Правильное ведение и хранение трудовых книжек

Правила ведения трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2021 году:

  • записи дат производятся арабскими цифрами;
  • сокращения не допускаются;
  • сведения о кадровых решениях указываются не позднее 5 рабочих дней;
  • заполнение осуществляется гелевой ручкой синего или фиолетового цвета;
  • запись об увольнении вносится в день увольнения;
  • в разделе «Сведения о работе» ранее внесенные неточности зачеркивать запрещено.

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам. Вступление в юридическую силу приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н внесло изменения в правила ведения трудовых книжек в РФ в 2021, документ начал действовать с 01.09.2021. Ранее действовавшее постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» утратило свою силу.

Для чего существует трудовая книжка

Основная функция вполне очевидна: в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Документ необходим:

  • для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
  • для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
  • для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками.

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Порядок ведения трудовых книжек изменился с 01.09.2021. С этой даты не требуется ознакомление работника в личной карточке с записью о выполняемой работе, не вносятся сведения о времени обучения на курсах повышения квалификации. Форма книги учета движения трудовых книжек, установленная постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, не является теперь обязательной. Работодатель вправе разработать свою форму. Новые трудовые книжки вводятся в действие с 01.01.2023, старые сохраняют свою силу. Изготовлением занимаются различные типографские организации. По желанию работника запись о совместительстве производится по месту основной работы. Но если основной работы нет, то запись может быть внесена по месту, где работник трудился по совместительству. Запись о приеме по совместительству, о переводе и увольнении вносится как в хронологическом порядке, так и блоками после увольнения для каждой компании. Все записи вносятся только работодателем. В связи с изменениями, инструкция по ведению трудовой книжки в 2021 имеет следующие особенности:

Содержание и правила

Номер по порядку

У каждой записи

Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)

Черный, фиолетовый или синий, используется шариковая, гелевая и перьевая ручки, воспроизведение с помощью оттиска печати или переноса красителей

Не используются, все записи производят аккуратно и читаемо

Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)

Строгое соответствие записи приказу

Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа

Запись об увольнении вносится в день совершения такого действия. Иные кадровые мероприятия совершаются в срок не позднее 5 рабочих дней

Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

По вопросу воспроизведения записей с помощью «переноса красителей» Министерство труда РФ дало разъяснения в письме от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976, обозначив, что под ними понимаются технические средства — принтер.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести трудовую книжку в бумажном виде. Используйте эти инструкции бесплатно.

Титульный лист: правила заполнения

Строго установленные правила по ведению трудовых книжек и записей в них касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

  • фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, старая фамилия зачеркивается;
  • дата рождения;
  • данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
  • специальность указывается в именительном падеже;
  • дата заполнения;
  • подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.
Читайте также:
Как пишется заявление на выдачу трудовой книжки взамен утраченной

Новые формы книжек имеют увеличенный объем раздела «Сведения о работе» и уменьшенный «Сведения о награждении» — 14 и 7 разворотов соответственно. В ранее действующей редакции количество обоих равнялось 10. Новые правила ведения вкладышей трудовых книжек в 2021 году изменяют количество разворотов: 12 и 5 вместо 9 и 8 соответственно. Печать организации ставится при наличии. Изменения в этой части внесены для приведения документа в соответствие с действующим законодательством ввиду возможности действия юридического лица без печати.

Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

  1. В первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия.
  2. Затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника.
  3. В третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность.
  4. Обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе содержится информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она заполняется в соответствии с Трудовым кодексом РФ и имеет ссылку на соответствующую статью ТК РФ. При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации при ее наличии.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже, в графе первой, ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении обязательно.

Как и где должны храниться ТК

Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого документа чрезвычайно важно. Работодатель составляет приказ о том, где хранятся трудовые книжки, в нем дополнительно указывают ответственное лицо: должность и Ф.И.О. Не запрещается оформление двух отдельных приказов. Обязательная форма приказа законодательно не установлена.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. В соответствии с п. 40 приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н, работодатель ведет два отдельных журнала. Первый — на учет бланков трудовой книжки с указанием серии и номера. Второй фиксирует книжки, принятые от только что устроившихся работников. Формы обоих журналов не установлены. Работодатель вправе разработать для применения свой вариант.

Копия ТК: правила выдачи

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина. Из нового приказа от 19.05.2021 № 320н видно, каким документом регламентируется ведение трудовых книжек, — приложением № 2 к приказу «Порядок ведения и хранения трудовых книжек». Согласно этому приложению, для получения копии нужно:

  1. Снять копии со всех страниц документа, содержащих записи.
  2. Заверить уполномоченным сотрудником организации.
  3. Подписать у начальника отдела кадров. Для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, обязательно указание на его должность и печать или штамп.
  4. На копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.
Читайте также:
Основные правила внесения изменений в трудовую книжку о переименовании организации

Дубликат: правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. С введением новых правил с 01.09.2021 заявление об утрате подается по месту работы, где вносилась последняя запись в трудовую книжку. В предыдущей редакции общие правила ведения, хранения и учета трудовых книжек требовали обращения по последнему месту работы. Нововведение закреплено в п. 27 порядка, установленного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в третьей графе указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности. В четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в предоставленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательств стажа.

Вкладыш в ТК

Вкладыш оформляется по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек. Процесс, по которому проводится оформление, ведение и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним, схож, и к нему применяются общие правила. Вкладыш заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что внесение сведений о работе в раздел, предназначенный для сведений о награждениях, не допускается). Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Ставится штамп «Вкладыш выдан», указывается его серия и номер. С 01.09.2021 требование о том, что вкладыш вшивается в трудовую книжку, исключено.

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже выдается на руки человеку. Он должен быть заполнен в соответствии со всеми установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился, необходимо послать уведомление о том, где и когда получить трудовую. Гражданин имеет право дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.

Все, что нужно знать об изменении фамилии в трудовой книжке после замужества

Что следует предпринять работодателю, когда его работница вышла замуж и взяла фамилию мужа? Теперь информация в трудовой книжке, где указаны персональные данные сотрудника, не соответствует фактическим персональным данным и противоречит данным паспорта. Следовательно, необходимо произвести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества.

Фамилия сотрудника, как персональные данные, содержится во многих бухгалтерских и кадровых документах работодателя. И любые изменения данных работника в документах организации возможно осуществить только на основании приказа.

Приказ об изменении персональных данных

Данный приказ издается на основании заявления работника, чьи данные подлежат изменению.

Писать заявление с просьбой изменить фамилию сотруднице не обязательно, но желательно. К заявлению она должна приложить копии документов, на основании которых просит внести изменения. Оригиналы этих документов работница предъявляет для подтверждения копий работодателю. К ним относятся:

  • свидетельство о регистрации брака>
  • паспорт.

Изданный приказ служит основанием для кадровой службы организации произвести изменения в документах, содержащих персональные данные:

  • трудовой книжке>
  • личной карточке работницы>
  • лицевом счету и других документах.

Как и все приказы, приказ об изменении персональных данных работницы должен быть официально зарегистрирован и занесен под порядковым номером в специальный журнал регистрации приказов.

Читайте также:
Как подать исковое заявление о выдаче трудовой книжки

О содержании приказа об изменении фамилии сотрудницы в связи с замужеством информируют под подпись саму работницу, работников бухгалтерии и кадровой службы организации.

Юридически грамотное изменение фамилии в трудовой книжке

Личные данные работника указаны на титульной странице трудовой книжки. Инструкция по заполнению трудовых книжек (2003 г.) содержит конкретные указания и правила того, как изменить фамилию в трудовой книжке:

  • изменения заносятся на титульный лист, содержащий персональную информацию>
  • аккуратной чертой вычеркивается записанная в трудовую книжку фамилия, подлежащая изменению>
  • рядом со старой записью делается новая, содержащая актуальную информацию>
  • на внутреннюю сторону обложки заносят причину внесенных изменений в виде ссылки на соответствующие случаю документы.

Фактически нет конкретно оговоренного законом места на титульном листе, куда и как правильно писать изменение фамилии в трудовой книжке. Практически ее записывают туда, где имеется свободное место – это может быть над или под зачеркнутой фамилией, рядом с ней. Любой из перечисленных вариантов будет правильным.

На обложке трудовой книжки сотрудник кадровой службы или лицо, ответственное за ее ведение в организации, делает запись, указывая основания для внесенных изменений. Указывает название документа, его номер (если есть) и дату.

Запись заверяется подписью руководителя или ответственного лица, после чего ставят печать кадровой службы или организации.

Трудовой договор работницы

Так как в связи с замужеством необходимо изменить фамилию в трудовой книжке, соответствующие изменения следует внести и в трудовой договор.

Нет однозначной точки зрения по вопросу, следует ли в случае изменения фамилии работницы в связи с замужеством заключать с ней дополнительное соглашение к трудовому договору или достаточно внести изменения в содержание договора. В последнем случае обязательно надо заверить внесенные изменения подписями как работницы, так и работодателя.

Неправильно внесенные изменения: как исправить

Были случаи, когда работница меняла фамилию в связи с браком на предыдущем месте работы, а сотрудник, обязанный вести трудовые книжки, не знал, как правильно написать в трудовой книжке изменение фамилии. Он просто перечеркнул старую и написал новую фамилию сотрудницы, без каких-либо обоснований и подтверждений изменения подписями и печатью.

В связи с тем, что любые изменения информации в трудовой книжке следует подтверждать соответствующими документами и заверять печатями и подписями, данная запись с изменением фамилии без обоснования является, по сути, незаконной. Но так как запись не является ошибочной и не требует исправления, а информация представлена неполной и нуждается в дополнительных сведениях, данный недочет оформления документа можно исправить по последнему месту работы, не обращаясь в организацию, допустившую неполное внесение изменений в титульный лист книжки.

Чтобы устранить недочет записи новой фамилии сотрудницы, работник кадровой службы или ответственное лицо организации на свободном месте обложки делает запись о документе с указанием его номера и даты, который является основанием для изменения фамилии работницы. Предпочтение отдается первичному документу, т.е. свидетельству о браке, но в Инструкции по заполнению трудовых книжек нет запрета записывать основанием для изменения фамилии паспорт работницы.

Повторный брак

В том случае, если работница выходит замуж во второй раз, процедура внесения изменения в информацию трудовой книжки повторяется полностью.

Сколько бы раз сотрудница ни выходила замуж, она каждый раз пишет заявление с просьбой изменить персональные данные, руководитель организации издает приказ, и ее данные изменяют.

Если на первой странице обложки нет достаточного места для записи основания изменения, записи производят на третьей странице обложки на общих основаниях.

Сотруднице, сменившей фамилию в связи с браком, рекомендуется проверять правильность написания новой фамилии, чтобы потом не пришлось доказывать принадлежность ей данной трудовой книжки в судебном порядке.

Оформление смены фамилии в трудовой книжке

Что делать кадровику, если сотрудник сменил фамилию:

  1. Принять заявление о корректировке данных в документах.
  2. Зачеркнуть одной чертой старые Ф.И.О. в трудовой книжке.
  3. Написать сверху новые.
  4. Указать основания для исправления.
  5. Заверить исправленную запись подпись и печатью.
Читайте также:
Заверяется ли печатью запись о переименовании предприятия в трудовой книжке?

Трудовая книжка — главный документ о стаже

Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Но нормам статьи 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку, в личную карточку и в договор, вносят соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, но ее проводят в обязательном порядке, в противном случае в будущем возникнут вопросы при назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Новый приказ Минтруда регулирует, как провести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, развода или по иным причинам.

Законодательная база по изменению личных данных работников

Чаще всего смена личных данных производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году) в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. При изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 положения о паспорте, утвержденного постановлением правительства № 828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности. Но нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии после замужества — нет, достаточно внести исправления. ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

  • Ф.И.О.;
  • дата рождения;
  • информация об образовании и квалификации.

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, исправляют, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, выступают:

  • перемена фамилии вследствие замужества или развода;
  • смена персональных данных по другим причинам;
  • ошибки в написании фамилии.

Что касается документальных подтверждений, то в их качестве выступают свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене личных данных, о расторжении брака и другие официальные документы.

Работодатель по последнему месту трудоустройства вносит запись в трудовой, что фамилия изменена на основании свидетельства о браке и заявления сотрудника. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

В «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Минтрудом, указано, что дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала, и разъяснено, как в трудовой книжке сделать запись о смене фамилии после замужества или развода.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом — приказом.

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Запись в трудовой книжке

При изменении личных данных работника делается запись в ТК о смене фамилии с учетом следующих правил:

  • старая фамилия зачеркивается;
  • рядом или над старой фамилией указывается новая;
  • отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов подтверждающего документа;
  • ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись, расшифровку и печать организации.
Читайте также:
Правильно вносим в трудовую книжку запись о службе в армии

Вносить правки рекомендуется компактно, если они потребуются не однократно, для всех исправлений должно хватить места. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

В качестве образца, как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

Мы рассмотрели самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК, поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

  • личное дело;
  • лицевые счета;
  • трудовой договор;
  • все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные зачеркивают одной чертой и вносят актуальные. Допустимо распечатать бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставить отметку о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются подпись и печать. Если не хватает места, информацию указывают в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ , которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике ответственность несет работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена. Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты. В этом случае при нарушении этих правил сотрудника привлекут к дисциплинарной ответственности. Работника в обязательном порядке ознакамливают под подпись с такими документами, чтобы он знал о своих обязанностях.

Кадровые вопросы: если сотрудница сменила фамилию

Итак, одна из сотрудниц организации вышла замуж и поменяла фамилию. Теперь нужно сменить ее персональные данные в учете, оформить новый СНИЛС и изменить сведения на титульном листе трудовой книжки. Далее обо всем по порядку.

Заявление о смене фамилии

Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.

В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.

Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!

Вот примерный образец такого заявления:

Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И

от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

  • копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
  • копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ

СНИЛС

Также при смене фамилии придется поменять страховое пенсионное свидетельство, то есть СНИЛС. На нем указаны персональные данные гражданина, поэтому документ нужно обновить. Речь идет о самой карточке — номер лицевого счета останется прежним.

Читайте также:
Делаем заверенную копию трудовой книжки по всем правилам

Получить новый СНИЛС сотрудница может, самостоятельно обратившись в отделение ПФР, либо через работодателя. При обращении в орган ПФР старое свидетельство изымут, а взамен выдадут новое.

Издание приказа

Теперь пришла пора издать приказ о смене фамилии сотрудницы. Опять же, закон не устанавливает для этого приказа какой-то определенный формы, поэтому его можно составить на собственное усмотрение. Вместе с тем в статье 9 закона 402-ФЗ приведены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в приказе. Не углубляясь в детали, предлагаем примерную форму такого документа:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Ромашка»

о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 12.02.2018

На основании свидетельства о браке Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника

изменить в учетных документах фамилию менеджера Сидоровой Марии Ивановны на фамилию Петрова.

Генеральный директор /И.И. Иванов/

В приказе можно дополнительно указать, кому из сотрудников кадровой службы поручается его исполнение, и кто должен за этим проследить. Сотрудницу следует ознакомить с документом под подпись.

Исправление фамилии в трудовой книжке

В трудовую книжку сотруднице также следует внести изменение. Порядок таков:

  • старая фамилия перечеркивается одной чертой;
  • рядом вносится новая;
  • на форзаце поясняется причина исправления со ссылкой на документ-основание.

Такой порядок установлен пунктом 2.3 Инструкции из постановления Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 и пунктом 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.

Страничка с измененными данными сотрудницы будет выглядеть так:

Запись о смене фамилии на внутренней стороне обложки следует удостоверить подписью специалиста, который внес изменения, и печатью (при наличии).

Немного об ответственности

С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:

  1. Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
  2. В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
  3. Ознакомить работника с этими документами под подпись.

Если соблюсти эти три условия, то работника можно будет привлечь к ответственности за неисполнение обязанности информировать работодателя об изменении персональных данных.

Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно получить с него достоверную информацию об имени, адресе, паспортных данных и образовании. Также желательно обязать его сообщать работодателю об изменении этих данных, например, в пятидневный срок.

Новая фамилия — новые документы

Чаще всего смена фамилии происходит в связи со вступлением в брак или его расторжением. Однако поменять ее возможно и при других обстоятельствах. При этом вы имеете право требовать внесения за свой счет изменений в документы, оформленные на прежнюю фамилию . Некоторые документы подлежат замене или корректировке в обязательном порядке. Разберемся, что это могут быть за документы.

Паспорт

Паспорт удостоверяет личность гражданина. Его необходимо заменить при смене фамилии. Сделать это следует в течение одного месяца со дня регистрации перемены фамилии в ЗАГСе. К примеру, при заключении брака этим днем будет являться день его регистрации. По истечении этого срока паспорт на старую фамилию станет недействительным и может быть изъят уполномоченным должностным лицом .

Обратите внимание!
Использование недействительного паспорта может повлечь административную ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа в размере до 4 БВ.

Справочная информация
Размер базовой величины составляет 23 бел. руб.

Для замены паспорта вам необходимо представить следующие документы :

Читайте также:
Как уведомить работника о необходимости забрать трудовую книжку с места увольнения

— 4 цветные фотографии размером 40×50 мм, соответствующие возрасту (одним листом);

— свидетельство о рождении ребенка, не достигшего 18-летнего возраста;

— ваше свидетельство о рождении;

— свидетельство о заключении брака, если вы в нем состоите;

— свидетельство или копия решения суда о расторжении брака, если брак расторгнут;

— свидетельство о перемене фамилии;

— документ, подтверждающий уплату госпошлины.

На заметку
При уплате госпошлины через ЕРИП представлять платежный документ не требуется. Достаточно сообщить учетный номер операции .

По общему правилу госпошлина за замену паспорта в общем порядке составляет 1 БВ, а срок его изготовления — в течение месяца со дня подачи заявления. Чтобы паспорт был готов в течение 15 дней (ускоренный порядок), дополнительно необходимо уплатить еще 1 БВ, а в течение 7 дней (срочный порядок) — 2 БВ.

Указанные документы нужно представить в территориальное подразделение по гражданству и миграции ОВД (паспортный стол) по месту регистрации. Также документы может принять паспортист жилищно-строительного (жилищного) кооператива, товарищества собственников, сельского, поселкового исполнительного комитета и пр.

На заметку
Изготовить паспорт в срочном порядке можно только через паспортные столы, расположенные в г. Минске и областных центрах.

Документы на автомобиль

При смене фамилии следует обменять водительское удостоверение и талон к нему . Вместе с тем законодательство не предусматривает срок такой замены и ответственность за незамену указанных документов. Также законодательство не устанавливает недействительность водительских документов на старую фамилию. В связи с этим полагаем, что до момента замены водительских прав можно пользоваться правами на старую фамилию. При этом целесообразно возить с собой документ, доказывающий перемену фамилии. Например, свидетельство о заключении брака.

Для замены водительского удостоверения и талона к нему можно обратиться в любое экзаменационное подразделение ГАИ на территории нашей страны вне зависимости от места регистрации. По общему правилу граждане, постоянно проживающие в Республике Беларусь, представляют следующие документы :

— паспорт с отметкой о регистрации по месту жительства;

— старое водительское удостоверение;

— документы об уплате госпошлины (кроме уплаты через ЕРИП).

Размер госпошлины составляет:

— 2 БВ — за выдачу новых прав;

— 0,08 БВ — оформление заявления;

— 0,04 БВ — компьютерные услуги.

Новые права с талоном будут готовы в течение 5 рабочих дней со дня подачи заявления.

Если на ваше имя зарегистрирован автомобиль, при изменении фамилии в регистрационные документы следует внести соответствующие изменения. В течение 10 дней после замены паспорта вам необходимо обратиться в регистрационное подразделение ГАИ по месту жительства. По общему правилу следует представить следующие документы :

— паспорт с отметкой о регистрации по месту жительства;

— свидетельство о регистрации автомобиля (техпаспорт);

— документы об уплате госпошлины (кроме уплаты через ЕРИП).

Размер госпошлины составляет:

— 1 БВ — за выдачу свидетельства о регистрации автомобиля (техпаспорта);

— 0,5 БВ — выдачу документа (сертификата) о прохождении техосмотра;

— 0,08 БВ — оформление заявления;

— 0,04 БВ — компьютерные услуги.

Срок выдачи измененных документов — 10 рабочих дней со дня подачи заявления.

На заметку
По желанию владельца транспортного средства договор страхования гражданской ответственности может быть переоформлен в связи со сменой фамилии. Для этого в страховую организацию необходимо представить заявление с приложением страховки и копии документа о смене фамилии. В течение 3 рабочих дней после подачи документов взамен прежней страховки будет выдана новая .

Работа и бизнес

Если вы работаете по найму, важно уведомить нанимателя о смене фамилии и представить ему документы, свидетельствующие об этом. Это необходимо для того, чтобы наниматель:

1) внес изменения в вашу трудовую книжку. Они могут вноситься на основании любого документа, свидетельствующего о смене фамилии: нового паспорта, свидетельств о заключении, расторжении брака и пр. Законодательством не установлен срок подачи нанимателю документов для внесения изменений в трудовую книжку. Однако такой срок может быть прописан в вашем трудовом договоре или локальных документах организации;

Читайте также:
Какие существуют правила заполнения вкладыша в трудовую книжку?

2) заменил ваше свидетельство государственного социального страхования. Для этого вам следует в течение месяца со дня получения нового паспорта предъявить его работодателю. Старое страховое свидетельство также необходимо отдать работодателю для возврата в органы соцзащиты .

Обратите внимание!
Если вы не работаете по найму и уплачиваете взносы на социальное страхование самостоятельно, вы обязаны сами подать в органы соцзащиты форму ПУ-1 (тип формы — изменение анкетных данных). Сделать это следует в течение месяца со дня получения паспорта на новую фамилию. При этом страховое свидетельство подлежит замене. В течение месяца со дня приема органом соцзащиты формы ПУ-1 вы получите новое страховое свидетельство, а старое необходимо сдать в органы соцзащиты .

Индивидуальный предприниматель обязан обратиться за внесением изменений в свидетельство о госрегистрации в местный исполнительный орган по месту жительства, в котором он зарегистрирован в качестве ИП. Это следует сделать в месячный срок после смены фамилии, представив следующие документы :

— оригинал свидетельства о госрегистрации на старую фамилию;

— оригинал либо копию платежного документа об уплате госпошлины (кроме уплаты через ЕРИП).

Размер госпошлины равен 0,25 БВ. Новое свидетельство о госрегистрации будет готово не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи документов .

Обратите внимание!
Непредставление или несвоевременное представление в регистрирующий орган документов для внесения изменений в свидетельство о госрегистрации индивидуального предпринимателя влечет штраф до 20 БВ .

Военный билет

Если вы военнообязаны, не следует забывать о военном билете. Этот документ подлежит замене в связи с изменением фамилии на основании заявления установленной формы и нового паспорта в районном военном комиссариате >.

Обратите внимание!
Гражданин, состоящий на воинском учете, обязан сообщить о смене своей фамилии в соответствующий орган воинского учета по месту жительства. Сделать это необходимо в недельный срок после смены фамилии .

Договорные отношения

Гражданин обязан принять все необходимые меры для уведомления своих должников и кредиторов о смене фамилии . Это необходимо, чтобы должники и кредиторы могли беспрепятственно исполнять свои обязанности или реализовывать свои права.

Во многих договорах (с банками, страховыми организациями и пр.) предусмотрено условие об обязательном уведомлении второй стороны договора об изменении фамилии. Если это условие не выполнить, договором могут быть предусмотрены различные штрафные санкции и иные неблагоприятные последствия. Поэтому рекомендуем тщательно ознакомиться с условиями всех ваших договоров и своевременно уведомить заинтересованных лиц о смене фамилии.

Изменение документов при смене фамилии – пошаговая инструкция

Вместе с фамилией неизбежно придется заменить 8–10 основных документов. В противном случае можно получить множество штрафов, лишиться возможности выезда за рубеж и столкнуться с бюрократическими проблемами.

Оформить новые бумаги можно в профильных ведомствах и компаниях, а также зачастую через МФЦ или сайт Госуслуг. В ряде случаев потребуется оплатить пошлину или услугу перевыпуска.

В каких случаях может измениться фамилия?

Любой гражданин России может сменить имя, фамилию и отчество по достижении 14 лет. Такое право дает статья 58 Федерального закона № 143. Чаще всего причин здесь две — замужество и развод. Также сотрудники органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) могут пойти навстречу и разрешить смену фамилии, если она:

  • неблагозвучна или записана с ошибкой;
  • трудно произносится или записывается на слух;
  • не совпадает с фамилией других членов семьи;
  • не соответствует религиозным и другим убеждениям носителя.

С согласия обоих родителей (за некоторыми исключениями) можно сменить и фамилию ребенка в возрасте до 14 лет.

Какие документы нужно менять при смене фамилии?

В эту категорию попадают почти все основные документы, которыми человек пользуется в гражданской жизни. Для каждого из них определен собственный порядок замены.

Паспорт

Заменяется в первую очередь. Сделать это можно в территориальном органе внутренних дел, а при возможности — в многофункциональном центре или через сайт Госуслуг. Пункт 15 Положения о паспорте отводит на это не более 30 дней, иначе вам грозит штраф. Размер пошлины составляет 300 рублей. Оплатить ее можно в Сбербанке или через интернет.

После замены паспорта гражданина Российской федерации вам потребуется как можно быстрее заменить остальные документы. Многие из них будут недействительны даже при предъявлении свидетельства о регистрации перемены имени.

СНИЛС

Страховой номер индивидуального лицевого счета (зеленая ламинированная карточка) не имеет установленного срока замены. Однако если этого не сделать, возможны проблемы с начислением пенсионных взносов. Да и воспользоваться им как документом, например, в банке вы не сможете. Сама замена проходит в отделении Пенсионного фонда и бесплатна.

Читайте также:
Как выдаются трудовые книжки по доверенности

Также заменить документ можно через:

  • вашего работодателя;
  • МФЦ;
  • ЗАГС (не во всех случаях).

Дополнительно на этом этапе стоит попросить работодателя сделать отметку о смене фамилии в вашей трудовой книжке.

Заграничный паспорт

Его нужно будет поменять, чтобы попасть за пределы страны. Оформляется в федеральной миграционной службе МВД, в МФЦ или через все те же Госуслуги. Пошлина за документ старого образца составляет 2000 рублей, нового — 5000.

Действующие визы также потребуется обновить в консульствах или визовых центрах, если они есть в вашем регионе.

Полис ОМС

Без действительного полиса обязательного медицинского страхования вам могут просто отказать в лечении. Часть 2 статьи 16 Федерального закона № 326 отводит на его замену месяц. Чтобы сделать это, нужно найти офис своей страховой компании на сайте ОМС и обратиться туда. Также контакты страховщика могут быть указаны в самом полисе. Замена бесплатна.

Банковские карты

Все карты придется перевыпустить на новое имя, а в базу необходимо будет внести ваши новые паспортные данные. Стоимость услуг определяет конкретный банк.

Если карта зарплатная — перевыпустить ее должен ваш работодатель.

Сам идентификационный номер налогоплательщика не изменяется, вам просто выдадут новое свидетельство с новой фамилией. Процедуру регулирует приказ Министерства финансов № 114н от 05.11.2009. Получить документ можно в МФЦ или вашем территориальном подразделении налоговой службы.

Справка об инвалидности

Ее потребуется заменить согласно приказу Министерства здравоохранения и социального развития № 1031н от 24.11.2010. Услуга оказывается бесплатно в территориальном бюро медико-социальной экспертизы. Повторное прохождение комиссии не требуется.

Военный билет

Согласно ФЗ № 53, непредоставление в военный комиссариат данных о смене фамилии влечет за собой штраф, размер которого определяется в зависимости от региона. Максимальный допустимый срок замены при этом не обозначен. Услугу можно получить бесплатно как в военном комиссариате, так и в МФЦ.

Водительское удостоверение

Пошлина за замену составляет 2000 рублей, а оказывается услуга через:

  • отделение Государственной автомобильной инспекции;
  • МФЦ;
  • сайт Госуслуг.

Процедура регламентирована пунктом 29 постановления Правительства № 1097. Если пренебречь заменой, вам будет грозить штраф в размере от 500 рублей.

Для каждого учреждения потребуется собственный комплект документов. Он уникален в каждом случае и зависит от региона и ситуации. Лучшим решением будет предварительно уточнить его в нужном ведомстве либо найти на сайте Госуслуг.

Замена документов при смене фамилии после замужества

В этом случае порядок замены документов никак не изменяется. Единственное отличие — вместо свидетельства о регистрации перемены имени нужно будет иметь при себе свидетельство о регистрации брака.

Нужно ли менять документы на машину после смены фамилии?

Потребуется оплатить пошлину и обзавестись новым свидетельством о регистрации технического средства (500 рублей), а также обновить паспорт технического средства (350 рублей). Это можно сделать в ГАИ, предварительно записавшись на прием через Госуслуги.

Штраф за ошибку в СТС составит 500 рублей, в ПТС — от 1500 рублей.

Замена полиса ОСАГО при смене фамилии

Заменять полис обязательного страхования автогражданской ответственности или каско не потребуется. Согласно пункту 8 закона об ОСАГО, в них просто вносятся корректировки при обращении в страховую.

Читайте также:
Как подать исковое заявление о выдаче трудовой книжки

Помните: езда с неверным именем в полисе по закону равна езде без него.

Нужно ли менять документы на собственность?

Ни в документы о праве собственности, ни в документы об образовании изменений вносить не нужно. Это можно сделать по собственной инициативе, но закон подобных требований не выдвигает. Единственное условие — вместе с документом всегда придется предъявлять свидетельство о перемене имени или браке.

При возникновении трудностей есть смысл обратиться за консультацией к специалисту по административному праву.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Работник поменял фамилию: что делать с трудовым договором

Сотрудница компании обратилась с заявлением, в котором просит поменять ее фамилию в кадровых документах на новую. Разберемся, обязан ли работодатель отражать изменение фамилии в трудовом договоре с работницей и если да, то как это правильно сделать.

Нужно ли вносить изменения в трудовой договор при смене фамилии сотрудника?

Если сотрудница, получив новый паспорт, поменяла фамилию, вносить изменения в трудовой договор необязательно.

Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником (ст. 56 ТК РФ), в рамках которого работодатель обязуется:

  • предоставить сотруднику работу по обусловленной трудовой функции;
  • обеспечить условия труда, которые предусмотрены трудовым законодательством и иными НПА, содержащими нормы трудового права, коллдоговором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным договором;
  • своевременно и полностью платить ему зарплату.

Работник, в свою очередь, обязан:

  • выполнять определенную договором трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя;
  • соблюдать ПВТР, действующие у работодателя.

В трудовом договоре указывают в т. ч. ФИО работника, а также сведения об удостоверяющем его личность документе. Этот документ (как правило, паспорт) работник представляет работодателю на момент заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Эти данные считаются обязательными сведениями (ст. 57 ТК РФ), но не являются условиями договора. Поэтому изменения в этих сведениях не влекут оформления допсоглашения к трудовому договору.

В то же время работодатель вправе, в т. ч. по просьбе сотрудника, внести новые сведения (фамилию и паспортные данные) в текст трудового договора путем заключения допсоглашения к нему.

Вносим изменения на основании приказа

Как правило, фамилию меняют при заключении брака. Чтобы внести изменения в трудовой договор, в принципе достаточно паспорта, где указана новая фамилия, и свидетельства о браке. Но не возбраняется получить от работницы заявление и издать приказ.

Порядок внесения изменений в кадровые документы следующий:

  • сотрудница пишет заявление с просьбой внести изменения и прикладывает к нему подтверждающие документы (свидетельство о браке, паспорт);
  • директор издает приказ, в соответствие с которым вносятся изменения;
  • кадровики корректирую документы.

Заключаем допсоглашение с работником

После того, как написано заявление и издан приказ, кадровому работнику можно заняться трудовым договором. Дополнительное соглашение с работником об изменении фамилии может выглядеть так:

Подводим итоги

  • При смене фамилии работником работодатель вносить соответствующие изменения в заключенный трудовой договор не обязан, но может это сделать в том числе по волеизъявлению сотрудника.
  • Если работодатель решил внести изменения в трудовой договор, можно издать приказ и заключить дополнительное соглашение.

ВНИМАНИЕ!

Скоро на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

  • Длительность 120 часов за 1 месяц
  • Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
  • Выдаем Удостоверение о повышении квалификации
  • Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: