им лиц. При проведении расследования причастности работодателя к умышленным незаконным действиям в отношении работника по части ведения и хранения бланка трудовой книжки должны иметь место исключительно достоверная информация и необходимые доказательства.

Если по вине работодателя произошло похищение, уничтожение, повреждение трудовой книжки, использование личной информации о сотруднике третьими лицами в корыстных целях, то он несет за это ответственность.

Но ситуации бывают разные. Довольно часто сотрудники, не зная своих прав, не требуют от бывших работодателей исправления ошибок в записях или выплат компенсаций за несвоевременное предоставление документов, содержащих не только трудовую, но и личную информацию о человеке. Иногда случается и так, что сотрудник сам форсирует события. В любом случае, от ответственности никто не скроется. Существующие нормативно-правовые акты в трудовом праве «расставят» всех по своим местам. Просто необходимо честно выполнять свои служебные обязанности и действовать согласно закону.

Читайте также:
Какую печать нужно ставить в трудовой книжке сотрудника

Границы ответственности работодателя за ведение трудовых книжек

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В организацию 14.01.2021 был принят работник. Он представил бумажную трудовую книжку, в которой указана дата увольнения – 01.12.2016. Другой работник при трудоустройстве представил трудовую книжку с последней записью об увольнении 31.10.2020.
Нужно ли работодателю принять заявления работников о выборе варианта ведения трудовой книжки? Необходимо ли отсылать данные о выборе в Пенсионный фонд РФ? Какие действия предпринять работодателю, чтобы убедиться, что работник, уволенный до 31.12.2020, оформлял заявление о своем выборе (не оформлял) в период его работы у предыдущего работодателя?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодателю необходимо принять заявления обоих работников, в которых каждый из них дает согласие на продолжение ведения работодателем трудовой книжки или предоставление работодателем сведений о трудовой деятельности, и отразить информацию о таком заявлении в отчете по форме СЗВ-ТД. Работодателю не следует предпринимать никаких дополнительных действий в целях подтверждения того, что работник, уволенный до 31.12.2020, оформлял заявление о своем выборе (не оформлял) в период его работы у предыдущего работодателя.

Обоснование вывода:
Положение, обязывающее работодателя уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности действовало до ноября 2020 года (п. 2 постановления постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887). С ноября 2020 г. и в настоящий момент работодатель это делать вправе, но не обязан, в том числе и в отношении тех работников, которые не имели возможности до 31.12.2020 подать работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности.
К работникам, не имевшим возможности подать работодателю до 31.12.2020 включительно заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности, для которых законодатель предусматривает возможность сделать это в любое время и позже указанной даты, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали заявление, но за которыми сохранялось место работы;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие заявление (ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-Ф, далее – Закон N 439-ФЗ).
Судя по формулировке закона, этот перечень не является закрытым. Единственным критерием сохранения за работником права на подачу заявления и после 31.12.2020 является лишь невозможность сделать это ранее. Формально из закона следует, что лица, подавшие заявление о продолжении ведения их бумажных трудовых книжек, могут в любой момент отказаться от этого своего права (ч. 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ), и лица, не подавшие никакого заявления из-за невозможности этого сделать, могут как сохранить за собой право на ведение работодателем их бумажных трудовых книжек, так и отказаться от него. А вот для лиц, не подавших заявления до 31.12.2020, закон права отказа от ведения бумажных трудовых книжек уже не предусматривает. Однако такая трактовка данной нормы явно идет вразрез со взятым законодателем курсом на перевод документооборота в цифровой формат. Полагаем, работодателю все же следует в таких случаях отказаться от буквального толкования закона и после 31.12.2020 удовлетворять заявления работников об отказе от ведения бумажных трудовых книжек. Аналогичное мнение в своих разъяснениях высказывают и представители Роструда (смотрите их ответ 1, ответ 2 с информационного портала “Онлайнинспекция.РФ”).
В указанных в вопросе ситуациях оба работника относятся к категориям, указанным в ч. 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ: первый из них не состоял в трудовых отношениях в 2020 году, а второй хотя и трудился в 2020 году, но по состоянию на 31.12.2020 не был трудоустроен. Соответственно, и тот и другой вправе подать одно из письменных заявлений, предусмотренных ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ, а работодатель обязан принять у них такие заявления. Буквальное толкование закона позволяет сделать вывод о том, что работодатель обязан принять у работника, который в 2020 году работал, но был уволен до 31 декабря и принес при трудоустройстве трудовую книжку без записи о том, что он подал заявление о согласии на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде, как заявление о предоставлении сведений в электронном виде, так и заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Действующее законодательство не устанавливает обязанность работника предоставлять какие-либо подтверждения того факта, что он уже оформлял (или не оформлял) такое заявление по предыдущему месту работы, а работодатель не вправе требовать у работника какие-либо документы, подтверждающие это обстоятельство. Полагаем, что в любом случае работодатель обязан принять заявление работника, касающееся его выбора, и получив такое заявление, предоставить отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд в установленные сроки на основании п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования” и п.п. 1.4, 2.5.3, 2.5.4 Приложения N 2 к постановлению Правления Пенсионного фонда России от 25.12.2019 N 730п*(1).

Читайте также:
Можно ли пропускать строки при заполнении трудовой книжки

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Ответ прошел контроль качества

19 января 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек

Работнику, подавшему письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.

Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику

Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

– в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

– при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность:

– за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;

– за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

– за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.

Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.

Преимущества электронной трудовой книжки

Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов. Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: