Как внести запись в трудовую книжку о присвоении сотруднику квалификационной категории

Как происходит присвоение квалификационной категории

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Аттестация и квалификация
  2. Как ввести квалификационные категории в коммерческой фирме
  3. Квалификационные категории отдельных профессий
  4. Запись в трудовую книжку и в личную карточку
  5. Главное

Аттестация, или проверка уровня профессиональных знаний и навыков, квалификации, может служить основанием для присвоения работнику новой квалификационной категории, повышения оплаты его труда. Многие знают о повышении квалификационных категорий работникам определенных профессий: педагогам, медикам, чиновникам госструктур. Руководители коммерческих фирм также имеют право провести аттестацию работников с присвоением по ее итогам более высокой квалификации.

Аттестация и квалификация

Периодическая аттестация, вне зависимости от профессии, от специфики деятельности организации, бывает двух видов:

  1. На соответствие занимаемой должности. Такая аттестация призвана подтвердить, что профессиональный уровень сотрудника соответствует выполняемой им работе. Это обязательная процедура.
  2. На присвоение квалификационной категории. Этот вид аттестации носит добровольный характер, проводится по его инициативе работника.

Как правило, квалификационная категория считается действующей в течение 5 лет, однако работник может пройти повторную аттестацию «на категорию» и раньше – через 2, 3 года после получения предыдущей категории.

Присвоенная квалификационная категория закрепляется за работником на весь период ее действия, даже если он будет работать в другом учреждении, организации, в другой местности.

Уровень квалификации работника обязательно должен отражаться в трудовом договоре (ТК РФ, ст. 57). При присвоении новой квалификационной категории эти сведения фиксируются в договоре допсоглашением.

Как ввести квалификационные категории в коммерческой фирме

ВАЖНО! Рекомендации по проведению аттестации работника на соответствие занимаемой должности от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Коммерческие фирмы не обязаны проводить аттестацию, но многие руководители инициируют принятие локальных актов, в соответствии с которыми можно аттестовать работников и присваивать им квалификационные категории.

Для каждой категории должны быть разработаны квалификационные требования. Они должны различаться уровнем образования и квалификации, учитывать опыт работы, стаж по профессии. При проведении этой работы целесообразно пользоваться справочной информацией. В квалификационном справочнике от 21/08/98 г. №37 подробно указаны квалификационные требования для значительного числа должностей.

Пример: в справочнике №37 для должности «инженер» предусмотрены четыре квалификационные позиции:

  1. Инженер как таковой может иметь любой стаж работы и высшее профобразование.
  2. Инженеру 3 категории достаточно окончить профильный ВУЗ и проработать инженером 3 года.
  3. Инженеру 2 категории нужно иметь высшее профобразование и стаж работы инженером 3 категории не меньше 3 лет.
  4. Инженеру 1 категории необходимы высшее образование по профессии и стаж работы в инженерной должности 2 категории – 3 года и более.

Предполагается, что слово «старший» в наименовании должности указывает на наличие подчиненных либо он один контролирует работу участка. При этом если для должности уже установлены квалификационные категории, слово «старший» не используется. Это понятие приравнивается к 1 категории.

Если специалист назван «ведущим», он контролирует работу подчиненных групп и осуществляет общее руководство определенным направлением работы фирмы. Ведущий специалист должен иметь стаж на 2-3 года выше, чем такой же специалист 1 категории (по тексту справочника №37, п. 7 «Общих положений»).

Коммерческая фирма вправе не опираться на положения квалификационных справочников при установлении квалификационных категорий. Их наименования отражаются в локальном нормативном акте (ТК РФ, ст. 8), например, «Положение об аттестации».

Все кадровые события, в том числе проведение самой аттестации и получение квалификационных категорий, оформляются приказом. По результатам аттестации вносятся изменения в штатное расписание и в кадровые документы каждого сотрудника.

Формально руководитель коммерческой фирмы не обязан проводить аттестацию, чтобы присвоить работнику квалификационную категорию, однако сделать это целесообразно с соблюдением всех законодательных норм. В ином случае «распределение» квалификационных категорий может стать причиной трудового спора, не исключая и обращение работников с иском в суд.

На заметку! Использование квалификационных справочников обязательно только для работников государственных и муниципальных учреждений, а также представителей профессий, предполагающих льготы, компенсации, ограничения (ТК РФ, ст. 57 ч. 2 «условия», абз. 3).

Квалификационные категории отдельных профессий

Для представителей определенных профессий получение квалификационной категории без проведения аттестации невозможно. Это госчиновники, педагоги, медики, работники прокуратуры и еще целый ряд других.

Добровольно-принудительная переподготовка. Есть ли смысл в повышении квалификации?

Для примера рассмотрим порядок проведения аттестации на получение квалификационной категории педагогических работников. Он регламентируется ФЗ №273 от 29/12/12 г. «Об образовании», ст. 49, и приказом Минобразования №276 от 07/04/14 г. Порядок следующий:

  1. Аттестация проводится по желанию работника, на основании его заявления.
  2. Присваивается первая или высшая категория.
  3. Заявление на получение 1 категории есть возможность подать вне зависимости от стажа работы в учреждении, на высшую – через 2 года работы.
  4. Заявление рассматривается не более месяца, назначаются сроки аттестации. В адрес гражданина направляется письменное уведомление о месте и времени процедуры.
  5. По результатам комиссией заочно принимается решение присвоить категорию либо отказать в присвоении.

Для аттестации на рассмотрение комиссии работником предоставляется пакет документов: заявление; копии документов об образовании, о присвоении категорий ранее, если процедура проводится повторно; документы на смену фамилии – при необходимости; характеристика с места работы, портфолио.

Решение комиссии должно быть принято не позднее чем через два месяца после аттестации. Сотрудник может лично участвовать в аттестации, но при его отсутствии документы рассматриваются заочно. Если в присвоении категории отказано, повторное обращение можно направить в комиссию через год.

Сходные процедуры проводятся и в учреждениях иного профиля. Так, получение квалификационных категорий медиками регламентируется ФЗ №323 от 21/11/11 г. «Об основах охраны здоровья…», ст. 72-1, приказом Минздрава 240н от 23/04/13 г. и рядом других подзаконных актов. Медикам может быть присвоена вторая, первая или высшая квалификационная категория. Она действительна 5 лет.

Порядок проведения квалификационных испытаний должен, по общему правилу, отражаться в ЛНА учреждения и учитывать его специфику.

На заметку! В законодательстве о присвоении квалификационных категорий работникам отдельных профессий происходят постоянные изменения. Так, в проекте нововведения для педработников, которые могут быть приняты в текущем году. Тренеры спортивных школ получили возможность аттестоваться на одну из квалификационных категорий (ФЗ №147 от 4/06/18 г.).

Читайте также:
Неправильное оформление и ведение трудовой книжки: как исправить ситуацию?

Запись в трудовую книжку и в личную карточку

ВАЖНО! Образец записи в трудовой книжке при повышении квалификации от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Кадровая служба обязана отражать присвоение квалификационных категорий во всех кадровых документах. Кроме штатного расписания и трудового договора, приказов по кадрам, обязательным является отражение сведений о квалификации в трудовой книжке работника.

В соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10/10/03 г. №69, п. 3.1:

  • запись о присвоении нового разряда, класса, категории должна быть внесена в трудовую книжку;
  • основанием для внесения записи является приказ руководителя.

Записи должны быть внесены не позднее семидневного срока и соответствовать тексту приказа о присвоении квалификационной категории (Правила №225 от 16/04/03 г., о ведении трудовых книжек, р.2-10). Запись об аттестации с целью установления квалификационной категории вносится и в Личную карточку сотрудника, в р. 4 «Аттестация» (ф. Т-2).

Как внести запись в трудовую книжку о присвоении сотруднику квалификационной категории

Люди постоянно стремятся к саморазвитию и самосовершенствованию. Кто-то хочет зарабатывать не в одной сфере деятельности, а в нескольких, так они получают множество профессий> а кто-то делает свой выбор в пользу одного дела и постоянно повышает уровень знаний и навыков с помощью дополнительного образования. Поэтому довольно часто кадровики задаются вопросом, как сделать надлежащую запись в трудовую книжку о присвоении квалификационной категории? Ведь работник, обладающий новыми знаниями и навыками, имеет право не только на занесение информации в документ, но и на повышение оплаты труда.

Но случается и такое: в процессе ведения делопроизводства кадров либо сам сотрудник, либо руководитель или кадровик замечают, что в трудовой книжке отсутствуют какие-либо сведения о присвоении квалификации, нового разряда и прочего, а работник при этом уже занимает иную должность. А это является грубой ошибкой, которую необходимо исправлять.

Правовые нормы и основания присвоения квалификации

Главное правило, о котором следует помнить: категория присваивается исключительно в том порядке, в коем был заключен коллективный договор, соглашение и иные документы. Они, в свою очередь, обязаны соответствовать тем характеристикам должностей, которые предусмотрены специальным единым справочником.

Что касается порядка занесения определенной информации, в том числе и того, как делается запись в трудовой книжке о переводе в связи с присвоением другого разряда, все это можно найти в специальной инструкции.

В ходе проведения мероприятия комиссией оцениваются следующие показатели:

  • степень сложности функций, выполняемых сотрудником>
  • уровень самостоятельности в выполнении функций>
  • ответственность сотрудника>
  • степень выраженности мотивации к труду>
  • результативность труда>
  • опыт>
  • стаж работы в соответствии с занимаемой должностью>
  • уровень профессиональных знаний, умений и навыков.

Порядок присвоения категории специалисту установлен в соответствии с правилами и требованиями законодательства той организации, в которой он работает.

Правила присвоения квалификационной категории

Многие работники считают, что их без особых проблем могут принять на рабочее место, соответствующее определенной квалификации. Вот здесь они ошибаются. Прием сотрудника по должности специалиста какой-либо категории абсолютно не является основанием к ее присвоению. В любом случае работодатель обязан пригласить комиссию, которая в дальнейшем и примет решение. После уже можно будет говорить о том, следует ли присваивать работнику степень и как сделать запись в трудовую книжку об установлении высшей квалификационной категории или иной другой.

К аттестационному мероприятию могут быть допущены лица, имеющие определенное образование и стаж трудовой деятельности по соответствующей должности. Любая категория присваивается специалисту строго по последовательности: вторая, первая и высшая. Если законодательством не предусмотрено постоянное подтверждение квалификации, то в этом нет необходимости. Что касается работника, который на протяжении многих лет продолжает работать, не имея категории, комиссия имеет право порекомендовать ему получить ее.

Однако квалификация может быть присвоена сотруднику, не имеющему ее. Делается это только в том случае, если специалист проработал немалое количество лет на определенной должности с соблюдением всех обязанностей и требований. Кстати, учитываются еще и такие показатели, как:

  • наличие практического опыта>
  • личностные и деловые качества работника>
  • уровень профессиональных умений, знаний и навыков.

Порядок внесения сведений о присвоении квалификации

После того, как изучены все правила и нормы, пришла пора разобраться и в том, как правильно сделать запись в трудовой книжке о присвоении квалификационной категории. Для этого надобятся следующие документы:

  • документ о профессиональной деятельности сотрудника>
  • изданный руководителем приказ о присвоении специалисту категории.

Далее работодатель либо доверенное им лицо должны отыскать необходимый кадровый приказ о том, что работнику присваивается иной разряд или категория. Делается это для того, чтобы не возникло проблем с оформлением внесенных сведений, так как они заносятся исключительно на основании приказа. Если вдруг данного документа не будет в наличии, то его обязательно следует оформить.

Затем в трудовой книжке следует отметить следующее:

  • в соответствующем пункте ставится номер по порядку>
  • во второй графе указывается дата внесения записи>
  • в специально отведенном месте – сама запись «присвоена квалификационная категория «специалист … (второй, первой, высшей) категории».

На тот случай, если в документе нет сведений о присвоении квалификационной категории, а сотрудник уже занимает определенную должность, алгоритм действий будет аналогичным. А если вы переживаете на предмет того, что не будет соблюдена последовательность, то зря: это не является нарушением правил ведения трудовых книжек.

Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец

Несмотря на постепенный перевод записей о трудовой деятельности в электронный формат, традиционная бумажная трудовая книжка сохраняет статус основного документа работника. Но отвечает за правильное оформление этого документа работодатель (организация или ИП). Не допустить ошибок при заполнении трудовой книжки в 2021 году поможет наша статья. В ней, в частности, рассказано, как оформить новую трудовую книжку, как правильно вносить сведения о работе, в каком порядке нужно исправить допущенную ошибку, выдать сотруднику копию книжки или сделать ее дубликат. Также приведены примеры корректных записей об увольнении.

  1. Основные требования при оформлении трудовой книжки
  2. Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу
  3. Изменение титульного листа
  4. Сведения о приеме на работу
  5. Заполнение трудовой книжки при увольнении
  6. Как исправить ошибку в трудовой книжке
  7. Как заверить копию
  8. Дубликат трудовой книжки
Читайте также:
Какая дата указывается в трудовых книжках при приеме на работу?

Основные требования при оформлении трудовой книжки

Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69; далее — Инструкция).

С 1 сентября 2021 года начнет действовать новый порядок ведения трудовых книжек (утв. приказ Минтруда от 19.05.21 № 320н; далее — Порядок). С этой же даты утратит силу Инструкция. Но основные положения (за некоторым исключением), сохранятся. Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб‑сервисе

Во-первых, все записи вносятся ручкой. Она может быть шариковая, гелиевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. При этом н ужно следить, чтобы чернила не выцветали со временем, поскольку трудовая книжка должна служить работнику до самой пенсии. Есть одно исключение — первоначальную запись о работодателе в раздел «Сведения о работе» можно внести путем проставления соответствующего штампа (письмо Роструда от 19.08.15 № 1922-6-1).

Справка

Новый Порядок допускает использование при заполнении трудовой книжки принтеров, факсимиле и штампов, в том числе при внесении записей о приемах, переводах и увольнениях (п. 3 Порядка). Об этом и других изменениях, которые нужно учитывать при ведении трудовых книжек после 1 сентября, см. в статье « Утвержден новый порядок ведения трудовой книжки ».

Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).

В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника. Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.

В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 38 Правил).

Внимание

С 2020 года работникам дано право отказаться от привычных трудовых книжек, оформляемых на бумажном носителе. В таком случае сведения о работе будут «копиться» исключительно в базе данных ПФР, без дублирования в традиционной трудовой книжке. Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через работодателя. Подробнее см. « Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику » и « Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р? »

Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность Попробовать бесплатно

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу

До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.

Составить и распечатать трудовой договор

Изменение титульного листа

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.

О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».

Сведения о приеме на работу

Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».

Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.

Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.

Читайте также:
Как происходит восстановление трудовой книжки при утере
Внимание

Напомним, что с 2020 года работодатели обязаны сдавать форму СЗВ-ТД, если произошло любое из следующих кадровых событий: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, подача сотрудником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная). Также см. «Новая СЗВ‑ТД: как с 1 июля заполнять поле «код выполняемой функции»».

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.

В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи). В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8). Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул .

В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

Важно

В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.

В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).

После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. На следующей строчке должен поставить свою подпись увольняемый работник.

Примеры записей об увольнении

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.

В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».

В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

Важно

Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).

Как заверить копию

Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).

Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

Читайте также:
Какой печатью нужно заверять копию трудовой книжки

На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Дубликат трудовой книжки

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).

Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.

Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.

Внимание

Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.

Далее на титульном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.

Раздел «Сведения о работе» дубликата заполняется следующим образом.

В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или прежней трудовой книжки, если она не утрачена.

Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.

После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.

Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2021 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие (в тех случаях, когда ее ведение обязательно) санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Как заполнять трудовую книжку:

  1. Внести запись о трудоустройстве, переводе или увольнении.
  2. Поставить дату записи и события.
  3. Указать реквизиты документа, утверждающего совершенные действия.
  4. Заверить данные подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии).

Правила ведения трудовых книжек упростили

Минтруд России обновил приказом № 320н от 19.05.2021 бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления. Утверждена обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки вместо устаревшей, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 . Новые правила заработали 01.09.2021.

Бланк стал объемнее — в обновленной форме предусмотрено не 10 разворотов, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.

В правилах оформления есть существенные новации:

  1. Записи разрешено вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
  2. Сведения о работе по совместительству разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
  3. Разрешили не заверять запись при увольнении подписью работника.

Минтруд определился не только с тем, как сделать трудовую книжку, но и со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить новую трудовую книжку. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими нормативными актами руководствоваться

Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ . Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003 , упразднены с 01.09.2021.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка запись в трудовую книжку о приеме на работу делается в организации, куда человек устроился.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

Читайте также:
Как действовать, если в трудовой книжке пропущена запись

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.

Правила заполнения трудовой книжки в 2021 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

  • оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
  • вносить записи в строго установленный срок (5 дней), а при увольнении — в день увольнения;
  • использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
  • вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
  • вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
  • заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
  • уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
  • дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
  • вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ .

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

  • даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
  • используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
  • не применяют сокращений;
  • не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
  • Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
  • информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
  • подпись работника теперь не обязательно должна заверить сведения.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Бланк состоит из трех частей:

  • титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
  • сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
  • сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Заполнение титульного листа

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

  • Ф.И.О. владельца;
  • дата его рождения;
  • образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, как в дипломе;
  • дата открытия книжки;
  • подпись лица, заполнявшего бланк;
  • печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  1. Порядковый номер текущей записи.
  2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
  4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д. Вот так выглядит образец записи о приеме в трудовой книжке в 2021 году:

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

  • внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
  • внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность. » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  • полное и сокращенное название организации;
  • наименование должности работника;
  • дату принятия на работу;
  • реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

  • вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
  • награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
  • поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

  • 1 графа — порядковый номер записи;
  • 2 графа — дата награждения;
  • 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
  • 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.
Читайте также:
Подпись после записи в трудовой книжке о приеме на работу

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

  1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
  2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
  3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №. считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

  • повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  • указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

  • заполняются личные данные сотрудника;
  • проставляется дата;
  • заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
  • записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.

Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:

  • неповрежденная обложка;
  • недопустимо исправление ошибок;
  • вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
  • если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  • в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  • по центру — слово «Заявление»;
  • далее текст (в нашем случае такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  • дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.

Чтобы сделать все правильно, придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Сделать односторонние копии всех заполненных листов.
  2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа скрепить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько листов включает сделанная копия.
  3. Заверить каждую скопированную страницу (если они не скрепляются в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверяет копии генеральный директор.
  4. Лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», указывает свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Ставим печать организации (если есть), но закон не обязывает это делать.
  5. Добавьте еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут, когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  6. Иногда работник просит добавить фразу «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (требуется, как правило, для банков).

Новое в трудовых книжках. Практикум для кадровика

эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

1 сентября 2021 года вступил в действие новый порядок ведения трудовых книжек, а скоро появятся и новые бланки. Разберемся, зачем нужны очередные изменения и как с ними работать

Нововведения коснулись всех работодателей: у каждой организации есть сотрудники, которые перешли на электронные трудовые, а есть те, кто решил сохранить трудовую книжку в бумажной форме.

Документ, с которым надо ознакомиться, — Приказ Минтруда РФ «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» от 19.05.2021 № 320н. Он вводит:

  • новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — будут действительны с 1 января
    2023 года,
  • новый порядок ведения и хранения трудовых и вкладышей — действует с 1 сентября
    2021 года.

Утратили силу Инструкция № 69 и Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, которые в части положений противоречили требованиям Трудового кодекса РФ, поэтому кадровики допускали ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей.

Новый порядок ведения трудовых книжек

Можно использовать штампы

С 1 сентября 2021 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.

Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.

Даты только арабскими цифрами

Даты следует писать только арабскими цифрами:

  • число и месяц — двузначными числами;
  • год — четырехзначным числом.
Читайте также:
Как получить в пользование новую трудовую книжку

Это касается всех внутренних разворотов, титульного листа трудовой книжки и титульного листа вкладыша.

Срок заполнения зависит от вида записи

Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.

  • Важно! Нельзя вносить запись об увольнении за несколько дней до самого увольнения — только день в день. Работник может отозвать свое заявление об увольнении, и придется отменять запись, которая уже внесена. В этом случае работник может потребовать оформить дубликат трудовой.

Упорядочена запись о признании временного перевода постоянным

Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:

  • в графе 2 ставится дата временного перевода — когда сотрудник фактически приступил к новым обязанностям,
  • в графе 4 — дата, номера приказов, распоряжений или иных решений работодателя, на основании которых работник переведен временно, а затем на постоянную занятость.

Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе.

Уточнен порядок записи о совместительстве

До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.

  • Важно! В качестве подтверждения совместительства нельзя принимать заверенную копию приказа о приеме, так как копия не является документом-основанием и в трудовой книжке нельзя ссылаться на копию — должен быть указан документ. Это может быть, например, справка с данными, когда принят сотрудник, номер приказа, должность и структурное подразделение. При оформлении внутреннего совместительства ссылка на приказ будет корректной, потому что оригинал документа у вас же.

Приказ № 320н расширил возможности:

  1. Сотрудник может обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству, и тот вправе сделать запись в трудовой книжке.
  2. Информацию о совместительстве можно вносить двумя способами:
  • в хронологическом порядке, как это делалось раньше,
  • блоками, то есть записи о совместительстве (прием, увольнение) пойдут вне зависимости от времени записей по основному месту.

Совместители вправе выбрать любой из способов.

О служебной деятельности — по месту службы

Работодатель не обязан вносить информацию о военной службе. Сейчас это будут делать там, где человек проходит службу.

Не надо подписи в карточке Т-2

До 1 сентября 2021 года у работодателей была эта обязанность — знакомить работника со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под подпись в разделе III личной карточки Т-2. Постановление Правительства РФ № 225 отменено, а значит, уходит в прошлое и это требование. Знакомить с записями, внесенными в раздел III карточки Т-2, больше не нужно.

Более того, с 1 сентября 2021 года кадровая служба может не оформлять карточки Т-2 при приеме на работу. Исключение: работник состоит на военном учете, в этом случае обязательна форма Т-2. Немаловажно соблюдать требования архивного законодательства. Прежде чем отказаться полностью от ведения личной карточки Т-2, проанализируйте риски, связанные с дальнейшим хранением и передачей в архив уже заведенных карточек.

Совет: если вы ведете личные карточки Т-2, продолжайте заполнять их с учетом актуальных нормативных требований. На текущий момент знакомить работника с записями не надо.

Точность в записи об увольнении

Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ.

Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта.

Пример. В случае увольнения за разглашение охраняемой законом тайны следует указать ст. 81, ч. 1, п. 6, пп. «в» Трудового кодекса РФ.

Внесение записи о приеме и увольнении в порядке перевода

В случае приема сотрудника в порядке перевода обязательно зафиксируйте, что он «принят в структурное подразделение на должность в порядке перевода». А при увольнении в порядке перевода укажите правильное название юридического лица, куда уходит работник.

Записи при отказе от бумажной трудовой

Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, кадровый специалист должен отметить в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 нужно внести данные заявления с указанием даты и номера регистрации.

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.

Оформление дубликата

У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Появился новый порядок внесения записи о выдаче вкладыша: если вы заводите второй и последующие вкладыши работнику, а на второй обложке не хватает места для всех сведений, вносите информацию на титульный лист первого вкладыша, который вшит в трудовую книжку.

Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней

Работодатели начнут использовать новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее с 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Имеющиеся у работников книжки ранее установленного образца действительны, менять их не надо. Старые бланки можно использовать без ограничения срока. К примеру, у работодателя запаса бланков хватит до 2025 года, он вправе их использовать, пока не закончатся.

Читайте также:
Продажа работодателем сотруднику бланка трудовой книжки и вкладыша к ней

В связи с этим возникает вопрос: зачем вообще нужны новые бланки? Ведь у тех, кто уже в штате, трудовые есть, а тем, для кого это первое место работы, бумажный документ заводить больше не надо.

Новые бланки и вкладыши потребуются, если:

  • надо оформить дубликат трудовой книжки,
  • у работника заканчиваются страницы раздела «Сведения о работе» и ему надо оформить вкладыш,
  • данные на титульном листе не соответствуют актуальным, а значит, отдел кадров не может принять трудовую книжку и должен на основании письменного заявления работника оформить новую с информацией о работе, которую сотрудник будет выполнять в этой организации.

При этом следует помнить об изменении правил работы с новыми бланками. Новшества коснулись и титульного листа, и сведений о работе.

Сведения о награждениях заполняются по-прежнему, скорректировано лишь количество отведенных под раздел разворотов: теперь их всего семь.

Титульный лист

Общие правила заполнения остаются без изменений. На титульном листе также указываются фамилия, имя, отчество, число-месяц-год рождения, сведения об образовании, специальности и профессии, проставляются дата заполнения книжки и подпись владельца книжки. С 1 января 2023 года ставить печать организации должны только те, у кого эта печать есть.

  • Внимание: ст. 2 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ утверждена норма, по которой ООО и АО теперь вправе, но не обязаны иметь печать.

Кроме того, с титульного листа из графы «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво» уйдет уточнение «разборчиво». Это требование вызывало много вопросов у кадровиков, ведь подпись у каждого своя: у кого-то полностью фамилия, у кого-то две-три буквы.

Сведения о работе

В новой форме законодатели увеличили количество разворотов для сведений о работе. Раньше их было 10, в новом бланке будет 14.

Основное содержательное изменение коснулось графы 3: при внесении записи об увольнении работника нужно указывать номер, часть, пункт и даже подпункт статьи — основания для записи. Это требование ст. 84.1 ТК РФ.

Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
к ним

С 1 сентября 2021 года упростился порядок учета трудовых книжек и бланков.

Учет бланков, как и был, происходит на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и назначенного приказом. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает и отражает это в приходно-расходной книге. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков израсходовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, которые подтверждают, что работник оплатил бланки. Движение бланков фиксируется в приходно-расходной книге.

Право разработать и утвердить приходно-расходную книгу собственного образца у работодателей появилось с 1 сентября 2021 года.

Книгу (журнал) учета трудовых книжек и вкладышей к ним работодатель обязан вести, как и прежде, а вот ее содержание может определять самостоятельно. В книге указываются трудовые, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

Книги, которые существуют, не надо отменять или уничтожать, продолжайте вести их. Когда закончатся, можно разработать свои формы. Работодатели, которые только открываются, могут изначально разработать и утвердить удобные формы книг или журналов учета.

Вместо заключения

Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» — основной документ, которым необходимо руководствоваться при работе с трудовыми книжками. Он упрощает работу кадровых специалистов.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Каким образом внести пропущенную запись в трудовую книжку сотрудника?

И. В. Тарасова
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Вопрос

У сотрудника пропущена запись о переводе в трудовой книжке, после нее уже вписаны две записи. Каким образом можно внести недостающую запись в трудовую книжку работника?

Ответ

Напрямую действующим законодательством данный вопрос не урегулирован. Официальных разъяснений по нему в СПС КонсультантПлюс не представлено.

По нашему мнению, пропущенная запись о переводе может быть внесена в трудовую книжку после последней записи на основании приказа (распоряжения) о переводе. Запись вносится за следующим порядковым номером, в порядке хронологии с указанием фактической даты перевода в графе 3.

Работодатель вправе обратиться за официальными разъяснениями в государственные контролирующие органы по месту своего нахождения.

Обоснование

Напрямую действующим законодательством данный вопрос не урегулирован. Официальных разъяснений по данному вопросу в СПС КонсультантПлюс не представлено.

Порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек регулируется несколькими нормативными актами: Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” (далее – Постановление), Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек” (далее – Инструкция).

Порядок исправления ошибок, допущенных в трудовых книжках, определен в п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением.

Порядок исправления неверных записей регулируется п. 1.2 Инструкции, в котором указано, что после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер, дата внесения записи; в графе 3 делается запись: “Запись за номером таким-то недействительна”. После этого производится правильная запись: “Принят по такой-то профессии (должности)”. В графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В рассматриваемом случае записи о работе внесены верно, поэтому признавать их недействительными нет необходимости. Фактически пропустили только запись в трудовой книжке о переводе.

По нашему мнению, пропущенную запись о переводе работника можно внести после последней записи в трудовой книжке в таком же порядке, как если бы она была внесена своевременно. Однако в третьей графе, где указываются сведения о работе, необходимо внести фактическую дату, когда сотрудник приступила к выполнению своих должностных обязанностей по новой должности. Данная позиция поддерживается специалистами на практике.

Читайте также:
Кто в компании ведет книгу учета трудовых книжек

Подтверждающий данный вариант внесения пропущенной записи в трудовую книжку материал представлен и в СПС КонсультантПлюс – см. Извлечение в Дополнительном материале по вопросу, приведенном ниже.

Примечание:

Работодатель вправе обратиться за официальными разъяснениями в государственные контролирующие органы по месту своего нахождения.

Дополнительный полезный материал по вопросу в СПС Консультант Плюс:

Ответ: Пропущенную запись о переводе можно внести в любой момент, когда была обнаружена ошибка в заполнении трудовой книжки. При этом нужно внести запись о переводе следующим порядковым номером после последней записи с указанием даты в порядке хронологии (графа 2 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки). В самой записи о переводе необходимо указать фактическую дату перевода, с которого работник был переведен на соответствующую должность согласно приказу (распоряжению) о переводе (графа 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки), то есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку работника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она была сделана.

Запись о постоянном переводе работника на другую должность должна быть отражена в трудовой книжке (в случае ее ведения) в обязательном порядке. Внесение пропущенной записи в трудовую книжку, свидетельствующей о переводе работника на другую должность, осуществляется на основании приказа (распоряжения) о переводе в порядке хронологии с указанием фактической даты перевода.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ст. 66 ТК РФ).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил).

Таким образом, соответствующая запись должна быть сделана не позднее недельного срока со дня издания приказа (распоряжения) о переводе работника на другую должность. Внесение соответствующей записи после указанного срока является нарушением порядка ведения трудовых книжек. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены (п. п. 27, 29 Правил).

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку, свидетельствующей о переводе работника на другую должность, осуществляется на основании приказа (распоряжения) о переводе. Пропущенную запись можно внести в любой момент, когда была обнаружена ошибка в заполнении трудовой книжки. При этом нужно внести запись о переводе следующим порядковым номером после последней записи с указанием даты в порядке хронологии (графа 2 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки). В самой записи о переводе необходимо указать фактическую дату перевода, с которого работник был переведен на соответствующую должность согласно приказу (распоряжению) о переводе (графа 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки), то есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку работника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она была сделана.

Пример. Внесение пропущенной записи в трудовую книжку

Работник кадровой службы 27.11.2020 обнаружил, что в трудовой книжке работника отсутствует запись о его переводе с 05.10.2020 на должность главного бухгалтера.

В трудовой книжке необходимо сделать следующую запись:

Графа 1: указать номер записи в хронологическом порядке.

Графа 2: “27.11.2020” (фактическая дата записи).

Графа 3: “Переведена с 05.10.2020 на должность главного бухгалтера”.

Графа 4: указать реквизиты приказа, на основании которого осуществлен перевод.

Соответствующая запись о переводе работника на другую должность в соответствии со ст. 66 ТК РФ и п. 4 Правил должна быть отражена в обязательном порядке. При отсутствии такой записи работодатель несет ответственность (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ответ: Трудовое законодательство не устанавливает процедуру внесения пропущенной записи в трудовую книжку.

По нашему мнению, ее необходимо внести после последней записи в трудовой книжке в таком же порядке, как если бы она была внесена своевременно. При этом пропущенная запись должна полностью соответствовать записи в документе, на основании которой она внесена в трудовую книжку.

В графе 2 трудовой книжки указывается дата внесения пропущенной записи.

Дата перевода на другую работу проставляется в графе 3 трудовой книжки.

В графу 3 трудовой книжки пропущенная запись вносится в обычном порядке, без каких-либо уточнений (кроме даты).

Дополнительный полезный материал по вопросу в СПС Консультант Плюс:

И. В. Тарасова
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях

Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

#Специалист по кадрам #Бюджетник #Трудовое законодательство. КДП

Оформление повышения квалификации в трудовой книжке

На протяжении всей своей жизни человек пытается идти к какой-либо цели. Каждый из нас стремится или к идеальному здоровью, или к благополучию, или к любви.

Чьи-то цели не такие глобальные и сводятся к покупке машины, квартиры или иной важной для них вещи. Так или иначе, но мечты есть у каждого и любой человек должен предпринимать какие-либо действия для того, чтобы они осуществились.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94 . Это быстро и бесплатно !

Читайте также:
Запись в трудовой книжке работника по совместительству

Невозможно прийти на работу продавцом и зарабатывать сотни тысяч рублей. Для начала нужно вникнуть в азы, сменить несколько мест работы, перейти в новую категорию, из продавца в менеджеры, посетить курсы обучения и только спустя некоторое время рассчитывать на должность директора магазина.

Любая мечта требует реализации в виде самосовершенствования. В трудовой сфере самосовершенствование называют повышением квалификации, разрядом, повышением.

Работник, достигший высот в своей деятельности поощряется именно таким способом – ему дают возможность попробовать себя в новой роли. Каждому работнику мы желаем продвижения по службе, но вместе с получением нового уровня появляется и новая проблема.

А что, если в вашу трудовую книжку не правильно впишут информацию о вашем повышении или же не впишут вообще? В этих сложностях мы решили разобраться совместно с вами.

Как отражается повышение квалификации работника в трудовой книжке?

Именно она хранит весь набор данных, которые касаются общего трудового стажа работника. Так или иначе, но трудовая книжка работника вбирает в себя не только информацию о приеме на работу и увольнения, но и о различных важных фактах в трудовой жизни работника. Награждения, выговоры, переводы – все это имеет место быть внесенным в бланк трудовой книжки.

Многие работники стремятся повышать уровень своих трудовых знаний, так сказать, углубляться в профессию. В связи с этим они проходят различные курсы повышения квалификации и тем самым стараются сделать свои знания более глубокими.

Многие работники получают по факту окончания обучения документы об образовании, некоторые же оставляют в своей копилке лишь знания, а повышение квалификации присваивает работнику только сам работодатель.

Так нужно ли уточнять в трудовой работника тот факт, что он повысил свою квалификацию, или же это событие не нуждается в отражении в столь важном документе.

Если обращаться к правилам ведения трудовых книжек работника, то мы сделаем вывод, что любое важное событие, пусть даже и повышение квалификации должно найти свое отражение в документах работника.

Что необходимо для внесения записи о присвоении категории, повышения разряда, квалификации?

Для того, чтобы появилась запись о повышении разряда необходимо во-первых, пройти необходимое обучение, а также желательно получить документальное подтверждение тому, что вы действительно овладели новыми знаниями.

Во-вторых, по организации должен выйти соответствующий приказ, который подтвердит факт того, что одному из ее работников присвоили повышение квалификации. Эти документы необходимы для того чтобы запись в конечном итоге была все-таки сделана.

Заполнение трудовой книжки при присвоении квалификационной категории

Повышение квалификации

Запись о повышении квалификации в трудовую книжку вносится непосредственно сотрудником отдела кадров. Он достает трудовую работника, который выгодно отличился и сверяет данные на титульном листе трудовой, начинает процесс заполнения.

Заполняется трудовая книжка от руки, почерком аккуратным и что самое главное понятным. Записи в трудовой книжке не должны противоречить приказам и иным документам, а в чем-то даже их повторять.

Запись должна содержать наименование организации, а также упоминание о том, что работник прошел обучение для того, чтобы повысить свою квалификацию.

Присвоение разряда

Для того чтобы оставить запись о присвоении разряда работнику необходимо найти колонку в бланке трудовой с информацией о работе и сделать запись следующего вида: «установлена такая то профессия с присвоением такого то разряда».

Важно указать формулировку профессии и номер разряда в точности также как указано в трудовой книжке работника.

Присвоение категории

Если работнику была присвоена какая-либо категория – это также повод для внесения данного события в трудовую книжку.

Вами должны быть произведены следующие действия. В колонке с информацией о профессии вы должны поставить следующую запись: « с такого то по такое то число проходила обучение по такому то курсу, повышения квалификации, в результате чего присваивается категория». Как правило такие записи в трудовой книжке чаще всего встречаются у учителей и других работников сферы образования.

Повышение класса

Если работнику присваиваются на протяженности осуществления им трудовой функции классные чины – это также должно найти свое отражение в трудовой книжке. Запись в трудовой должна быть сформулирована соответствующим образом: «присвоен такой то класс в такой то профессии». На этом формулировка также заканчивается. Напоминаем, что запись в трудовой книжке представляет собой сжатое изложение текста приказа.

Заносится ли понижение квалификации в трудовую книжку?

Если квалификацию мастера или другого работника по каким бы то ни было причинам понизили, этот факт также должен быть прописан в трудовой чтобы не вводить в заблуждение других работодателей.

Сначала ставится порядковый номер, затем дата.

Основываясь на вынесенном приказе ставится запись о том, что у работник понижен в своем разряде или классе. Причина в трудовой книжке не прописывается, но в приказе она обязана быть указанной.

После этого заполнение трудовой не заканчивается. Работодатель оставляет информацию о номере и дате приказа и ставит печать организации и свою подпись. Это решающий штрих.

Образец записи о повышении разряда в трудовой книжке сотрудника

Заключение

Присвоение звания, чина и разряда, безусловно, важные события, но вся их важность теряется в момент, когда эти важные события не правильно прописываются или же вовсе не прописываются в трудовой книжке.

Вы как сотрудник отдела кадров, работодатель или работник должны внимательно следить за фактом внесения такой информации в трудовую и стараться не упустить допущенных ошибок.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: