Как сделать запись о приеме на работу с испытательным сроком в трудовую книжку

Испытательный срок: на что имеет право работодатель

Каким по длительности может быть испытательный срок, где нужно прописать условие об испытании, что делать, если сотрудник не справился с обязанностями во время испытания, а также интересная судебная практика.

Условие об испытании — не обязательный, а дополнительный пункт в содержании трудового договора, наравне с такими условиями, как дополнительное негосударственное пенсионное обеспечение работника, дополнительное страхование работника, неразглашение охраняемой законом тайны и другими, которые указаны в ст. 57 ТК РФ. Поэтому, если в трудовом договоре отсутствует данное условие, то работник считается принятым на работу без испытания.

Если работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора, условие об испытании может быть включено в трудовой договор, только если оно оформлено как отдельное соглашение до начала работы (ст. 70 ТК РФ).

Кому работодатель не вправе устанавливать испытательный срок

Такие категории работников указаны в ч. 4 ст. 70 ТК РФ:

  • кандидаты моложе 18 лет;
  • беременные женщины, а также женщины с детьми, которым не исполнилось еще 1,5 лет;
  • избранные по конкурсу на замещение соответствующей должности;
  • избранные на выборную должность на оплачиваемую работу;
  • сотрудники, заключающие трудовой договор на срок до двух месяцев;
  • люди, которых пригласили на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию;
  • те, кто с успехом завершил ученичество;
  • лица со средним профессиональным образованием или высшим образованием, которые получили его по имеющим аккредитацию образовательным программам, впервые поступающие на работу по полученной специальности в течение одного года со дня получения соответствующего образования.

Каким по длительности может быть испытательный срок

Длительность такого срока может определяться работодателем по соглашению с работником. Однако в трудовом законодательстве предусмотрен максимальный срок под конкретную категорию работников.

Действует определенное правило: сделать срок меньше того, что обозначен законодательством, можно, а установить срок больше или продлить его нельзя.

Также стоит учитывать, что в испытательный срок не засчитываются периоды, когда работник фактически отсутствовал на работе, в частности, период, когда он находился на больничном.

В Письме Роструда от 25.04.2011 № 1081-6-1 дается разъяснение относительно того, почему не нужно засчитывать в испытательный срок периоды нахождения работника в краткосрочном отпуске без сохранения заработной платы или в отпуске в связи с обучением, выполнения государственных или общественных обязанностей и отсутствие без уважительных причин (например, прогул). Ведомство исходит из того, что рабочим местом, как уточняется в ч. 6 ст. 209 ТК РФ, является место, где работник должен находиться в связи с его работой и которое контролируется работодателем прямо или косвенно.

Можно ли тогда считать служебную командировку периодом, который так же, как и все перечисленные выше, не стоит включать в испытательный срок? Роструд считает, что командировку включать нужно, приводя следующие доводы. С одной стороны, работник находится в поездке вне места постоянной работы. С другой, он направляется туда работодателем с определенной целью — для выполнения трудовой функции, предусмотренной трудовым договором.

В Письме Роструда от 25.04.2011 № 1081-6-1 также отмечается, что после перерыва испытательный срок продолжается, но его общая продолжительность до и после перерыва не должна превышать срока, указанного в трудовом договоре.

Категория работников Максимальный испытательный срок
Руководители и их заместители, главные бухгалтера и их заместители, руководители филиалов, представительств 6 месяцев
Работники, трудовой договор с которыми заключается на срок от 2 до 6 месяцев 2 недели
«Обычные» работники 3 месяца

В каких документах прописать условие об испытании работника

Это условие включается в трудовой договор или в отдельное соглашение. И работодатель вправе установить его только перед фактическим допуском человека к работе и при согласии последнего.

Роструд рекомендует использоваться следующую формулировку: «Настоящим договором/соглашением предусмотрено условие об испытании с установлением испытательного срока продолжительностью 3 (три) месяца».

Трудовой договор или соглашение подписывается в двух экземплярах. Один предназначен работнику, а другой — отделу кадров. Трудовой договор лучше прошить и пронумеровать. Это необходимо на тот случай, чтобы у уволенного сотрудника не было возможности говорить о замене работодателем листов договора.

Условие об испытательном сроке также прописывается в тексте приказа, который издается на основе трудового договора.

На сотрудника, который находится на испытательном сроке, работодатель должен вести трудовую книжку. В ст. 66 ТК РФ уточняется, что «работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной».

Чтобы понять, соответствует ли новичок должности, на которую он претендует, нужно на протяжении всего испытательного срока следить за результатами его деятельности, требовать от него отчеты, фиксировать недостатки.

Принять окончательное решение о соответствии можно до истечения испытательного срока.

Зарплата на испытательный срок

Поскольку ч. 3 ст. 70 ТК РФ устанавливает, что во время испытательного срока на работника распространяются все нормы трудового законодательства, то прохождение испытания не может рассматриваться как основание для уменьшения ее размера. Тем более, если нет положений, прописывающих особый порядок начисления зарплаты в этот период.

Но в законе нет прямого запрета снижать размер зарплаты сотруднику в связи с прохождением испытательного срока. Поэтому распространена практика, когда работодатели именно так и поступают.

Что делать, если работник не прошел испытательный срок

В этом случае полезен следующий алгоритм действий:

  • Подготовьте мотивированное заключение (документальное подтверждение) о том, что работник не прошел испытания. Это необходимо для того, чтобы на его основе расторгнуть трудовой договор с работником.
  • За три дня до увольнения поставьте в известность о своих планах работника в письменном виде. Для этого подготовьте уведомление о неудовлетворительном результате испытания в двух экземплярах (один нужно будет передать работнику, а другой оставить у себя, на нем должна стоять подпись работника). В этом документе мало просто указать причины расторжения трудового договора, но и подтвердить их ссылками на документы-доказательства: акты, приказы о наложении взыскания, объяснительные записки, жалобы клиентов и др.
  • Получив от работника расписку в получении уведомления об увольнении, нужно издать приказ о расторжении трудового договора. Далее процесс ничем не отличается от обычного увольнения работника. В трудовой книжке не забудьте сделать соответствующую запись о том, что трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытания, ч. 1 ст. 71 ТК РФ.

Стоит учесть, что работодатель не может расторгнуть трудовой договор, если он недоволен результатами испытания, связанными с нарушением актов, с которыми работник не был ознакомлен под роспись. В числе таких документов:

  • должностная инструкция;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • другие локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника.

Включается ли испытательный срок в стаж, который дает право на отпуск?

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год возникает только через шесть месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя (ст. 122 ТК РФ). В стаж для отпуска входит время фактической работы. А в период испытательного срока на работника распространяются все положения трудового законодательства и локальных нормативных актов.

Поскольку испытательный срок не называется в числе тех периодов, которые не учитываются при подсчете стажа для предоставления оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК РФ), то получается, что этот срок входит в стаж для отпуска.

Увольнение сотрудника за то, что он не выдержал испытание, и судебная практика

Даже когда работодатель указывает причины, которые, по его мнению, послужили основанием для признания того, что сотрудник не прошел испытания, сам сотрудник может обжаловать это решение в суде.

Судебная практика тем хороша, что часто расставляет все точки над «i» в довольно спорных и нетипичных ситуациях. Давайте рассмотрим некоторые из них.

Увольнение беременной, не прошедшей испытательный срок

Работнице устанавливается испытательный срок продолжительностью в три месяца, через некоторое время она сообщает работодателю о своей беременности, но ее увольняют по причине непрохождения испытательного срока.

Трудовое законодательство запрещает расторгать трудовой договор с беременной сотрудницей по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 70, ч. 1 ст. 261 ТК РФ). Это требование распространяется на всех сотрудников, в том числе на тех, которые находятся на испытательном сроке. Поэтому увольнение в данном случае неправомерно.

Важно и то, что суд отметил, что не имеет правового значения, знал работодатель о беременности увольняемой сотрудницы или нет.

Документ: Апелляционное определение Самарского областного суда от 19.02.2015 по делу N 33-1934/2015

Работника уволили на основании докладной записки заместителя директора о неудовлетворительных результатах испытания. Достаточно ли этого для законного увольнения?

Сотрудник, которого уволили, считает, что недостаточно. И его поддержал суд, когда в ходе разбирательств выяснил, что:

  1. Трудовой договор, который был заключен с сотрудником, имеет некорректное содержание. Оказалось, что в нем не указаны трудовые функции, а упоминаются лишь общие обязанности. Вывод: работника уволили за неисполнение обязанностей, которые на него не возлагали.
  2. При приеме на работу сотрудник не был ознакомлен с должностной инструкцией. Вывод: сотрудник не мог выполнять те обязанности, с которыми его даже не ознакомили.
  3. Непосредственный руководитель уволенного сотрудника — директор компании. Вывод: заместитель директора не мог дать заключение о непрохождении испытания, так как работник ему не подчинялся.

Документ: Апелляционное определение Свердловского областного суда от 14.06.2018 по делу № 33-10097/2018

У работодателя нет доказательств неудовлетворительной работы сотрудника в период испытательного срока. Может ли он его уволить?

Как ни странно, но суд нередко в таких ситуациях встает на сторону работодателя. Так, например, поступил Санкт-Петербургский городской суд. Ситуация заключалась в том, что работник был уволен по причине непрохождения испытательного срока, хотя в этот период ему не предъявлялись претензии по работе. Как оказалось, у организации не было каких-либо документов, доказывающих ошибки сотрудника.

При этом работник был ознакомлен с должностной инструкцией под подпись, но не выполнил план мероприятий, о чем свидетельствовали должностные записки, а в его отчетах содержалась некорректная информация.

Суд посчитал, что работодатель не нарушил требований трудового законодательства о порядке расторжения договора в связи с непрохождением испытательного срока. Также он указал на то, что только работодатель имеет право оценивать результаты испытания сотрудника и, соответственно, принимать решение о продолжении или прекращении сотрудничества с ним.

Документ: Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 24.04.2018 N 33-8118/2018 по делу N 2-7749/2017

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Инструкция: благодарность с занесением в трудовую книжку

Запись в трудовой книжке о благодарности — это официальное подтверждение достижений и наград работника. Ее делают только после официального представления и приказа по организации.

Какие виды поощрений фиксируются в книжке

В раздел «Сведения о награждении» вносят следующие данные (п. 24 правил № 225 от 16.04.2003):

  • о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании указов и иных решений;
  • о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами от работодателя;
  • о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего рабочего распорядка, уставами и положениями о дисциплине (ч. 2 ст. 191, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).

Книжки работников, особенно бюджетной сферы и госслужбы, часто содержат записи о поощрениях. Благодарность правовых последствий для работников не несет. Вот что дает благодарность в трудовой книжке:

  • свидетельствует о добросовестном исполнении работником своих обязанностей, успешной проектной работе и используется работодателем в качестве нематериального стимула;
  • учитывается при решении о наложении дисциплинарных взысканий за проступок.

Часть поощрений работников вводятся локальными нормативными актами и перечислены в Трудовом кодексе (ч. 1 ст. 191):

  • благодарность;
  • премия;
  • награждение ценным подарком;
  • почетной грамотой;
  • представление к званию лучшего по профессии.

Запись о поощрении вносят в личную карточку работника и трудовую в случае ее ведения работодателем (ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439 от 16.12.2019).

Основания для занесения

Основание и правило отражения любых поощрений в трудкнижке:

  • запись заносится в книжку работника на основании приказа;
  • образец вносимой записи соответствует формулировке, использованной в приказе.

Пункты 24 и 25 правил ведения и хранения книжек (утверждены постановлением № 225 от 16.04.2003) уточняют, все ли благодарности вносятся в трудовую книжку: не все, только о поощрениях за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК). Например, благодарность главы города, если работник не является сотрудником городской администрации, вносить не следует. Ее нельзя рассматривать как оценку трудовых вложений в конкретной организации.

Порядок действий

Шаг 1. Составляется представление руководителя о поощрении работника. Оно готовится в произвольной форме, если иное не предусмотрено локальным актом организации (ч. 2 ст. 22 ТК).

Часто работников поощряют за общественную деятельность, например адрес, грамота, «спасибо» от исполнительных органов власти. На возникающий в этом случае практический вопрос кадровика о том, вносятся ли благодарственные письма в трудовую книжку, рекомендация однозначная — нет. Такие достижения и письма не считаются представлением для отражения в ТК. Они не связаны с исполнением основных профессиональных функций.

Шаг 2. Заполните приказ на основании представления руководителя отдела (иного структурного подразделения), в котором работает работник. Форма приказа утверждена постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004, но с 2013 года используется в рекомендательном формате.

Шаг 3. После подписания у руководителя (или другого уполномоченного им лица) ознакомьте работника с приказом под подпись.

  • специальным образом оформляют — готовят именную табличку, в которой описывают, за что она объявлена;
  • приурочивают к событию;
  • совмещают с материальным поощрением.

Шаг 4. В течение недели на основании приказа отразите запись о благодарности в трудовую книжку (в случае ее ведения) (ч. 4 ст. 66 ТК РФ; ч. 2 ст. 2 ФЗ 439 от 16.12.2019, п. 4, 10 постановления правительства РФ № 225 от 16.04.2003)..

Как правильно оформить запись

Данные вносятся в специальный раздел «Сведения о награждении». Вот инструкция, как внести благодарность в трудовую книжку (разд. 4 инструкции по заполнению ТК):

  1. В заголовке укажите полное наименование организации, сокращенное — при его наличии.
  2. В графе 1 внесите порядковый номер записи нарастающим итогом.
  3. В графе 2 укажите дату награждения.
  4. В графе 3 — кем вынесено.
  5. В графе 4 напишите наименование документа, на основании которого внесена запись, сделайте ссылку на дату и номер.

Перечислим, какие благодарности заносятся в трудовую книжку и какие используют формулировки:

  • за долгий и добросовестный труд;
  • выполнение контрольных цифр национальных проектов;
  • наставничество, обучение молодых специалистов;
  • продуктивную работу над крупным проектом;
  • значительное повышение производительности труда;
  • успешное участие в ответственном мероприятии;
  • внесение инновационных предложений;
  • улучшение качества и организации трудовой деятельности и т. д.

Заполнение раздела «Сведения о награждении»

Покажем, как выгладит образец благодарности с занесением в трудовую книжку к памятной дате и за реализацию молодежного проекта

Запись в трудовую о награждении благодарственным письмом — вариация благодарности или дополнение к ней. Такое письмо вышестоящей организации, как вид поощрения, работодатель вправе внести в трудовую книжку, если это предусмотрено во внутренних локальных актах — приказах министерств и ведомств, коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, уставе и положении о дисциплине и др. В качестве примера — приказ Министерства труда и социальной защиты № 104н от 19.02.2018. В разделе поощрений это выглядит так:

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Как правильно заполнить трудовую книжку

Как заполнять трудовую книжку:

  1. Внести запись о трудоустройстве, переводе или увольнении.
  2. Поставить дату записи и события.
  3. Указать реквизиты документа, утверждающего совершенные действия.
  4. Заверить данные подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии).

Правила ведения трудовых книжек упростили

Минтруд России обновил приказом № 320н от 19.05.2021 бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления. Утверждена обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки вместо устаревшей, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 . Новые правила заработали 01.09.2021.

Бланк стал объемнее — в обновленной форме предусмотрено не 10 разворотов, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.

В правилах оформления есть существенные новации:

  1. Записи разрешено вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
  2. Сведения о работе по совместительству разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
  3. Разрешили не заверять запись при увольнении подписью работника.

Минтруд определился не только с тем, как сделать трудовую книжку, но и со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить новую трудовую книжку. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими нормативными актами руководствоваться

Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ . Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003 , упразднены с 01.09.2021.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка запись в трудовую книжку о приеме на работу делается в организации, куда человек устроился.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.

Правила заполнения трудовой книжки в 2021 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

  • оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
  • вносить записи в строго установленный срок (5 дней), а при увольнении — в день увольнения;
  • использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
  • вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
  • вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
  • заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
  • уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
  • дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
  • вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ .

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

  • даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
  • используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
  • не применяют сокращений;
  • не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
  • Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
  • информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
  • подпись работника теперь не обязательно должна заверить сведения.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Бланк состоит из трех частей:

  • титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
  • сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
  • сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Заполнение титульного листа

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

  • Ф.И.О. владельца;
  • дата его рождения;
  • образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, как в дипломе;
  • дата открытия книжки;
  • подпись лица, заполнявшего бланк;
  • печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  1. Порядковый номер текущей записи.
  2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
  4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д. Вот так выглядит образец записи о приеме в трудовой книжке в 2021 году:

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

  • внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
  • внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность. » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  • полное и сокращенное название организации;
  • наименование должности работника;
  • дату принятия на работу;
  • реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

  • вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
  • награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
  • поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

  • 1 графа — порядковый номер записи;
  • 2 графа — дата награждения;
  • 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
  • 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

  1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
  2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
  3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №. считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

  • повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  • указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

  • заполняются личные данные сотрудника;
  • проставляется дата;
  • заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
  • записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.

Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:

  • неповрежденная обложка;
  • недопустимо исправление ошибок;
  • вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
  • если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  • в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  • по центру — слово «Заявление»;
  • далее текст (в нашем случае такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  • дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.

Чтобы сделать все правильно, придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Сделать односторонние копии всех заполненных листов.
  2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа скрепить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько листов включает сделанная копия.
  3. Заверить каждую скопированную страницу (если они не скрепляются в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверяет копии генеральный директор.
  4. Лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», указывает свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Ставим печать организации (если есть), но закон не обязывает это делать.
  5. Добавьте еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут, когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  6. Иногда работник просит добавить фразу «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (требуется, как правило, для банков).

Заполнение трудовой книжки: основные правила

Кто должен быть ответственным за ведение трудовых книжек? Какие сложности возникают при заполнении титульного листа? Как внести запись путем переноса красителей? Попробуем разобраться в этих и других вопросах с учетом тех изменений, которые вступили в силу с 1 сентября.

До 31 декабря 2020 года у работников была возможность подать заявление работодателю о переходе на электронную трудовую. Для тех, кто решил не цифровизировать информацию о своей трудовой деятельности, книжку оставили в бумажном виде. Стоит отметить, что таких работников пока большинство. По данным Пенсионного Фонда РФ, лишь 6 млн человек выбрали электронную книжку взамен обычного формата.

Таким образом, у работодателей по-прежнему остается обязанность правильно вести и хранить бумажные трудовые.

Какой документ установил новые правила ведения трудовых

С 1 сентября 2021 года начал действовать Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н (далее – Приказ Минтруда). Он утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Срок действия документа – до 1 сентября 2027 года.

В основном Приказ содержит положения Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу. При этом в новом документе появились важные изменения.

Также утратило силу Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69, которое содержало инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Когда использовать новую форму трудовой книжки

  • Трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 года. Но такая необходимость может возникнуть только в двух случаях – если книжка была утеряна или испорчена. Тем сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются, нужно сразу заводить электронные трудовые.
  • Имеющиеся трудовые книжки старого образца остаются действительными и обмену на новые не подлежат.
  • Имеющиеся бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца могут использоваться без ограничения срока.

Ответственный за ведение трудовых книжек

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Приказа Минтруда уточняется, что уполномоченное лицо назначается приказом работодателя.

Приказ можно подготовить в произвольной форме. При этом в нем важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначено отдельным приказом. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто эту работу поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Учет трудовых книжек

На работодателе лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

С этой целью он должен самостоятельно разработать книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых.

В п. 40 Приказа Минтруда уточняется, что обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и печатью. При этом с 1 сентября 2021 года отменяются требования по сургутной печати и опломбированию.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Приложении 2 к Приказу Минтруда. В частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование световодостойких чернил (паста, краска, гель);
  • цвет чернил — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются.

Запись в трудовой путем переноса красителей

Новый порядок ведения трудовых книжек предусматривает возможность внесения записи путем переноса красителей.

В Письме Минтруда РФ от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976 уточняется, что имеется в виду под этим способом внесения записей. Это значит, что они могут производиться с использованием технических средств, например, принтера.

Запись в трудовой с помощью печати

Можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации?

До 1 сентября 2021 года такой способ внесения записей не соответствовал установленным требованиям. Хотя за это ГИТ, как правило, не привлекала работодателей к ответственности.

С 1 сентября 2021 года в правила заполнения трудовых книжек были внесены изменения. Теперь записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска печати.

Как заполнить титульный лист трудовой

ФИО и дата рождения заполняются на основании документа, удостоверяющего личность. Отчество указывается при его наличии.

Информация об образовании вносится на основании документа об образовании. Если в документе указаны магистратура или бакалавриат, то можно писать «Высшее – бакалавриат» или «Высшее – магистратура».

В строке «профессия, специальность» нужно указать профессию, специальность, квалификацию. Если в документе об образовании указано только направление, то сроку можно не заполнять.

Больше всего вопросов возникает о подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В практику прочно вошла привычка указывать ФИО. Эксперты Роструда считают, что именно так и надо делать: на титульном листе вписать фамилию лица, ответственного за ее ведение.

Однако если ориентироваться на ГОСТ р 7.0.97-2016, то подпись должна включать:

  • наименование должности лица, подписывающего документ;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Но очевидно, что формат трудовой книжки не позволит уместить всю эту информацию в одну строчку.

Обратите внимание, что в новом бланке трудовой на титульном листе появляются указания, что печать нужна при ее наличии.

Сведения о работе в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности. Заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами, также вносится сокращенное наименование (при его наличии).

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер вносимой записи. В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графу 4 вносится информация о приказе (дата и номер), на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

Что делать, если сотрудник сменил фамилию?

Записи в трудовых о фамилии, имени, отчестве и дате рождения можно изменить только на основании соответствующих документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.

В новых правилах подробно расписано, как именно это нужно делать:

  • изменения вносятся на титульный лист;
  • одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные;
  • ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

Как вносить изменения об образовании и профессии

Способ внесения изменений и дополнений относительно образования отличается от поправок, которые работодатель делает, когда у сотрудника меняется фамилия.

В данном случае изменение тоже вносится на титульном листе трудовой. При этом ничего зачеркивать не нужно. Правила позволяют лишь дополнить имеющиеся записи или заполнить строки без зачеркивания ранее внесенных записей.

Заполнение сведений по дистанционному сотруднику

В новых правилах появились уточнения, как вносить записи по удаленщикам. Сведения об их трудовой деятельности вносятся:

  • по их желанию;
  • при условии, что для этого они предоставили трудовую (она может быть направлена по почте заказным письмом с уведомлением).

Сведения о переводах

Предыдущие правила предусматривали внесение в трудовую книжку записей только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадали.

В правилах, действующих с 1 сентября, прописано, как вносить записи в случае признания временного перевода постоянным.

Следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 раздела «Сведения о работе» — указываем порядковый номер записи.

В графе 2 — проставляем дату перевода, то есть фактического начала исполнения работником обязанностей.

В графе 3 — делаем запись наименования структурного подразделения с указанием должности (работы), специальности, профессии («Переведен(а) »). Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

Запись о времени военной службы

Согласно п. 14 Приказа Минтруда записи о военной службе и госслужбе иных видов вносятся по месту прохождения службы.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Как это делать правильно, сформулировано в п. 15 Приказа Минтруда.

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Работник уволен или трудовой договор расторгнут?

Ст. 84.1 ТК РФ, регламентирующая порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так:

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

При этом п. 17 Приказа Минтруда обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. Примеры: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие, и непонятно, как действовать на практике. Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Приказа Минтруда будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Приказ Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 17 Приказа Минтруда на этот счет есть разъяснение:

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ч. 1 ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 ч. 1 указанной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (п. 36 Приказа Минтруда). Подпись работника под записью об увольнении с 1 сентября 2021 года не требуется.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, если все страницы одного из ее разделов заполнены.

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому без нее он недействителен. Его оформление так же регламентировано правилами, подобно трудовой.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш», указывается его серия и номер.

Эту запись нужно делать на титульном листе трудовой. Но может случиться так, что место для записи о выдаче последующего вкладыша уже не будет. Тогда запись вносится на титульный лист первого вкладыша.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

НТВП “Кедр – Консультант”

Подписка на обзоры и консультационные материалы.
Услуги

Об оформлении в трудовой книжке приказа министерства о награждении почетной грамотой

Работник награжден почетной грамотой Министерства здравоохранения субъекта РФ (приказ от 31.10.2016). Почетная грамота представлена в отдел кадров по месту работы 7 марта 2017, работодателем издан приказ о поощрении премией в связи с награждением ПГ МЗ.

Вопросы.

Необходимо ли ставить штамп перед записью о награждении в трудовую книжку (ведь это грамота выдана не работодателем), в основании внесения указывать приказ Министерства здравоохранения? какую дату внесения указать в трудовой книжке, текущую? в какой раздел внести запись о Почетной грамоте, в награждения или поощрения?

Ответ юриста

Сведения о награждении (поощрении) вносятся в трудовую книжку в соответствии с ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек и разд. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

К сведениям о награждении (поощрении) относятся сведения (п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

– о награждении государственными наградами;

– присвоении государственных почетных званий;

– награждении почетными грамотами;

– награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами;

– других видах поощрения.

Запись о награждении вносится в трудовую книжку работника на основании соответствующего документа, например, приказа (распоряжения) работодателя о награждении (поощрении) работника. Это следует из п. 10, пп. “а” п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, разд. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Такой приказ (распоряжение) оформляется либо по унифицированным формам N Т-11 или N Т-11а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, либо по форме, разработанной работодателем.

Указанная запись вносится в трудовую книжку не позднее недельного срока, должна соответствовать тексту документа, на основании которого вносится, и содержать ссылку на его дату и номер. Данные выводы следуют из совокупного анализа п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, разд. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела “Сведения о награждении” трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”

Исходя из изложенного следует, что запись о награждении вносится в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки работника на основании соответствующего документа, например, приказа (распоряжения) работодателя о награждении (поощрении) работника. Перед записью в трудовой книжке о награждении работника проставляется штамп работодателя, основание внесения записи- Приказ (распоряжение) работодателя (см. форму: Трудовая книжка. Запись о награждении работника (образец заполнения)). В графе 2 раздела “Сведения о награждении” трудовой книжки необходимо указывать именно дату вручения.

Форма: Трудовая книжка. Запись о награждении работника (образец заполнения) (Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2017)

Вопрос: Что указывается в графе 2 в трудовой книжке в сведениях о награждении? Дата самого награждения или дата приказа? (“Сайт “Онлайнинспекция.РФ”, 2015)

Вопрос: Можно ли сделать запись в трудовой книжке работника о его награждении благодарственным письмом от смежной организации – партнера (за профессиональные заслуги)? Как ее внести? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2015)

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, март 2017 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Как правильно вести трудовые книжки после 1 сентября 2021 г.: обзор приказа Минтруда № 320н

Приказ Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г. «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» вступил с 1 сентября 2021 года. В нем подробно описаны правила заполнения трудовых книжек, требования к учету и хранению.

Любая организация, которая нанимает работников, обязана вести трудовые книжки: либо бумажные, либо электронные.

Запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку должна быть обязательно внесена, если работник проработал более пяти дней, и эта работа является для него основной.

Дистанционные работники, которые хотят, чтобы в их бумажную трудовую была внесена запись о работе, должны предоставить книжку работодателю. Ее можно отправить в организацию по почте заказным письмом.

Требования к записям в трудовой книжке

Записи в трудовую книжку нужно вносить аккуратно, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен».

По новым правилам, которые действуют с 1 сентября 2021 года, записи могут быть полностью или частично внесены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати). То есть, разрешено использовать штампы.

Порядковый номер записи и дату нужно писать арабскими цифрами. Число и месяц – двузначными цифрами. Год – четырехзначными).

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Как заполнять в трудовой книжке сведения о работнике

Сведения о работнике собраны на титульном листе трудовой книжке. Это:

  • Фамилия, Имя, Отчество;
  • Дата рождения;
  • Образование;
  • Профессия, специальность

Все сведения нужно вносить на основании документов: паспорта, свидетельства о рождении.

Как сделать запись в трудовой о смене фамилии

Если работник меняет фамилию, для внесения правки в трудовую книжку нужен документ:

  • либо свидетельство о регистрации брака,
  • либо свидетельство о расторжении брака,
  • либо свидетельство о перемене имени.

Запись о смене фамилии вносится по следующим правилам. Прежние данные – фамилию имя, отчество, дату рождения – нужно зачеркнуть. Рядом вписать новые данные.

На внутренней стороне обложки нужно записать реквизиты документа, который был основанием для записи о смене фамилии: номер, дату и орган, выдавший документ.

Все это заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Все, что есть на титульном листе:

Как внести в трудовую книжку сведения об образовании, профессии

Данные об образовании и профессии размещена на титульной странице трудовой книжке.

Новые данные об образовании, профессии или специальности вносят в дополнение к ранее внесенным. Зачеркивать изначальные записи не нужно. Новые нужно вписать как бы в продолжении прежних, через запятую после них.

Сведения о взысканиях

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, кроме дисциплинарного взыскания, которое стало причиной увольнения.

Как вносить в трудовую книжку сведения о работе

Все записи о работе, переводе, квалификации, награждениях вносят в трудовую книжку на приказа, распоряжения или иного решения работодателя.

Все записи, кроме записи об увольнении, вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня подписания распорядительного документа руководителем компании,

Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка нужно вписать полное наименование организации и сокращенное (при его наличии).

Ниже под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.

В графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о том, в какое структурное подразделение принят работник с указанием наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.

В графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Запись в трудовой книжке о переводе

Если временный перевод станет постоянным, в трудовую книжку вносится следующая запись:

  • в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи,
  • в графе 2 ставится дата фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом,
  • в графе 3 – наименование структурного подразделения, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации,
  • в графе 4 – дата и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.

Запись в трудовой книжке по совместительству

По желанию работника в его трудовую книжку может быть внесены запись о работе по совместительству. Такая запись делается на основном месте работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Если работник оказался безработным, запись о его прежней работе по совместительству может сделать непосредственно бывший работодатель.

Записи работе по совместительству, переводе и увольнении могут вноситься в хронологическом порядке или блоками (одновременно о приеме и увольнении).

Исправления трудовой книжке

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных записей не допускается. Даже, если они были неправильными или признаны недействительными.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Запись в трудовой в связи со сменой названия организации

Если за время работы меняется наименование организации, запись этом нужно внести отдельной строкой.

В графе 3 раздела «Сведения о работе». Запись должна выглядеть так: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)».

В графе 4 проставляется основание переименования: приказ, его дата и номер.

Как делается запись об увольнении в трудовой книжке

Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.

Причина увольнения (прекращения трудового договора) вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено трудовым договором или соглашением сторон.

Увольнение по инициативе работника

При прекращении трудового договора по инициативе работника по статье 77 ТК РФ, кроме увольнения по в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на пункт части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ.

При расторжении трудового договора по инициативе работника по основаниям, связанным с предоставлением определенных льгот, запись об увольнении вносится с указанием этих оснований.

Увольнение по инициативе работодателя

Если работника увольняют по инициативе работодателя (пункт 4 статьи 77 ТК РФ) в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на подпункт, пункт части первой статьи 81 Трудового кодекса РФ.

Увольнение не зависит от воли сторон

Если трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункт 10 статьи 77 ТК РФ), в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на пункт части первой статьи 83 Трудового кодекса РФ.

Перевод

Если работника увольняют в связи с переводом на другую постоянную работу в другую организацию в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия, и наименование организации или ИП, куда переводится работник.

На новом месте работы в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о приеме, с указанием того, что работник принят в порядке перевода.

Увольнение в связи с переходом на выборную должность

При увольнении в связи с переходом работника на выборную должность к другому в другую организацию) трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Увольнение осужденного

При прекращении трудового договора с осужденным по приговору суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

Если работник был осужден незаконно, все записи признаются недействительными. Работник вправе получить дубликат трудовой.

Как вести раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки

В трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий;

б) о награждении наградами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);

в) о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;

г) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Сведений о награждении носятся в следующем порядке:

  • в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);
  • ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
  • в графе 2 указывается дата награждения;
  • в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
  • в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Работники, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно сообщить об этом своему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата.

Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

В дубликат вносятся следующие сведения:

а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения работника;

б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

в) сведения о работнике, указываемые на титульном листе трудовой книжки, заполняются следующим образом:

  • фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами,
  • дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
  • профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;

г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

д) титульный лист трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

е) сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально;

ж) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Если ранее в трудовой книжке были записи, признанные в последствии недействительными, в дубликат они могут не вносится.

Если произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, стаж работников устанавливает комиссия, создаваемая органами исполнительной власти. В состав комиссии включают представителя работодателя, профсоюза или иных представительных органов и заинтересованных организаций.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).

При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Вкладыш в трудовую книжку

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, книжка дополняется вкладышем.

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Выдача трудовой книжки работнику

Выдать работнику его трудовую книжку можно только на основании письменного заявления.

Книжку нужно выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления. Никаких записей в трудовую книжку в этом случае не вносится.

Переход на электронную трудовую

Если работник перешел на электронную трудовую, бумажная ему выдается на руки с соответствующей записью:

  • в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
  • в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки,
  • в графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»,
  • в графе 4 указывается заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации.

При увольнении

При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.

Если невозможно выдать трудовую на руки в день увольнения работнику нужно направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Отправить трудовую почтой можно только с письменного согласия по адресу, указанному в заявлении..

Со дня направления работнику уведомления о необходимости получить трудовую работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки члену семьи работника.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками хранятся у работодателя до востребования.

Учет и хранение трудовых книжек

В организации необходимо вести:

  1. учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  2. учет трудовых книжек и вкладышей в них.

Книги (журналы) по учету бланков, вкладышей и движении трудовых книжек можно разработать самостоятельно.

В книге (журнале) по учету фиксируются сведения о поступлении и выдаче бланков трудовой книжки и вкладышей.

Книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и печатью.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся как документы строгой отчетности и выдаются по заявке ответственно за кадровые документы.

Испорченные при заполнении бланки и вкладыши нужно уничтожить по акту.

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Как правильно сделать запись в трудовую книгу о благодарности

Сотрудник хорошо поработал и заслужил благодарственное письмо, запись в трудовую книжку. Образец такой поощрительной отметки в трудовой не имеет жёсткого шаблона. Подобная запись – не всегда пустая формальность, а может быть реальным отражением заслуг и искренним выражением заработанной благодарности. Выясним, как правильно делать записи о вынесенных сотрудникам благодарностях и каких ошибок следует избегать при этом.

Какие благодарности заносятся в трудовую книжку

При оформлении записи важно понимать:

  1. за что именно отмечен сотрудник;
  2. каковы причины, побудившие начальство поощрить его.

Обычно выделяют следующие поводы для признательности за труд:

  • значительное повышение производительности труда;
  • успешное участие в ответственных мероприятиях;
  • продуктивная работа над крупным проектом;
  • внесение инновационных предложений;
  • улучшение качества и организации трудовой деятельности;
  • наставничество, обучение молодых специалистов.

Правильное оформление

В первую очередь, сотруднику отдела кадров следует обратить внимание на то, что благодарность в трудовой книжке должна быть оформлена с соблюдением норм и правил, принятых в делопроизводстве. Касающихся как собственно порядка внесения записей, так и специфики канцелярского лексикона. Трудовая книжка – это официальный документ сотрудника. Соответственно, при внесении в неё отметок и записей необходимо учитывать существующие нормативы.

Каким должен быть формат занесения благодарности в трудовую книжку? Образец может быть следующим. Как правило, запись в трудовой сопровождают названием и датой соответствующего приказа. Также приводят причину награждения и его форму. Например:

Приказом № _____ от (дата приказа) сотрудник (Ф.И.О.) за (в общем виде называют достижения и успехи) награждён (форма награды и/или поощрения).»

Отметим, что при оформлении записи следует учитывать конкретные достижения сотрудника.

Кроме того, благодарность заносится в трудовую книжку и тогда, когда сотрудник за свои достижения параллельно был повышен в должности. Запись выглядит следующим образом:

«Сотрудник (название организации, Ф.И.О.) принят на должность (ее название) в связи с (перечисляют в общем виде заслуги, побудившие руководство повысить работника).»

Разумеется, сотрудник отдела кадров при составлении благодарственной формулировки ограничен рамками официального языка. Но при желании он может подобрать слова, которые и в официальном документе будут выглядеть искренне и тепло. Напомним, что при внесении благодарности в трудовую книжку образец подобной записи не имеет жестких ограничений со стороны закона.

Правила заполнения трудовых книжек приняты постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Последнее изменение заключается в том, что с 27 ноября 2016 года окончательно отменена обязанность проставлять на бланке книжки печать (если ее вообще нет).

Не исключено, что работнику отдела кадров стоит обсудить текст благодарственной записи с начальником, подписавшим приказ о поощрении сотрудника. Так нужно, чтобы отмеченный руководством работник получил запись, способную воодушевить его на дальнейшие достижения. Это может сыграть значительную роль в деле мотивации сотрудников.

Отдельный раздел

Если необходимо объявить благодарность с занесением в трудовую книжку, то учтите, что с 2003 года в этом бланке появился отдельный раздел. Кром того, при внесении сведений о поощрении обязательно пишут его причину. Указывают также и данные о награждениях, присвоении почётных званий.

В пункте «Сведения о поощрениях (награждениях)» указывают:

  • наименование предприятия (полное и сокращенное);
  • номер записи;
  • дата награждения;
  • формулировка заслуг;
  • реквизиты распоряжения, согласно которому сотрудник награждён (обязательно – дата и номер).

Далее показан наиболее лаконичный и допустимый образец занесения благодарности в трудовую книжку.

Тонкости терминологии

Заметим, что объявление благодарности с занесением в трудовую книжку – не единственный вариант поощрения, связанного с благодарностью. Следует учитывать и то, что существует практика объявления благодарности без внесения сведений о ней в трудовую книжку.

Сотрудник имеет право требовать от работодателя внесения сведений о своих достижениях в этот официальный документ, поэтому спорные вопросы лучше обсуждать заранее. Поэтому работник, отмеченный руководством за свои заслуги, всегда может поинтересоваться, заносится ли благодарность в трудовую книжку.

Следует отметить разницу между понятиями «награждение» и «поощрение» (см. таблицу).

Поощрение Награждение
Поощрением может быть вынесение благодарности, повышение по службе, выплата премии. В отличие от поощрения награждение связано с вручением какого-либо отличительного знака.
Сотрудник, получивший благодарность с занесением в трудовую книжку, считается получившим именно поощрение. Награждением это не является. Награждением является вручение диплома, грамоты, медали или другого знака отличия.

Понимание различий между этими терминами позволяет кадровику помочь сотрудникам сориентироваться во всех тонкостях. И что важно для сохранения здорового психологического климата в коллективе – избежать возможных разочарований, связанных с неверным пониманием этой специфической терминологии.

Что даёт благодарность в трудовой книжке

Отметка о том, что сотрудник был отмечен руководством за свои достижения, в итоге может повлиять на карьерный рост, размер пенсии. А при смене места работы подобные записи порой играют решающую роль, если руководство выбирает будущего работника из числа нескольких кандидатур.

Кроме того, заслуживает внимания и психологический фактор. Мотивация сотрудников – одна из важнейших задач, стоящих перед руководителями. Работник, отмеченный благодарностью начальства, стремится и далее повышать производительность труда и улучшать результаты своей работы. Дух конкуренции побуждает его коллег работать лучше, чтобы так же получить заслуженное поощрение и быть отмеченными за свои успехи.

Читайте также:
Какое наказание несет работодатель за неправильное ведение трудовых книжек
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: