Оформление приема работника на работу

Как правильно оформить сотрудника на работу

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый – заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, – написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие – написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй – медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники – например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда – суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии – все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

  • наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
  • коды деятельности по ОКВЭД;
  • наименование медучреждения, в которое направляется работник;
  • ФИО работника и наименование должности;
  • указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
  • перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий – приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, – издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу – это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый – заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах – по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

  • размер оплаты труда;
  • должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • испытательный срок, если он есть;
  • должностные обязанности;
  • прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы – с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье – выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Читайте также:
Актуальные принципы и формы трудоустройства инвалидов

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это – включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый – внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум – ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя – сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

  1. Налоговая инспекция. Собирает налоги – и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники – налог на доходы физических лиц – НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
  2. Пенсионный фонд России – ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
  3. Фонд социального страхования – ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление – в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы – в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую – подаете уведомление об уплате в ПФР. И так – каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора – это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель – в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход – ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете – лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации – договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам – для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.

Читайте также:
Могут ли уволить по статье на испытательном сроке?

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока – оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Прием сотрудника на работу: 14 шагов

Прием на работу — процедура, без которой не обходится ни один работник. Эта процедура превращает просто гражданина в работника компании. Как происходит превращение? Давайте посмотрим.

Шаг 1. Принятие решения о приеме на работу

Во многих компаниях приему работника предшествует многоступенчатая система собеседований, тестов, сбора рекомендаций. Проверяйте работника как считаете нужным, не нарушая его права. Например, не забудьте взять его согласие на получение персональных данных от предыдущих работодателей.

Шаг 2. Проведение медосмотра (если предусмотрено законодательством)

Категории лиц, подлежащих медосмотру, перечислены в различных нормативных актах. Проверьте, не обязаны ли вы направить кандидатов на работу на предварительный медосмотр. И если обязаны — выдайте направление на медосмотр. После окончания медосмотра получите у работника медицинское заключение о том, что противопоказаний для работы не выявлено.

Шаг 3. Проверка документов

Работник явился для оформления на работу. Обязательно проверьте, в порядке ли его документы:

  • Паспорт.
  • Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
  • Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности).
  • Документ воинского учета (для военнообязанных).
  • Документ об образовании или наличии специальных знаний (если требуется).

Для некоторых категорий требуются и иные документы, например, справки об отсутствии судимости (педагоги), справку с основного места работы (совместители во вредных условиях), и т.д.

Шаг 4. Заполнение анкеты (не обязательно)

Нередко в кадровых службах практикуют заполнение анкеты, автобиографии. Предлагайте анкету, если вам это удобно, законодательством это не предусмотрено.

Шаг 5. Заключение трудового договора

А вот трудовой договор с работником компания обязана заключить не позднее трех рабочих дней со дня допущения до работы (ст. 67 ТК РФ), при этом трудовой договор должен содержать обязательные сведения и обязательные условия (ч.1 ст. 57 ТК РФ). Отсутствие трудового договора грозит внушительным штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ.

Шаг 6. Заключение договора о материальной ответственности (при необходимости)

Если в должностные обязанности работника входит непосредственное обслуживание материальных ценностей (например, продавцы, кассиры, кладовщики, экспедиторы), то заключите с ними договоры о материальной ответственности, иначе вы не сможете взыскать с сотрудников ущерб в случае недостачи.

Шаг 6. Издание приказа о приеме на работу

На основании трудового договора оформляется приказ о приеме на работу. Такой приказ оформляется по форме № Т-1 или по собственной форме, разработанной компанией.

Шаг 7. Оформление трудовой книжки

Работодатель обязан вести трудовые книжки на работников, кроме (ст. 66 ТК РФ):

  • Работник проработал менее 5 дней.
  • Работник — совместитель.
  • Дистанционный работник с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ).
  • В случае, если работник отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде.

Заполните трудовую книжку согласно Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Шаг 8. Оформление личной карточки

ТК РФ прямо не предусмотрено ведение личной карточки работника. Однако согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сведения из трудовой книжки вносятся в личную карточку, поэтому ее придется заполнить.

Шаг 9. Получение обязательства на неразглашение коммерческой тайны (при необходимости)

Если в компании установлен режим коммерческой тайны (Закон РФ № 98-ФЗ от 29.07.2004), то возьмите у работника обязательство о ее неразглашении. Легче будет уволить за разглашение, если таковое произойдет.

Шаг 10. Получение согласия работника на обработку персональных данных

В силу ст. 6, ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ обработка персональных данных осуществляется с согласия работника. И хотя в целях трудовых отношений оформление согласия на обработку персональных данных прямо не требуется, лучше получить это согласие во избежание недоразумений.

Шаг 11. Сообщение о бывшем госслужащем (если был госслужащим)

Если работник оказался бывшим государственным или муниципальным служащим, работодатели обязаны сообщать о заключении с ним трудового договора (ч.3 ст. 64.1 ТК РФ) по его предыдущему месту работы. Обязательно сделайте это, потому что штрафы за нарушение этого правила доходят до 500 000 руб. (ст. 19.29 КоАП РФ).

Читайте также:
Предъявление гарантийного письма о приеме на работу – гарантия трудоустройства

Шаг 12. Сообщение в военкомат о приеме работника (для военнообязанных)

При поступлении на работу граждан, подлежащих воинскому учету, работодатели в двухнедельный срок обязаны направлять в военкомат сведения о них по специальной форме.

Шаг 13. Проведение вводных инструктажей

Вводный инструктаж по охране труда проводится после оформления кадровых документов приеме работника на работу, но до начала работы. (Постановлением Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29). Отсутствие такого инструктажа влечет штраф по ст. 5.27.1 КоАП РФ. Проведение инструктажа обязательно отразите в журнале регистрации инструктажей.

Шаг 14 Оформление личного дела работника (необязательно)

В результате приема кандидата на работу у работодателя появляется много документов касательно работника. Обычно эти документы формируются в личное дело. Но ведение личных дел не предусмотрено законодательством, поэтому это остается на усмотрение компании.

Смотрите также: Как оформить удаленного сотрудника

Уделяйте меньше внимания негативным новостям и развивайтесь. Делать это можно даже удаленно. В каталоге Русской Школы Управления есть более 700 онлайн-трансляций и почти 500 дистанционных курсов. Учитесь в удобном для вас формате в любое время и в любом месте! Юлия Жижерина Преподаватель Русской Школы Управления

Прием на работу: 15 ошибок, которые допускают работодатели

В процедуре приема на работу есть много важных моментов, которые работодателям не следует игнорировать. Ведь любая неточность может быть основанием для штрафных санкций.

Процедура оформления нового сотрудника затрагивает разные направления: работу с документами, внесение сведений в трудовую, представление нового отчета СЗВ-ТД, подготовку трудового договора.

В последнее время произошли изменения, которые так или иначе повлияли на процесс приема на работу. Например, с 1 сентября 2021 года произошли изменения в правилах ведения трудовой книжки. Кроме того, появились электронные трудовые и обязанность заполнять отчет СЗВ‑ТД.

Остановимся подробнее на тех вопросах, которые нередко упускают из виду.

1. Работодатель не проверяет бумажную трудовую новичка

Известно, что в России уже не первый год действуют электронные трудовые книжки. Тем сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются в 2021 году, заводятся только такие книжки. При этом работодатель не обязан уведомлять новичка о том, что бумажная трудовая книжка на него не оформляется (Письмо Роструда от 15.09.2021 № ПГ/26715-6-1).

Все остальные в 2020 году должны были сделать выбор — оставить бумажный вариант трудовой или перейти на электронный.

При этом, даже если работник сделал выбор в пользу электронной трудовой, он должен сохранить свою бумажную книжку и предъявлять ее при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

Оформляя в 2021 году работника, проверяйте его бумажную трудовую. Отсутствие записи о ее закрытии свидетельствует о том, что работник остался с бумажной трудовой и, следовательно, вы должны продолжать ее вести. Отметка о выборе электронной трудовой будет означать, что вести нужно только электронную версию.

Для подтверждения трудового стажа сотрудника с электронной трудовой работодатель выдает ему справку СТД-Р.

2. Прием на работу без паспорта

Полный комплект документов, необходимых для заключения трудового договора, представлен в ст. 65 ТК РФ. На первом месте стоит паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Допустим, у работника нет при себе паспорта, так как он находится на переоформлении или вообще утерян. Значит ли это, что работодатель может принять человека на работу по справке от ФМС? Конечно, нет.

Справка — не документ, удостоверяющий личность. В этом случае от работника нужно требовать временное удостоверение личности.

3. Допуск определенной категории работников к исполнению трудовых обязанностей без обязательных медосмотров

Эти категории названы в ст. 213 ТК РФ. Кроме того, в Приказе Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29Н приводится Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников.

Размер штрафа в случае допуска работников к исполнению трудовых обязанностей без медосмотров может достигать 130 000 руб., о чем предупреждается в п. 3 ст. 5.27.1 КоАП.

4. Подписание трудового договора до ознакомления работника с важными документами

Правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, коллективный договор — со всеми этими документами работник должен ознакомиться под подпись перед подписанием трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Причем подпись он ставит под каждым документом.

5. Отсутствие обязательных сведений или условий в трудовом договоре

При составлении трудового договора необходимо ориентироваться на указания в ст. 57 ТК РФ. В случае отсутствия каких-то сведений необходимо внести дополнения прямо в текст трудового договора.

Недостающие условия дополняются приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, которое заключается в письменной форме.

Удобный учет сотрудников, расчет зарплаты, больничных, отпускных, налоги и взносы, расчет дивидендов.

6. Вместо обязательного условия — места работы — работодатель указывает в трудовом договоре дополнительное условие — рабочее место

В Трудовом кодексе, как это ни странно, не дается определение понятию «место работы». Зато кодекс помогает разобраться в том, что такое рабочее место (ст. 209 ТК РФ).

Рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Согласно ст. 57 ТК РФ, работодатель должен указывать обособленное структурное подразделение. При оформлении сотрудника вносите название организации и населенный пункт.

Читайте также:
Трудоустройство на период отсутствия основного работника

7. Отсутствие условий труда в трудовом договоре

Условия труда на рабочем месте обязательно включаются в трудовой договор. В Федеральном законе от 28.12.2013 № 426-ФЗ приводятся четыре класса условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные.

8. Отсутствие в трудовом договоре таких условий, как характер работы и режим рабочего времени, в тех случаях, когда это необходимо

Если режим рабочего времени и времени отдыха для конкретного сотрудника отличается от общих правил, действующих у работодателя, то это должно быть указано в трудовом договоре.

Что касается характера работы, то его упоминание важно в том случае, если в компании работают, например, водители, курьеры, экспедиторы.

9. Работодатель путает дату заключения трудового договора с датой составления трудового договора

Разумеется, в трудовом договоре должна стоять именно дата заключения договора.

10. Работодатель заключает срочный трудовой, не имея на это право

Если срочный трудовой договор заключен в случае, не предусмотренном законодательством, то условия его срочности не имеют юридической силы. С этой точки зрения важно опираться на ст. 59 ТК РФ, правильно указать срок действия такого трудового договора — дату или срок наступления события, а также назвать причины обстоятельства для его заключения.

11. Работодатель допускает неточности в указании оплаты труда в трудовом договоре

Оплата труда является обязательным условием трудового договора. Поэтому в каждом трудовом договоре должен быть виден размер тарифной ставки или оклада. Необходимо указывать и доплаты, надбавки, если они есть.

12. Работодатель путает понятия «срок испытания» с понятием «испытательный срок»

Просто нужно помнить о том, что испытательный срок — термин из УИК РФ. А понятие «срок испытания» содержится в ст. 70 ТК РФ.

13. Содержание приказа о приеме на работу расходится с условиями трудового договора

О том, что содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора, говорится в ст. 68 ТК РФ. Поэтому работодателям следует внимательно проверять в документе все детали. Сотрудник должен ознакомиться под подпись с приказом в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

14. Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку с указанием не той даты

В трудовую книжку запись о приеме на работу вносится именно с указанием даты приема на работу, которая уже стоит в приказе о приеме на работу и трудовом договоре.

15. Работодатель забывает о подаче отчета СЗВ-ТД

На всех трудоустроенных работников заполняется форма СЗВ-ТД . Чтобы избежать проблем, сделать это нужно вовремя — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), подтверждающего трудоустройство .

Копирование и любая переработка материалов Контур.Журнала запрещены

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как принять на работу сотрудника в организацию

Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды. Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений. Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить. Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР, ФНС и ФСС. Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого. Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.

Какой заключить договор

Договор между работником и организацией может быть двух типов:

  • Трудовой договор.
  • Гражданско-правовой договор (договор ГПХ).

В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.

Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т.д. Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.

Читайте также:
Нужна ли медсправка при приеме на работу

Всё, что мы сказали про подмену трудового договора касается и самозанятых. Если вы договорились с самозанятым, что он будет работать примерно, как обычный сотрудник — значит он сотрудник. А если вы уволили сотрудника и стали работать с ним как с самозанятым — так нельзя в любом случае, это запрещено законом о налоге на профессиональную деятельность.

Как оформить сотрудника по трудовому договору

Получить от работника необходимые документы:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки, её можно получить у бывшего работодателя или на портале государственных услуг ) ;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) или форму АДИ-РЕГ, которую выдают вместо СНИЛС с 1 апреля 2019 года ;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.

Если для сотрудника ваша фирма — первое место работы, и у него ещё нет страхового свидетельства, то вам предстоит его оформить. Для этого подайте анкету в местное отделение ПФР.

  • Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу).

    Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на статью 57 Трудового кодекса. Оформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».

    Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т.д.).

    Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.

    Отправить отчёт СЗВ-ТД в ПФР — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме. Если сотрудник у прошлого работодателя решил оставить бумажную трудовую книжку, внести в неё запись в течение недели со дня приёма на работу. Если работник устраивается впервые, заводить бумажную трудовую книжку не нужно.

    Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.

    Курс молодого работодателя

    Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

    Как оформить сотрудника на работу

    При трудоустройстве новичка часто встает вопрос: как правильно оформить нового работника? В статье — краткая пошаговая инструкция.

    Примечание от редакции «Клерка»: перечень обязательных документов, предъявляемых работником при приеме не работу, определен статьей 65 Трудового Кодекса РФ. Необязательными, к примеру, считаются фотография, справка о зарплате за 2 последних года.

    Подробнее о процедуре приема сотрудника — в нашем онлайн-курсе «Все о кадровом учете».

    Шаг 1. Заполнение заявления о приеме на работу

    Законодательство не обязывает работодателей требовать от новичков заявления о приеме на работу. Для трудоустройства достаточно оформить трудовой договор и приказ о приеме на работу. Эти документы подтверждают согласие сотрудника с работодателем (ст. 56, ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

    Однако на практике работодатели зачастую просят новых сотрудников заполнять это заявление для удобства ведения кадрового учета. Такая практика не противоречит закону и может применяться организациями и индивидуальными предпринимателями.

    Типовой бланк заявления о приеме на работу в законе не предусмотрен, поэтому такой документ можно составить в произвольной форме. Обычно в заявлении сотрудник указывает свою должность и дату приема.

    Шаг 2. Прохождение медицинского осмотра при приеме на работу

    Работодатели за свой счет проводят предварительные медицинские осмотры при приеме на работу новичков, которые будут работать во вредных и опасных условиях или обязаны проходить осмотры по закону (абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, письмо Минфина РФ от 24.01.19 № 03-15-06/3786).

    При этом направлять на предварительный медосмотр работников, которые обязаны его проходить, нужно и в тех случаях, когда принимаете их на работу повторно, по новому трудовому договору. Дата увольнения неважна (ст. 213 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 28.04.17 № 15-2/ООГ-1224).

    Цель предварительного медицинского осмотра заключается в том, чтобы определить, может ли кандидат претендовать на ту или иную должность по состоянию здоровья. По результатам медосмотра принимается решение — заключать трудовой договор с новичком или нет.

    Важно учитывать, что предварительные медосмотры не нужно проводить, если рабочее место сотрудника с допустимыми или оптимальными условиями труда и по закону его работа не требует таких медосмотров.

    Шаг 3. Составление приказа о приеме на работу

    Приказ о приеме на работу можно составить на фирменном бланке или по типовой форме № Т-1, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.

    Читайте также:
    Оплачивается ли медкомиссия при приеме на работу

    В любом случае в документе необходимо продублировать условия трудового договора с сотрудником — дату начала работы, структурное подразделение, должность, характер работы, оклад, надбавки.

    С итоговым вариантом приказа о приеме на работу нового сотрудника необходимо ознакомить под подпись. Крайний срок для ознакомления — три дня с момента, когда новичок фактически приступил к выполнению своей работы (ст. 68 ТК РФ).

    Шаг 4. Заключение трудового договора

    Работодатель вправе заключить трудовой договор с новым сотрудником в произвольной форме. Главное — предусмотреть в бланке все обязательные сведения и условия. Например, информацию о зарплате, должности, режиме рабочего времени.

    Также можно подписать с новичком трудовой договор по типовой форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 07.08.16 № 858. Этим правилом могут воспользоваться микропредприятия и другие работодатели. Типовая форма позволяет упростить кадровый учет, и заполнить ее несложно.

    Примечание от редакции «Клерка»: при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись:

    • с правилами внутреннего трудового распорядка;
    • положением об оплате труда;
    • положением о защите персональных данных;
    • иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

    Шаг 5. Внесение записи в трудовую книжку

    Работодатель обязан внести данные о трудоустройстве в трудовую книжку нового сотрудника.

    Срок — шестой рабочий день с даты, когда новичок фактически приступил к работе (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 2 порядка, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.21 № 320н, далее — порядок № 320н).

    Запись в трудовой сотрудника делают следующим образом. Сначала в графе 3 указывают наименование работодателя. Затем на следующей свободной строке в графе 1 проставляют порядковый номер записи, а в графе 2 записывают дату выхода на работу.

    Далее в графе 3 делают запись о том, что сотрудник принят или назначен на должность, специальность, профессию, с указанием квалификации. В самом конце в графе 4 вписывают дату и номер приказа или решения, на основании которого вносят запись о приеме.

    Такие правила устанавливает пункт 10 порядка № 320н.

    ВНИМАНИЕ!

    Завтра на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

    • Длительность 120 часов за 1 месяц
    • Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
    • Выдаем Удостоверение о повышении квалификации
    • Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

    Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу

    Оценка персонала от А до Я

    Критерии и методы оценки персонала, с которыми работает HR-специалист в компании, зависят от множества факторов. Чтобы разработать эффективную систему, необходимо учитывать особенности характера человека и социально-экономические параметры — не стоит действовать по одинаковому алгоритму, работая с «синими» и «белыми воротничками».

    Особая сложность в оценке появляется, когда стоит задача изучить не сотрудника, а кандидата на должность — необходимо досконально проработать базу вопросов, чтобы они позволили собрать достаточно данных для аналитики.

    В этой статье мы постарались собрать все возможные критерии и методы оценки специалистов, чтобы вы смогли применять их на практике и повысили эффективность работы организации.

    Зачем нужна оценка специалистов

    Оценка персонала — это система четких показателей, по которым можно определить, соответствует ли человек занимаемой должности, достаточно ли он эффективен, какие стороны ему нужно «подтянуть», чтобы стать еще лучше.

    Грамотная оценка персонала полезна и руководителям, и сотрудникам:

    • Она помогает определить уровень специалистов, их навыки и компетенции. Проще принять решение, кого продвигать, а кого нужно больше мотивировать на выполнение работы или увольнять.
    • Менеджеры понимают, какие кадровые перестановки необходимы в организации, куда направить усилия HR-специалистов.
    • На основе данных оценки совершенствуется система мотивации и KPI.
    • В организации становится больше порядка, пропадает хаос и неорганизованность.

    Верно разработанные критерии и оценки работы сотрудников помогают руководителю держать руку на пульсе и понимать, насколько эффективно используется человеческий ресурс в организации.

    Вот какие стратегические решения можно принять, изучая результаты оценки:

    • Разработать систему кадрового планирования — определиться с матрицей продвижения сотрудников.
    • Создать систему грейдов и чек-листов, основанных не на универсальной системе компетенций, а на реальном уровне знаний и навыков сотрудников в организации.
    • Продумать систему обучения — составить план по курсам для сотрудников, понять, с какими подрядчиками заключить долгосрочные договора для направления специалистов на повышение квалификации.
    • Создать кадровый резерв, понять, какие сотрудники в перспективе могут перейти из линейных должностей на руководящие.
    • Провести анализ эффективности рабочих процессов, разобраться с системой мотивации, выявить лидеров и узкие места в бизнес-логике организации.

    Когда проводят оценку персонала

    В современных организациях оценку труда обычно проводят в трех случаях:

    • Плановая оценка — такую зачастую можно встретить или в крупных компаниях, или на государственной службе, где это требуется по закону. HR-специалисты готовят матрицу компетенций, сотрудники проходят аттестацию с помощью комбинированных методов. О проверке известно заранее. Обычно раз в несколько лет.
    • При реорганизации — зачастую такая оценка является помощником в кризисной ситуации. Например, бизнес терпит убытки, плохо настроена аналитика эффективности различных отделов. Используется как групповая, так и индивидуальная оценка компетенций.
    • Разовая — такую оценку проводят, когда необходимо принять управленческое решение. Причем оно может быть негативным, когда несколько руководителей сомневаются, увольнять ли сотрудника или нет. Или позитивным — если есть спор о назначении сотрудника на новую руководящую должность.
    Читайте также:
    Медосмотр при приеме на работу

    Есть еще оценка соискателей — с помощью анкетирования, тестовых заданий и собеседования HR-менеджер составляет таблицу с аналитикой навыков кандидатов и принимает решение о приеме на работу кандидата, который выглядит лучше на фоне остальных. Сложность в том, что собранные данные будут не точными, полученными со слов соискателя. Также сложно заранее оценить soft skills сотрудника, его лояльность и способность работы в команде — это проявляется в динамике во время работы.

    Для любой из ситуаций лучше заранее иметь подготовленную матрицу компетенций и согласованный алгоритм оценки.

    Способы оценки персонала

    Среди методов и критериев оценки работы специалистов есть сотни способов, но в любом случае все сводится к трем:

    • Ручное получение и обработка данных — чаще всего подразумевается собеседование с сотрудниками, групповое или личное. Плюс такого метода — внимательная оценка навыков и способностей специалистов. Минусы — необходимо много ресурсов на проведение, есть вероятность погрешностей в оценке и личного фактора.
    • Автоматическая оценка — проводятся тесты, зачастую с помощью компьютерных программ. Данные анализируются системой. Это быстрый и эффективный метод, более того, достаточно один раз разработать тесты и затем система может масштабироваться на неопределенное количество участников. Минус — сложно оценивать индивидуальные особенности. Хорошо подходит для должностей с формализованными обязанностями.
    • Комбинированный метод — когда с помощью тестов проверяются компетенции, а дополнительно, с помощью собеседований и других способов, оцениваются индивидуальные особенности объекта оценки.

    7 критериев оценки персонала

    Основные проблемы в процессе оценки деятельности сотрудников появляются, когда HR-специалист пытается создать универсальную матрицу для проверки. Чтобы последующий анализ охватывал максимум данных, делайте матрицу, подходящую сразу по всем семи ключевым критериям. И помните, что соответствие профессиональным стандартам — это не все, что следует искать в сотрудниках, ведь даже исключительный специалист способен развалить все процессы, если не будет подходить по нужному для команды психологическому типу.

    Профессиональные навыки и знания

    Начните с hard skills — тех навыков, которые специалист использует для работы. Распределите таблицу навыков по частоте использования — какие-то знания используются ежедневно, другие же от случая к случаю, но все равно важны. Профессиональные знания удобно проверять автоматизированными методами, с помощью тестов.

    Когда будете разрабатывать таблицу для результатов, используйте метод коэффициентов — оцените знания, присвойте каждому ответу свой уровень важности для работы. Например, если компания использует в маркетинге в основном digital-методы, то знания SMM и контекстной рекламы будут весомее, чем понимание принципов печатного дизайна.

    Личностные характеристики

    Изучайте психологические особенности специалистов. Здесь важно разделить оценку на две части:

    • Исследовать важные для работы качества — коммуникабельный ли сотрудник, или наоборот, склонен представлять себя интровертом. Насколько велики его лидерские качества, соответствует ли их наличие особенностям профессии? Развит ли эмоциональный интеллект, или наоборот, специалист предпочитает эмоциям армейскую дисциплину?
    • Насколько специалист в общем соответствует современной концепции постоянного развития? Важно ли это в его профессии, или она предполагает конвейерную работу? Подробнее о читайте в нашей статье про образование как стиль жизни.

    Важно — оценка специалистов не должна быть просто сбором информации. Делайте тесты, направленные на практическую пользу. Задайте себе вопросы — сможете ли после оценки понять, что конкретный человек, исходя из его психологических особенностей, находится не на своем месте? Выявить потенциального лидера, которого компания развивает горизонтально?

    Здесь все немного проще — такие данные нужно собирать постоянно и оценивать их, не отвлекая сотрудников. Критерий один — насколько специалист справляется с поставленной задачей. Результат анализа — выявить средневзвешенное число, повысить, понизить или оставить план таким же.

    Оценка по KPI часто проводится в комплексе — сначала анализируются данные отдела, затем разбираются числовые показатели каждого специалиста. Изучение данных по KPI помогает скорректировать план, понять, почему прогнозные показатели не выполняются, и отладить бизнес-процессы.

    Соответственно, в этой части можно утверждать, что объектом оценки через KPI является не только сотрудник, но и в принципе процессы в компании.

    Лояльность

    Задача такой оценки — выявить, насколько сотрудник мотивирован работать в конкретной компании. Бизнес, активно занимающийся продвижением внутреннего и внешнего HR-бренда, только выигрывает — получает поток мотивированных соискателей, причем намного дешевле, чем если бы аналогичный спрос на вакансии нужно было создавать размещением объявлений на порталах.

    Оценка лояльности компании может проводиться как с помощью индивидуальных бесед, так и числовым методом. Например, в современных IT-компаниях есть практика выплат премий, если сотрудник посоветует своим друзьям и знакомым вакансии, и люди по его рекомендациям устроятся на работу и пройдут испытательный срок.

    Читайте также:
    Согласие на обработку персональных данных при приеме на работу

    С числовыми критериями нужно быть аккуратнее — если в отделе все сотрудники получили по пять премий за рекомендации, а один не привел ни одного будущего коллегу, это не значит, что его лояльность ниже. Возможно, в его кругу знакомых нет подходящих людей, или он вовсе не очень общительный. Поэтому если и оценивать такой параметр, то только как один из коэффициентов общего показателя лояльности.

    Способности к обучению и развитию

    Для компании, нацеленной на рост, необходимо оценивать не только навыки специалистов, но и их способность в целом к обучению — если бизнес планирует развиваться, то часто выгоднее растить сотрудников, чем перекупать их извне.

    Проверьте, насколько работники лояльны к процессу обучения и насколько они восприимчивы к новым знаниям. Разработайте программу повышения квалификации, возможно, начните с краткосрочных курсов и соберите мнения. Замотивированный на обучение и лояльный к компании специалист намного выгоднее для бизнеса, чем человек, готовый просто отсиживать рабочее время.

    Специфические требования

    Проблема любых критериев и методов оценки персонала в попытке разработать универсальную матрицу, свести все навыки и знания к формализованным пунктам в списке. Часто такой подход мешает оценить руководителей, специалистов с редкими знаниями и «звезд» в профессии. Именно поэтому кроме автоматизированных методов в компаниях применяют ручные способы оценки — например, собеседования.

    Разрабатывая матрицы компетенций и навыков, стремитесь к балансу между эффективность и экономностью ресурсов компании для оценки.

    Методы оценки

    Способов оценить компетенции и навыки сотрудников множество. Мы предлагаем обратить внимание как на универсальные, которые применяются практически в любых компаниях и часто даже не требуют отдельных человеческих ресурсов на их проведение, так и на специфические. Учитывайте особенности вашего бизнеса перед внедрением практик.

    Количественные методы

    Такие способы прямо связаны с числовыми показателями, легко считаются. Данные обычно собираются на протяжении всего цикла работы — например, с помощью CRM или специалистами финансового-планового управления.

    • Рейтинговая система — когда рассчитывается эффективность каждого сотрудника и они выстраиваются по порядку. Например, на производстве можно ранжировать специалистов по количеству созданных деталей. Такой метод оценки можно использовать для повышения мотивации, сделав рейтинг публичным.
    • KPI — основной метод оценки эффективности персонала. Например, руководитель ставит конкретные задачи по действиям, каждому из них присваивается коэффициент важности. В конце периода рассчитывается общая оценка специалиста. В некоторых отраслях от оценки по KPI зависит оплата труда. Допустим, ставится задача — сделать 100 деталей. Если человек сделал 90 деталей, его зарплата составит 90% от общей суммы.
    • Совмещенная бальная система — за каждое выполненное действие назначается награда в виде определенного количества баллов. В конце периода баллы суммируются. Допустим, бальная система оценки для маркетолога — привести тысячу человек на сайт за 5 баллов, сделать 10 заявок на продажу еще за 5 баллов. Если на сайт пришло 5 тысяч человек, а заявок было 200, то общий рейтинг — 25+100, или 125 баллов.
    • Субъективная оценка — работает, если персонал могут оценить сразу несколько руководителей. Допустим, управление продаж контролирует топ-менеджер направления, руководитель отдела и два старших менеджера. Они составляют рейтинг самых эффективных, на их взгляд, сотрудников — по несколькими параметрам или по одному, в зависимости от специфики организации. Затем эти рейтинги сравниваются — те сотрудники, которые оказались в хвосте списка у большинства руководителей, становятся аутсайдерами. Это повод применить к ним дисциплинарные меры, усилить работу на мотивацией или вовсе принять управленческое решение.
    • Тестирование — метод напоминает проведение экзамена. Составляется список вопросов с однозначными ответами, по которому можно проверить компетенции специалиста.

    Качественные методы

    Такие методы подходят не только для оценки уже работающего персонала, но и соискателей. В основном речь идет о компетенциях, которые можно проверить тестами и как-то измерить.

    Метод крайностей, или метод системы произвольных характеристик — руководитель выделяет самые сильные и самые слабые стороны специалиста, анализирует достижения и ошибки, а затем делает выводы.

    Описательный метод — сотрудников также оценивает руководитель, но в этом способе он пишет на человека характеристику, стараясь выделить все его сильные и слабые стороны. В отличии от произвольной системы, этот метод стремится охватить максимум информации и быть объективным.

    Метод матрицы — часто используется при оценке соискателей, но может применяться и для изучения уже действующего персонала. Составляется список из ключевых компетенций, которыми должен обладать замещающий должность. Они ранжируются по важности, каждой назначается определенный процент. Затем сотрудников сравнивают.

    Например, вот так может выглядеть матрица для специалиста по маркетингу:

    Компетенция Важность Специалист 1 Специалист 2
    Использование каналов
    продвижения
    50%
    Веб-аналитика 30%
    PR-инструменты 20%

    Если это соискатель, то, сложив значения компетенций, можно принять решение о найме нужного человека.

    Читайте также:
    Зачем необходимы отпечатки пальцев при получении допуска к работе

    Групповая оценка — метод, требующий ресурсов. Плох при оценке линейных должностей, но эффективен при оценке работника или соискателя топ-уровня. Подходит для изучения специалиста с редкими компетенциями. Например, сейчас такой метод применяется в небольших компаниях для найма IT-специалистов — когда такой сотрудник нужен для разработки сайта, а бизнес никак не связан с цифровой индустрией.

    Вот как это работает — в диалоге участвуют руководитель, специалист и приглашенный эксперт. Работнику предлагается рассказать, как он будет действовать в рамках какого-то конкретного кейса. Ответы анализируются, учитывается резюме эксперта, во внимание берется не только уровень знаний, но и психологические аспекты поведения сотрудника.

    Метод 360

    Мы специально вынесли это и следующий методы в отдельные подразделы — это новые методики, которые стоит применять осторожно, только разобравшись в их специфике.

    Метод «360 градусов» — это способ оценить сотрудника с помощью его окружения. Соответственно, его стоит применять не только для оценки компетенций, но и для изучения психологических особенностей специалиста, его коммуникативных и лидерских качеств. Массово применяется на западе после выхода одноименной книги Питера Уорда. В России упоминания об этой практике встречаются с нулевых годов.

    В чем суть. Оценку специалиста проводят не только руководители, но и все его коллеги — начальство, подчиненные, работники из других отделов, с которыми взаимодействует человек. В результате должен получится рейтинг «свойств-характеристик», список которых составляется исходя из профессии — то есть для менеджера это будет уровень коммуникабельности, для логиста — способность быстро принимать решения и уметь выстраивать маршруты.

    Анкетирование обычно проводится анонимно, выставляется только уровень отношений — коллега, подчиненный, руководитель. Оценка ведется в баллах, затем для каждой компетенции высчитывается среднее значение.

    Иногда к методике привлекаются партнеры, клиенты и другие лица — тогда способ переименовывают в метод-540.

    Ассессмент-центр

    Это метод комплексной оценки персонала, в котором используются взаимодополняющие способы проверки сотрудников. Ориентирован как на изучение компетенций, так и на психологические и профессиональные особенности работников. В научной среде есть мнение, что этот метод является одним из наиболее точных и достоверных на сегодняшний день. Кроме того, данный метод представлен в Российском стандарте центра оценки и в международных нормативах.

    Проводят оценку таким методом обычно или приглашенные организации, или внутренние HR-специалисты, прошедшие специальную подготовку. Причем если есть риск ангажированности, лучше пригласить людей со стороны. Если же специфика организации такова, что сотрудники должны обладать особыми компетенциями, то лучше доверить анализ собственной HR-службе, из-за сложности поиска внешних подрядчиков с нужной экспертизой.

    Специалист, проводящий оценку персонала методом Ассессмент-центр, должен иметь соответствующие навыки — уметь наблюдать за поведение участников, описывать процессы максимально подробно, классифицировать поведение, оценивать компетенции и сопутствующие навыки, а также вовремя давать квалифицированную обратную связь участникам.

    Чаще всего процедуры оценки состоят из трех этапов — деловые игры, интервью, тесты. Максимум данных получают из моделированных ситуаций, так как именно в них можно изучить не только компетенции сотрудника, но и его навыки командной деятельности, коммуникабельности, лидерских способностей. Кроме того, оценка дается в том числе и во время сеансов обратной связи — как специалист реагирует на критику, в какой форме лучше воспринимает данные от экспертов, как относится к мнению специалистов со стороны.

    Все это позволяет не только разобраться в способностях сотрудника, но и составить его подробный психологический портрет. Данные оценки можно использовать при подготовке резюме о соответствии сотрудника должности.

    Используйте комбинированные методы оценки

    Ключевое во всех методах и критериях оценки персонала — узнать, соответствует ли сотрудник занимаемой должности, в каком направлении ему нужно расти, стоит ли рассматривать его повышение до руководящей должности.

    Если вы хотите профессионально оценивать персонал, нужно не просто знать методы оценки, но и понимать, когда и какие эффективнее использовать. Разобраться, что нужно делать, несложно. Труднее понять, как правильно. Именно этому учат на нашем курсе Оценка персонала от А до Я.

    Дмитрий Кузьмин Автор медиапортала Русской Школы Управления

    HR-аналитика: о чем говорят показатели?

    Проблема большинства компаний заключается не в том, что они не собирают данные, а в том, что собранный массив показателей они не анализируют и не используют в работе. В результате цифра остается просто цифрой. Начинать нужно с целей: для чего и какие данные требуются бизнесу.

    Бизнес любит точность. Давайте представим две ситуации:

    1. HR-специалист в кабинете генерального директора эмоционально доказывает, что необходимо изменить подход к подбору персонала.
    2. У того же самого HR-специалиста, согласно воронке подбора и анализу конверсии, на четвертом этапе выявлена проблема: кандидаты не подтверждают согласие выйти на работу. Они «застревают» на этапе собеседования с руководителем. Это сигнализирует о следующем: или руководители не умеют проводить собеседования и тем самым отпугивают финалистов, или долго принимают решение, поэтому кандидат успевает принять другое предложение.

    Как думаете, в какой ситуации больше шансов изменить процесс подбора?

    Читайте также:
    Оплачивается ли медкомиссия при приеме на работу

    HR-менеджеры не cмогут убедить генерального директора в необходимости изменений и улучшить работу в компании, если не опираются на конкретные показатели.

    HR-аналитика – это не модное направление, а реальный инструмент, который помогает принимать верные решения. А так как самый дорогой актив любой компании – это люди, то и неправильные решения обходятся дорого.

    А так как самый дорогой актив любой компании – это люди, то и неправильные решения обходятся дорого.

    Какие показатели нужно отслеживать

    На сегодняшний день насчитывается около ста HR-показателей. Означает ли это, что все их нужно считать? Конечно, нет.

    Количество метрик зависит от того, что вы хотите найти и как это повлияет на бизнес и его прибыль.

    Если компания только вводит показатели, то обратите внимание на ключевые метрики, которые в первую очередь сигнализируют о надвигающихся проблемах.

    Показатель текучести персонала

    Это процент сотрудников, покинувших компанию в течение определенного периода. По нему можно понять, насколько хорошо настроена корпоративная культура организации, он позволяет оценить издержки от потери персонала, эффективность способов удержания и мотивы увольнения сотрудников.

    Текучесть персонала в период адаптации

    Под этим показателем подразумевается процент сотрудников, покинувших компанию в период испытательного срока. Необходимо обратить внимание, по чьей инициативе произошло расставание: работника или работодателя.

    Высокие показатели увольнений указывают на две ошибки:

    • Несоответствие заявленным критериям отбора при подборе персонала.
    • Отсутствие наставника, большой объем первичной информации на этапе адаптации. Может случиться, что новичок не принимает корпоративную культуру или у него не складываются отношения с непосредственным руководителем.

    Стоимость замены сотрудника

    Здесь следует учитывать сумму всех расходов, связанных с увольнением сотрудника и приемом нового на данную должность.
    В затраты включаем: компенсационные выплаты работнику, выплаты совместителю, затраты на подбор, адаптацию, потери вхождения в должность.

    Показатель демонстрирует реальные затраты компании, что позволяет более эффективно настроить процесс подбора персонала, а в некоторых случаях охладить пыл руководителей, которые любят менять сотрудников раз в квартал.

    Воронка подбора

    Это показатель оценки эффективности процесса найма.
    Он демонстрирует конверсию кандидатов на каждом этапе: сколько кандидатов зашло и сколько перешло на следующий этап.
    Метрика позволяет быстро и точно определить проблемы с подбором персонала на первичных этапах.

    Абсентеизм

    В этом случае определяется коэффициент отсутствия на работе.
    Считаем, сколько времени сотрудник отсутствовал на работе по болезни, в отпуске (оплачиваемом и без сохранения заработной платы), прогуливал.

    Это очень важный показатель, который говорит о качестве менеджмента в компании. При слабом менеджменте сотрудники подвергаются чрезмерной критике, последствия которой выражаются в их нежелании ходить на работу, также это резко снижает продуктивность.

    Почему HR-аналитика не работает

    Часто слышу такие претензии: «Ваша аналитика не работает. Я каждый месяц считаю 27 показателей, но ничего не меняется». И не изменится. На это есть две причины.

    Отсутствие цели

    Любое дело начинается с постановки цели. В данном случае она позволит определиться, какие данные собирать и что потом с ними делать.

    Например, в компании высокая текучесть персонала, цель может заключаться в определении факторов, которые на нее влияют. Можно замерить стоимость подбора на одного кандидата с целью экономии средств или просчитать эффективность источников подбора для более качественного найма и корректировки бюджета.

    Бесцельный сбор цифр приведет к тому, что данные будут просто храниться в файлах.

    Отсутствие анализа

    Основная проблема большинства компаний заключается даже не в том, что они не собирают данные. Наоборот, они их активно собирают, но не анализируют. Это такой парадокс HR-аналитики.

    Как это обычно происходит? HR-специалист высчитывает текучесть компании, например, в 15 %, объявляет об этом – и на этом всё. Что в действительности означают эти 15 %? Это много или мало? В компании только начались проблемы или уже требуются экстренные меры по устранению тяжелых последствий?

    Сам по себе показатель 15 % ни о чем не говорит. Это общий показатель, как средняя температура по больнице.

    Анализировать данную ситуацию невозможно только одной метрикой. Необходимо рассмотреть текучесть в разрезе подразделений, в разрезе времени работы сотрудников в компании, проанализировать причины ухода. Тогда картина станет яснее, и принять верные решения станет проще.

    HR-аналитика – мощный инструмент, позволяющий компаниями более эффективно работать с персоналом. Особенность цифр в том, что с ними трудно спорить, но они дополняют HR-экспертизу.

    Дарья Мачулина, HR-консультант, основатель онлайн-проекта «Школа HR-ов»

    Копирование и любая переработка материалов Контур.Журнала запрещены

    Не пропустите новые публикации

    Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

  • Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: