Когда и как ввели трудовые книжки нового образца

Изменения в трудовых книжках с 1 сентября 2021 года

  • 1 Предыстория изменения трудовых книжек
  • 2 Правовые основы изменения трудовых книжек с 1 сентября 2021
  • 3 Новая форма трудовой книжки
  • 4 Новый порядок ведения трудовых книжек с 1 сентября 2021
  • 5 Новый порядок учета трудовых книжек с 1 сентября 2021
  • 6 Подводим итоги

С 1 сентября 2021 года трудовые книжки ожидают некоторые нововведения. С чем это связано и что именно изменится — расскажем в этом материале.

Предыстория изменения трудовых книжек

Внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК) поставило работников перед выбором: перейти на электронную версию документа или сохранить бумажную. Свое решение сотрудники обязаны были сообщить руководству до конца 2020 года (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

С 1 сентября 2021 года вступает в силу Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Проект данного приказа сопровождался пояснительной запиской, отражающей неготовность граждан расстаться с бумажной трудовой книжкой (ТК). По данным ПФР на 29.12.2020:

  • зарегистрировано застрахованных лиц по РФ — более 58 млн человек;
  • из них согласились перейти на ЭТК — лишь 5 млн человек;
  • пожелали сохранить бумажный вариант документа — 35 млн человек.

Об электронных трудовых книжках в 2021 году читайте статью.

Правовые основы изменения трудовых книжек с 1 сентября 2021

П. 2 Приказа № 320н с 01.09.2021 отменяет действующую Инструкцию по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69).

При этом бланки ТК и вкладыша в нее, а также правила их ведения установлены Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Отмена Правил № 225 предусмотрена проектом Постановления (ID 01/01/11-20/00110829), который представлен на рассмотрение в Правительство РФ. В случае принятия проекта трудовые книжки нового образца будут введены в действие с 1 января 2023 года (п. 4 Проекта), но применяться будут одновременно со старыми. Оставшиеся у работодателей бланки старого образца сохранят действительность без ограничения срока.

Получается, что Приказ № 320н ввел новую форму ТК и вкладышей с 01.09.2021, а Проект указывает на другую дату — 01.01.2023. Пока не принят проект, считаем, что на данный момент актуальная дата нововведений — 01.09.2021.

Как принять на работу сотрудника с ЭТК — узнаете здесь.

Новая форма трудовой книжки

Главное отличие ТК нового образца — количество разворотов:

ТК Новая Старая
Сведения о работе 14 10
Сведения о награждении 7 10
Сведения о работе во вкладыше 12 9
Сведения о награждении во вкладыше 5 8

В новом бланке с титульного листа исчезнет требование о разборчивости подписи ответственного за ведение книжки, а к месту печати прибавится указание «при наличии».

В каких случаях оформляется новая трудовая книжка — ответ в материале.

Новый порядок ведения трудовых книжек с 1 сентября 2021

Основные изменения, касающиеся заполнения ТК, приведем в таблице:

Как правильно внести запись при изменении временного переводе на постоянный — читайте наш материал.

Новый порядок учета трудовых книжек с 1 сентября 2021

Основные изменения, коснувшиеся учета ТК и их бланков:

  • книги (журналы) учета ТК и их бланков разрабатываются работодателем самостоятельно и больше не требуют пломбирования. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью и печатью (п. 40 Приказа № 320н);
  • как и прежде, руководитель приказом (распоряжением) назначает сотрудника, ответственного за хранение, учет, выдачу и ведение трудовых книжек (п. 42 Приказа № 320н);
  • в Приказе № 320н не упоминается личная карточка. Поэтому с работодателя снимается обязанность знакомить работника с записями в ней;
  • заверение всех записей при увольнении подписью сотрудника более не требуется, достаточно подписи ответственного лица и печати работодателя (п. 36 Приказа № 320н).

Нужно ли заводить новую книгу учета ТК — читайте здесь.

Когда и как ввели трудовые книжки нового образца

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Что нового появится в порядке ведения трудовых книжек с 01.09.2021?

С 1 сентября 2021 года начинают действовать новые правила заполнения и ведения бумажных трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда N 320н от 19.05.2021 (далее – Приказ N 320н, Правила).
Приведем краткий обзор основных изменений, касающихся правил заполнения и ведения трудовых книжек.
1. Вводится новый бланк трудовой книжки и вкладыша (Приложение N 1 к Приказу N 320н).
Новая трудовая книжка будет выдаваться работнику в случае утери или порче в течение 15-ти рабочих дней с момента подачи заявления работником о выдаче дубликата. В новой трудовой 14 разворотов для раздела “Сведения о работе” и 7 для раздела “Сведения о награждении” (сейчас соотношение 10 и 10). В новой форме вкладыша число разворотов останется прежним, но изменится их соотношение – 12 и 5 соответственно (сейчас 9 и 8).
Внешний вид страниц не меняется, сохраняются внутренние листы с графами для указания сведений о трудовой деятельности. На титульном листе появляются указания, что отчество и печать нужны при их наличии (Раздел II, Раздел V Правил).
Ранее форма трудовой книжки предписывала ставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво. В новых Правилах требование о разборчивости не включено.
2. Учтены интересы дистанционных работников. Сведения вносятся по желанию удаленного сотрудника при предоставлении им бумажной книжки лично или почтой (п. 2 Раздела I Правил).
3. Актуализирован формат записи. Можно по-прежнему вносить в трудовую книжку записи ручкой с световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета, без сокращений. Также зафиксирована возможность вносить записи в трудовую книжку с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа/печати (п. 3 Раздела I Правил).
4. Определен срок для внесения записей. Для случаев увольнения запись вносится в последний рабочий день. Для прочих кадровых мероприятий (прием на работу, переводы, награждения) срок внесения записей составляет 5 рабочих дней (п. 9 Раздела III Правил).
5. Урегулирован вопрос с отражением временного перевода, который стал постоянным (п. 10 Раздела III Правил).
6. Определены особенности заполнения трудовых книжек совместителям. Записи вносятся основным работодателем по желанию совместителей при предоставлении подтверждения о совместительстве (выписка из приказа). Если нет возможности обратиться к основному работодателю, то запись может внести работодатель по месту совместительства (п. 11 Раздела III Правил).
7. Устранен проблемный вопрос с указанием части статьи ТК РФ при оформлении записи об увольнении. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным частью первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи (п. 17 Раздела III Правил).
8. Изменен порядок оформления вкладыша. Если листы в бумажной книжке заканчиваются, она дополняется вкладышем, при этом на титульном листе трудовой книжки ставится штамп “Выдан вкладыш” с указанием его номера и серии (либо на титульном листе первого вкладыша, если места для штампа на первой странице книжки отсутствует) (п. 33 Раздела VI Правил).
9. Уточнены сроки выдачи на руки работнику трудовой книжки в случае подачи им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. В такой ситуации работодатель выдает работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. В случае, если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения (пп. 34-36 Раздела VII Правил).
10. Подпись работника под записью об увольнении больше не требуется. Она заверяется подписью и печатью работодателя (п. 36 Раздела VII Правил).
11. Установлен новый порядок ведения журналов учета.
Работодателю нужно организовать учет:
– чистых бланков книжек и вкладышей в них;
– трудовых книжек работников и вкладышей в них.
Таким образом, нужно будет иметь два отдельных журнала учета: в первом фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка, во втором указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
Учетные книги и журналы работодатель вправе разработать самостоятельно. Типовые формы применять больше не обязательно. Каждый журнал нужно пронумеровать, прошить, заверить подписью и печатью (п. 40 Раздела VIII Правил).
12. Необходимость проставления о печати кадровой службы теперь имеется для всех записей, а не только для титульного листа (п. 7 Раздела II, п. 27 Раздела V, пп. 35, 36 Раздела VII Правил).
13. Новые Правила не содержат требования о необходимости знакомить работника под подпись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью.
14. Новые Правила не содержат указания на необходимость вносить в трудовую книжку лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж.
15. Отсутствует указание на необходимость пломбирования или скрепления сургучной печатью книг учета.
16. Уточнен порядок внесения сведений о работнике в части указания сведений об образовании. В частности, внесение записей о неоконченном образовании не требуется.
Одновременно отменяются следующие нормативные акты:
– постановление Министерства труда Российской Федерации от 24 июня 1994 г. N 50 “Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций” (утверждало порядок расчета стажа при утрате документов при ЧС);
– постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек” (содержало инструкцию по заполнению бумажных книжек);
– приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 31 октября 2016 г. N 588н “О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69” (вносило изменения в порядок ведения трудовых книжек).

Читайте также:
Сколько стоит приобрести вкладыш в трудовую книжку?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Иванова Инна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сутулин Павел

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?

Автор: Панина Д. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приложение 2 к Приказу Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н) (далее – Порядок) вступает в силу с 01.09.2021. Также скорректирована форма трудовой книжки (Приложение 1 к Приказу № 320н). Представляем вашему вниманию обзор наиболее значимых изменений.

Представляем вашему вниманию обзор наиболее значимых изменений.

Приказ № 320н, утвердивший Порядок, отменяет с 01.09.2021 следующие документы:

Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50;

Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69;

Приказ Минтруда РФ от 31.10.2016 № 588н, внесший изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Однако обратите внимание на то, что Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей – далее Правила) Приказом № 320н не отменено. Более того, данный документ включен в перечень НПА, на которые не распространяется требование об отмене с 01.01.2021, установленное Федеральным законом от 31.07.2020 № 247-ФЗ. Соблюдение обязательных требований, содержащихся в этом документе, оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора), а игнорирование этих требований может стать основанием для привлечения к административной ответственности (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2467).

Читайте также:
Как сделать запись о приеме на работу с испытательным сроком в трудовую книжку

Форма трудовой книжки

В новой форме трудовой книжки меньше разворотов, где отражаются сведения о награждении, но больше разворотов, куда вносятся сведения о работе. Как изменилась структура трудовой книжки (вкладыша) – покажем в таблице.

Содержание

Было (развороты)

Стало (развороты)

Сведения о награждении (трудовая книжка)

Сведения о работе (вкладыш)

Сведения о награждении (вкладыш)

Порядок ведения трудовой книжки

Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.

Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).

Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).

В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).

А вот запись о незаконченном образовании соответствующего уровня вноситься не будет – информации об этом в Порядке нет.

Все записи о поступлении на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях работодатель должен вносить в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента события, а об увольнении – в день увольнения. Записи производятся на основании изданного до того приказа (о приеме, переводе, награждении и пр.) или документа о получении квалификации и должны точно соответствовать тексту этого приказа, документа (п. 9 Порядка).

К сведению: информацию о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, это противоречит ч. 4 ст. 66 ТК РФ.

Пункт 11 Порядка регламентирует особенность заполнения «трудовика» совместителя. По желанию такого работника запись в документ сведений о работе по совместительству может производиться по месту основной работы – при условии, что будет предоставлен документ, подтверждающий работу по совместительству.

Читайте также:
Правильное ведение и хранение трудовых книжек

Если нужно внести запись о работе по совместительству и работник при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он может обратиться к работодателю, у которого он трудился по совместительству.

Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении работодатель может вносить в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о расторжении данного трудового договора.

Если работник трудился по совместительству на другом месте до того, как устроился на постоянную работу, то последний работодатель может внести запись об этом в трудовую книжку данного работника.

То есть «постоянный» работодатель имеет право делать записи о совместительстве в трудовую книжку штатного работника – при условии, что тот предоставил подтверждающие документы. Но и работодатель по месту совместительства вправе внести в «трудовик» соответствующую информацию.

Обращаем ваше внимание на п. 14 Порядка, регламентирующий ведение так называемых служебных трудовых книжек. Так, записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения службы.

Сведения о трудовой деятельности, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено соответствующими федеральными законами.

Уменьшилось количество «наградных» разворотов, зато тематика сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги конкретизирована. В трудовую книжку вносится информация о награждении: государственными наградами, в том числе о присвоении почетных званий; наградами Президента РФ и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов; почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями, – а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 25 Порядка).

Порядок также разъясняет ситуацию, когда организация была переименована, а запись об этом в трудовой книжке оказалась с ошибкой.

Итак, если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была совершена ошибка. В этот дубликат переносятся все записи, за исключением неверной, а неточность заменяется правильной формулировкой.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление делает ее правопреемник, а если организация ликвидирована – то ситуацию исправляет работодатель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующего документа (п. 30 Порядка).

Порядок выдачи трудовой книжки

При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.

Читайте также:
Делаем правильную запись в трудовой книжке о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю

Порядок хранения трудовых книжек

Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.

Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.

При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).

Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.

Утвержден новый порядок ведения трудовой книжки

Минтруд утвердил новую форму трудовой книжки, а также порядок ее ведения и хранения (приказ от 19.05.21 № 320н). Согласно этому документу, с 1 сентября записи можно будет вносить в виде оттиска штампа (печати), а заверять их при увольнении работника его подписью не понадобится. Кроме этого, работодатели будут сами разрабатывать книги (журналы) учета бланков и учета трудовых книжек и вкладышей.

  1. В каком случае нужно оформить бумажную книжку
  2. Как изменится форма трудовой книжки
  3. Что нового в порядке ведения трудовой книжки
  4. Выдача трудовой книжки при переходе на ЭТК
  5. Учет трудовых книжек
  6. Подтверждение стажа работы при утрате книжки

В каком случае нужно оформить бумажную книжку

Напомним, что с 1 января 2021 года на всех лиц, которые трудоустраиваются впервые, заводятся не бумажные трудовые книжки, а электронные (ЭТК). Об этом сказано в пункте 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ (далее — закон № 439-ФЗ).

Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность Попробовать бесплатно

В отношении тех работников, которые до конца 2020 года отказались от перехода на ЭТК, работодатели продолжат вести трудовые книжки на бумажном носителе. Если такому сотруднику понадобится выдать дубликат (например, в случае утраты книжки или ее порчи), то с 1 сентября его нужно будет оформить на новом бланке.

Перечень сведений, которые вносятся в дубликат, приведен в пункте 28 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного комментируемым приказом (далее — Порядок № 320н).

Как изменится форма трудовой книжки

Титульный лист, а также наименования разделов и граф в табличной части новой трудовой книжки останутся такими же, как и в действующей форме (утв. постановлением Правительства от 16.04.03 № 225; см. « Заполнение трудовой книжки в 2020 году: правила и образец »).

Изменится количество разворотов. Так, для сведений о работе будет отведено 14 разворотов, а для сведений о награждениях — всего 7. (Сейчас для каждого раздела предназначено по 10 разворотов). Соответствующим образом изменится количество разворотов и во вкладыше к трудовой книжке.

ВНИМАНИЕ

В настоящее время форма и порядок заполнения трудовой книжки регулируются двумя нормативными правовыми актами. Так, сам бланк книжки, а также правила ее ведения и хранения утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 , а инструкция по заполнению — приказом Минтруда от 10.10.03 № 69 . В 2008 году в Трудовой кодекс была внесена поправка, разрешающая уполномоченному федеральному органу исполнительной власти утверждать форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек (ст. 66 ТК РФ). Руководствуясь данной нормой, Минтруд утвердил новую форму, а также порядок ведения и хранения трудовой книжки, которые начнут действовать с 1 сентября 2021 года. Одновременно утратит силу приказ № 69. При этом постановление Правительства № 255 пока не отменено.

Читайте также:
Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?

Что нового в порядке ведения трудовой книжки

Дистанционный работник

Уточнено, что в книжку можно внести сведения о трудовой деятельности дистанционного работника. Для этого «удаленный» сотрудник должен предъявить трудовую книжку работодателю (в том числе, можно направить ее по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).

Составить и распечатать трудовой договор

Использование штампов и печатей

Сейчас все сведения в трудовую книжку (за исключением первоначальной записи о работодателе) разрешено вносить только вручную чернилами черного, синего или фиолетового цвета. С 1 сентября добавится возможность делать записи с использованием «технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати)». То есть с помощью штампов и печатей.

Срок для внесения записей

Согласно Порядку № 320н, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях нужно будет вносить не позднее 5 рабочих дней. Сейчас для этого отводится неделя (п. 10 Правил, утв. постановлением № 225).

Заверение записей при увольнении

Информацию об увольнении работника, как и ранее, необходимо вписать в книжку в день прекращения трудовых отношений. При этом в Порядке № 320н есть важное дополнение: при увольнении работника (прекращении трудового договора) записи заверяются только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Также проставляется печать при ее наличии. Заверять записи подписью увольняемого работника не понадобится.

Заметим, что в настоящее время продолжают действовать Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). В этом документе сохраняется требование о заверении записей в трудовой книжке подписью работника (п. 35 Правил).

Оформление вкладыша

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер. В комментируемом приказе уточняется, что такую запись необходимо делать на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). А если там нет места, то этот штамп следует проставить на титульный лист первого вкладыша.

Работа по совместительству

Напомним, что запись о работе по совместительству вносится «основным» работодателем на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч.5 ст. 66 ТК РФ).

В Порядке № 320н уточняется: если нужно внести такую запись, но в данный момент человек не работает, то он вправе обратиться к работодателю, у которого трудился по совместительству.

Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и «блоками» (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации.

При этом сведения о работе по совместительству вписываются и в тех случаях, когда человек работал по совместительству до трудоустройства к работодателю, работа у которого является основной.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Выдача трудовой книжки при переходе на ЭТК

Как известно, если работник решил перейти на ЭТК, работодатель должен выдать ему на руки бумажную трудовую книжку. Однако ранее не был установлен срок для исполнения этой обязанности.

Специалисты Минтруда давали противоречивые разъяснения. Одно время чиновники заявляли, что бумажную книжку нужно отдать в день подачи заявления о переходе на электронный вариант. Потом советовали возвращать ее не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления. Затем снова изменили мнение (см. « Когда надо выдать бумажную трудовую тому, кто выбрал электронную: Минтруд изменил позицию »).

В комментируемом приказе четко сказано, что бумажную трудовую книжку нужно выдать на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о переходе на ЭТК. Процедура внесения записи в книжку в этом случае описана в пункте 35 Порядка № 320н.

Бесплатно заполнить и распечатать СТД‑Р и другие кадровые документы

СПРАВКА

В настоящее время форма и порядок заполнения трудовой книжки регулируются двумя нормативными правовыми актами. Так, сам бланк книжки, а также правила ее ведения и хранения утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, а инструкция по заполнению — приказом Минтруда от 10.10.03 № 69. В 2008 году в Трудовой кодекс была внесена поправка, разрешающая уполномоченному федеральному органу исполнительной власти утверждать форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек (ст. 66 ТК РФ). Руководствуясь данной нормой, Минтруд утвердил новую форму, а также порядок ведения и хранения трудовой книжки, которые начнут действовать с 1 сентября 2021 года. Одновременно утратит силу приказ № 69. При этом постановление Правительства № 255 пока не отменено.

Читайте также:
Как оформлять трудовую книжку впервые: порядок ведения записей

Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки

Учет трудовых книжек

Комментируемым приказом отменено требование о ведении приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек. Также не придется заполнять книгу учета движения трудовых книжек по форме, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69.

Но работодатель должен вести:

  • учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • учет трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом книги (журналы) по учету работодатель будет разрабатывать самостоятельно. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, печатью организации (при наличии). А вот скреплять их сургучной печатью или опломбировать, как это предусмотрено сейчас для приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек, не нужно.

Подтверждение стажа работы при утрате книжки

Появилась следующая оговорка: работодатель обязан оказать работнику содействие в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю, только «в случае, если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя».

С 1 сентября трудовые книжки нужно заполнять по новым правилам: обзор основных изменений

С сентября сведения в бумажную трудовую книжку можно будет вносить с помощью штампов, а заверять записи при увольнении работника его подписью больше не понадобится. Кроме этого, работодатели будут сами разрабатывать книги (журналы) учета трудовых книжек и вкладышей. Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей к ним утвержден приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н.

  1. Новый порядок
  2. Дистанционный работник
  3. Использование штампов и печатей
  4. Срок для внесения записей
  5. Заверение записей при увольнении
  6. Оформление вкладыша
  7. Работа по совместительству
  8. Выдача трудовой книжки при переходе на ЭТК
  9. Учет трудовых книжек
  10. Новая форма трудовой книжки

Новый порядок

Напомним, что сейчас форма, правила хранения и порядок заполнения трудовой книжки регулируются разными нормативными правовыми актами. Так, сам бланк книжки, а также правила ее ведения и хранения утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, а инструкция по заполнению — приказом Минтруда от 10.10.03 № 69. Оба эти документа утратят силу с 1 сентября. Вместо них будет действовать порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда 320н.

Дистанционный работник

В комментируемом приказе уточнено, что в книжку можно будет внести сведения о трудовой деятельности дистанционного работника. Для этого «удаленный» сотрудник должен предъявить трудовую книжку работодателю (в том числе, можно направить ее по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).

Составить и распечатать трудовой договор

Использование штампов и печатей

С 1 сентября сведения в трудовую книжку можно будет вносить не только вручную чернилами черного, синего или фиолетового цвета, но с использованием «технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати)». То есть с помощью штампов и печатей. Также, по мнению специалистов Минтруда, при заполнении трудовой книжки можно использовать принтер (письмо от 29.06.21 № 14-6/ООГ-5976; см. « Минтруд: новые трудовые книжки можно будет заполнять с помощью принтера »).

Срок для внесения записей

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях нужно будет вносить не позднее 5 рабочих дней. Сейчас для этого отводится неделя (п. 10 Правил, утв. постановлением № 225).

Заверение записей при увольнении

Информацию об увольнении работника, как и ранее, необходимо вписать в книжку в день прекращения трудовых отношений. При этом заверять записи подписью увольняемого работника больше не понадобится.

Оформление вкладыша

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер. В комментируемом приказе уточняется, что такую запись необходимо делать на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). А если там нет места, то этот штамп следует проставить на титульный лист первого вкладыша.

Работа по совместительству

Запись о работе по совместительству вносится «основным» работодателем на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). В Порядке № 320н уточняется: если нужно внести такую запись, но в данный момент человек не работает, то он вправе обратиться к работодателю, у которого трудился по совместительству.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Выдача трудовой книжки при переходе на ЭТК

Как известно, если работник решил перейти на электронную трудовую книжку, работодатель должен выдать ему на руки бумажный аналог. Однако ранее не был установлен срок для исполнения этой обязанности.

В комментируемом приказе четко сказано, что бумажную трудовую книжку нужно выдать на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о переходе на ЭТК. Процедура внесения записи в книжку в этом случае описана в пункте 35 Порядка № 320н.

Читайте также:
Как внести запись в трудовую книжку работника о награждении почетной грамотой

Бесплатно заполнить и распечатать СТД‑Р и другие кадровые документы

Учет трудовых книжек

Комментируемым приказом отменено требование о ведении приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек. Также не придется заполнять книгу учета движения трудовых книжек по форме, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69.

Вместе с тем работодатель должен вести:

  • учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • учет трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом книги (журналы) по учету работодатель будет разрабатывать самостоятельно. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, печатью организации (при наличии). А вот скреплять их сургучной печатью или опломбировать, как это предусмотрено сейчас для приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек, не нужно.

Новая форма трудовой книжки

Кроме этого, Минтруд скорректировал и форму трудовой книжки. Ранее ожидалось, что обновленный бланк начнет действовать с 1 сентября. Однако позднее Правительство перенесло переход на новые трудовые книжки на 2023 год (см. « В России введут трудовые книжки нового образца »). Таким образом, с 1 сентября работодатели продолжат вести трудовые книжки на старых бланках. При этом заполнять их нужно будет по новым правилам.

Надо ли ставить печать в трудовой книжке при приеме на работу?

Трудовая книжка – это очень важный документ, который необходим каждому для учета трудового стажа. Поэтому заполнять ее нужно в соответствии с требованиями законодательства. Кадровики, которые не имеют большого опыта работы, интересуются, надо ли ставить печать в трудовой книжке при приеме на работу.

Когда ставится печать

Перед любым работодателем наверняка однажды возникал этот вопрос при принятии на работу, увольнении, переводе из одного структурного подразделения в другое сотрудника. Печать имеет свою четкое месторасположение, менять которое нельзя – она ставится либо на титульном листе, обязательно в правом верхнем углу, либо внутри книжки.

Запись данных

При внесении данных работника работодатель должен поставить печать на титульном листе, но перед печатью обязательно указываются личные данные работника:

  • ФИО>
  • дата рождения>
  • указание образования>
  • название профессии или специальности работника.

После того, как данные внесены, сотрудник расписывается на титульном листе, подтверждая достоверность информации. Лишь после этого ставится печать. Стоит заметить, что все эти данные заполняются лишь на основании определенных документов – паспорта, диплома и т.д. Без какого-либо документа, подтверждающего сведения о работнике, кадровик не имеет права вносить их в трудовую книжку. Поэтому для тех, кто не знает, ставится ли печать в трудовой книжке при приемке на работу, нужно сказать – ставится, если трудовая оформляется впервые. Место ее расположения – титульный лист.

Изменение данных

Где ставится печать при изменении данных сотрудника? Необходимость поменять данные обычно возникает при смене сотрудником фамилии, имени, отечества или других данных. При этом прежнюю запись аккуратно зачеркивают одной сплошной чертой, после чего вписывают новые данные на основании предоставленных сотрудником документов. При этом с обратной стороны обложки уполномоченный сотрудник ставит свою печать и подпись.

Во время выдачи вкладыша

Встречаются ситуации, когда нужные страницы трудовой книжки уже заполнены. В этом случае сотруднику выдается вкладыш. При этом на титульной странице ставится штамп, сообщающий о выдаче вкладыша. Без трудовой книжки этот вкладыш недействителен.

Увольнение

Во время увольнения по собственному желанию либо по другим причинам, руководитель (или исполняющее его обязанности лицо) ставит подпись и печать в трудовой книжке.

Последовательность внесения данных в трудовую книжку при приеме на работу:

  • заголовок (название организации, пишется посередине третьего столбца),
  • номер,
  • дата,
  • сведения о работе,
  • приказ, на основе которого были сделаны записи.

Нужна ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?

Согласно законодательству Российской Федерации, юридические лица должны иметь свои гербовые печати, которые ставятся практически на всех документах.

К таким документам относятся:

  • трудовые книжки,
  • распоряжения, инструкции,
  • приказы руководителя.

Если нужно определиться с тем, ставится ли печать в трудовую книжку при приеме на работу, следует обратиться к законодательству. Среди основных моментов, когда ставится печать – только первичное заполнение трудовой и увольнение. Поэтому печать при приеме не ставится.

Если на предыдущем месте работы печать не была поставлена

Если работник решил сменить место работы по каким-либо причинам, он должен обязательно забрать из отдела кадров (или непосредственно у начальника) свою трудовую книжку. После этого владелец трудовой передает ее в руки нового начальства. Если окажется, что печать отсутствует, на новом месте работы трудовую книжку могут посчитать недействительной. В этом случае у работника есть два выхода:

  • завести новую книжку (если нет опасений о потере стажа)>
  • восстановить печать на прежнем рабочем месте.
Читайте также:
Когда нужно вносить запись в трудовую книжку «исполняющий обязанности»?

Первый вариант зачастую неприемлем для работника, так как в этом случае теряются данные о страховом и трудовом стаже, что в будущем негативно скажется на размере пенсии. Наиболее предпочтителен второй вариант – если можно без труда обратиться на прошлое место работы. Сотрудник при этом подает запрос о восстановлении необходимой печати на титульной странице. Если бывшее начальство отказывается удовлетворить запрос, то сотрудник имеет право подать в суд. Главное – не затягивать, так как организация может претерпеть определенные изменения, и тогда восстановить трудовую книжку будет уже невозможно.

Если с тем, должна ставиться ли печать в трудовой книжке при приеме на работу, все понятно, нужно обратить внимание на такую распространенную проблему, как ошибки в записях.

Ошибки в трудовой книжке: печать организации

У организации бывает не одна печать, а несколько. Случается, что кадровик или другое ответственное лицо по ошибке ставит не печать организации, а штамп. Исправить печать, естественно, невозможно. Поэтому прибегают к такому способу: в строке ниже ставят правильную печать, не делая никаких приписок.

Исправление личных данных

Работники отдела кадров при заполнении трудовой книжки очень часто допускают ошибки. И хотя эти ошибки могут быть совсем мизерными (Наталья – Наталия) они играют существенную роль и могут принести немало проблем. Если в трудовой книжке допущена ошибка, ее необходимо исправить, в противном случае документ могут посчитать недействительным.

Чтобы исправить допущенную ошибку в имени, нужно зачеркнуть тонкой, одной-единственной, но заметной линией неверную информацию на титульном листе и вверху (или справа) написать верную. Следует также указать документ, который послужил подтверждением для изменения данных.

Когда данные, которые были исправлены, проверит владелец данного документа, кадровик обязан указать свою должность, ФИО, дату внесения исправлений и печать организации, в которой он работает. Теперь записи, внесенные в трудовую книжку, являются подлинными и имеют юридическую силу. Печать, которая располагается уже внутри трудовой книжки, обычно ставится таким образом, чтобы не закрывать часть написанного (к примеру, скрывать часть фамилии или точный год рождения).

Этот нюанс на самом деле очень важен, так как такую трудовую книжку могут посчитать сфальсифицированной. Поэтому разобраться, ставится ли печать в трудовой книжке по принятию на работу, очень важно для любого кадровика.

Новое в трудовых книжках. Практикум для кадровика

эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

1 сентября 2021 года вступил в действие новый порядок ведения трудовых книжек, а скоро появятся и новые бланки. Разберемся, зачем нужны очередные изменения и как с ними работать

Нововведения коснулись всех работодателей: у каждой организации есть сотрудники, которые перешли на электронные трудовые, а есть те, кто решил сохранить трудовую книжку в бумажной форме.

Документ, с которым надо ознакомиться, — Приказ Минтруда РФ «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» от 19.05.2021 № 320н. Он вводит:

  • новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — будут действительны с 1 января
    2023 года,
  • новый порядок ведения и хранения трудовых и вкладышей — действует с 1 сентября
    2021 года.

Утратили силу Инструкция № 69 и Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, которые в части положений противоречили требованиям Трудового кодекса РФ, поэтому кадровики допускали ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей.

Новый порядок ведения трудовых книжек

Можно использовать штампы

С 1 сентября 2021 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.

Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.

Даты только арабскими цифрами

Даты следует писать только арабскими цифрами:

  • число и месяц — двузначными числами;
  • год — четырехзначным числом.

Это касается всех внутренних разворотов, титульного листа трудовой книжки и титульного листа вкладыша.

Срок заполнения зависит от вида записи

Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.

  • Важно! Нельзя вносить запись об увольнении за несколько дней до самого увольнения — только день в день. Работник может отозвать свое заявление об увольнении, и придется отменять запись, которая уже внесена. В этом случае работник может потребовать оформить дубликат трудовой.
Читайте также:
Правильное ведение и хранение трудовых книжек

Упорядочена запись о признании временного перевода постоянным

Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:

  • в графе 2 ставится дата временного перевода — когда сотрудник фактически приступил к новым обязанностям,
  • в графе 4 — дата, номера приказов, распоряжений или иных решений работодателя, на основании которых работник переведен временно, а затем на постоянную занятость.

Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе.

Уточнен порядок записи о совместительстве

До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.

  • Важно! В качестве подтверждения совместительства нельзя принимать заверенную копию приказа о приеме, так как копия не является документом-основанием и в трудовой книжке нельзя ссылаться на копию — должен быть указан документ. Это может быть, например, справка с данными, когда принят сотрудник, номер приказа, должность и структурное подразделение. При оформлении внутреннего совместительства ссылка на приказ будет корректной, потому что оригинал документа у вас же.

Приказ № 320н расширил возможности:

  1. Сотрудник может обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству, и тот вправе сделать запись в трудовой книжке.
  2. Информацию о совместительстве можно вносить двумя способами:
  • в хронологическом порядке, как это делалось раньше,
  • блоками, то есть записи о совместительстве (прием, увольнение) пойдут вне зависимости от времени записей по основному месту.

Совместители вправе выбрать любой из способов.

О служебной деятельности — по месту службы

Работодатель не обязан вносить информацию о военной службе. Сейчас это будут делать там, где человек проходит службу.

Не надо подписи в карточке Т-2

До 1 сентября 2021 года у работодателей была эта обязанность — знакомить работника со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под подпись в разделе III личной карточки Т-2. Постановление Правительства РФ № 225 отменено, а значит, уходит в прошлое и это требование. Знакомить с записями, внесенными в раздел III карточки Т-2, больше не нужно.

Более того, с 1 сентября 2021 года кадровая служба может не оформлять карточки Т-2 при приеме на работу. Исключение: работник состоит на военном учете, в этом случае обязательна форма Т-2. Немаловажно соблюдать требования архивного законодательства. Прежде чем отказаться полностью от ведения личной карточки Т-2, проанализируйте риски, связанные с дальнейшим хранением и передачей в архив уже заведенных карточек.

Совет: если вы ведете личные карточки Т-2, продолжайте заполнять их с учетом актуальных нормативных требований. На текущий момент знакомить работника с записями не надо.

Точность в записи об увольнении

Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ.

Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта.

Пример. В случае увольнения за разглашение охраняемой законом тайны следует указать ст. 81, ч. 1, п. 6, пп. «в» Трудового кодекса РФ.

Внесение записи о приеме и увольнении в порядке перевода

В случае приема сотрудника в порядке перевода обязательно зафиксируйте, что он «принят в структурное подразделение на должность в порядке перевода». А при увольнении в порядке перевода укажите правильное название юридического лица, куда уходит работник.

Записи при отказе от бумажной трудовой

Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, кадровый специалист должен отметить в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 нужно внести данные заявления с указанием даты и номера регистрации.

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.

Оформление дубликата

У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.

Читайте также:
Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Появился новый порядок внесения записи о выдаче вкладыша: если вы заводите второй и последующие вкладыши работнику, а на второй обложке не хватает места для всех сведений, вносите информацию на титульный лист первого вкладыша, который вшит в трудовую книжку.

Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней

Работодатели начнут использовать новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее с 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Имеющиеся у работников книжки ранее установленного образца действительны, менять их не надо. Старые бланки можно использовать без ограничения срока. К примеру, у работодателя запаса бланков хватит до 2025 года, он вправе их использовать, пока не закончатся.

В связи с этим возникает вопрос: зачем вообще нужны новые бланки? Ведь у тех, кто уже в штате, трудовые есть, а тем, для кого это первое место работы, бумажный документ заводить больше не надо.

Новые бланки и вкладыши потребуются, если:

  • надо оформить дубликат трудовой книжки,
  • у работника заканчиваются страницы раздела «Сведения о работе» и ему надо оформить вкладыш,
  • данные на титульном листе не соответствуют актуальным, а значит, отдел кадров не может принять трудовую книжку и должен на основании письменного заявления работника оформить новую с информацией о работе, которую сотрудник будет выполнять в этой организации.

При этом следует помнить об изменении правил работы с новыми бланками. Новшества коснулись и титульного листа, и сведений о работе.

Сведения о награждениях заполняются по-прежнему, скорректировано лишь количество отведенных под раздел разворотов: теперь их всего семь.

Титульный лист

Общие правила заполнения остаются без изменений. На титульном листе также указываются фамилия, имя, отчество, число-месяц-год рождения, сведения об образовании, специальности и профессии, проставляются дата заполнения книжки и подпись владельца книжки. С 1 января 2023 года ставить печать организации должны только те, у кого эта печать есть.

  • Внимание: ст. 2 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ утверждена норма, по которой ООО и АО теперь вправе, но не обязаны иметь печать.

Кроме того, с титульного листа из графы «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво» уйдет уточнение «разборчиво». Это требование вызывало много вопросов у кадровиков, ведь подпись у каждого своя: у кого-то полностью фамилия, у кого-то две-три буквы.

Сведения о работе

В новой форме законодатели увеличили количество разворотов для сведений о работе. Раньше их было 10, в новом бланке будет 14.

Основное содержательное изменение коснулось графы 3: при внесении записи об увольнении работника нужно указывать номер, часть, пункт и даже подпункт статьи — основания для записи. Это требование ст. 84.1 ТК РФ.

Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
к ним

С 1 сентября 2021 года упростился порядок учета трудовых книжек и бланков.

Учет бланков, как и был, происходит на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и назначенного приказом. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает и отражает это в приходно-расходной книге. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков израсходовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, которые подтверждают, что работник оплатил бланки. Движение бланков фиксируется в приходно-расходной книге.

Право разработать и утвердить приходно-расходную книгу собственного образца у работодателей появилось с 1 сентября 2021 года.

Книгу (журнал) учета трудовых книжек и вкладышей к ним работодатель обязан вести, как и прежде, а вот ее содержание может определять самостоятельно. В книге указываются трудовые, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

Книги, которые существуют, не надо отменять или уничтожать, продолжайте вести их. Когда закончатся, можно разработать свои формы. Работодатели, которые только открываются, могут изначально разработать и утвердить удобные формы книг или журналов учета.

Вместо заключения

Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» — основной документ, которым необходимо руководствоваться при работе с трудовыми книжками. Он упрощает работу кадровых специалистов.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: