Внесение записи в трудовую книжку при изменении штатного расписания

Внесение записи в трудовую книжку при изменении штатного расписания

Введение в действие новой версии штатного расписания, содержащей наименования должностей, отличающиеся от тех, что были в прежней редакции, порождает ряд вопросов. Например, какую запись в трудовой книжке при изменении штатного расписания нужно сделать, нужен ли при этом перевод сотрудника на новую должность?

Перевод или переименование должности

Решающим моментом в отражении изменения, внесенного в штатное расписание, в делопроизводстве по личному составу является его отношение к трудовой функции работника. Под ней понимается закрепленный в трудовом договоре конкретный вид работы по исполнению обязанностей в должности/профессии согласно штатному расписанию в соответствии с указанным уровнем квалификации. Оформление кадровой документации в данном случае будет зависеть от того, осталась эта функция неизменной или нет.

Когда с изменением наименования должности в штатном расписании трудовые функции работника сохранились, то есть работник продолжает выполнять те же обязанности, что и раньше, его перевода на новую должность не требуется. Но соответствующие сведения о переименовании все же должны быть отражены в дополнительном соглашении, составленном к трудовому договору, и записях трудовой книжки.

Если же с переименованием должности (профессии) хотя бы отчасти изменились трудовые функции работника, например, добавились новые обязанности или в чем-то изменились старые, оформить эти нововведения нужно посредством перевода. В этом случае работник пройдет все процедуры, связанные с вступлением в новую должность, в полном объеме.

Как внести запись в трудовую книжку о переводе на другую должность в связи с изменением штатного расписания?

Когда при изменении названия должности в штатном расписании речь идет именно о переводе на другую работу, то данная процедура включает в себя следующие операции:

  • заключение дополнительного соглашения с работником к его трудовому договору>
  • издание приказа о его переводе с одной работы на другую>
  • внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Формулировка записи в книжке – обычная для перевода:

  1. в графе 1 – номер записи по порядку>
  2. в графе 2 – дата перевода>
  3. в графе 3 – текст «Переведен(а) на должность…»>
  4. в графе 4 – ссылка на реквизиты приказа о переводе.

Как внести запись в трудовую книжку об изменении должности по штатному расписанию?

Когда изменение наименования должности/профессии не повлияло на перечень исполняемых работником обязанностей, то есть его трудовая функция осталась прежней, необходимости в переводе на другую работу нет. Тем не менее, любое изменение названия должности, неважно, полное или частичное, требует внесения корректирующих сведений в трудовой договор. Это предполагает выполнение следующих действий:

  • подписание приказа о внесении изменений к штатному расписанию>
  • заключение дополнительного соглашения с работником к трудовому договору о переименовании должности/специальности/профессии>
  • внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Порядок оформления записи в книжке:

  1. в графе 1 – номер записи>
  2. в графе 2 – дата изменения наименования должности/профессии>
  3. в графе 3 – текст о переименовании должности/профессии>
  4. в графе 4 – ссылка на реквизиты приказа о внесении изменения к штатному расписанию.

Как внести запись в трудовую книжку при изменении штатного расписания с формулировкой о переименовании должности?

Что касается формулировки текста о переименовании должности/профессии, вносимого в графу 3, Инструкция по заполнению трудовых книжек ничего об этом не говорит. Но если вспомнить запись, вносимую в трудовую книжку работающего в случае изменения названия предприятия (организации), где он трудится, то можно аналогичным образом отразить и переименование его должности (профессии).

То есть текст графы 3 сведений о работе будет следующим: «Должность … (указывается прежняя) с такого-то числа (дата начала действия штатного расписания) переименована в должность … (указывается новая)». С этой записью в трудовой книжке, как и всеми прочими, ее владелец должен быть ознакомлен под подпись.

Приказ о переименовании должностей

Если требуется изменить название должности действующего сотрудника, то прибегают к составлению приказа о переименовании должностей.

Документ удобен для использования, однако следует учитывать ряд нюансов.

Подготовка

Изменение названия должности, на которой работник находится, согласно ст. 57 ТК РФ, считается существенным условием для изменения трудового договора. Поэтому, чтобы приказ имел законную силу, к его согласованию и подписанию необходимо подготовиться.

Подготовка заключается в уведомлении самих сотрудников о намерениях компании. Если они не имеют ничего против того, что их должность будет называться по-другому, то они подписывают доп. соглашение к трудовому договору. Оно называется «О внесении изменений в трудовой договор». Таким образом, приказ может быть издан только на основании этих бумаг.

Какие могут использоваться формулировки

Для обоснованности бумаги в ней прописываются веские основания, которые побудили фирму воспользоваться таким приказом. Это может быть ссылка на Федеральный закон №400 «О страховых пенсиях» или любой другой, побудивший работодателя менять название должности. Приказ будет начинаться в этом случае так: «В целях приведения наименования должности в соответствие с требованиями». Далее будет идти ссылка на закон, постановление и пр.

НАПРИМЕР. Просто «бухгалтер» может быть заменен на «бухгалтер по материалам» или «заместитель главного инженера» заменен на «старший инженер», если без этой замены никак не обойтись.

Читайте также:
Возможна ли работа по трудовому договору, но без оформления трудовой книжки?

Квалификационный справочник при этом – ориентир и поддержка для составителя. Иногда цель процесса обосновывают просто: «В связи с внесением изменений в штатное расписание», «В связи с изменением технологии производства» или «В связи с необходимостью увеличения, реорганизации отдела».

Оформление

Приказ должен содержать в себе:

  • Полное наименование издающей организации с указанием реквизитов, включающих индекс и адрес. Все это заключается в верхней части бумаги. Если она предназначена сугубо для внутреннего пользования, то включать этот пункт необязательно.
  • Город, в котором подписывается бумага. Эта информация располагается в левой стороне листа.
  • Дату издания документа. Указывается в правой стороне листа.
  • Присвоенный приказу номер. Он будет упомянут в книге регистрации приказов по личному составу.

  • Информацию об основаниях для переименования должности. Разновидностей веских оснований, достаточных для обращения к такому шагу, немного.
  • Старое и новое название должности.
  • Кто отвечает за процесс смены, вносит соответствующие поправки в штатное расписание. Это может быть кадровик или бухгалтер. Может быть указано ФИО этого сотрудника.

  • Кто будет контролировать процесс. Руководитель часто берет ответственность за контроль над переименованием на себя.
  • Ссылка на дополнительное соглашение (документов может быть несколько, если приказ касается нескольких сотрудников). Также ссылка на уведомления (если соглашений нет) либо на акт об отказе подписания уведомлений.
  • Подпись руководителя.

Особенно актуально составление такой бумаги в том случае, если при исполнении обязанностей есть какие-либо факторы вредности.

Не редки ситуации, при которых работник, согласно трудовому законодательству РФ, имеет право на досрочный выход на пенсию. Но его должность не числится в квалификационном справочнике. Пенсионный фонд при принятии решения о досрочном выводе сотрудника на пенсию всегда сверяется с квалификационным документом. Таким образом, работник может лишиться этой привилегии из-за проволочки с бумагами. Чтобы этого не случилось, оформляют данные приказы.

Какого рода эти изменения

Незначительные изменения, носящие организационный либо технологический характер, могут проводиться по односторонней инициативе работодателя. При этом заполняется не соглашение, а уведомление. Причем последнее подразумевает свободную форму изложения. Однако упоминание о том, с какого названия на какое меняется его должность, не будет лишним, а также причины, по которой это происходит. Добросовестный работодатель таким образом заботится о своих сотрудниках. Кадровикам не нужно забывать о таких нюансах. Желательно озаботиться этим вопросом за 2 календарных месяца до предполагаемого переименования.

Если работник не согласен с переименованием

Бывают случаи, когда сотрудник не согласен с действиями работодателя. Тогда он вправе оспорить его действия в судебном порядке. Если нет его подписи нет на соглашении или уведомлении о переименовании, то оформляется акт об отказе от соглашения (в комиссию для составления этого акта должны быть приглашены минимум два незаинтересованных в деле свидетеля, для упрощения дальнейшего взаимодействия).

К СВЕДЕНИЮ! Если работник подписал уведомление или соглашение, шансы на выигрыш его дела сводятся к нулю.

Увольнение такого сотрудника при отсутствии вакантных должностей с таким же названием будет проводиться официально и законно, согласно п.7 ст. 77 ТК РФ.

Внимание! Переименование должности не будет считаться переводом.

Куда заносится информация о приказе

Данные из этого документа обязательно отражаются в штатном расписании и других кадровых документах. Сам приказ заносится в книгу регистрации приказов по личному составу (эти документы хранятся 75 лет). В зависимости от специфики бумаги (состоят ли сотрудники на вредной службе и пр.) приказ о переименовании должностей может быть зафиксирован в общей книге регистрации приказов по основной деятельности. Таким же образом нужно поступать, если отдельной книги регистрации приказов по личному составу организация не имеет (но это должно быть упомянуто в распоряжения, уставе и других документах фирмы).

Штатное расписание на 2021 год: образец заполнения

Штатное расписание — важный документ, который должен быть у каждого работодателя (организации или ИП). Отсутствие «штатки» может обернуться не только штрафами за нарушение трудового законодательства, но и проблемами при налоговых и прочих проверках. О том, как в 2021 году составить, утвердить или изменить штатное расписание, читайте в нашей статье.

  1. Что такое штатное расписание
  2. Кто и зачем должен составлять
  3. Чем грозит отсутствие штатного расписания
  4. Требования к штатному расписанию
  5. Как утвердить штатное расписание
  6. Как внести изменения в штатное расписание
  7. Периодичность составления документа и сроки хранения
  8. Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

Что такое штатное расписание

Это документ, который применяется для оформления структуры компании, состава и численности работников. Как следует из пояснений к унифицированной форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1), штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда от 22.03.12 № 428-6-1).

Читайте также:
Порядок действий, если сотрудник принят по срочному трудовому договору, и как сделать запись в трудовую книжку

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Более широкое определение можно найти в судебной практике. Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:

  • структура, штатный состав и численность работников;
  • перечень структурных подразделений (при наличии);
  • наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладах (см., например, решение Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.17 по делу № 2-5392/2017).

Кто и зачем должен составлять

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается дважды — в части 1 статьи 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, и в части 2 статьи 57 ТК РФ , где дано понятие трудовой функции работника. Кроме того, в пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69) сказано, что наименование должности (работы), специальности, профессии указывается так, как оно зафиксировано в штатном расписании. Таким образом, без «штатки» не получится ни правильно оформить трудовой договор, ни внести запись в трудовую книжку.

Составить и распечатать трудовой договор

ВАЖНО. Если организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание.

Чаще всего штатное расписание требуется предъявить во время проверок со стороны Трудинспекции. Но это не означает, что его можно оформить «задним числом» при попадании работодателя в план «трудовых» проверок. Этот документ могут запросить также контролеры из ФСС при выяснении правильности начисления взносов (п. 91 методических указаний; утв. постановлением ФСС от 07.04.08 № 81). Аналогичное право есть и у специалистов ПФР в рамках проверки индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к методическим рекомендациям; утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п). Затребовать штатное расписание могут и налоговики, если решат, что этот документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика ( п. 1 ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 09.10.12 № 03-02-07/1-246).

Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

Есть и еще одна причина, чтобы составить штатное расписание. Оно незаменимо в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

За это нарушение предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Назначить это наказание вправе Трудинспекция или суд.

Возможны и другие санкции за отсутствие или непредставление «штатки» по требованию контролеров. Например, налоговики могут выписать штраф в размере 200 руб. на основании статьи 126 НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ. Помимо этого, будут налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Требования к штатному расписанию

Данный документ будет легальным, если в нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количество штатных единиц и величина заработной платы по каждой должности. Также надо указать, что документ называется «Штатное расписание» и привести данные конкретного работодателя. Кроме того, желательно обозначить номер документа по ОКУД — 0252251.

Самый простой способ соблюсти указанные требования — это использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Работодатели негосударственного сектора вправе сами решать, будут они применять данную форму или разработают свою. Это неоднократно подтверждал Роструд (письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/409-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

ВНИМАНИЕ. В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При желании данный код можно дополнить кодом 0252251.

Как утвердить штатное расписание

Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания. Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно было понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие. В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу.

Реквизиты приказа указываются в «шапке» штатного расписания. В форме № Т-3 для этого предусмотрены специальные графы.

Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.

Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Как внести изменения в штатное расписание

Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.

Читайте также:
Подпись после записи в трудовой книжке о приеме на работу

Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.

Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.

Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.

Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.

ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.

Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет Сдать бесплатно

Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

В ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.

С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.

В заключение отметим, что, если работодатель, составляя штатное расписание на 2021 год, будет придерживаться рассмотренных выше несложных правил, это обезопасит его от проблем при проверках контролирующих органов. А своевременное отражение в «штатке» изменений в структуре компании позволит избежать конфликтов, в том числе при необходимости увольнения работников «по сокращению».

Как правильно заполнить трудовую книжку

Как заполнять трудовую книжку:

  1. Внести запись о трудоустройстве, переводе или увольнении.
  2. Поставить дату записи и события.
  3. Указать реквизиты документа, утверждающего совершенные действия.
  4. Заверить данные подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии).

Правила ведения трудовых книжек упростили

Минтруд России обновил приказом № 320н от 19.05.2021 бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления. Утверждена обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки вместо устаревшей, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 . Новые правила заработали 01.09.2021.

Бланк стал объемнее — в обновленной форме предусмотрено не 10 разворотов, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.

В правилах оформления есть существенные новации:

  1. Записи разрешено вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
  2. Сведения о работе по совместительству разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
  3. Разрешили не заверять запись при увольнении подписью работника.

Минтруд определился не только с тем, как сделать трудовую книжку, но и со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить новую трудовую книжку. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими нормативными актами руководствоваться

Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ . Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003 , упразднены с 01.09.2021.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка запись в трудовую книжку о приеме на работу делается в организации, куда человек устроился.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

Читайте также:
Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.

Правила заполнения трудовой книжки в 2021 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

  • оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
  • вносить записи в строго установленный срок (5 дней), а при увольнении — в день увольнения;
  • использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
  • вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
  • вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
  • заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
  • уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
  • дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
  • вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ .

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

  • даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
  • используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
  • не применяют сокращений;
  • не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
  • Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
  • информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
  • подпись работника теперь не обязательно должна заверить сведения.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Бланк состоит из трех частей:

  • титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
  • сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
  • сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Заполнение титульного листа

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

  • Ф.И.О. владельца;
  • дата его рождения;
  • образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, как в дипломе;
  • дата открытия книжки;
  • подпись лица, заполнявшего бланк;
  • печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  1. Порядковый номер текущей записи.
  2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
  4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д. Вот так выглядит образец записи о приеме в трудовой книжке в 2021 году:

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

  • внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
  • внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность. » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  • полное и сокращенное название организации;
  • наименование должности работника;
  • дату принятия на работу;
  • реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.

Читайте также:
Может ли работник иметь одновременно две трудовые книжки

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

  • вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
  • награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
  • поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

  • 1 графа — порядковый номер записи;
  • 2 графа — дата награждения;
  • 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
  • 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

  1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
  2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
  3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №. считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

  • повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  • указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

  • заполняются личные данные сотрудника;
  • проставляется дата;
  • заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
  • записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.

Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:

  • неповрежденная обложка;
  • недопустимо исправление ошибок;
  • вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
  • если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  • в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  • по центру — слово «Заявление»;
  • далее текст (в нашем случае такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  • дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.

Чтобы сделать все правильно, придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Сделать односторонние копии всех заполненных листов.
  2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа скрепить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько листов включает сделанная копия.
  3. Заверить каждую скопированную страницу (если они не скрепляются в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверяет копии генеральный директор.
  4. Лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», указывает свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Ставим печать организации (если есть), но закон не обязывает это делать.
  5. Добавьте еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут, когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  6. Иногда работник просит добавить фразу «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (требуется, как правило, для банков).
Читайте также:
Что подразумевают под правильностью заполнения трудовой книжки

Как правильно вести трудовые книжки после 1 сентября 2021 г.: обзор приказа Минтруда № 320н

Любая организация, которая нанимает работников, обязана вести трудовые книжки: либо бумажные, либо электронные.

Запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку должна быть обязательно внесена, если работник проработал более пяти дней, и эта работа является для него основной.

Дистанционные работники, которые хотят, чтобы в их бумажную трудовую была внесена запись о работе, должны предоставить книжку работодателю. Ее можно отправить в организацию по почте заказным письмом.

Требования к записям в трудовой книжке

Записи в трудовую книжку нужно вносить аккуратно, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен».

По новым правилам, которые действуют с 1 сентября 2021 года, записи могут быть полностью или частично внесены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати). То есть, разрешено использовать штампы.

Порядковый номер записи и дату нужно писать арабскими цифрами. Число и месяц – двузначными цифрами. Год – четырехзначными).

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Как заполнять в трудовой книжке сведения о работнике

Сведения о работнике собраны на титульном листе трудовой книжке. Это:

  • Фамилия, Имя, Отчество;
  • Дата рождения;
  • Образование;
  • Профессия, специальность

Все сведения нужно вносить на основании документов: паспорта, свидетельства о рождении.

Как сделать запись в трудовой о смене фамилии

Если работник меняет фамилию, для внесения правки в трудовую книжку нужен документ:

  • либо свидетельство о регистрации брака,
  • либо свидетельство о расторжении брака,
  • либо свидетельство о перемене имени.

Запись о смене фамилии вносится по следующим правилам. Прежние данные – фамилию имя, отчество, дату рождения – нужно зачеркнуть. Рядом вписать новые данные.

На внутренней стороне обложки нужно записать реквизиты документа, который был основанием для записи о смене фамилии: номер, дату и орган, выдавший документ.

Все это заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Все, что есть на титульном листе:

Как внести в трудовую книжку сведения об образовании, профессии

Данные об образовании и профессии размещена на титульной странице трудовой книжке.

Новые данные об образовании, профессии или специальности вносят в дополнение к ранее внесенным. Зачеркивать изначальные записи не нужно. Новые нужно вписать как бы в продолжении прежних, через запятую после них.

Сведения о взысканиях

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, кроме дисциплинарного взыскания, которое стало причиной увольнения.

Как вносить в трудовую книжку сведения о работе

Все записи о работе, переводе, квалификации, награждениях вносят в трудовую книжку на приказа, распоряжения или иного решения работодателя.

Все записи, кроме записи об увольнении, вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня подписания распорядительного документа руководителем компании,

Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка нужно вписать полное наименование организации и сокращенное (при его наличии).

Ниже под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.

В графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о том, в какое структурное подразделение принят работник с указанием наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.

В графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Запись в трудовой книжке о переводе

Если временный перевод станет постоянным, в трудовую книжку вносится следующая запись:

  • в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи,
  • в графе 2 ставится дата фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом,
  • в графе 3 – наименование структурного подразделения, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации,
  • в графе 4 – дата и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.

Запись в трудовой книжке по совместительству

По желанию работника в его трудовую книжку может быть внесены запись о работе по совместительству. Такая запись делается на основном месте работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Если работник оказался безработным, запись о его прежней работе по совместительству может сделать непосредственно бывший работодатель.

Читайте также:
Можно ли одному человеку работать по двум трудовым книжкам одновременно?

Записи работе по совместительству, переводе и увольнении могут вноситься в хронологическом порядке или блоками (одновременно о приеме и увольнении).

Исправления трудовой книжке

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных записей не допускается. Даже, если они были неправильными или признаны недействительными.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Запись в трудовой в связи со сменой названия организации

Если за время работы меняется наименование организации, запись этом нужно внести отдельной строкой.

В графе 3 раздела «Сведения о работе». Запись должна выглядеть так: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)».

В графе 4 проставляется основание переименования: приказ, его дата и номер.

Как делается запись об увольнении в трудовой книжке

Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.

Причина увольнения (прекращения трудового договора) вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено трудовым договором или соглашением сторон.

Увольнение по инициативе работника

При прекращении трудового договора по инициативе работника по статье 77 ТК РФ, кроме увольнения по в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на пункт части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ.

При расторжении трудового договора по инициативе работника по основаниям, связанным с предоставлением определенных льгот, запись об увольнении вносится с указанием этих оснований.

Увольнение по инициативе работодателя

Если работника увольняют по инициативе работодателя (пункт 4 статьи 77 ТК РФ) в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на подпункт, пункт части первой статьи 81 Трудового кодекса РФ.

Увольнение не зависит от воли сторон

Если трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункт 10 статьи 77 ТК РФ), в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на пункт части первой статьи 83 Трудового кодекса РФ.

Перевод

Если работника увольняют в связи с переводом на другую постоянную работу в другую организацию в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия, и наименование организации или ИП, куда переводится работник.

На новом месте работы в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о приеме, с указанием того, что работник принят в порядке перевода.

Увольнение в связи с переходом на выборную должность

При увольнении в связи с переходом работника на выборную должность к другому в другую организацию) трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Увольнение осужденного

При прекращении трудового договора с осужденным по приговору суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

Если работник был осужден незаконно, все записи признаются недействительными. Работник вправе получить дубликат трудовой.

Как вести раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки

В трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий;

б) о награждении наградами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);

в) о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;

г) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Сведений о награждении носятся в следующем порядке:

  • в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);
  • ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
  • в графе 2 указывается дата награждения;
  • в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
  • в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
Читайте также:
Как исправляется сделанная ошибочно запись в трудовой книжке

Как оформить дубликат трудовой книжки

Работники, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно сообщить об этом своему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата.

Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

В дубликат вносятся следующие сведения:

а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения работника;

б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

в) сведения о работнике, указываемые на титульном листе трудовой книжки, заполняются следующим образом:

  • фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами,
  • дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
  • профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;

г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

д) титульный лист трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

е) сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально;

ж) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Если ранее в трудовой книжке были записи, признанные в последствии недействительными, в дубликат они могут не вносится.

Если произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, стаж работников устанавливает комиссия, создаваемая органами исполнительной власти. В состав комиссии включают представителя работодателя, профсоюза или иных представительных органов и заинтересованных организаций.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).

При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Вкладыш в трудовую книжку

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, книжка дополняется вкладышем.

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Выдача трудовой книжки работнику

Выдать работнику его трудовую книжку можно только на основании письменного заявления.

Книжку нужно выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления. Никаких записей в трудовую книжку в этом случае не вносится.

Переход на электронную трудовую

Если работник перешел на электронную трудовую, бумажная ему выдается на руки с соответствующей записью:

  • в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
  • в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки,
  • в графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»,
  • в графе 4 указывается заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации.

При увольнении

При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.

Если невозможно выдать трудовую на руки в день увольнения работнику нужно направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Отправить трудовую почтой можно только с письменного согласия по адресу, указанному в заявлении..

Со дня направления работнику уведомления о необходимости получить трудовую работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки члену семьи работника.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками хранятся у работодателя до востребования.

Учет и хранение трудовых книжек

В организации необходимо вести:

  1. учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  2. учет трудовых книжек и вкладышей в них.

Книги (журналы) по учету бланков, вкладышей и движении трудовых книжек можно разработать самостоятельно.

В книге (журнале) по учету фиксируются сведения о поступлении и выдаче бланков трудовой книжки и вкладышей.

Читайте также:
Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки

Книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и печатью.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся как документы строгой отчетности и выдаются по заявке ответственно за кадровые документы.

Испорченные при заполнении бланки и вкладыши нужно уничтожить по акту.

Переименование должностей в связи с изменением штатного расписания

В связи с изменением штатного расписания переименованы несколько должностей, например, был “водитель-экспедитор”, стал “водитель автомобиля”. Как это правильно оформить? Происходит ли в данном случае перевод работника с одной должности на другую?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При переименовании должностей без изменения трудовой функции перевода на другую работу не происходит. При переименовании должностей необходимо внести изменения в трудовой договор, штатное расписание, внести соответствующую запись в трудовую книжку.

Обоснование вывода:

Согласно ст. 57 ТК РФ элементом трудового договора является трудовая функция работника – работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.

Как правило, название должности меняется одновременно с изменением круга должностных обязанностей. В такой ситуации имеет место перевод работника (ст. 72.1 ТК РФ).

Однако в рассматриваемой ситуации, как следует из вопроса, перечень должностных обязанностей работников, то есть само содержание трудовой функции, не меняется, планируется изменить только названия должностей. Полагаем, что в такой ситуации речь не идет об изменении трудовой функции работников (Обобщение кассационной и надзорной практики Иркутского областного суда по искам о восстановлении на работе за 2007 год и первое полугодие 2008 года).

Тем не менее, как полное изменение названия должности, так и частичное, даже при неизменности содержания трудовой функции работника, является изменением условий трудового договора.

В силу ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора допускается только по заключенному в письменной форме соглашению сторон, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.

Трудовой кодекс РФ устанавливает исключительные случаи, когда допускается изменение условий трудового договора по инициативе работодателя. Так, согласно ст. 74 ТК РФ по инициативе работодателя допускается изменить любое условие трудового договора, кроме трудовой функции работника, если прежнее условие не может быть сохранено по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины). О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (часть вторая ст. 74 ТК РФ).

По смыслу ст. 74 ТК РФ между изменениями организационных или технологических условий труда и необходимостью изменения условий трудового договора должна быть причинно-следственная связь.

В случае возникновения спора на работодателя возлагается обязанность представить доказательства, подтверждающие, что изменение определенных сторонами условий трудового договора явилось следствием изменений организационных или технологических условий труда, например изменений в технике и технологии производства, совершенствования рабочих мест на основе их аттестации, структурной реорганизации производства, и не ухудшало положения работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашения (п. 21 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 “О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации”).

На наш взгляд, довольно трудно представить такие организационные или технологические изменения условий труда, при которых прежнее наименование должности нельзя было бы сохранить. Поэтому, если таких обстоятельств не имеется, работодателю следует предложить работникам заключить с ним письменные соглашения о внесении изменений в условие трудового договора о названии должности.

Изменение наименования должности влечет за собой необходимость внесения изменений в штатное расписание, унифицированная форма которого утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 (далее – Постановление N 1).

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным Постановлением N 1, штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Дата вступления в силу измененного штатного расписания должна совпадать с датой, указанной в уведомлении (если название должности меняется в порядке ст. 74 ТК РФ) или в соглашении сторон (если должность переименовывается в порядке ст. 72 ТК РФ).

Согласно части четвертой ст. 66 ТК РФ сведения о работнике и выполняемой им работе вносятся в трудовую книжку работника. Порядок ведения трудовых книжек урегулирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее – Правила). Порядок заполнения трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 (далее – Инструкция).

Читайте также:
Делаем заверенную копию трудовой книжки по всем правилам

В соответствии с п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока. Пунктом 3.1 Инструкции предусмотрено, что в графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки указываются наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Согласно этому же пункту Инструкции изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Конкретной формулировки записи в трудовой книжке в связи с изменением наименования должности, если такое изменение не повлекло изменения трудовой функции работника (должностных обязанностей), Инструкция не предусматривает.

Полагаем, что в рассматриваемом случае работодателю следует на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание внести запись в трудовую книжку о переименовании должности (например, такая запись может выглядеть так: “Должность “водитель-экспедитор” переименована в “водитель автомобиля”, а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ работодателя об изменении штатного расписания, его дата и номер). Аналогичную запись нужно внести и в личную карточку работника формы Т-2, утвержденной Постановлением N 1.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Соловьев Олег

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Инструкция: как сделать запись в трудовую книжку о переименовании должности

Запись в трудовой при смене должности — это информация об изменении позиции, на которой трудится работник. Она вносится строго в соответствии со штатным расписанием.

Причины для переименования должности

Сведения о работе в должности по штатному расписанию включают в трудовое соглашение с сотрудником (ст. 57 ТК РФ). Название штатной позиции является одним из обязательных условий соглашения, а непосредственно должность включают в штатное расписание предприятия.

Название в одностороннем порядке работодатели переименовывают в соответствии со ст. 74 ТК РФ. Поводом для корректировок становятся производственная необходимость, обновления в процессах, структуре компании. Корректировку названия и штатного расписания проводят в соответствии с потребностью организации.

Для фиксации изменения в трудовой книжке следует провести переименование в соответствии с требованиями законодательства:

  1. Разработать обоснование причин переименования.
  2. Уведомить работника письменно об изменениях не менее чем за 2 месяца.
  3. При наличии согласия оформить и подписать обеими сторонами дополнительное соглашение к договору с работником.
  4. Утвердить распорядительный документ по учреждению с новым названием должности. Указать в нем обоснования для переименования.
  5. Внести информацию в личную карточку сотрудника.
  6. Зафиксировать данные в трудовой книжке.

Как внести запись о переименовании должности

Внесение информации в трудовую книжку регулирует постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Инструкция содержит основные правила оформления:

  1. Вносить сведения ручкой синего, фиолетового или черного цвета. Ручку используют шариковую или гелевую.
  2. Информацию вносят в хронологическом порядке. Элементы нумеруют.
  3. Зачеркивать или исправлять данные запрещено. Некорректно внесенные сведения признают недействительными, аннулируют и вносят корректную формулировку.
  4. Работника знакомят под подпись с каждой позицией, которую вносят в документ.

Информацию вносят, если издан распорядительный документ по учреждению. Срок для оформления по корректировке названия — одна неделя с момента, когда зарегистрирован приказ. Содержание аналогично формулировкам локального акта.

Чтобы оформить переименование, работодатель выбирает раздел «Сведения о работе» и вносит в него сведения о переименовании в таком порядке:

Шаг 1. В графе 1 указывает номер сведений по порядку.

Шаг 2. В графе 2 «Дата» вносит информацию о числе/месяце/годе оформления.

Шаг 3. В графе 3 — информацию о названии, аналогичную приказу по организации. Вот так выглядит образец записи в трудовой книжке и переименовании должности:

Шаг 4. В графе 4 делает ссылку на распорядительный документ, утверждающий изменения.

Что делать, если допустили ошибку

В соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда РФ № 69), перечеркивать ошибки или замазывать некорректную информацию запрещено.

Исправление неверной формулировки в разделе «Сведения о работе» следует осуществить так:

  1. Указать следующий по порядку номер после последней записи.
  2. В графу 3 вписать фразу «Запись за номером таким-то недействительна».
  3. Внести корректные сведения.
  4. В графу 4 включить данные о дате и номере распорядительного документа, информация из которого внесена с ошибками (или распорядительного документа, на основании которого ошибку исправляют).

Вот так выглядит образец записи в трудовой об изменении должности с исправлением допущенной ошибки:

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: