Все, что нужно знать об изменении фамилии в трудовой книжке после замужества

Как поменять имя в России

И сколько это стоит

В 2018 году я поменяла фамилию, имя и отчество, а затем и некоторые документы.

У меня на руках были не все бумаги, и в итоге траты на смену имени составили почти 11 тысяч рублей. Расскажу, какие документы требуют российские госорганы для смены имени и с какими хлопотами мне пришлось столкнуться.

Зачем я поменяла имя

Мне никогда не нравилось мое имя, на это были личные причины. Еще в школе я пробовала представляться другим именем. Когда в 17 лет переехала в Москву и обзавелась новыми знакомствами, я стала представляться Алисой, как Алиса в Стране чудес. Но в университете от паспортного имени отказаться по-прежнему не удавалось.

Подробно о том, как появилось мое новое имя, я рассказывала в статье на «Вандерзин»

Проблемы повторялись на первой и последующих работах, в аспирантуре, во втором университете: в таких местах тебя представляют именем и фамилией из паспорта до того, как успеваешь хотя бы подумать о том, чтобы представиться иначе.

Я не знала, что каждый человек, которому исполнилось 18 лет, по российским законам может сменить любую часть имени. В 2017 году я обратилась к психотерапевтке, с которой мы обсуждали идентичность. В ходе разговора она рассказала, что имя можно поменять официально.

Я решилась на смену имени в конце 2017 года. Теперь в моем паспорте написано: Линделл Дада Владиленовна. Отказаться от отчества мне не удалось — по закону это практически невозможно — поэтому я поменяла каждую часть имени.

Что нужно для смены имени

Сначала я думала, что легко поменяю имя с помощью портала госуслуг и нескольких цифровых заявлений. В результате все оказалось сложнее: у меня не было свидетельства о рождении, а впоследствии выяснилось, что в нем указано не то имя, что в паспорте.

Чтобы поменять имя, нужно обращаться в загс по месту жительства или по месту регистрации рождения. Для тех, у кого нет супруга и детей, список документов такой:

  1. Заявление о перемене имени по форме № 20.
  2. Действующий паспорт гражданина России.
  3. Свидетельство о рождении.
  4. Квитанция об уплате госпошлины в размере 1600 Р . Форму и реквизиты нужно брать в отделении загса, в которое подаете заявление. Я подавала в Мещанский загс Москвы.

Тем, у кого есть супруг или супруга, или тем, кто уже в разводе, также нужно предоставить свидетельство о заключении или расторжении брака. Тем, у кого есть дети, понадобятся их свидетельства о рождении. Несовершеннолетним нужно письменное согласие родителей.

С документами необходимо лично обратиться в загс: подать заявление удаленно через госуслуги или МФЦ нельзя. Принимать решение о смене имени загс может до месяца.

Если на руках есть все документы, этот шаг можно пропустить. Если каких-то документов нет, например, потерялось свидетельство о рождении или свидетельство о заключении или расторжении брака, вам пригодится мой опыт.

У меня не было свидетельства о рождении. Этот документ родители мне не отдавали, и я не думала, что он когда-то понадобится. Я рассчитывала, что дубликат свидетельства сделаю через МФЦ, но оказалось, что получать его нужно в том загсе, в котором регистрировали рождение. В моем случае это загс Ставрополя.

Получить дубликат свидетельства о рождении можно лично — тогда это занимает около часа — или по почте. Присылают документ не на личный почтовый адрес, а в выбранный загс.

Чтобы получить дубликат, я заполнила форму на сайте госуслуг Ставропольского края. Логин и пароль были такими же, как на общем сайте госуслуг, хотя это, судя по всему, отдельная система. После мне перезвонили из загса, уточнили все данные и сказали ждать. В заявлении я указала, что хочу получить свидетельство в Черемушкинском загсе в Москве.

Через пару недель я начала звонить в московское отделение загса и узнавать, не пришел ли дубликат моего свидетельства о рождении. Когда он пришел, я оплатила госпошлину 350 Р и получила документ.

Оказалось, что в паспорте и свидетельстве о рождении у меня по-разному записано имя: в паспорте через букву «ё», а в свидетельстве — через «е». Это означало, что заявление о перемене имени у меня не примут: два государственных документа были выданы на разные имена и не удостоверяют одну и ту же личность.

Из-за этого сначала мне пришлось поменять паспорт на то имя, которое было указано в свидетельстве о рождении. Это нужно сделать в отделении МВД по месту жительства или в любом другом отделении, если на момент замены паспорта нет временной регистрации. Подать заявление и оплатить пошлину можно через госуслуги. Замена паспорта в связи с неточностью стоит 300 Р , но если оплатить пошлину через госуслуги, получится воспользоваться скидкой 30%.

Паспорт мне выдали только через месяц, потому что я не зарегистрирована в Москве. В это время сотрудники полиции отправляли запрос по месту моей постоянной прописки, чтобы удостовериться, что я действительно там зарегистрирована.

Паспорт выдают, как только получают ответ. Информация о готовности приходит в личный кабинет на госуслугах.

Когда у меня на руках оказались свидетельство о рождении и паспорт на одно и то же имя, я смогла обратиться в загс для смены имени.

Я не замужем и у меня нет детей, поэтому в загс я подала заполненное заявление о перемене имени, свой новый паспорт РФ, дубликат свидетельства о рождении и квитанцию об оплате госпошлины — 1600 Р . Обращалась лично в Мещанский загс Москвы. В кабинет, где решают такие вопросы, записи нет: в московских загсах вообще нет электронных очередей. Подать документы можно только в порядке живой очереди.

госпошлина для загса за смену имени

Скидку на пошлины для загса получить нельзя, и смена имени, кажется, самая дорогая госуслуга в российском загсе. Объяснить, почему так, сотрудники загса не смогли. Оплачивать госпошлину необходимо от старого имени.

В заявлении нужно написать причину, по которой меняешь имя, причем она должна показаться объективной начальнику загса. В России к заявлению не надо прикладывать какие-то сопроводительные документы и доказательства, скажем, использования псевдонима (в отличие, к примеру, от Беларуси). Достаточно того, что вы напишете в заявлении.

Причину замены имени, в принципе, можно выдумать любую. Но я советую не описывать слишком экстравагантный повод, даже если это правда. Я не стала указывать реальную причину и указала нейтральную. Написала, что я журналистка и именем, которое хочу взять, подписываю материалы. Этого оказалось достаточно.

Во время смены имени можно отказаться от отчества, но только если это национальный обычай. Пояснить мне, как доказать национальный обычай, сотрудники загса не смогли. Поэтому я взяла отчество по имени своей сестры, ее зовут Владилена. Возможно, начальница загса легко согласилась дать мне такое отчество, потому что существует мужское имя Владилен. Но есть и другая практика, когда право сменить отчество приходится доказывать в суде.

Например, житель Екатеринбурга хотел взять отчество по имени своей матери — Полинович. Загс отказал ему, и мужчина обратился в суд, который встал на его сторону. Другому мужчине удалось сменить отчество на Веро-Викторович.

Читайте также:
Нужно ли делать запись в трудовой книжке о временном переводе

На рассмотрение заявления о перемене имени загсу дается месяц. В отличие от госуслуг загс никак не оповестит, что заявление рассмотрено. Поэтому через пару недель после подачи заявления я начала звонить в Мещанский загс и спрашивать, принято ли решение.

Когда мне сообщили, что заявление рассмотрели, я пришла в загс, и прямо при мне распечатали свидетельство о перемене имени на гербовой бумаге. С той минуты все мои документы и договоры на старое имя стали недействительны: того человека для государства больше не существовало.

После официальной смены имени необходимо поменять паспорт. На это дается 30 дней.

Со свидетельством о перемене имени и паспортом я снова пошла в московское отделение МВД. Сайт госуслуг в нужный мне день не работал, воспользоваться скидкой на пошлину во второй раз не удалось — пришлось заплатить не 210 Р , а все триста.

Второй паспорт мне выдали гораздо быстрее, чем первый. Он был готов за неделю, потому что раньше сотрудники полиции уже получили от коллег из региона актуальную информацию о моей постоянной регистрации. После этого я могла менять все остальные документы.

Если вы ездите за рубеж, понадобится новый заграничный паспорт. Выезды за границу регистрирует ФСБ, а информация о том, что паспорт на старое имя недействителен, находится в МВД — эти базы якобы не пересекаются.

На форумах я нашла много примеров того, как женщины выезжали со старым заграном в свадебное путешествие, уже поменяв фамилию. Они дают друг другу советы ехать в безвизовые страны или воспользоваться ранее выданной действующей визой: при получении визы нужно подавать российский паспорт, а значит, получить новую визу в паспорт со старой фамилией невозможно. У меня тоже был соблазн отправиться в Европу по неактуальным документам, но я удержалась и не стала проверять, как МВД и ФСБ актуализируют базы друг друга.

Сейчас пошлина на загранпаспорт нового образца составляет 3500 Р , если подавать заявление через сайт госуслуг. Я успела подать заявление в 2018 году по старому тарифу, со скидкой он составлял 2450 Р .

Паспорт мне выдали примерно за две недели в том же отделении МВД, где я получала российские паспорта. Я думала, что это займет гораздо больше времени: без прописки по месту фактического проживания загранпаспорт могут делать до четырех месяцев.

Визы. В старом паспорте у меня стояла шенгенская виза, которая действовала еще полтора года. Я обратилась в визовый центр с вопросом, могут ли ее переставить в новый паспорт. Мне сообщили, что это невозможно, — нужно получать новую.

Новую шенгенскую визу я получила во французском визовом центре, с фотографиями и доставкой документов она обошлась примерно в 5385 Р . Вместе с обычным пакетом документов я подавала свидетельство о перемене имени, чтобы визовый офицер видел, что я тот же человек, которому визы выдавали раньше.

я заплатила за новую шенгенскую визу

По американской визе можно въехать в страну, предъявив старый паспорт с визой и новый паспорт, а также оригинал документа о смене имени с нотариально заверенным переводом на английский язык.

Эту информацию я нашла на официальном сайте визовой службы посольства США, однако не проверяла: американскую визу я получила уже после смены документов.

Как и после обычной замены паспорта без перемены имени, нужно сообщить свои новые данные всем банкам, в которых открыты счета или депозиты. В случае смены имени приходить в банк нужно не только с новым паспортом, но и со свидетельством о перемене имени. Банки выдали мне новые карты, а данные в мобильных банках поменялись сразу же после того, как их изменили в системе по моему заявлению.

С банками связан один из смешных эпизодов моей истории о смене имени. В мобильном голосовом помощнике Сбербанка меня настойчиво продолжали называть старым именем. Я обратилась едва ли не к пяти сотрудникам в разных отделениях, чтобы допытаться, где именно не внесли изменения и почему, когда я звоню в банк, автоответчик зовет меня по-старому . В итоге установить правду удалось: имя, по словам сотрудницы, берется из данных мобильного оператора. Правда, выяснить, когда я разрешила оператору передать мои данные банку, я так и не смогла.

В отдел кадров я принесла новый паспорт и свидетельство о перемене имени. Мои данные поменяли во внутренней системе и заменили рабочую почту: по правилам моей компании почта регистрируется по имени и фамилии из паспорта. О моих новых данных также оповестили страховую компанию.

Трудовую книжку в связи с новым именем не меняют. В старой трудовой ранее вписанные ФИО работодатель зачеркивает одной чертой и записывает новые. Ссылки на подтверждающие документы вносят на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью уполномоченного лица и печатью.

Номер СНИЛС после смены имени остается прежним, но страховое свидетельство можно бесплатно заменить в МФЦ, как сделала я. Для этого нужно заполнить заявление в любом удобном центре и вернуться за карточкой спустя пару недель. Заменить СНИЛС через госуслуги нельзя.

Новый полис ОМС получать обязательно. Сделать это следует в течение месяца после смены имени. Заменить полис можно бесплатно в МФЦ или в страховой компании. Без московской прописки делать полис в МФЦ в Москве мне отказались, поэтому я сделала полис ОМС в страховой. Выбрала компанию «Ингосстрах» из реестра страховых организаций Московского городского ФОМС.

ИНН при смене имени не меняется, но можно получить свидетельство о постановке на учет на новое имя в налоговой. Пошлина за свидетельство составляет 300 Р .

Я новое свидетельство не получала и пока не собираюсь, потому что все мои данные автоматически обновились на госуслугах и в личном кабинете налогоплательщика.

Под новым именем я уже успела получить налоговый вычет за оплату медицинских услуг: платила и под новым, и под старым именем. Для этого вместе с обычным пакетом документов на сайте я прикрепила свидетельство о перемене имени. Трудностей не возникло.

Свидетельства о рождении детей и свидетельство о заключении или расторжении брака. Тем, кто в браке и у кого есть дети, придется поменять свидетельство о заключении брака и каждое свидетельство о рождении детей. Каждый документ обойдется в 650 Р .

Замена свидетельства о рождении. После перемены имени можно внести изменения в свидетельство о рождении. Я этого пока не сделала, но собираюсь. Стоит услуга 650 Р , как и замена свидетельств о рождении детей.

Документы на автомобиль и водительское удостоверение. Я не вожу машину, но если бы водила, пришлось бы сменить документы на автомобиль в течение 14 дней после смены имени, а новые права получить за 10 дней.

Смена водительского удостоверения обойдется в 1400 Р , если оформлять через госуслуги. После смены удостоверения надо обратиться в страховую, оформившую полис ОСАГО, и внести в него изменения. Затем в ГИБДД внесут информацию о смене имени в ПТС, это стоит 245 Р , если оплачивать на госуслугах. Новое СТС обойдется в 350 Р при оплате онлайн. Таким образом, владельцам автомобиля придется заплатить за документы еще около 2000 Р .

Читайте также:
Каким образом исправляют неверную дату в трудовой книжке

Диплом о высшем образовании. У меня одно высшее образование и незаконченная магистратура. По закону можно обратиться в вуз и попросить выдать документы о высшем образовании на новое имя. Это бесплатно, но дипломы я пока не поменяла.

Я обратилась в свой второй вуз, чтобы получить академическую справку — документ, в котором описано, какие курсы я успела прослушать до отчисления, и мои оценки.

Оказалось, что с 2012 года в соответствии с законом об образовании форму справки устанавливает сам вуз, то есть она не является документом государственного образца. Из-за этого поменять фамилию в справке мне не могут: в университете я числилась только под старой фамилией. Поэтому справку мне выдадут лишь на старое имя, а чтобы ей воспользоваться, мне нужно будет показывать и справку, и свидетельство о перемене имени.

Документы о собственности на недвижимость. С 2016 года свидетельства на собственность недвижимого имущества не выдаются, а единственный документ, подтверждающий собственность, это выписка из единого государственного реестра недвижимости — ЕГРН. В моей выписке значится старое имя, хотя в личном кабинете на сайте Росреестра — уже новое, потому что я авторизуюсь через госуслуги.

Собственник недвижимости сам решает, предоставлять сведения о перемене фамилии либо имени в Росреестр или нет. Я могу пользоваться выпиской на старое имя и свидетельством о перемене имени, чтобы доказать, что недвижимость моя. Либо можно внести изменения в ЕГРН — это получится сделать в МФЦ бесплатно.

Сертификат на материнский капитал менять необязательно. Правила подачи заявления о выдаче сертификата на маткапитал указывают на право, а не обязанность обладателя сертификата внести в него изменения, для чего на оборотной стороне документа предусмотрено место. Чтобы сделать это, необходимо обратиться в МФЦ или отделение пенсионного фонда. Однако можно просто пользоваться сертификатом вместе со свидетельством о перемене имени.

Военный билет. Обладателям военного билета нужно будет получить новый. Это бесплатно. Подать заявление в военкомат по месту регистрации или МФЦ следует в течение двух недель после получения нового паспорта. Вместе с заявлением необходимо взять с собой старый военный билет, копию всех страниц паспорта, фотографии, свидетельство о перемене имени, аттестат или диплом, справку о прохождении медкомиссии, справку о составе семьи. Если военный билет не заменить, наступит административная ответственность. Новый билет должны выдать в течение 10—30 дней.

Во сколько мне обошлась смена имени

Смена имени — одна из самых дорогих услуг в российских загсах. Однако, если у вас на руках есть все документы и нет детей и машины, смена имени займет пару месяцев и будет стоить не больше 2000 Р .

Если же хотите путешествовать за границу, или вам придется заказывать дубликаты каких-то свидетельств, или вы состоите в браке, то хлопот будет значительно больше, а сумма вырастет в разы. Например, загранпаспорт сейчас стоит 3500 Р , если оплачивать пошлину на сайте госуслуг, а каждый новый документ — о заключении или расторжении брака и новые свидетельства о рождении детей — обойдется в 650 Р . Если водите автомобиль, готовьте еще 2000 Р за переоформление документов.

занял у меня процесс смены имени

В моем случае весь процесс занял пять месяцев: я начала готовиться к смене имени в феврале, постоянно сталкивалась с новыми трудностями и иногда опускала руки. Только в июле у меня появились новый загранпаспорт и страховой полис.

Как сделать запись в трудовой книжке о соответствии сотрудника занимаемой должности

Подобный вопрос очень часто не дает покоя как работодателям, так и работникам. На самом деле в этом случае речь идет не просто о том, как необходимо внести соответствующие сведения в документ, а о том, что сотрудник изъявил желание пройти аттестацию. Поэтому запись в трудовой книжке о соответствии занимаемой должности обязательно должна быть отмечена.

Порядок действий в случае прохождения аттестационных мероприятий сотрудником

  1. Любой специалист скажет вам, что сведения о проходящем обучение работнике, а, следовательно, повышении его уровня не влечет за собой необходимости вносить в трудовую книжку соответствующую запись. Конкретно об этом нигде не написано. Поэтому делать этого не нужно.
  2. Единственное, что должен сделать работодатель в этом случае, так это прикрепить либо подшить предоставленный сотрудником документ (как правило, это Аттестационный лист) к его личному делу. Кроме этого листа, необходимо подшить и определенную выписку из изданного руководителем приказа.
  3. После этого следует сделать копию Аттестационного листа и вручить ее уже прошедшему курсы работнику.

В соответствии с порядком аттестации все эти процедуры проходят и фиксируются в нужных документах. Но нужно знать некоторые моменты.

Так, к примеру, должность педагога значится в 15 пункте Порядка аттестации. В нем говорится о том, что Аттестационный лист, а вместе с ним и выписка из специального акта распоряжений, должны храниться в личном деле сотрудника.

Вместе с тем не помешало бы обратиться и к пункту 10 Порядка аттестации, в котором содержится информация на предмет ведения и хранения документа о профессиональной деятельности работника.

Исходя из правил, сведения заносятся в трудовую книжку в соответствии с изданным приказом, при выполнении следующих действий:

  • трудовая деятельность>
  • перевод на основное и постоянное место работы>
  • аттестация>
  • сокращение>
  • награждения, осуществляемые работодателем.

Выполнить эти процедуры следует исключительно в течение одной рабочей недели, не позже. Если речь идет об увольнении – то в день увольнения.

Таким образом, есть полное основание того, как сделать запись в трудовой книжке о соответствии занимаемой должности в связи с выдвинутым решением Главной аттестационной комиссией. При этом следует помнить о том, что должна быть отмечена дата самой аттестации и реквизиты приказа министерства.

Все действия, осуществляемые руководителем или иным доверенным лицом, должны соответствовать Инструкции по заполнению трудовых книжек, которая составлена Министерством труда России.

Какие записи обязательны к внесению?

Сама запись о прохождении обучения, то есть аттестации, не вносится в документ о профессиональной деятельности. Что касается результатов, то они должны быть занесены. Но делать это следует исключительно в том случае, если работник подавал соответствующее заявление в письменном виде.

А вот если сотрудник изъявил желание повысить свою квалификацию, и все прошло успешно, это необходимо отразить в его трудовой книжке обязательно. Для этого руководителем или иным доверенным лицом выполняется следующий порядок действий:

  • открывается первая графа третьего раздела документа и отмечается номер записи по порядку>
  • затем переходите во вторую графу и вписываете дату, когда было принято решение аттестационной комиссии по результатам>
  • после чего, возвращаетесь в третью графу и вносите запись о том, что сотруднику присвоена определенная степень, либо категория и в соответствии с какой должностью>
  • и, наконец, в четвертой графе руководитель должен отметить дату и номер акта распоряжения всех органов власти.
Читайте также:
Как добавить в трудовой книжке основное место работы

Вся правда об аттестации

Далее, попробуем разобраться в самом процессе аттестации, а именно: что это такое, для чего она необходима, кто подвергается этому мероприятию и как проходит аттестация.

Важное условие развития любой организации – это высококвалифицированный персонал. Ведь именно благодаря профессионалам своего дела компании удается добиться эффекта в своей деятельности, а главное – прибыли и успеха. Только грамотные специалисты – залог процветания и завоевания отличной репутации.

Согласитесь, организация, в которой осуществляют трудовую деятельность профессионально непригодные сотрудники, просто обеспечена на провал.

Аттестацией, прежде всего, принято называть установление соответствия определенного уровня квалификации сотрудника, а также уровня его знаний в сфере занимаемой им должности.

Проведение данного мероприятия необходимо для того, чтобы добиться определенной степени эффективности в деятельности того или иного контингента работников. Многие просто недооценивают всей сущности аттестации и считают, что особой необходимости в ней нет. Более того, она только время отнимает. На самом деле, аттестация является отличным способом, с помощью которого возможно не только выявление неквалифицированного персонала, но и предотвращение последствий выполняемой им деятельности.

Аттестация проводится под наблюдением руководителя организации. Право проводить аттестацию имеют как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели, но никак не физические лица.

Вообще, время проведения аттестационных мероприятий может устанавливать работодатель. Единственное, что следует учесть, – частота проведения аттестаций. Такие мероприятия должны проходить каждые пять лет, не реже.

Аттестацию обязаны пройти исключительно все работники и любых отраслей. Исключения составляют такие категории людей:

  • беременные женщины>
  • сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность на данном рабочем месте менее одного года>
  • лица, достигшие 60-летнего возраста>
  • работники, находящиеся в декретном отпуске>
  • сотрудники, с которыми организация заключила служебный контракт>
  • молодые специалисты.

Порядок проведения аттестации

В процессе мероприятия сотрудники проходят определенные испытания, которые могут выполняться в виде экзамена, отчета, портфолио, презентации и других. Довольно часто аттестация делится на этапы. Поэтому каждый заинтересован в том, чтобы успешно пройти подобную проверку от начала и до конца. Все-таки, исходя из результатов аттестации, работник узнает, будет ли внесена запись в трудовой о соответствии занимаемой должности.

Вообще, для каждой организации существует свой определенный порядок проведения аттестации. К примеру, работники образовательных и медицинских учреждений аттестуются совершенно иначе, нежели сотрудники завода по производству автомобилей. По итогам проведенной аттестации осуществляется уже полная, комплексная оценка.

Как происходит присвоение квалификационной категории

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Аттестация и квалификация
  2. Как ввести квалификационные категории в коммерческой фирме
  3. Квалификационные категории отдельных профессий
  4. Запись в трудовую книжку и в личную карточку
  5. Главное

Аттестация, или проверка уровня профессиональных знаний и навыков, квалификации, может служить основанием для присвоения работнику новой квалификационной категории, повышения оплаты его труда. Многие знают о повышении квалификационных категорий работникам определенных профессий: педагогам, медикам, чиновникам госструктур. Руководители коммерческих фирм также имеют право провести аттестацию работников с присвоением по ее итогам более высокой квалификации.

Аттестация и квалификация

Периодическая аттестация, вне зависимости от профессии, от специфики деятельности организации, бывает двух видов:

  1. На соответствие занимаемой должности. Такая аттестация призвана подтвердить, что профессиональный уровень сотрудника соответствует выполняемой им работе. Это обязательная процедура.
  2. На присвоение квалификационной категории. Этот вид аттестации носит добровольный характер, проводится по его инициативе работника.

Как правило, квалификационная категория считается действующей в течение 5 лет, однако работник может пройти повторную аттестацию «на категорию» и раньше – через 2, 3 года после получения предыдущей категории.

Присвоенная квалификационная категория закрепляется за работником на весь период ее действия, даже если он будет работать в другом учреждении, организации, в другой местности.

Уровень квалификации работника обязательно должен отражаться в трудовом договоре (ТК РФ, ст. 57). При присвоении новой квалификационной категории эти сведения фиксируются в договоре допсоглашением.

Как ввести квалификационные категории в коммерческой фирме

ВАЖНО! Рекомендации по проведению аттестации работника на соответствие занимаемой должности от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Коммерческие фирмы не обязаны проводить аттестацию, но многие руководители инициируют принятие локальных актов, в соответствии с которыми можно аттестовать работников и присваивать им квалификационные категории.

Для каждой категории должны быть разработаны квалификационные требования. Они должны различаться уровнем образования и квалификации, учитывать опыт работы, стаж по профессии. При проведении этой работы целесообразно пользоваться справочной информацией. В квалификационном справочнике от 21/08/98 г. №37 подробно указаны квалификационные требования для значительного числа должностей.

Пример: в справочнике №37 для должности «инженер» предусмотрены четыре квалификационные позиции:

  1. Инженер как таковой может иметь любой стаж работы и высшее профобразование.
  2. Инженеру 3 категории достаточно окончить профильный ВУЗ и проработать инженером 3 года.
  3. Инженеру 2 категории нужно иметь высшее профобразование и стаж работы инженером 3 категории не меньше 3 лет.
  4. Инженеру 1 категории необходимы высшее образование по профессии и стаж работы в инженерной должности 2 категории – 3 года и более.

Предполагается, что слово «старший» в наименовании должности указывает на наличие подчиненных либо он один контролирует работу участка. При этом если для должности уже установлены квалификационные категории, слово «старший» не используется. Это понятие приравнивается к 1 категории.

Если специалист назван «ведущим», он контролирует работу подчиненных групп и осуществляет общее руководство определенным направлением работы фирмы. Ведущий специалист должен иметь стаж на 2-3 года выше, чем такой же специалист 1 категории (по тексту справочника №37, п. 7 «Общих положений»).

Коммерческая фирма вправе не опираться на положения квалификационных справочников при установлении квалификационных категорий. Их наименования отражаются в локальном нормативном акте (ТК РФ, ст. 8), например, «Положение об аттестации».

Все кадровые события, в том числе проведение самой аттестации и получение квалификационных категорий, оформляются приказом. По результатам аттестации вносятся изменения в штатное расписание и в кадровые документы каждого сотрудника.

Формально руководитель коммерческой фирмы не обязан проводить аттестацию, чтобы присвоить работнику квалификационную категорию, однако сделать это целесообразно с соблюдением всех законодательных норм. В ином случае «распределение» квалификационных категорий может стать причиной трудового спора, не исключая и обращение работников с иском в суд.

На заметку! Использование квалификационных справочников обязательно только для работников государственных и муниципальных учреждений, а также представителей профессий, предполагающих льготы, компенсации, ограничения (ТК РФ, ст. 57 ч. 2 «условия», абз. 3).

Квалификационные категории отдельных профессий

Для представителей определенных профессий получение квалификационной категории без проведения аттестации невозможно. Это госчиновники, педагоги, медики, работники прокуратуры и еще целый ряд других.

Добровольно-принудительная переподготовка. Есть ли смысл в повышении квалификации?

Для примера рассмотрим порядок проведения аттестации на получение квалификационной категории педагогических работников. Он регламентируется ФЗ №273 от 29/12/12 г. «Об образовании», ст. 49, и приказом Минобразования №276 от 07/04/14 г. Порядок следующий:

  1. Аттестация проводится по желанию работника, на основании его заявления.
  2. Присваивается первая или высшая категория.
  3. Заявление на получение 1 категории есть возможность подать вне зависимости от стажа работы в учреждении, на высшую – через 2 года работы.
  4. Заявление рассматривается не более месяца, назначаются сроки аттестации. В адрес гражданина направляется письменное уведомление о месте и времени процедуры.
  5. По результатам комиссией заочно принимается решение присвоить категорию либо отказать в присвоении.
Читайте также:
Работодатель отказывается отдавать трудовую книжку

Для аттестации на рассмотрение комиссии работником предоставляется пакет документов: заявление; копии документов об образовании, о присвоении категорий ранее, если процедура проводится повторно; документы на смену фамилии – при необходимости; характеристика с места работы, портфолио.

Решение комиссии должно быть принято не позднее чем через два месяца после аттестации. Сотрудник может лично участвовать в аттестации, но при его отсутствии документы рассматриваются заочно. Если в присвоении категории отказано, повторное обращение можно направить в комиссию через год.

Сходные процедуры проводятся и в учреждениях иного профиля. Так, получение квалификационных категорий медиками регламентируется ФЗ №323 от 21/11/11 г. «Об основах охраны здоровья…», ст. 72-1, приказом Минздрава 240н от 23/04/13 г. и рядом других подзаконных актов. Медикам может быть присвоена вторая, первая или высшая квалификационная категория. Она действительна 5 лет.

Порядок проведения квалификационных испытаний должен, по общему правилу, отражаться в ЛНА учреждения и учитывать его специфику.

На заметку! В законодательстве о присвоении квалификационных категорий работникам отдельных профессий происходят постоянные изменения. Так, в проекте нововведения для педработников, которые могут быть приняты в текущем году. Тренеры спортивных школ получили возможность аттестоваться на одну из квалификационных категорий (ФЗ №147 от 4/06/18 г.).

Запись в трудовую книжку и в личную карточку

ВАЖНО! Образец записи в трудовой книжке при повышении квалификации от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Кадровая служба обязана отражать присвоение квалификационных категорий во всех кадровых документах. Кроме штатного расписания и трудового договора, приказов по кадрам, обязательным является отражение сведений о квалификации в трудовой книжке работника.

В соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10/10/03 г. №69, п. 3.1:

  • запись о присвоении нового разряда, класса, категории должна быть внесена в трудовую книжку;
  • основанием для внесения записи является приказ руководителя.

Записи должны быть внесены не позднее семидневного срока и соответствовать тексту приказа о присвоении квалификационной категории (Правила №225 от 16/04/03 г., о ведении трудовых книжек, р.2-10). Запись об аттестации с целью установления квалификационной категории вносится и в Личную карточку сотрудника, в р. 4 «Аттестация» (ф. Т-2).

Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец

Несмотря на постепенный перевод записей о трудовой деятельности в электронный формат, традиционная бумажная трудовая книжка сохраняет статус основного документа работника. Но отвечает за правильное оформление этого документа работодатель (организация или ИП). Не допустить ошибок при заполнении трудовой книжки в 2021 году поможет наша статья. В ней, в частности, рассказано, как оформить новую трудовую книжку, как правильно вносить сведения о работе, в каком порядке нужно исправить допущенную ошибку, выдать сотруднику копию книжки или сделать ее дубликат. Также приведены примеры корректных записей об увольнении.

  1. Основные требования при оформлении трудовой книжки
  2. Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу
  3. Изменение титульного листа
  4. Сведения о приеме на работу
  5. Заполнение трудовой книжки при увольнении
  6. Как исправить ошибку в трудовой книжке
  7. Как заверить копию
  8. Дубликат трудовой книжки

Основные требования при оформлении трудовой книжки

Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69; далее — Инструкция).

С 1 сентября 2021 года начнет действовать новый порядок ведения трудовых книжек (утв. приказ Минтруда от 19.05.21 № 320н; далее — Порядок). С этой же даты утратит силу Инструкция. Но основные положения (за некоторым исключением), сохранятся. Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб‑сервисе

Во-первых, все записи вносятся ручкой. Она может быть шариковая, гелиевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. При этом н ужно следить, чтобы чернила не выцветали со временем, поскольку трудовая книжка должна служить работнику до самой пенсии. Есть одно исключение — первоначальную запись о работодателе в раздел «Сведения о работе» можно внести путем проставления соответствующего штампа (письмо Роструда от 19.08.15 № 1922-6-1).

Справка

Новый Порядок допускает использование при заполнении трудовой книжки принтеров, факсимиле и штампов, в том числе при внесении записей о приемах, переводах и увольнениях (п. 3 Порядка). Об этом и других изменениях, которые нужно учитывать при ведении трудовых книжек после 1 сентября, см. в статье « Утвержден новый порядок ведения трудовой книжки ».

Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).

В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника. Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.

В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 38 Правил).

Внимание

С 2020 года работникам дано право отказаться от привычных трудовых книжек, оформляемых на бумажном носителе. В таком случае сведения о работе будут «копиться» исключительно в базе данных ПФР, без дублирования в традиционной трудовой книжке. Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через работодателя. Подробнее см. « Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику » и « Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р? »

Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность Попробовать бесплатно

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу

До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.

Составить и распечатать трудовой договор

Изменение титульного листа

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

Читайте также:
Оформление доверенности на покупку трудовых книжек

Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.

О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».

Сведения о приеме на работу

Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».

Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.

Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.

Внимание

Напомним, что с 2020 года работодатели обязаны сдавать форму СЗВ-ТД, если произошло любое из следующих кадровых событий: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, подача сотрудником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная). Также см. «Новая СЗВ‑ТД: как с 1 июля заполнять поле «код выполняемой функции»».

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.

В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи). В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8). Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул .

В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

Важно

В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.

В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).

После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. На следующей строчке должен поставить свою подпись увольняемый работник.

Примеры записей об увольнении

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.

В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».

В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

Важно

Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).

Читайте также:
Как делается запись в трудовой книжке о принятии сотрудника на работу по совместительству

Как заверить копию

Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).

Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Дубликат трудовой книжки

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).

Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.

Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.

Внимание

Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.

Далее на титульном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.

Раздел «Сведения о работе» дубликата заполняется следующим образом.

В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или прежней трудовой книжки, если она не утрачена.

Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.

После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.

Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2021 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие (в тех случаях, когда ее ведение обязательно) санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.

Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Записи в бумажную трудовую книжку вносятся на основании приказа или распоряжения руководителя и должны соответствовать правилам, установленным законодательством (Приказ Минтруда России №320н).

СБИС подскажет, что записать в трудовой при приеме, увольнении или переводе сотрудника.

Рассмотрим на примере кадровых ситуаций, как оформляются записи в бумажной трудовой книжке.

Заполнение титульного листа

  1. Отразите данные работника: ФИО и дату рождения.
  2. Укажите уровень образования, а также профессию или специальность нового сотрудника.
  3. Проставьте дату заполнения трудовой книжки.
  4. Дайте подписать бумажную трудовую книжку сотруднику и подпишите документ сами.

Запись о приеме на работу

  1. В графе 3 укажите полное наименование организации и сокращенное, если оно есть.
  2. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи. Он должен располагаться на следующей строке после названия организации.
  3. В графе 2 укажите дату приема на работу, например «15.07.2021».
  4. В графе 3 сделайте запись о приеме. Впишите наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации. Если сотрудник принят на работу в определенный отдел, впишите его название.
  5. В графе 4 укажите дату и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят.

Если сотрудник принят на работу в обособленное подразделение, в графе 3 в качестве названия отдела укажите его наименование.

Запись о переводе

  1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату перевода.
  2. В графе 3 сделайте запись о переводе с указанием подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа о переводе.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.

По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.

  1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
  2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
  3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Запись о выдаче бумажной трудовой книжки

  1. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи, в графе 2 укажите дату выдачи бумажной трудовой книжки.
  2. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудником было подано письменное заявление о выдаче бумажной трудовой — со ссылкой на статью ТК РФ.
  3. В графе 4 укажите дату заявления.

Исправить запись в трудовой книжке

Если в записи допущена ошибка, ее нельзя зачеркивать. Чтобы изменить данные, сначала сделайте отметку о том, что старая запись недействительна. После этого можно внести правильную запись.

  1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату ее внесения.
  2. В графе 3 укажите, какая запись признана недействительной. Например «Запись за №2 недействительна».
  3. Внесите правильную запись. В графе 4 повторите дату и номер приказа старой (неправильной) записи или нового распоряжения, на основании которого внесли правильную запись.
Читайте также:
Запись в трудовой книжке о курсах повышения квалификации

Запись об увольнении

  1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
  2. В графе 3 сделайте запись об увольнении, укажите причину. Она должна быть записана точно так же, как в приказе о расторжении трудового договора — со ссылкой на статью ТК РФ.
  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
  4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации.
  5. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.

Увольнение в порядке перевода

  1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
  2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
  4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
  5. В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
  6. Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
  7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
  8. В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Увольнение в связи со смертью сотрудника

  1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения из свидетельства о смерти.
  2. В графе 3 укажите причину прекращения трудового договора — «в связи со смертью сотрудника» — со ссылкой на статью в ТК РФ.
  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
  4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил запись. Поставьте печать организации.

Внести изменения при смене фамилии

  1. На титульной странице трудовой книжки зачеркните старую фамилию сотрудника и впишите новую.
  2. На обратной стороне обложки впишите причину смены фамилии со ссылкой на документ-основание. Например, свидетельство о регистрации брака.
  3. Укажите свою должность и фамилию. Распишитесь и поставьте печать организации.

Внести изменения в сведения об образовании

На титульной странице трудовой книжки впишите новые данные об образовании сотрудника.

Заполнение трудовой книжки: основные правила

Кто должен быть ответственным за ведение трудовых книжек? Какие сложности возникают при заполнении титульного листа? Как внести запись путем переноса красителей? Попробуем разобраться в этих и других вопросах с учетом тех изменений, которые вступили в силу с 1 сентября.

До 31 декабря 2020 года у работников была возможность подать заявление работодателю о переходе на электронную трудовую. Для тех, кто решил не цифровизировать информацию о своей трудовой деятельности, книжку оставили в бумажном виде. Стоит отметить, что таких работников пока большинство. По данным Пенсионного Фонда РФ, лишь 6 млн человек выбрали электронную книжку взамен обычного формата.

Таким образом, у работодателей по-прежнему остается обязанность правильно вести и хранить бумажные трудовые.

Какой документ установил новые правила ведения трудовых

С 1 сентября 2021 года начал действовать Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н (далее – Приказ Минтруда). Он утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Срок действия документа – до 1 сентября 2027 года.

В основном Приказ содержит положения Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу. При этом в новом документе появились важные изменения.

Также утратило силу Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69, которое содержало инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Когда использовать новую форму трудовой книжки

  • Трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 года. Но такая необходимость может возникнуть только в двух случаях – если книжка была утеряна или испорчена. Тем сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются, нужно сразу заводить электронные трудовые.
  • Имеющиеся трудовые книжки старого образца остаются действительными и обмену на новые не подлежат.
  • Имеющиеся бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца могут использоваться без ограничения срока.

Ответственный за ведение трудовых книжек

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Приказа Минтруда уточняется, что уполномоченное лицо назначается приказом работодателя.

Приказ можно подготовить в произвольной форме. При этом в нем важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначено отдельным приказом. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто эту работу поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Учет трудовых книжек

На работодателе лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

С этой целью он должен самостоятельно разработать книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых.

В п. 40 Приказа Минтруда уточняется, что обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и печатью. При этом с 1 сентября 2021 года отменяются требования по сургутной печати и опломбированию.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Приложении 2 к Приказу Минтруда. В частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование световодостойких чернил (паста, краска, гель);
  • цвет чернил — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются.

Запись в трудовой путем переноса красителей

Новый порядок ведения трудовых книжек предусматривает возможность внесения записи путем переноса красителей.

В Письме Минтруда РФ от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976 уточняется, что имеется в виду под этим способом внесения записей. Это значит, что они могут производиться с использованием технических средств, например, принтера.

Запись в трудовой с помощью печати

Можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации?

Читайте также:
Какую печать нужно ставить в трудовой книжке сотрудника

До 1 сентября 2021 года такой способ внесения записей не соответствовал установленным требованиям. Хотя за это ГИТ, как правило, не привлекала работодателей к ответственности.

С 1 сентября 2021 года в правила заполнения трудовых книжек были внесены изменения. Теперь записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска печати.

Как заполнить титульный лист трудовой

ФИО и дата рождения заполняются на основании документа, удостоверяющего личность. Отчество указывается при его наличии.

Информация об образовании вносится на основании документа об образовании. Если в документе указаны магистратура или бакалавриат, то можно писать «Высшее – бакалавриат» или «Высшее – магистратура».

В строке «профессия, специальность» нужно указать профессию, специальность, квалификацию. Если в документе об образовании указано только направление, то сроку можно не заполнять.

Больше всего вопросов возникает о подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В практику прочно вошла привычка указывать ФИО. Эксперты Роструда считают, что именно так и надо делать: на титульном листе вписать фамилию лица, ответственного за ее ведение.

Однако если ориентироваться на ГОСТ р 7.0.97-2016, то подпись должна включать:

  • наименование должности лица, подписывающего документ;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Но очевидно, что формат трудовой книжки не позволит уместить всю эту информацию в одну строчку.

Обратите внимание, что в новом бланке трудовой на титульном листе появляются указания, что печать нужна при ее наличии.

Сведения о работе в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности. Заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами, также вносится сокращенное наименование (при его наличии).

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер вносимой записи. В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графу 4 вносится информация о приказе (дата и номер), на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

Что делать, если сотрудник сменил фамилию?

Записи в трудовых о фамилии, имени, отчестве и дате рождения можно изменить только на основании соответствующих документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.

В новых правилах подробно расписано, как именно это нужно делать:

  • изменения вносятся на титульный лист;
  • одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные;
  • ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

Как вносить изменения об образовании и профессии

Способ внесения изменений и дополнений относительно образования отличается от поправок, которые работодатель делает, когда у сотрудника меняется фамилия.

В данном случае изменение тоже вносится на титульном листе трудовой. При этом ничего зачеркивать не нужно. Правила позволяют лишь дополнить имеющиеся записи или заполнить строки без зачеркивания ранее внесенных записей.

Заполнение сведений по дистанционному сотруднику

В новых правилах появились уточнения, как вносить записи по удаленщикам. Сведения об их трудовой деятельности вносятся:

  • по их желанию;
  • при условии, что для этого они предоставили трудовую (она может быть направлена по почте заказным письмом с уведомлением).

Сведения о переводах

Предыдущие правила предусматривали внесение в трудовую книжку записей только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадали.

В правилах, действующих с 1 сентября, прописано, как вносить записи в случае признания временного перевода постоянным.

Следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 раздела «Сведения о работе» — указываем порядковый номер записи.

В графе 2 — проставляем дату перевода, то есть фактического начала исполнения работником обязанностей.

В графе 3 — делаем запись наименования структурного подразделения с указанием должности (работы), специальности, профессии («Переведен(а) »). Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

Запись о времени военной службы

Согласно п. 14 Приказа Минтруда записи о военной службе и госслужбе иных видов вносятся по месту прохождения службы.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Как это делать правильно, сформулировано в п. 15 Приказа Минтруда.

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Работник уволен или трудовой договор расторгнут?

Ст. 84.1 ТК РФ, регламентирующая порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так:

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

При этом п. 17 Приказа Минтруда обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. Примеры: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие, и непонятно, как действовать на практике. Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Приказа Минтруда будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Приказ Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 17 Приказа Минтруда на этот счет есть разъяснение:

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ч. 1 ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 ч. 1 указанной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (п. 36 Приказа Минтруда). Подпись работника под записью об увольнении с 1 сентября 2021 года не требуется.

Читайте также:
Место, где должны храниться трудовые книжки

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, если все страницы одного из ее разделов заполнены.

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому без нее он недействителен. Его оформление так же регламентировано правилами, подобно трудовой.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш», указывается его серия и номер.

Эту запись нужно делать на титульном листе трудовой. Но может случиться так, что место для записи о выдаче последующего вкладыша уже не будет. Тогда запись вносится на титульный лист первого вкладыша.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Как заполнять трудовую книжку:

  1. Внести запись о трудоустройстве, переводе или увольнении.
  2. Поставить дату записи и события.
  3. Указать реквизиты документа, утверждающего совершенные действия.
  4. Заверить данные подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии).

Правила ведения трудовых книжек упростили

Минтруд России обновил приказом № 320н от 19.05.2021 бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления. Утверждена обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки вместо устаревшей, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 . Новые правила заработали 01.09.2021.

Бланк стал объемнее — в обновленной форме предусмотрено не 10 разворотов, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.

В правилах оформления есть существенные новации:

  1. Записи разрешено вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
  2. Сведения о работе по совместительству разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
  3. Разрешили не заверять запись при увольнении подписью работника.

Минтруд определился не только с тем, как сделать трудовую книжку, но и со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить новую трудовую книжку. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими нормативными актами руководствоваться

Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ . Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003 , упразднены с 01.09.2021.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка запись в трудовую книжку о приеме на работу делается в организации, куда человек устроился.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.

Правила заполнения трудовой книжки в 2021 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

  • оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
  • вносить записи в строго установленный срок (5 дней), а при увольнении — в день увольнения;
  • использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
  • вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
  • вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
  • заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
  • уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
  • дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
  • вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ .

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

  • даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
  • используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
  • не применяют сокращений;
  • не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
  • Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
  • информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
  • подпись работника теперь не обязательно должна заверить сведения.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Бланк состоит из трех частей:

  • титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
  • сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
  • сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Заполнение титульного листа

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

  • Ф.И.О. владельца;
  • дата его рождения;
  • образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, как в дипломе;
  • дата открытия книжки;
  • подпись лица, заполнявшего бланк;
  • печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  1. Порядковый номер текущей записи.
  2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
  4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д. Вот так выглядит образец записи о приеме в трудовой книжке в 2021 году:

Читайте также:
Как заверить последнюю страницу копии или оригинала трудовой книжки

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

  • внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
  • внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность. » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  • полное и сокращенное название организации;
  • наименование должности работника;
  • дату принятия на работу;
  • реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

  • вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
  • награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
  • поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

  • 1 графа — порядковый номер записи;
  • 2 графа — дата награждения;
  • 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
  • 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

  1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
  2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
  3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №. считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

  • повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  • указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

  • заполняются личные данные сотрудника;
  • проставляется дата;
  • заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
  • записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.

Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:

  • неповрежденная обложка;
  • недопустимо исправление ошибок;
  • вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
  • если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  • в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  • по центру — слово «Заявление»;
  • далее текст (в нашем случае такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  • дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.

Чтобы сделать все правильно, придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Сделать односторонние копии всех заполненных листов.
  2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа скрепить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько листов включает сделанная копия.
  3. Заверить каждую скопированную страницу (если они не скрепляются в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверяет копии генеральный директор.
  4. Лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», указывает свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Ставим печать организации (если есть), но закон не обязывает это делать.
  5. Добавьте еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут, когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  6. Иногда работник просит добавить фразу «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (требуется, как правило, для банков).
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: