Правила заполнения трудовой книжки работника при неоконченном среднем или высшем образовании

Правила заполнения трудовой книжки работника при неоконченном среднем или высшем образовании

Прием на работу сотрудника с неоконченным образованием – явление рядовое, но у сотрудника кадрового отдела вполне закономерно могут появиться вопросы. Как таковые правила заполнения трудовой книжки при неоконченном среднем образовании не существуют. Ведь, согласно Инструкции по заполнению этих документов, в графу трудовой книжки об образовании вносится запись при наличии подтверждающих официальных документов.

Кроме того, в Инструкции приведены примеры возможных записей в графе об образовании:

  • 9 классов (основное)>
  • 11 классов (среднее)>
  • лицей (начальное профобразование)>
  • колледж, техникум (среднее профобразование)>
  • институт, академия, высшая школа (высшее профобразование)>
  • послевузовское профессиональное образование.

Из этого видно, что Инструкция предусматривает внесение только завершенных этапов обучения. При незаконченном среднем образовании, согласно Правилам заполнения трудовых книжек, следует внести запись «основное», то есть 9 классов, опять же при наличии подтверждающих документов, например, справки из школы.

Другой вопрос и более правильный: нужно ли вообще что-либо писать работнику, который еще не окончил даже среднюю школу? Ведь если образование неоконченное, то работник продолжает обучение. Спустя необходимое для этого количество времени работник получит общее среднее образование, что будет подтверждено аттестатом. Вот уже эти данные следует занести в графу титульного листа трудовой книги, так как это пока единственный завершенный этап образования работника, и его надлежит указать в трудовой книжке.

Работник с неоконченным высшим образованием

В случае поступления на работу сотрудника с незаконченным высшим образованием работнику кадровой службы следует разграничивать неоконченное и незавершенное высшее образование.

В случае незаконченного высшего образования речь идет о студенте, который продолжает учиться в вузе. Неполное высшее образование – это уже степень образования, подтвержденная дипломом, присваивается студентам, освоившим часть (не менее двух курсов дневного отделения) обучающей программы по своей специальности.

При заполнении трудовой сотрудника, имеющего неполное высшее образование, в графу об образовании следует вписать «неполное высшее профессиональное образование» со ссылкой на диплом, что будет указывать на наличие у работника знаний и навыков, необходимых для исполнения его трудовых обязанностей.

Правильное заполнение трудовой книжки работника, который продолжает учиться и на момент трудоустройства имеет неоконченное высшее образование, не столь однозначно и имеет два варианта:

  • работник поступил в вуз сразу после школы>
  • работник поступил в вуз после техникума.

В первом случае у работника нет законченного профессионального образования, которое, согласно Инструкции, необходимо указать в трудовой книжке.

Конечно, можно написать «неоконченное высшее профессиональное образование», но без особой необходимости этого делать не стоит. Спустя время работник окончит вуз, и в его трудовую книжку необходимо будет внести запись о высшем профессиональном образовании, но на титульном листе выделена только одна строка для информации об образовании, и она уже будет занята.

Разумнее не спешить с заполнением строки об образовании и внести в нее, пусть не в момент заполнения трудовой книжки, а позже, запись о полном высшем профессиональном образовании.

Второй случай требует совершенно иного подхода. Работник до поступления в вуз получил профессиональное образование какого-либо уровня. В этом случае информация о наличии у него профессионального образования должна быть обязательно отражена в трудовой книжке, ведь это свидетельствует о наличии у работника профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения его работы.

Следовательно, во втором случае не может возникать разночтений по вопросу, как заполнять трудовую книжку, если работник с законченным профессиональным образованием продолжает обучение в вузе и имеет неоконченное высшее образование.

По окончании вуза и получении законченного высшего образования данная информация будет занесена работником кадровой службы в трудовую книжку сотрудника в полном соответствии с Инструкцией как дополнение к записи, сделанной ранее.

Сотрудник кадровой службы должен внимательно относиться к различным ситуациям и нюансам при заполнении трудовой книжки и принимать решение о необходимости или целесообразности записи, опираясь на Инструкцию, Правила и здравый смысл.

Внесение записи об образовании в трудовую книжку

Запись в трудовой об образовании — это обязательная информация, которую следует указать на первом листе. Эти данные берут из документов, подтверждающих, что сотрудник получил специальность в одном из учебных заведений.

Где прочитать о правилах заполнения трудовой книжки

Чтобы правильно заполнить ТК, необходимо обратиться к нормативно-правовой базе в этой сфере. О том, какова процедура внесения записи в трудовую книжку об образовании, оговорено в нескольких законодательных актах:

В пункте 2.1 инструкции № 69 и в пункте 9 правил № 225 подробно сказано о профессии, специальности в трудовой книжке, что писать — образовательный уровень, указанный в оригиналах дипломов и аттестатов о получении профессии или их заверенных дубликатах. Эти данные следует написать на титульном листе после личных данных работника. Реквизиты (номер, дату выдачи и др.) этих документов вносить не требуется.

Иногда отметку о завершении учебы ставят и внутри книжки, в разделе о рабочей деятельности. Этот вариант допускается, если человек получил новую специальность уже в период выполнения обязанностей в организации. После завершения учебы или курсов по повышению квалификации следует дополнить информацию на первом листе.

Как записывать данные об образовании

Чтобы не допустить ошибку в том, как заполнить образование в трудовой книжке, ориентируйтесь на ст. 10 ФЗ № 273. Существуют несколько видов образования:

  • основное общее;
  • среднее общее;
  • среднее профессиональное;
  • высшее (с некоторыми нюансами).

Основное общее пишется после окончания 9 классов, среднее общее — после 11 классов. А если человек окончил колледж, профтехучилище, техникум, какое образование писать в трудовой книжке, — среднее профессиональное, а не среднее специальное, как указывалось ранее.

Читайте также:
По каким правилам вшивается вкладыш в трудовую книжку

Есть некоторые тонкости и в уровнях, которые указывают после учебы в вузах. Уровень необходимо записывать вместе со степенью, которая присвоена выпускнику. Вот как это делать:

  • высшее специалитет (если получил степень специалиста);
  • высшее бакалавриат (бакалавра);
  • высшее магистратура (магистра);
  • высшее подготовка кадров высшей квалификации (если окончил аспирантуру, ординатуру, ассистентуру).

Если учеба завершена до реформы образовательной системы, то указывают сведения из диплома, например, «высшее профессиональное». Ранее эти степени являлись не уровнем профобразования, а его ступенями, и их не указывали на первой станице. Сейчас правила другие, это обязательный атрибут при внесении записей. После заполнения этих данных указывают профессию, специальность как в документах о завершении учебы.

То же самое касается подлинности образовательных документов, которые предоставлены работодателю. Он не обязан их проверять. Только если человек не нанимается в МВД, военную и космическую отрасли, структуры госбезопасности. Но обязательно сделайте копию документов, чтобы в дальнейшем не появилось сложностей с проверяющими инстанциями. Если руководство решит проверить, насколько достоверен диплом, то потребуется письменное разрешение сотрудника.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, к какому уровню образования приравнивается образование, полученное в колледже. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как внести изменения в сведения об образовании

Поправки в документы вносят в крайнем случае и четко по правилам. Что касается изменений в образовании в трудовой книжке, то их делают в двух случаях:

  • если человек во время работы получил дополнительную специальность;
  • если в запись закралась ошибка.

В первом случае на первой странице не придется ничего перечеркивать. Сведения о допобразовании следует внести через запятую. После этого указать сведения о дипломе (серию, номер и дату выдачи) и дату корректировки. Под этими изменениями подписывается владелец книжки, затем печать и подпись ставит кадровик. Если сотрудник не закончил учиться, полученные им степени и звания вносить не стоит, поскольку место на титульном листе не безгранично. Окончательные сведения записывают только после завершения учебы.

Если возникла необходимость сделать запись о повышении квалификации, то делают это в разделе «Сведения о работе» (п. 3.1 инструкции № 69 , пп. «б» п. 21 правил № 225 ). Необходимо указать следующие данные:

  • порядковый номер отметки;
  • число, месяц, год внесения записи;
  • период прохождения учебы, наименование учреждения;
  • специальность и степень («экономист, получивший звание магистра»);
  • название, номер и дата выдачи документа о получении новой профессии.

Как исправить ошибочную запись

Если на титульном листе указаны ошибочные сведения, то их обязательно следует исправить. Для этого некорректные данные перечеркивают аккуратной прямой линией, затем рядом записывают верную информацию без помарок. Затем указывают номер, дату диплома или аттестата, предоставленного работником.

Ответ на вопрос, если изначально у человека всего 9 классов, какое образование считается для трудовой, — основное общее. Но если он продолжал учебу и позже предоставил диплом из лицея или ПТУ, то вносятся корректировки. Вот пример записи, как указывать исправления: «Образование изменено с основного общего на среднее профессиональное. Основание — аттестат № … от…». Ниже ставится название компании, в которой исправления внесены, подпись сотрудника и кадрового работника.

Образцы

На образце обратите внимание, как пишется в трудовой среднеспециальное образование.

Правила заполнения трудовой книжки работника при неоконченном среднем или высшем образовании

Прием на работу сотрудника с неоконченным образованием – явление рядовое, но у сотрудника кадрового отдела вполне закономерно могут появиться вопросы. Как таковые правила заполнения трудовой книжки при неоконченном среднем образовании не существуют. Ведь, согласно Инструкции по заполнению этих документов, в графу трудовой книжки об образовании вносится запись при наличии подтверждающих официальных документов.

Кроме того, в Инструкции приведены примеры возможных записей в графе об образовании:

  • 9 классов (основное);
  • 11 классов (среднее);
  • лицей (начальное профобразование);
  • колледж, техникум (среднее профобразование);
  • институт, академия, высшая школа (высшее профобразование);
  • послевузовское профессиональное образование.

Из этого видно, что Инструкция предусматривает внесение только завершенных этапов обучения. При незаконченном среднем образовании, согласно Правилам заполнения трудовых книжек, следует внести запись «основное», то есть 9 классов, опять же при наличии подтверждающих документов, например, справки из школы.

Другой вопрос и более правильный: нужно ли вообще что-либо писать работнику, который еще не окончил даже среднюю школу? Ведь если образование неоконченное, то работник продолжает обучение. Спустя необходимое для этого количество времени работник получит общее среднее образование, что будет подтверждено аттестатом. Вот уже эти данные следует занести в графу титульного листа трудовой книги, так как это пока единственный завершенный этап образования работника, и его надлежит указать в трудовой книжке.

Работник с неоконченным высшим образованием

В случае поступления на работу сотрудника с незаконченным высшим образованием работнику кадровой службы следует разграничивать неоконченное и незавершенное высшее образование.

В случае незаконченного высшего образования речь идет о студенте, который продолжает учиться в вузе. Неполное высшее образование – это уже степень образования, подтвержденная дипломом, присваивается студентам, освоившим часть (не менее двух курсов дневного отделения) обучающей программы по своей специальности.

При заполнении трудовой сотрудника, имеющего неполное высшее образование, в графу об образовании следует вписать «неполное высшее профессиональное образование» со ссылкой на диплом, что будет указывать на наличие у работника знаний и навыков, необходимых для исполнения его трудовых обязанностей.

Читайте также:
Внесение новых записей в трудовую книжку

Правильное заполнение трудовой книжки работника, который продолжает учиться и на момент трудоустройства имеет неоконченное высшее образование, не столь однозначно и имеет два варианта:

  • работник поступил в вуз сразу после школы;
  • работник поступил в вуз после техникума.

В первом случае у работника нет законченного профессионального образования, которое, согласно Инструкции, необходимо указать в трудовой книжке.

Конечно, можно написать «неоконченное высшее профессиональное образование», но без особой необходимости этого делать не стоит. Спустя время работник окончит вуз, и в его трудовую книжку необходимо будет внести запись о высшем профессиональном образовании, но на титульном листе выделена только одна строка для информации об образовании, и она уже будет занята.

Разумнее не спешить с заполнением строки об образовании и внести в нее, пусть не в момент заполнения трудовой книжки, а позже, запись о полном высшем профессиональном образовании.

Второй случай требует совершенно иного подхода. Работник до поступления в вуз получил профессиональное образование какого-либо уровня. В этом случае информация о наличии у него профессионального образования должна быть обязательно отражена в трудовой книжке, ведь это свидетельствует о наличии у работника профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения его работы.

Следовательно, во втором случае не может возникать разночтений по вопросу, как заполнять трудовую книжку, если работник с законченным профессиональным образованием продолжает обучение в вузе и имеет неоконченное высшее образование.

По окончании вуза и получении законченного высшего образования данная информация будет занесена работником кадровой службы в трудовую книжку сотрудника в полном соответствии с Инструкцией как дополнение к записи, сделанной ранее.

Сотрудник кадровой службы должен внимательно относиться к различным ситуациям и нюансам при заполнении трудовой книжки и принимать решение о необходимости или целесообразности записи, опираясь на Инструкцию, Правила и здравый смысл.

Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец

Несмотря на постепенный перевод записей о трудовой деятельности в электронный формат, традиционная бумажная трудовая книжка сохраняет статус основного документа работника. Но отвечает за правильное оформление этого документа работодатель (организация или ИП). Не допустить ошибок при заполнении трудовой книжки в 2021 году поможет наша статья. В ней, в частности, рассказано, как оформить новую трудовую книжку, как правильно вносить сведения о работе, в каком порядке нужно исправить допущенную ошибку, выдать сотруднику копию книжки или сделать ее дубликат. Также приведены примеры корректных записей об увольнении.

  1. Основные требования при оформлении трудовой книжки
  2. Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу
  3. Изменение титульного листа
  4. Сведения о приеме на работу
  5. Заполнение трудовой книжки при увольнении
  6. Как исправить ошибку в трудовой книжке
  7. Как заверить копию
  8. Дубликат трудовой книжки

Основные требования при оформлении трудовой книжки

Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69; далее — Инструкция).

С 1 сентября 2021 года начнет действовать новый порядок ведения трудовых книжек (утв. приказ Минтруда от 19.05.21 № 320н; далее — Порядок). С этой же даты утратит силу Инструкция. Но основные положения (за некоторым исключением), сохранятся. Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб‑сервисе

Во-первых, все записи вносятся ручкой. Она может быть шариковая, гелиевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. При этом н ужно следить, чтобы чернила не выцветали со временем, поскольку трудовая книжка должна служить работнику до самой пенсии. Есть одно исключение — первоначальную запись о работодателе в раздел «Сведения о работе» можно внести путем проставления соответствующего штампа (письмо Роструда от 19.08.15 № 1922-6-1).

Справка

Новый Порядок допускает использование при заполнении трудовой книжки принтеров, факсимиле и штампов, в том числе при внесении записей о приемах, переводах и увольнениях (п. 3 Порядка). Об этом и других изменениях, которые нужно учитывать при ведении трудовых книжек после 1 сентября, см. в статье « Утвержден новый порядок ведения трудовой книжки ».

Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).

В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника. Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.

В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 38 Правил).

Внимание

С 2020 года работникам дано право отказаться от привычных трудовых книжек, оформляемых на бумажном носителе. В таком случае сведения о работе будут «копиться» исключительно в базе данных ПФР, без дублирования в традиционной трудовой книжке. Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через работодателя. Подробнее см. « Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику » и « Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р? »

Читайте также:
Как сделать правильную запись о переводе сотрудника на другую должность на время декретного отпуска

Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность Попробовать бесплатно

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу

До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.

Составить и распечатать трудовой договор

Изменение титульного листа

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.

О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».

Сведения о приеме на работу

Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».

Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.

Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.

Внимание

Напомним, что с 2020 года работодатели обязаны сдавать форму СЗВ-ТД, если произошло любое из следующих кадровых событий: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, подача сотрудником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная). Также см. «Новая СЗВ‑ТД: как с 1 июля заполнять поле «код выполняемой функции»».

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.

В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи). В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8). Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул .

В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

Важно

В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.

В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).

После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. На следующей строчке должен поставить свою подпись увольняемый работник.

Примеры записей об увольнении

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Читайте также:
Место, где должны храниться трудовые книжки

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.

В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».

В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

Важно

Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).

Как заверить копию

Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).

Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Дубликат трудовой книжки

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).

Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.

Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.

Внимание

Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.

Далее на титульном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.

Читайте также:
Правила внесения изменений об образовании в трудовую книжку

Раздел «Сведения о работе» дубликата заполняется следующим образом.

В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или прежней трудовой книжки, если она не утрачена.

Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.

После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.

Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2021 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие (в тех случаях, когда ее ведение обязательно) санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.

Заполнение трудовой книжки: основные правила

Кто должен быть ответственным за ведение трудовых книжек? Какие сложности возникают при заполнении титульного листа? Как внести запись путем переноса красителей? Попробуем разобраться в этих и других вопросах с учетом тех изменений, которые вступили в силу с 1 сентября.

До 31 декабря 2020 года у работников была возможность подать заявление работодателю о переходе на электронную трудовую. Для тех, кто решил не цифровизировать информацию о своей трудовой деятельности, книжку оставили в бумажном виде. Стоит отметить, что таких работников пока большинство. По данным Пенсионного Фонда РФ, лишь 6 млн человек выбрали электронную книжку взамен обычного формата.

Таким образом, у работодателей по-прежнему остается обязанность правильно вести и хранить бумажные трудовые.

Какой документ установил новые правила ведения трудовых

С 1 сентября 2021 года начал действовать Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н (далее – Приказ Минтруда). Он утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Срок действия документа – до 1 сентября 2027 года.

В основном Приказ содержит положения Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу. При этом в новом документе появились важные изменения.

Также утратило силу Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69, которое содержало инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Когда использовать новую форму трудовой книжки

  • Трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 года. Но такая необходимость может возникнуть только в двух случаях – если книжка была утеряна или испорчена. Тем сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются, нужно сразу заводить электронные трудовые.
  • Имеющиеся трудовые книжки старого образца остаются действительными и обмену на новые не подлежат.
  • Имеющиеся бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца могут использоваться без ограничения срока.

Ответственный за ведение трудовых книжек

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Приказа Минтруда уточняется, что уполномоченное лицо назначается приказом работодателя.

Приказ можно подготовить в произвольной форме. При этом в нем важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначено отдельным приказом. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто эту работу поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Учет трудовых книжек

На работодателе лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

С этой целью он должен самостоятельно разработать книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых.

В п. 40 Приказа Минтруда уточняется, что обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и печатью. При этом с 1 сентября 2021 года отменяются требования по сургутной печати и опломбированию.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Приложении 2 к Приказу Минтруда. В частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Читайте также:
Как исправить ошибки при заполнении трудовых книжек

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование световодостойких чернил (паста, краска, гель);
  • цвет чернил — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются.

Запись в трудовой путем переноса красителей

Новый порядок ведения трудовых книжек предусматривает возможность внесения записи путем переноса красителей.

В Письме Минтруда РФ от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976 уточняется, что имеется в виду под этим способом внесения записей. Это значит, что они могут производиться с использованием технических средств, например, принтера.

Запись в трудовой с помощью печати

Можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации?

До 1 сентября 2021 года такой способ внесения записей не соответствовал установленным требованиям. Хотя за это ГИТ, как правило, не привлекала работодателей к ответственности.

С 1 сентября 2021 года в правила заполнения трудовых книжек были внесены изменения. Теперь записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска печати.

Как заполнить титульный лист трудовой

ФИО и дата рождения заполняются на основании документа, удостоверяющего личность. Отчество указывается при его наличии.

Информация об образовании вносится на основании документа об образовании. Если в документе указаны магистратура или бакалавриат, то можно писать «Высшее – бакалавриат» или «Высшее – магистратура».

В строке «профессия, специальность» нужно указать профессию, специальность, квалификацию. Если в документе об образовании указано только направление, то сроку можно не заполнять.

Больше всего вопросов возникает о подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В практику прочно вошла привычка указывать ФИО. Эксперты Роструда считают, что именно так и надо делать: на титульном листе вписать фамилию лица, ответственного за ее ведение.

Однако если ориентироваться на ГОСТ р 7.0.97-2016, то подпись должна включать:

  • наименование должности лица, подписывающего документ;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Но очевидно, что формат трудовой книжки не позволит уместить всю эту информацию в одну строчку.

Обратите внимание, что в новом бланке трудовой на титульном листе появляются указания, что печать нужна при ее наличии.

Сведения о работе в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности. Заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами, также вносится сокращенное наименование (при его наличии).

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер вносимой записи. В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графу 4 вносится информация о приказе (дата и номер), на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

Что делать, если сотрудник сменил фамилию?

Записи в трудовых о фамилии, имени, отчестве и дате рождения можно изменить только на основании соответствующих документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.

В новых правилах подробно расписано, как именно это нужно делать:

  • изменения вносятся на титульный лист;
  • одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные;
  • ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

Как вносить изменения об образовании и профессии

Способ внесения изменений и дополнений относительно образования отличается от поправок, которые работодатель делает, когда у сотрудника меняется фамилия.

В данном случае изменение тоже вносится на титульном листе трудовой. При этом ничего зачеркивать не нужно. Правила позволяют лишь дополнить имеющиеся записи или заполнить строки без зачеркивания ранее внесенных записей.

Заполнение сведений по дистанционному сотруднику

В новых правилах появились уточнения, как вносить записи по удаленщикам. Сведения об их трудовой деятельности вносятся:

  • по их желанию;
  • при условии, что для этого они предоставили трудовую (она может быть направлена по почте заказным письмом с уведомлением).

Сведения о переводах

Предыдущие правила предусматривали внесение в трудовую книжку записей только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадали.

В правилах, действующих с 1 сентября, прописано, как вносить записи в случае признания временного перевода постоянным.

Следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 раздела «Сведения о работе» — указываем порядковый номер записи.

В графе 2 — проставляем дату перевода, то есть фактического начала исполнения работником обязанностей.

В графе 3 — делаем запись наименования структурного подразделения с указанием должности (работы), специальности, профессии («Переведен(а) »). Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

Запись о времени военной службы

Согласно п. 14 Приказа Минтруда записи о военной службе и госслужбе иных видов вносятся по месту прохождения службы.

Читайте также:
Правильное ведение и хранение трудовых книжек

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Как это делать правильно, сформулировано в п. 15 Приказа Минтруда.

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Работник уволен или трудовой договор расторгнут?

Ст. 84.1 ТК РФ, регламентирующая порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так:

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

При этом п. 17 Приказа Минтруда обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. Примеры: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие, и непонятно, как действовать на практике. Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Приказа Минтруда будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Приказ Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 17 Приказа Минтруда на этот счет есть разъяснение:

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ч. 1 ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 ч. 1 указанной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (п. 36 Приказа Минтруда). Подпись работника под записью об увольнении с 1 сентября 2021 года не требуется.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, если все страницы одного из ее разделов заполнены.

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому без нее он недействителен. Его оформление так же регламентировано правилами, подобно трудовой.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш», указывается его серия и номер.

Эту запись нужно делать на титульном листе трудовой. Но может случиться так, что место для записи о выдаче последующего вкладыша уже не будет. Тогда запись вносится на титульный лист первого вкладыша.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Должен ли работодатель исправить неверную запись об образовании в трудовой книжке сотрудника и каким образом это сделать?

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Вопрос

Сотрудник поступил на работу в марте 2013 г., при приеме у него не было законченного высшего образования, но в трудовой книжке на первой странице в графе Образование указано «Высшее профессиональное», а графа «Профессия, специальность» не заполнена. Летом 2013 года сотрудник закончил университет со степенью бакалавра. То есть по идее в графе «Образование» следовало бы указать «Высшее – бакалавриат». Но она уже неправильно заполнена. Как мне поступить в этой ситуации, чтобы правильно заполнить графы об образовании? Зачеркнуть и рядом написать «Высшее – бакалавриат»? Или «Высшее профессиональное» в данном случае не будет являться ошибкой, и нужно заполнить только направление образования? Или лучше ничего не заполнять? Сотрудник увольняется в четверг, и мне нужно выдать ему трудовую книжку на руки с верными записями.

Ответ

Запись «Высшее профессиональное» внесена неправильно, и ее нужно исправить.

Способ исправления неверной записи об образовании действующим законодательством не определен.

По нашему мнению, неверную запись («Высшее профессиональное») следует зачеркнуть и внести правильную – «Высшее – бакалавриат». На внутренней стороне обложки трудовой книжки указываются реквизиты документа, на основании которого вносились изменения. Такая запись заверяется подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации либо кадровой службы (при наличии печати).

Обоснование

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.) (абз. 3 п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, далее – Инструкция).

Читайте также:
Как оформить запись в трудовой книжке при переводе с работы по совместительству на основную работу

В соответствии с пп. “б” п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” (далее – Правила), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся сведения об образовании, профессии, специальности – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции).

3.2. Как исправить ошибку, допущенную в строке “Образование” на титульном листе трудовой книжки?

Если при заполнении бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) строка “Образование” заполнена неверно, то такой бланк считается испорченным и подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Работодателю необходимо оформить новый бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) взамен испорченного.

Если неверная запись в строке “Образование” обнаружилась позднее, в титульный лист трудовой книжки работника можно внести исправления.

Поскольку способ исправления неверной записи об образовании нормативными актами не регламентирован, рекомендуем руководствоваться п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек:

  • – на титульном листе трудовой книжки в строке “Образование” зачеркиваются одной чертой ошибочные сведения и рядом заносятся новые данные;
  • – на внутренней стороне обложки трудовой книжки указываются реквизиты документа, на основании которого вносились изменения. Такая запись заверяется подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации либо кадровой службы (при наличии печати).

Дополнительно, отдельным файлом Вам направлена Форма: Трудовая книжка. Исправление неверно указанных сведений в строке “Образование” на титульном листе (образец заполнения)

Заполнение строки “Образование” трудовой книжки

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) работника осуществляется на основании соответствующих документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). При этом запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.). Запись о профессии и (или) специальности вносится на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее – Инструкция)).

Ни Инструкция, ни Правила не уточняют, каким образом вносить сведения об образовании при наличии у работника образования по уровню бакалавриата или магистратуры.

На основании ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ “Об образовании в Российской Федерации” в РФ устанавливаются следующие уровни профессионального образования:

  • среднее профессиональное образование;
  • высшее образование – бакалавриат;
  • высшее образование – специалитет, магистратура;
  • высшее образование – подготовка кадров высшей квалификации.

В связи с этим полагаем, что строку “Образование” титульного листа трудовой книжки следует заполнять следующим образом:

  • при наличии у работника образования бакалавра – “высшее – бакалавриат”;
  • при наличии у работника образования магистра – “высшее – магистратура”.

Дополнительные материалы по вашему вопросу.

Вопрос: Вопросы о заполнении титульного листа трудовой книжки об образовании работника.

Как в трудовую книжку вносить запись о высшем образовании? Нужно ли указывать вместе с ним его уровень (бакалавриат, специалитет, магистратура)?

Ответ: При оформлении трудовой книжки помимо Ф.И.О. и даты рождения работника в нее вносятся образование, профессия, специальность (п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках”). Данные вносятся на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Причем запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов – аттестата, удостоверения, диплома и т.п. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, далее – Инструкция).

Теперь обратимся к законодательству об образовании (ч. 5 ст. 10, ч. 7 ст. 60 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ “Об образовании в Российской Федерации” (вступил в силу 1 сентября 2013 года), далее – Закон об образовании). Уровни профессионального образования в нашей стране следующие:

1) среднее профессиональное образование – подтверждается дипломом о среднем профессиональном образовании;

2) высшее образование – бакалавриат – подтверждается дипломом бакалавра;

3) высшее образование – специалитет, магистратура – подтверждается дипломом специалиста и магистра;

4) высшее образование – подготовка кадров высшей квалификации – подтверждается дипломом об окончании аспирантуры (адъюнктуры), ординатуры, ассистентуры-стажировки.

Таким образом, запись об образовании в трудовую книжку нужно сделать на основании диплома. Как там написано, так и следует записать. Например:

  • высшее – бакалавриат;
  • высшее – специалитет;
  • высшее – магистратура;
  • высшее – подготовка кадров высшей квалификации.

Если диплом получен работником до вступления в силу изменений в законодательстве об образовании и введения уровней профессионального образования, то нужно писать в трудовой книжке так, как указано в соответствующем дипломе. В частности, “высшее”.

Читайте также:
Возможна ли работа по трудовому договору, но без оформления трудовой книжки?

Не путайте: ранее бакалавриат, специалитет и магистратура являлись не уровнями профессионального образования, а ступенями высшего образования (см. п. 2 ст. 6 утратившего силу Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ “О высшем и послевузовском профессиональном образовании” в редакции, действовавшей до 24.10.2007). Для работников с такими дипломами пишется только уровень образования без ступени – “высшее” или “высшее профессиональное” (Ответы на сайте Роструда).

Обратите внимание: если у сотрудника диплом нового образца, согласно которому он бакалавр, то в трудовой книжке в строке “Образование” указываете: “высшее – бакалавриат”, а не “высшее” или “бакалавриат” (Ответы на сайте Роструда (https://онлайнинспекция.рф/questions/view/78301, https://онлайнинспекция.рф/questions/view/61169, https://онлайнинспекция.рф/questions/view/49399).

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

Недавно мы писали о том, как правильно организовать работу по приобретению и обороту трудовых книжек. Сегодняшний материал посвящен тому, как заполнять этот документ при приеме сотрудника и его переводе. Важно делать это правильно, ведь в страховой стаж работника засчитываются только те периоды, которые оформлены в полном соответствии с законом.

Общие правила записи в трудовых книжках

Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:

  1. На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
  2. Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
  3. Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
  4. В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
  5. Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.

Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.

Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.

Заполнение титульного листа

Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.

На титульном листе указывается:

  1. ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
  2. Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
  3. Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
  4. Подпись работника.
  5. Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
  6. Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
  7. Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.

Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.

Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.

Читайте также:
Внесение записи о переводе с одной должности на другую в трудовую книжку

Если изменилась фамилия

Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):

  • старая фамилия зачеркивается;
  • новая фамилия указывается рядом;
  • на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
  • тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.

Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией. Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш. Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина. Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.

Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.

Запись о приеме на работу

При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:

  1. В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
  2. В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
  3. В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
  4. В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
    • отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
    • делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.

Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.

Печатью запись о приеме на работу не заверяется.

Запись о переводе

Переводом считается смена должности, структурного подразделения или направление работника в другую местность вместе с работодателем.

Важное правило: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не делается.

Порядок записи при переводе такой:

  1. В графе 1 указывается номер записи.
  2. В графе 2 — число, месяц и год перевода.
  3. В графе 3 указывается, куда и кем сотрудник переведен.
  4. В графе 4 — ссылка на приказ также, как при приеме на работу.

Временный перевод может стать постоянным — условия этого прописаны в статье 72.2 Трудового кодекса. Это бывает, когда срок временного перевода окончился, но прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он этого не потребовал и продолжает работать дальше. В этом случаем считается, что условие о временном характере перевода больше не действует. Перевод считается постоянным с даты перевода (то есть задним числом), а значит, его нужно отразить в трудовой книжке.

Как правильно оформить такой перевод? Опять же, правила не регулируют этот вопрос. Но Роструд в частных разъяснения предлагает такую схему:

  1. С работником заключается дополнительное соглашение, в котором указывается, что ранее осуществленный времени перевод является постоянным.
  2. Издается приказ о том, что временный характер перевода отменяется.
  3. В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием в качестве основания обоих приказов: первичного, которым сотрудник был временно переведен, а также приказа из пункта 2.

Остается невыясненным один момент, пояснить который проще на примере. Допустим, работник с 1 марта 2018 года получил временный перевод, а 1 марта 2019 года он был признан постоянным. Какой датой делать запись в трудовой книжке? Тут возможны два варианта:

  1. Сделать запись датой признания перевода постоянным, то есть от 01.03.2019. Тогда в графе 3 нужно будет указать: «01.03.2018 переведен. » далее куда и кем.
  2. Сделать запись датой перевода, то есть от 01.03.2018. В этом случае нужно просто указывать, куда и кем сотрудник переведен.

Вне зависимости от того, какой выбирается вариант, в графе 4 должна идти ссылка на оба приказа.

Пример записи при временном переводе, ставшим постоянным

В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:

  • о военной службе — пример оформления на изображении ниже: Рис
  • о совместительстве — по желанию работника на основании его заявления;
  • о курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке. Обычно такие записи делаются, если работник принес в отдел кадров подтверждающие документы.

В следующей части расскажем о том, как в трудовых книжках делать записи об увольнении и исправлять ошибки.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: